Fino a qualche anno fa le soluzioni IT più all’avanguardia e il paperless office erano un “lusso” che solo le aziende di più grandi dimensioni potevano permettersi. La situazione però è cambiata e la trasformazione dell’ICT ha creato molte opportunità anche per le Piccole e Medie Imprese che stanno implementando tecnologie innovative per la trasformazione dei processi, come emerge da una ricerca commissionata da Ricoh Europe
A cura di Davide Oriani, CEO di Ricoh Italia
Una recente ricerca commissionata da Ricoh Europe a Coleman Parkes Research ha messo in evidenza come l’88% dei manager delle aziende europee di piccole e medie dimensioni è convinto che la digitalizzazione delle informazioni e dei documenti migliorerebbe i processi decisionali e consentirebbe di pianificare meglio le strategie aziendali. Gran parte del potenziale delle nuove tecnologie rimane comunque inesplorato, dal momento che la maggior parte delle Pmi è ancora impegnata nella digitalizzazione delle informazioni. Accelerare l’adozione delle tecnologie in questo segmento di mercato è fondamentale non solo per la sopravvivenza di queste aziende, ma anche per la competitività del Sistema Paese e di tutta l’Europa.
La ripresa economica in Europa dipende dallo “stato” di salute di oltre 20 milioni di Pmi che rappresentano il 99% di tutte le aziende e sono la chiave per la crescita, l’innovazione, l’occupazione e l’integrazione sociale.
Come conseguenza dei cambiamenti guidati dalla tecnologia è importante che le Pmi europee siano agili e in grado di cogliere le nuove opportunità di business. Neelie Kroes, commissiario europeo per l’Agenda Digitale sottolinea come la “trasformazione digitale” sia essenziale per il futuro economico dell’Europa. Il Piano d’Azione 2020 sull’imprenditoria elaborato dalla Commissione Europea afferma addirittura che le Pmi potrebbero crescere due o tre volte più velocemente facendo leva sull’ICT.
Nonostante il cammino verso una digitalizzazione completa sia ancora lungo per le aziende europee, Ricoh Europe afferma che le Pmi stanno velocemente implementando tecnologie innovative per migliorare i processi e il vantaggio competitivo sul mercato. In tutta Europa le Pmi stanno completando la trasformazione digitale più velocemente rispetto alle grandi aziende: oltre due terzi delle Pmi (64%) ha in previsione di completare la digitalizzazione dei documenti cartacei entro i prossimi tre anni, mentre per le aziende di grandi dimensioni la percentuale scende al 46%.
I dirigenti delle Pmi sono sempre più consapevoli della complessità e delle sfide da affrontare nella digitalizzazione dei dati. L’impossibilità di accedere ai documenti dai dispositivi mobili, funzionalità di ricerca non ottimizzate e silos informativi non interconnessi stanno ostacolando la condivisione delle informazioni e della conoscenza. L’inefficienza nei processi può tradursi nella perdita di clienti e quindi di fatturato. Secondo la ricerca il 70% dei dirigenti delle Pmi ritiene che digitalizzando le informazioni si otterrebbe una percentuale di risparmio quantificabile tra il 5 e il 20% del fatturato.
Porre le basi per lavorare in modo nuovo
La trasformazione digitale è inoltre necessaria per porre le basi per la crescita degli Intelligent Workers (iWorkers), vale a dire knowledge workers che hanno accesso 24/7 a tutte le informazioni utili a soddisfare le necessità dell’azienda e dei suoi clienti.
Attualmente solo il 15% dei dirigenti delle Pmi europee definirebbe la maggioranza dei dipendenti della propria azienda con il termine di iWorkers. La situazione però è destinata a cambiare entro i prossimi cinque anni: il 30% dei dirigenti è infatti convinta che entro il 2018 la maggioranza della popolazione aziendale sarà costituita da iWorkers.
Focus sul miglioramento continuo
Per prepararsi a questa nuova generazione di dipendenti qualificati e interconnessi le aziende devono riuscire a trasformare e migliorare i processi per la gestione e la condivisione delle informazioni. Il focus sul miglioramento deve essere continuo nel tempo, per cui le aziende devono effettuare revisioni periodiche che assicurino che i dipendenti abbiano a disposizione le tecnologie di cui necessitano.
Puntando all’efficienza e all’interconnessione le Pmi possono utilizzare le tecnologie per raggiungere nuovi mercati, rispondere meglio alle esigenze dei clienti e migliorare la produttività.
Ora per riuscire a comprendere il reale potenziale delle tecnologie a disposizione le aziende devono trasformare le modalità operative utilizzate fino a questo momento. Se le piattaforme, i tool e i sistemi sono integrati, le aziende riusciranno a ottimizzare i processi e a fare in modo che le persone che li utilizzano siano adeguatamente supportate. È importante che i processi vengano analizzati e rivisti con periodicità in modo da aumentare costantemente l’efficienza e la produttività aziendale. La focalizzazione sul miglioramento continuo consente alle aziende di cogliere tutte le potenzialità dei cambiamenti guidati dalla tecnologie e di avere successo in un contesto europeo competitivo e in continuo cambiamento.
