Business analysis e definizione dei requisiti. Come funziona il punto di vista “Future How”

suzanne e james robertson
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La capacità di tradurre le esigenze di un’organizzazione nei requisiti per soddisfarle determina il successo o il fallimento di un intero progetto. Un’analisi dettagliata è fondamentale per favorire la comprensione globale di un progetto da parte di tutti gli stakeholder coinvolti

Affrontando in un articolo precedente i diversi punti di vista della business analysis, abbiamo discusso i diversi modi di guardare ai sistemi. L’obiettivo di questi punti di vista è di rendere più facile comprendere i reali problemi di business. Questo articolo si concentra sul quarto punto di vista, il “Future-How”, che esamina la soluzione, valutando le alternative e quindi scegliendo la soluzione migliore rispetto al vero problema di business. Dopo la fase di analisi preliminare, supponiamo di aver identificato il vero problema di business. Precedentemente, avevamo affrontato il caso di un Comune che aveva l’esigenza di migliorare il modo in cui in autunno venivano ripulite le strade dalle foglie. Le foglie dovevano essere rimosse il più rapidamente possibile, per evitare che potessero rappresentare un pericolo, specialmente in caso di pioggia.

Avevamo imparato a prendere in considerazione soluzioni alternative come primo passo per arrivare al cuore del problema. Applicando questo semplice metodo di confronto e valutazione, possono emergere soluzioni migliori, prima di proseguire con la definizione dettagliata dei requisiti.

A questo punto, si possono mettere in fila le alternative e – per restare nell’ipotesi del caso citato – si possono selezionare alcune idee per accelerare la rimozione delle foglie. Per esempio, si potrebbe programmare in anticipo il calendario degli interventi di pulizia delle foglie sul territorio del Comune in base alla previsione di quando cadranno e in modo che le squadre addette alla pulizia possano essere predisposte il più rapidamente possibile. Oppure, si potrebbe eliminare il problema delle foglie, abbattendo gli alberi decidui per sostituirli con sempreverdi. O ancora, si potrebbero adottare attrezzature che permettano di aspirare le foglie e imballarle in un’unica operazione. E al tempo stesso, si potrebbe incentivare la popolazione residente, distribuendo i sacchi per la raccolta e corrispondendo un premio in denaro per ogni sacco riempito.

Sondare le soluzioni

Per capire come scegliere tra le soluzioni alternative, si può adottare la tecnica “Safe to Fail Probes” in modo da esplorarne le possibilità. Si tratta di esperimenti rapidi su piccola scala volti a stabilire la fattibilità e l’accettabilità delle soluzioni. Come suggerisce il nome, se una soluzione fallisce, si perde molto poco, perché la soluzione in esame è solo uno schizzo su un foglio, e una volta scartata non pregiudica in alcun modo il progetto. Prima di sondare una soluzione proposta, va “portata in vita”, illustrandola quanto basta per confrontarla con le altre idee. Si può utilizzare una combinazione di schizzi o una specie di mappa arricchita di immagini, annotazioni, diagrammi, insieme alle domande di sondaggio, che analizzano i pro e i contro della soluzione proposta, oltre che la sua praticabilità e funzionalità, insieme a tutti gli aspetti economici e di compliance normativa. Ecco alcuni esempi di sondaggi di tipo “Safe to fail” che utilizzano le soluzioni proposte per il problema della rimozione delle foglie.

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Prima soluzione proposta

Pianificare e distribuire in anticipo le squadre di sgombero delle foglie in base alla previsione di quando cadranno le foglie. L’idea può essere resa più specifica, abbozzando un programma. Quanto tempo prima deve essere definito il calendario di raccolta? Quali sono i normali orari di inizio e fine del turno di un addetto alla pulizia? C’è abbastanza luce artificiale per effettuare le operazioni di rimozione di notte? Dato che la rimozione delle foglie è limitata all’autunno, possiamo usare personale occasionale? Le previsioni del tempo sono abbastanza precise da prevedere quando le foglie inizieranno a cadere?

Seconda soluzione proposta

Eliminare le foglie, abbattendo gli alberi decidui per sostituirli con sempreverdi. Questa soluzione eliminerebbe il problema all’origine. Ma che effetto avrebbe sul lavoro degli operatori addetti alla pulizia? Nessuna foglia significa azzerare gli incidenti? Gli alberi decidui sono protetti? La sovrintendenza, il Comune o altri enti hanno norme in materia di abbattimento degli alberi?

Terza soluzione proposta

Introdurre aspiratori per foglie per rimuoverle più rapidamente e imballarle tutte in un’unica operazione. Di quanti aspiratori di foglie abbiamo bisogno e qual è il costo stimato per acquistarli? Che tipo di formazione è necessaria affinché il personale addetto alla pulizia delle foglie sia in grado di utilizzare le nuove attrezzature? Qual è il modo migliore per smaltire i sacchi pieni di foglie? È possibile vendere i sacchi di foglie a un’azienda di fertilizzanti?

Quarta soluzione proposta

Dare un incentivo ai privati cittadini, mettendo a disposizione sacchi appositi e pagando un premio per ogni sacco riempito di foglie. I privati cittadini saranno pronti a svolgere questo compito? Le scuole potrebbero essere coinvolte? Potrebbero esserci problemi legati alla disponibilità delle persone, in quanto serve che le foglie vengano raccolte non appena cadono? Servono impiegati comunali per sovrintendere a questo lavoro?

Definire lo spazio della soluzione

Dopo aver esaminato le diverse proposte, coinvolgendo anche le parti interessate, è stato deciso di adottare la terza soluzione, integrando anche alcune idee proposte nella prima soluzione, e facendo un uso migliore delle previsioni a lungo termine, durante la programmazione dei team predisposti al servizio di raccolta delle foglie. A questo punto, come primo passo per identificare i requisiti in dettaglio, è possibile delineare l’ambito dello spazio della soluzione prescelta. Per farlo, si utilizzano gli eventi di business, prima per identificare i blocchi funzionali della soluzione e poi per dare priorità al lavoro di creazione della soluzione. L’uso di eventi di business per partizionare lo spazio della soluzione identifica 6 eventi: 1) disponibilità delle previsioni del tempo aggiornate; 2) monitoraggio dei sentieri; 3) disponibilità degli operai comunali; 4) posizione dei sacchi, ore lavorate e richieste di ritiro delle foglie; 5) programmazione degli interventi, orari giornalieri, strumenti, gestione delle richieste 6) distribuzione delle attrezzature richieste. Quindi, a seconda degli obiettivi, si sceglie l’evento con massima priorità e si opera per scoprire i requisiti dettagliati e sviluppare la soluzione. Per esempio, si potrebbe scegliere di iniziare con l’evento 5 perché avere una pianificazione accurata è fondamentale per far funzionare la soluzione. Oppure, si potrebbe iniziare con l’evento 1, perché si vuole saperne di più su come si risponderà alle previsioni meteo di diversa intensità. Avere la capacità di guardare lo stesso problema da diversi punti di vista significa essere focalizzati nel trovare le idee più innovative, in modo da semplificare le operazioni di pianificazione e rispondere ai cambiamenti in modo creativo.

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James & Suzanne Robertson

Vere autorità nel mondo della system analysis, hanno aiutato centinaia di aziende a migliorare le tecniche dei requisiti e a rendere più efficace lo sviluppo dei sistemi. I loro corsi e seminari di business analysis e progettazione sono molto apprezzati per l’approccio innovativo. Membri di primo piano dell’Atlantic Systems Guild, James e Suzanne Robertson sono coautori di “Mastering the Requirements Process” e dell’approccio Volere alle tecniche dei requisiti.

Suzanne Robertson presenterà a Roma per Technology Transfer il seminario “Mastering the Requirements Process” il 12-14 ottobre 2020 e James Robertson terrà, sempre a Roma, il seminario “Business Analysis Agility” il 15-16 ottobre 2020.