Preventivazione, contrattualistica e rendicontazione con un unico software di gestione commesse per una completa reingegnerizzazione dei processi e una gestione smart delle attività
La software house 2Bit è un’azienda giovane che dal 2005, anno della sua fondazione, si è rapidamente affermata nel settore dei software gestionali per il retail e la ristorazione. Le sue soluzioni, Due Retail, Easy Pos e Speedy sono utilizzate da migliaia di realtà su tutto il territorio nazionale.
«Le soluzioni di 2Bit sono basate su una forte componente progettuale. Adattabilità e multifunzionalità sono le loro caratteristiche distintive e questo ci permette di rispondere a necessità sempre differenti» – spiega Alessandro Bortolaso, AD di 2Bit. Per rispondere al meglio alle esigenze del mercato e garantire il successo di ogni progetto, l’azienda aveva bisogno di colmare alcune criticità nei propri processi di gestione commesse. Prima tra tutte un errato passaggio di informazioni e una frammentarietà dei dati causati da molteplici sistemi informativi non integrati tra loro. A questa si aggiungeva un’offerta commerciale complessa, organizzata in linee di prodotto e moduli, licenze e canoni ricorrenti che si inserisce in un sistema di provvigioni per la rete di distribuzione. L’ottimizzazione dei processi di rendicontazione delle attività rappresentava una ulteriore area di miglioramento.
GESTIONE OFFERTE E CONTRATTI
Dopo un’attenta attività di software selection, 2Bit ha scelto Nubess ME come unica soluzione di gestione commesse in grado di colmare a pieno i propri gap. «Abbiamo scelto Nubess ME perché grazie alla sua modularità e configurabilità si è rivelato lo strumento ideale per gestire l’intero ciclo di vita di commesse nel rispetto delle nostre caratteristiche distintive. Inoltre Nubess ME è web-based e questo ci consente anche di promuovere una gestione smart delle nostre attività» – continua Bortolaso.
Il progetto Nubess ME è stato ambizioso ed è tuttora in continua evoluzione. Attraverso la prima fase di analisi e mappatura dei flussi, sono state definite le attività di consulenza organizzativa e di implementazione con l’obiettivo di una completa reingegnerizzazione dei processi a commessa. Il primo step ha riguardato la standardizzazione delle logiche di emissione delle offerte commerciali e dei contratti. Oggi, grazie a Nubess ME, i dati di offerta sono compilati, accedendo direttamente all’anagrafica clienti e al catalogo servizi/prodotti. I documenti, opportunamente compilati ed esportati in pdf, possono essere inviati direttamente ai destinatari. Ciascuna offerta può essere revisionata e mantenuta nello storico. Il modulo di gestione contratti invece, consente a 2Bit l’archiviazione, la protocollazione e la caratterizzazione di contratti a fatturazione periodica (per es. canoni ricorrenti) e grazie a sofisticate funzionalità permette di generare i flussi di fatturazione in modo automatico in base agli accordi contrattuali.
RENDICONTAZIONE TIME IN REAL TIME
Come tutte le aziende che lavorano a commessa, 2Bit basa la propria redditività sul tempo rendicontato dalle proprie risorse. Ecco perché il secondo step ha riguardato la riduzione della rendicontazione parziale e non contestuale attraverso l’implementazione della logica Time in Real Time (TRT), ovvero una funzionalità per apertura e chiusura di attività in modalità Start & Stop. Questa modalità garantisce una esatta costificazione, il controllo di criticità sui lavori in esecuzione e la visibilità sulle capacità residue per carichi di lavoro. L’adozione di Nubess ME ha portato diversi vantaggi, spiega Bortolaso: «Il nostro obiettivo è da sempre quello di rispondere alle richieste di un mercato sempre più esigente, sofisticato e in continua evoluzione. Facciamo in modo di migliorare costantemente i nostri prodotti, grazie alla loro continua implementazione e al miglioramento delle funzionalità già presenti. Con Nubess ME, siamo in grado di fornire una risposta più puntuale ai nostri interlocutori, grazie a un unico sistema gestionale integrato che si è adattato e modellato perfettamente alle nostre esigenze».
