Molto prima che la tendenza verso la Green IT crescesse in modo esponenziale già si discuteva di “ufficio senza carta”, con l’obiettivo di risparmiare tempo e risorse economiche.
“I documenti cartacei rappresentano una grande fonte di spese inutili per la maggior parte delle organizzazioni, – ha commentato Samantha Turrin, Country Manager di Levi, Ray & Shoup, Inc. per l’Italia, Spagna e Portogallo – ma senza un modo per monitorare ciò che viene stampato, così come, dove, quando e da chi, diventa difficile identificare e quantificare le tipologie di stampa da eliminare. La sfida è scoprire le inefficienze di ogni tipo, prima che esse compromettano la bottom line”.
La soluzione proposta in questo contesto dall’azienda dell’Illinois, supportata localmente dalla subsidiary italiana di LRS, si chiama Innovate/Audit. Si tratta di una soluzione software, che va ad aggiungersi alla linea di prodotti LRS esistente e che è stata specificamente progettata per aiutare i clienti a monitorare e analizzare il modo in cui le loro stampanti e altre risorse documentali vengono utilizzate in azienda.
“Gestito come un servizio all’interno di un server Windows – ha illustrato Samantha Turrin – il software Innovative/Audit consolida i dati di monitoraggio da molteplici ambiti ed è in grado di fornire una visione d’insieme di tutte le stampe, visualizzazioni e degli altri eventi relativi ai documenti aziendali”.
Il software VPSX di LRS, nel suo ruolo di gestore e controllore centrale dell’output aziendale, è in grado di identificare e tracciare oltre 60 attributi diversi. Questi includono, per esempio, l’owner del processo, il sistema che ha originato il documento, la meta di destinazione, il numero di pagine, le caratteristiche di colore e altro ancora.
In molte organizzazioni, tuttavia, una grande quantità di output viene generata da programmi di elaborazione testi, fogli di calcolo, client di posta elettronica e altre applicazioni end-user. Questa ingestibile mole di informazioni è di solito inviata al server di stampa Windows, o anche direttamente a stampanti collegate via cavo, anziché attraverso VPSX o soluzioni analoghe. Per monitorare queste situazioni, LRS ha sviluppato un modulo Windows denominato Printer Driver Management (PDM).
Prese nel loro complesso, queste informazioni forniscono una visione completa e dettagliata degli output aziendali. Le imprese possono così analizzare i dati generati dal software di controllo Innovate/Audit usando una varietà di utility di terze parti, o tramite un tool di reporting incluso nel pacchetto. Per esempio, col riassunto delle Stampe per Costo, si ottiene l’elenco dei dispositivi più pesantemente utilizzati per l’organizzazione, insieme ai relativi costi di stampa stimati. Vengono soprattutto identificate potenziali aree di risparmio derivanti dalla diverse modalità di applicazione degli output, ad esempio, stampa fronte/retro o monocromatica.
Innovative/Audit in azione
Una delle prime 500 società al mondo di produzione, secondo la classifica di “Fortune”, ha implementato il software VPSX con l’obiettivo di migliorare l’ambiente di stampa SAP. Il team di progetto ha sviluppato anche politiche di riduzione dei costi di stampa e ha cercato di eliminare inutili documenti e stampanti, ove possibile. Per garantire che questi obiettivi venissero raggiunti il gruppo di lavoro ha recentemente introdotto il software di controllo Innovative/Audit.
Ciò che il team ha scoperto dalla disamina dei report ottenuti è stato sorprendente: centinaia di stampanti di piccole dimensioni, che avrebbero dovuto essere presumibilmente sostituite da dispositivi multifunzionali, erano invece ancora operative e producevano un elevato numero di documenti. Inoltre, nonostante le politiche aziendali non lo permettessero, Innovate/Audit ha portato alla luce un gran numero di stampe non correlate al lavoro, ma che utilizzavano ugualmente l’attrezzatura dell’azienda.
“Con migliaia di stampanti sparse in decine di paesi – ha sottolineato Samantha Turrin – il gruppo che si occupa di Output Management di questo cliente non può fisicamente imporre il rispetto delle politiche aziendali. Grazie all’introduzione del software di controllo Innovare/Audit, esso permette loro di identificare facilmente l’uso di documenti e il loro eventuale abuso, monitorando tutte le attività correlate alla stampa.
Questo rappresenta il primo ed essenziale passo verso il risparmio in azienda. Basti considerare che, con una stima attorno all’1-3% del fatturato aziendale speso per la produzione dei documenti, anche modeste riduzioni delle attività di output possono evitare importanti spese superflue”.
