E-INVOICE E SERVIZI BANCARI. DIGITALIZZARE PER COMPETERE

E-INVOICE E SERVIZI BANCARI  DIGITALIZZARE PER COMPETERELe banche italiane sembrano aver imboccato la strada giusta per superare una sfida importante sulla via della modernizzazione: la maggiore apertura e integrazione al mondo delle imprese. L’obiettivo è quello di cementare interessi comuni alla luce del nuovo CBI e della tracciabilità della fatturazione elettronica per risparmiare tempo, ridurre i costi e migliorare la trasparenza. L’innovazione digitale cambia il rapporto tra banca e impresa e fa crescere la competitività del Paese

I gruppi industriali e le imprese più innovative, utilizzando le nuove tecnologie ICT, hanno cominciato a scambiarsi beni e servizi online, gettando le fondamenta di un nuovo scenario competitivo. Le piattaforme virtuali di trading e di collaborazione, di acquisto e di vendita, si espandono in logica “win-win” con numerosi vantaggi: la gestione più efficace della supply and demand chain, l’aumento delle relazioni, l’offerta di prodotti e servizi integrati, la terziarizzazione delle attività non-core all’interno della rete, la condivisione dei costi, la personalizzazione dell’offerta, la ricerca e sviluppo in comune. Si stanno creando così, autentiche “comunità economiche integrate” o reti d’imprese, capaci di cooperare sinergicamente ed efficacemente, ciascuno con il proprio specifico ruolo, attraverso l’integrazione della logistica, dei rapporti con i fornitori e i clienti, dell’azione commerciale e della finanza. Questa tendenza sta cambiando, inevitabilmente e in maniera radicale, anche la relazione tra impresa e banca sia nel “business to business” (B2B) che nel “business to government” (B2G). I risultati finora raggiunti assicurano la continua e crescente convenienza per banche, imprese e PA. Non si tratta solo di ottimizzare l’esistente, con evidente risparmio dei costi, ma di mettere in atto nuovi modi di lavorare e di fare business a diretto vantaggio delle parti. Con la pubblicazione sulla Gazzetta ufficiale del 22 maggio, sono rese operative le nuove regole in tema di fatturazione elettronica e si stabilisce lo stop al pagamento delle fatture inviate in formato cartaceo. Entro un anno – per ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e assistenza sociale – ed entro due anni – per le altre amministrazioni – entrerà a regime l’obbligo di fatturazione elettronica. Tutte le amministrazioni destinatarie non potranno né accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea, né procedere al pagamento anche in parte, fino all’invio del documento in forma elettronica. Questo passaggio rappresenta l’ultimo step del lungo percorso legislativo attivato con la Legge finanziaria 2008 e un importante passo avanti, (atteso da oltre 5 anni) per l’intero Sistema economico nel senso dell’efficienza e della trasparenza. Una stima dell’Osservatorio fatturazione elettronica e dematerializzazione del Politecnico di Milano indica che grazie all’introduzione della fatturazione elettronica verso la PA si potrebbero ottenere risparmi diretti di oltre un miliardo di euro l’anno, se consideriamo solo gli impatti interni alle PA, e circa 1,6 miliardi l’anno, considerando anche i potenziali effetti positivi sui fornitori della PA stessa. Nell’ipotesi che – a partire da questo obbligo – la fatturazione elettronica si diffonda anche solo nel 20% dei rapporti tra imprese, si potrebbero conseguire recuperi di efficienza quantificati in ulteriori tre miliardi di euro per il Sistema Paese.

 

Il servizio CBI

L’acquisto di beni e servizi tra aziende fornitrici, clienti e intermediarie, e PA è spesso avvenuto, e tuttora in parte avviene, ricorrendo alla banca e alla regolazione contabile, in modo non integrato e asincrono: solo nell’ultimo stadio del processo di acquisto e di vendita, per la transazione di incasso e pagamento, utilizzando il corporate banking interbancario (CBI). Il CBI è il servizio online che consente a due soggetti economici (aziende o PA) di regolare gli incassi e i pagamenti in automatico, direttamente dai propri sistemi informatici, avvalendosi di tutte le banche con le quali si intrattengono rapporti. Realizzato fin dal 1995, sotto il coordinamento dell’Associazione bancaria italiana (ABI – www.abi.it) con l’obiettivo della “circolarità interbancaria” per le imprese, il CBI in 18 anni ha riscosso notevole successo ed è unico a livello europeo. Attualmente, interconnette stabilmente quasi tutte le banche (le Poste italiane e gli istituti di pagamento) e quasi 900mila imprese, con circa 894 milioni di transazioni dispositive (incassi e pagamenti) all’anno. Mentre i volumi di traffico delle informazioni contabili in termini di numero di righe di estratto conto nel 2012 sono risultati pari a oltre tre miliardi e 400 milioni. La rete e i servizi CBI sono governati dal Consorzio CBI e abilitano, in conformità con gli standard internazionali, oltre al pagamento/incasso, la gestione documentale, la rendicontazione e la riconciliazione. Nell’attuale contesto economico risulta, ad esempio, particolarmente interessante, all’interno del CBI, il servizio CBILL di invio e riscossione di conti spesa (come le bollette) emessi da soggetti creditori, privati e pubblici, i cosiddetti “biller”. Tale servizio rispecchia anche le esigenze emergenti del mercato consumer europeo, che vede con crescente interesse l’integrazione dei servizi offerti dagli intermediari finanziari con funzionalità di tipo EBPP (electronic billing presentment and payment). «A nostro avviso sono molteplici i vantaggi che deriveranno, in particolare, dal servizio CBILL» – afferma Attilio Serrone, direttore generale di Bassilichi (www.bassilichi.it). «In particolare il servizio, che dovrà essere obbligatoriamente erogato da tutti gli istituti consorziati al CBI dal 1 luglio 2014, porterà vantaggi per tutta la clientela bancaria in termini di tracciabilità della fatturazione, chiarezza e aggiornamento in tempo reale della rendicontazione». La banca, in tal modo, assume il ruolo di intermediario dell’utente retail, che avrà una visione complessiva di tutta la sua posizione e, dall’altro, diventa fornitore di servizi integrati per i propri clienti corporate. «Dal punto di vista delle soluzioni tecnologiche, ci sono vincoli ed esigenze – prosegue Serrone – da un lato l’accessibilità a Internet e la necessità di investimenti in banda larga, dall’altro deve esser garantita la sicurezza dei dati che transitano e la privacy degli utenti». Le banche di maggiori dimensioni sembrano più preparate, soprattutto quelle che operano nei gruppi pilota di lavoro (Intesa e Unicredit). Le piccole dovranno sviluppare modelli di business vantaggiosi. Bassilichi, tramite Consorzio Triveneto, fornisce alle banche clienti il servizio CBI e al suo interno il servizio CBILL.

Leggi anche:  Fincons Group: nuovo whitepaper per il settore bancario e assicurativo

 

I nuovi standard

In questi ultimi anni, un’altra importante novità si è affacciata in quest’area: l’avvento dell’e-invoice o fattura elettronica. Finalmente si è giunti a un buon grado di standardizzazione europea e alla emanazione della direttiva 2010/45/EU. L’e-invoicing è l’anello di congiunzione tra i processi amministrativi e i processi finanziari e rappresenta un importante punto di snodo verso la completa integrazione dell’intero ciclo ordine-consegna-fatturazione-pagamento. I nuovi servizi CBI permettono, infatti, a un’azienda che genera una fattura da un ordine, di richiederne anche il relativo pagamento inserendo i dati che consentono, a pagamento ricevuto, di riconciliare la fattura con i fondi in entrata. La modalità elettronica facilita poi sia l’archiviazione (e ricerca), sia lo scambio, che la riconciliazione, rendendo potenzialmente automatica l’intera catena commerciale-logistico-finanziaria indispensabile per accompagnare il cambiamento accennato all’inizio. Tale estensione dà luogo ad altri servizi online più tipicamente finanziari (quali ad esempio: l’anticipo su fattura, il pagamento e riconciliazione, l’archiviazione, la gestione delle dispute, i crediti documentari…). L’obiettivo generale è quello di arrivare alla completa dematerializzazione e integrazione dei processi sia nella relazione B2B che B2G. La fattura può – infatti – essere anticipata (finanziata) dalla banca, sempre in modalità elettronica e real-time, per una gestione ottimale della liquidità. L’integrazione tra fattura, pagamenti e finanziamenti consente, oltre alla celerità e semplificazione dei processi, un sensibile risparmio, che può arrivare fino al 70-80% dei costi rispetto alla tradizionale fattura cartacea. Il servizio telematico di “richiesta anticipo fattura” abilita anche la dematerializzazione della presentazione delle distinte. Il circuito CBI, in coerenza con gli standard europei dell’European payment council (EPC), sta adottando lo standard UNIFI (ISO 20022) XML, sia nella tratta interbancaria, sia nella tratta customer to bank, e gestisce – ove richiesta – la firma digitale tra le parti garantendo le modalità di veicolazione dei servizi sottoscritti. Si sta, inoltre, adeguando alla SEPA (Single euro payments area) – l’Area unica per i pagamenti in euro – che offre già ai residenti nella comunità europea la possibilità di effettuare pagamenti (SEPA credit transfer – SCT) e incassi (SEPA direct debit – SDD) a favore di controparti situate in qualsiasi paese dell’Eurozona. Il Consorzio CBI potrebbe in prospettiva offrire il servizio a tutte le organizzazioni della UE, decuplicando il mercato potenziale e facendo diventare il CBI un servizio europeo. L’opportunità è favorita anche dall’avvicinarsi della “SEPA end date”, pianificata per il primo febbraio 2014, oltre la quale non saranno più ammessi gli strumenti nazionali (con l’eccezione degli SDD).

 

Il ciclo integrato

L’aumento di produttività e la riduzione dei tempi di esecuzione dei processi legati al ciclo logistico-commerciale-finanziario dovuti all’adozione della fattura elettronica possono costituire un importantissimo fattore di competitività per l’intero sistema. In tale nuovo contesto, probabilmente, la banca potrà essere chiamata a fornire supporto “esperto” all’azienda e a essere coinvolta nella scelta e fornitura di strumenti per il trattamento dell’intero contesto amministrativo-contabile. Gli strumenti – già oggi – si integrano nella nuova architettura CBI costituendo un plus rilevante nell’offerta di servizio e nella fidelizzazione della clientela, permettendo una forte riduzione dei costi amministrativi. In particolare, i processi presenti nel nuovo CBI, consentono alla banca forme di smobilizzo del capitale circolante flessibili e sicure, valorizzando servizi tradizionali come l’anticipo fattura e fornendo al mercato nuove funzioni quali, per esempio, la conservazione sostitutiva a norma della documentazione contabile. «I processi di fatturazione elettronica presentano una serie di problematiche da indirizzare in maniera efficiente, che riguardano la trasmissione, la ricezione, l’archiviazione, il recupero e la visualizzazione delle fatture stesse e – dove richiesto – anche le procedure di conservazione a lungo termine» – sottolinea Giorgio Anselmi, technical sales manager, industry solutions software di IBM Italia (www.ibm.com/it). IBM propone una serie di prodotti, integrati fra loro, che permettono di implementare rapidamente la soluzione di e-invoicing. Attraverso la suite Sterling Commerce Business to Business è possibile impostare una rete di trasmissione e ricezione dei flussi di fatturazione attiva e passiva. «La soluzione utilizza meccanismi sofisticati di comunicazione a elevata sicurezza – prosegue Anselmi – supportando i più diffusi standard di imbustamento e trasmissione dei documenti». Tali strumenti permettono il controllo dell’intero processo “order to cash” con la propria comunità commerciale, in modo tale da automatizzare l’intero processo di approvvigionamento e/o di vendita, integrandosi direttamente con i sistemi ERP di back-end. Lo scambio dei documenti può essere del tipo point to point – oppure – può sfruttare la capillarità della rete a valore aggiunto (VAN) di IBM, che vanta una connettività a livello globale, tale da soddisfare le necessità delle aziende che operano sul mercato internazionale e che richiedono l’utilizzo di piattaforme avanzate di electronic data interchange (EDI). «è fondamentale che i documenti elettronici prodotti o ricevuti vengano archiviati e gestiti nel loro ciclo di vita – continua Anselmi – e devono altresì essere gestiti durante il processo di contabilizzazione». A tal proposito, IBM dispone della più diffusa e avanzata piattaforma di enterprise content management, FileNet P8, che permette di storicizzare tutti i documenti rilevanti e di implementare un efficiente servizio cliente/fornitore per la gestione dei reclami o del supporto dinamico alle attività. Grazie al totale controllo dei flussi documentali e dei processi coinvolti, le aziende possono ridurre i tempi di lavorazione, risolvere rapidamente anomalie e controversie, riducendo al contempo i tempi di pagamento. «Le stesse soluzioni possono inoltre garantire la continuità nella gestione dei processi di fatturazione tradizionali» – conclude Anselmi. Infatti, con l’utilizzo delle tecnologie IBM Datacap si possono catturare le fatture cartacee, quelle trasmesse via fax o allegate ai messaggi di posta elettronica, trasformarle in documenti elettronici corredati dalle informazioni estratte dalle stesse, per poter automatizzare – analogamente ai processi di e-invoicing – il processo di contabilizzazione. Per Alberto Carrai, direttore commerciale di Able Tech, azienda proprietaria del software ARXivar (www.arxivar.it) – «già da alcuni anni esistono sul mercato tecnologie come la firma digitale e software che permettono di gestire, in modo integrato, processi complessi come l’e-invoicing, lo scambio elettronico dei documenti, i processi di pagamento e di riconciliazione». Non solo. «A mio avviso – continua Carrai – diventa sempre più importante nel corporate banking dotarsi di un sistema tecnologico che si basi su funzioni integrate, dalla firma elettronica alla conservazione sostitutiva, passando per la gestione dei processi». Uno dei plus della soluzione ARXivar è il modellatore grafico di workflow, che permette di disegnare il processo per la corretta gestione dell’operazione di anticipo su crediti e/o fatture. Grazie alla gestione di tale processo, l’istituto bancario può controllare la fondatezza del credito vantato dall’azienda che emette la fattura, contattando automaticamente il creditore e disponendo l’anticipo sulla fattura solo in caso di risposta positiva. Allo stesso tempo, risulta di fondamentale importanza l’integrazione con la firma digitale, che permette agli addetti di apporre la propria firma sulle fatture inviate dalle aziende, controfirmandole. «La digitalizzazione dell’intero processo di invio, ricezione e controllo delle fatture, insieme a quello di conservazione sostitutiva, rappresenta – spiega Carrai – un chiaro vantaggio per imprese e banche e assicura che i documenti siano conservati secondo gli standard di legge». La banca può offrire, oltre al citato anticipo su fatture, una serie di servizi finanziari tipici come il leasing, il factoring, lettere di credito, servizi di gestione tesoreria, il cui valore aumenta proprio nel momento in cui sono integrati e correlati alla gestione del ciclo logistico-commerciale-finanziario. L’evoluzione completa – in realtà – lascia intravedere anche diverse opportunità prospettiche e un importante ambito di competizione. Emerge, infatti, per l’impresa la necessità di trovare un intermediario affidabile, in grado di assicurare la qualità delle informazioni, l’autenticità della controparte e la sicurezza del processo. Per garantire la funzionalità e la trasparenza è indispensabile il ruolo del coordinatore e regolatore del mercato che offra garanzie di trasparenza, affidabilità e serietà. Nella ridefinizione dei propri modelli di business, l’organizzazione finanziaria ha la possibilità di sfruttare al meglio la profonda conoscenza dei settori industriali che, talvolta, sono stati sviluppati grazie alle attività bancarie tradizionali. Inoltre, la struttura tipica del tessuto produttivo italiano, che è caratterizzato da molte piccole e medie imprese, focalizzate su specifiche nicchie di mercato, implica proprio la necessità di una figura che coordini le relazioni, che goda di particolare fiducia e che sia in grado di gestire tutti gli aspetti del rapporto economico-logistico-finanziario. «Negli ultimi anni, il servizio CBI ha dimostrato efficacemente quanto le tecnologie di comunicazione digitale siano strumenti indispensabili per l’impresa moderna» – afferma Claudio Ruffini, amministratore delegato di Augeos (www.augeos.it). «Il recente indirizzo intrapreso al fine di smaterializzare i processi del ciclo amministrativo/contabile tra banca e impresa, completa la rosa delle soluzioni comunicative unificate per le imprese, agendo in termini di qualità e di efficacia su uno degli aspetti più delicati nel contesto economico contemporaneo: quello della fatturazione». Stimolare banche e imprese all’incontro virtuale è certamente un’importante soluzione in grado di permettere a entrambi un recupero di produttività in termini di tempo, organico, procedure e work-flow, oltre che di fiducia. Inoltre questo processo permetterà di diminuire gli errori e le frodi interne che causano inefficienze nel sistema e renderà i flussi più tracciabili in un’ottica di maggiore trasparenza. «La scelta di soluzioni tecnologiche comunicative unificate – dice Ruffini – potrà realizzare un avvicinamento sostanziale tra le esigenze delle banche e quelle delle imprese solo seguendo i modelli di business recentemente emersi con lo sviluppo social dell’ICT». Il cambiamento di paradigma comporta, però, una visione e organizzazione diversa del business dell’impresa bancaria, focalizzata principalmente sulle attività tradizionali e sulla gestione dei pagamenti, come ha evidenziato Roger Peverelli, partner VODW (www.vodw.com) ed esperto internazionale di marketing proprio durante la conferenza di presentazione del suo libro “Reinventare i servizi finanziari” (MFC Editori) svoltasi il 22 maggio scorso a Milano. «Il rapporto banca-impresa – spiega Peverelli – dovrà essere sempre più ispirato al consolidamento delle attività di corporate lending, corporate finance e cash management. Pertanto, la capacità di creare valore per le imprese sarà funzionale alla capacità di trasferire valore alla banca. L’attuazione di ciò prefigura l’avvento di un modo nuovo di fare credito: questo non viene più concesso “prima”, attraverso la classica pratica di fido, ma nel momento esatto in cui serve e viene utilizzato,  realizzando così una sorta di “finanziamento progressivo e real-time”, controllato e con garanzia nell’assunzione e gestione del rischio, che porta enormi vantaggi per tutti».

Leggi anche:  Atac Roma, pagamento ai tornelli con carte contactless grazie a SIA

 

Conclusioni

Le banche italiane sembrano aver imboccato la strada giusta per superare una sfida importante sulla via della modernizzazione. E’ chiaro – però – che tutto ciò richiede uno sforzo notevole di innovazione e di coraggio nelle scelte strategiche, oltre a una visione lungimirante sui processi di business e sui partner con cui costruire alleanze. Nel nuovo scenario competitivo, il vantaggio fondamentale è costituito dalla capacità di utilizzare la tecnologia ICT e l’innovazione per sviluppare un più elevato valore aggiunto, ripensando i processi strategici e di business. In generale, si può dire che lo spazio per l’applicazione delle nuove tecnologie in quest’area è – oggi – molto più ampio di ieri.