Il comune di Savona, che conta circa 60.000 abitanti, aveva l’esigenza di digitalizzare e di rendere più fruibile la propria banca dati relativa alla documentazione TARSU (tassa per lo smaltimento dei rifiuti solidi urbani) dei cittadini e delle imprese presenti sul territorio. Lo scopo era quello di poter accedere in modo più diretto alle pratiche di iscrizione, modifica e cancellazione al servizio, alle richieste di rimborso, alle richieste di agevolazioni tariffarie, riduzioni, rateizzazione ed esenzioni, e alle piantine catastali depositate.
L’ufficio Tributi del comune di Savona ha fornito a Maggioli Modulgrafica copia della propria documentazione relativa alle pratiche, alle eventuali planimetrie e tutta la restante documentazione prodotta in ambito TARSU. L’attività è iniziata nel 2008 e prevedeva la digitalizzazione e la successiva indicizzazione di circa 200.000 documenti cartacei che rappresentano l’archivio storico del comune. Al momento sono stati già digitalizzati circa 180.000 dei 200.000 documenti previsti.
Il formato digitale consente una migliore comunicazione tra gli uffici del comune: i documenti possono essere infatti semplicemente trasmessi attraverso la rete informatica comunale, senza la produzione di fotocopie e senza perdite di tempo necessario per recapitare fisicamente gli atti da un locale all’altro.
Il Comune ha scelto inoltre di dotarsi del sistema informativo gestionale di SIPAL, software house del Gruppo Maggioli, che consente al personale di accedere alla “posizione” di un cittadino direttamente dal sistema informativo comunale, senza dover più recarsi fisicamente nell’archivio dei documenti, con notevole risparmio di tempo e di energia. Il dipendente comunale autorizzato può accedere alle posizioni individuali di ciascun utente del servizio, aprire eventuali immagini allegate alla documentazione (es. le piantine catastali dei locali di abitazione) e controllare modifiche o integrazioni effettuate da parte dello stesso utente.
Grazie alla digitalizzazione della documentazione storica TARSU, il comune di Savona ha potuto risolvere il problema cronico dell’accessibilità all’archivio cartaceo.
“Con oltre 200.000 documenti e 38 schedari, in continuo aumento negli anni, era diventato davvero difficile gestire gli spazi all’interno della sede comunale. Grazie alla soluzione SIPAL oggi disponiamo di un sistema comodo e flessibile, che permette una gestione più rapida ed efficiente dell’archivio e che in futuro potrà agevolare l’implementazione di ulteriori servizi ai cittadini e al nostro personale”, Dichiara Davide Fortuna, responsabile dell’Ufficio Tributi del Comune.
