Esker, uno dei principali vendor di soluzioni di automatizzazione dei processi di gestione documentale, ha annunciato che Sodexo, leader mondiale delle Soluzioni per la Qualità della Vita Quotidiana, ha scelto Esker per automatizzare ed esternalizzare l’invio via fax degli ordini alimentari – più di 25.000 fax al mese provenienti da circa 800 centri di ristorazione in Francia.
La soluzione Esker ha permesso a Sodexo di migliorare e gestire in modo sicuro l’invio e la tracciabilità dei propri ordini alimentari — due processi critici per i servizi Sodexo.
Precedentemente i ristoranti Sodexo erano dotati di macchine fax. Ogni giorno, i responsabili stampavano e inviavano manualmente via fax gli ordini all’ufficio acquisti centrale — attività piuttosto impegnative sia in temini di tempo che di consumabili necessari. Sodexo, che aveva già sviluppato uno strumento in grado di gestire gli ordini di acquisto (applicazione SOL), voleva migliorare ulteriormente l’affidabilità del processo di gestione degli ordini con una soluzione integrata per i fax.
Durante l’estate 2010, Sodexo ha invitato tre fornitori di soluzioni di automatizzazione dei fax a inviare delle proposte economiche. I criteri di selezione erano principalmente legati alla qualità del servizio, al costo a pagina, alla capacità del vendor nel gestire i picchi negli ordini (70% dei fax erano inviati tra le 6 e le 11 di mattina), alla disponibilità del servizio e alla tracciabilità. Sodexo ha scelto la soluzione Esker, già utilizzata in una delle proprie filiali.
Sviluppata in solo tre mesi e integrata nell’applicazione aziendale esistente in Sodexo, la soluzione Esker automatizza ed esternalizza l’invio via fax di oltre 25.000 ordini ogni mese. Il responsabile prepara l’ordine e con un semplice click, invia il fax, direttamente dall’applicazione business. I dati vengono trasmessi in automatico a Esker, che centralizza il processo e assicura l’invio dei fax all’ufficio acquisti centrale. Ciascun ordine è dotato di un identificativo univoco. L’ufficio acquisti invia la conferma di ricezione e processa l’ordine. Esker inserisce direttamente l’ordine nell’applicazione in Sodexo, ottimizzandone la tracciabilità.
“Gestire gli ordini alimentari è per noi un processo critico, soprattutto se si tratta di prodotti freschi” ha dichiarato Francois Jambou Diaz, Front Office System Director, Global IS&T, Sodexo.“Un errore nella gestione degli ordini o un problema tecnico possono portare a una consegna non puntuale nei centri. La soluzione Esker ci ha liberati dai fax cartacei e ha ottimizzato la gestione dei nostri ordini. Il nuovo processo è ora trasparente a tutti gli utenti che, per inviare gli ordini, devono solo fare un click direttamente dall’applicazione aziendale esistente”
Esker ha consentito a Sodexo di ottenere risparmi significativi nell’utilizzo di carta e hardware fax, oltre a eliminare la necessità di stampare gli ordini di acquisto. L’automatizzazione ha inoltre migliorato l’affidabilità e l’efficienza dell’azienda.
A fine 2010, la soluzione Esker era stata implementata in 450 siti Sodexo in Francia — che gestivano circa 16.000 ordini al mese. Nel corso del 2011 verrà sviluppata in altri 350 siti, per un totale di 25.000 ordini al mese processati.
