Il leader mondiale delle caldaie dei bruciatori ha ottenuto efficienza e risparmi attraverso l’automazione e la dematerializzazione di gran parte dei documenti aziendali. L’obiettivo è stato raggiunto grazie alla nuova piattaforma di gestione documentale.
Automatizzare e dematerializzare tutti i documenti in uscita da SAP, dal ciclo delle fatture agli ordini, compresi quelli relativi alla produzione e al magazzino. Questo, in sintesi, il filo conduttore del progetto partito nel 2006 in Riello Group.
Anno 2006: arriva SAP
“Nel 2006, i vertici aziendali hanno preso la decisione di procedere a una ristrutturazione radicale dei sistemi informativi, con l’obiettivo di passare da una logica divisionale verso un’unica soluzione basata su un Erp SAP”, ha affermato Aldo Chiaradia, Chief Information Officer di Riello Group.
“Questa scelta ha portato Riello ad adottare SAP in tutte le sedi italiane sia produttive sia commerciali, oltre che in tutti gli stabilimenti produttivi a livello mondiale, compreso uno molto grande in Polonia e un altro inaugurato di recente in Cina.
Fanno eccezione le sole filiali commerciali europee, dove si svolgono unicamente funzioni amministrative e logistiche, per le quali l’azienda ha deciso di proseguire l’implementazione già cominciata in precedenza di Microsoft Dynamics AX.
A seguito della rifondazione del sistema informativo intorno a SAP, si sono palesate subito delle necessità apparentemente secondarie, ma in realtà molto importanti, come per esempio l’archiviazione elettronica dei documenti, l’automazione del ciclo attivo e del ciclo passivo delle fatture, e più in generale la gestione di tutte le stampe in uscita dal nuovo gestionale, cosa che ho personalmente inserito nella lista delle priorità”.
I vertici aziendali colgono l’attimo
Serviva dunque una soluzione che consentisse di rivedere le modalità operative per il raggiungimento di un duplice obiettivo: recuperare efficienza dal processo di gestione dei documenti e ridurre i costi, soprattutto quelli delle stampe. Chiaradia spiega che anche in questo caso la spinta verso l’innovazione tecnologica è arrivata dai vertici aziendali, prendendo in considerazione le proposte di tre vendor.
“Della soluzione di Esker avevo già avuto modo di testare la validità in una precedente esperienza, restava da capire se poteva inserirsi nel disegno che Riello aveva avviato.
Le rassicurazioni del caso ce le ha date il nostro partner tecnologico, la società Filippetti, che ha saputo essere convincente non solo sulla parte tecnica, ma anche sul fatto che con la loro esperienza e una soluzione flessibile come DeliveryWare avrebbero saputo condurci in fondo al progetto.
Un ulteriore elemento è stato il rapporto qualità-prezzo della soluzione di Esker, decisamente migliore rispetto alle altre soluzioni confrontate. Anche l’accreditamento di Esker all’interno della comunità SAP e il fatto che DeliveryWare sia un prodotto SAP certified ha avuto la sua importanza”.
Obiettivo: tutto sotto controllo
Paolo Loro, Responsabile del competence center SAP per la parte amministrativo-contabile e referente interno per il sistema Esker, ha spiegato che “Oggi DeliveryWare riceve dalle 10 alle 15 mila richieste di lavorazione ogni giorno. Collegando le sedi italiane e i siti produttivi di Polonia e Cina, il sistema lavora ininterrottamente 24 ore al giorno e smista, limitatamente all’Italia, una mole di circa 130 mila fatture attive e 70 mila documenti passivi ogni anno.
A questi si aggiungono i documenti con i dati della produzione e del magazzino e l’invio di tutti gli ordini sia diretti sia indiretti, altri 250 mila documenti annui più o meno”.
L’automazione e la dematerializzazione delle fatture attive avviene nel modo seguente: la procedura SAP elabora i documenti e produce un file di spool in Sapscript, Smart Forms, oppure in formato RDI, che viene depositato in uno specifico folder dove lo “attende” DeliveryWare.
Per quanto riguarda il ciclo passivo, l’implementazione scelta da Riello prevede invece i seguenti passaggi: scansione massiva dei documenti, riconoscimento dati mediante OCR dinamico, apposizione di un BarCode sul documento cartaceo, validazione del documento in ingresso, inoltro per gruppi di acquisto, approvazione finale, scrittura su Workflow SAP con relativo link all’immagine.
“Oggi DeliveryWare costituisce un punto strategico e di conseguenza il suo funzionamento viene costantemente monitorato”, ha spiegato Chiaradia. “Problemi non ce ne sono stati e in ogni caso sappiamo di poter contare sul supporto di Filippetti e della stessa Esker, che ci sono sempre stati vicini nel corso di tutte le fasi del progetto”.
Efficienza e savings
Visto il gran numero di documenti, rivelatosi di molto superiore a quello di cui l’azienda aveva conto, Riello è passata dalla licenza su base volumetrica adottata in una prima fase, a una licenza illimitata che le consente di elaborare con DeliveryWare un numero potenzialmente illimitato di file.
“In questo siamo stati incoraggiati anche dall’ottima proposta economica di Esker”, ha sottolineato Chiaradia. I benefici? “Il primo è stato senza dubbio il raggiungimento di tutti obiettivi prefissati dal progetto – ha sottolineato il CIO –, il che ci fa ritenere corretta la scelta fatta a suo tempo. A chi me lo chiede non ho timore a dire che, se tornassi indietro, rifarei per intero tutto il percorso”.
In termini di savings, Daniele Ferrarini, Direttore Amministrativo di Riello Group, ha aggiunto che “Rispetto alla situazione preesistente il risparmio di costi e risorse coinvolte sarà significativo e comunque trasversale a tutta la struttura aziendale, consentendo un veloce ritorno dell’investimento iniziale.
Tuttavia il maggior beneficio atteso è nella riduzione dei tempi di lavorazione legati alla tracciabilità documentale, che sta già dando un importante recupero di efficienza. Senza dimenticare che da quando abbiamo implementato Esker DeliveryWare non abbiamo più ricevuto lamentele dai nostri clienti e fornitori per tutta la documentazione in uscita ed entrata dall’azienda”.
Il prossimo passo sarà l’adozione della versione 5.0 di DeliveryWare, “Per restare al passo e non perdere nessuna delle innovazioni tecnologiche”, ha sottolineato Ferrarini.
“Poi seguiranno l’archiviazione sostitutiva, un’area non ancora presa in considerazione per intero, e l’espansione nei nuovi stabilimenti in Polonia e in Cina, dove attualmente DeliveryWare copre il solo ciclo attivo”.
