Gruppo MultiMedica ha realizzato un sistema informativo che coinvolge l’intera struttura di assistenza, operando con una logica di tipo realmente aziendale
Raggiungere la “migliore qualità del sistema di cura attraverso una miglior qualità e utilizzo delle informazioni”. È questo l’obiettivo che si è posto il management di Gruppo MultiMedica (www.multimedica.it) quando ha investito 8 milioni di euro per rinnovare, nell’arco di 5 anni, il proprio sistema informativo. Il tutto per mettere l’Ict a completa disposizione del processo di cura dei pazienti.
Del resto, con oltre 800 posti letto e 18 sale operatorie, distribuite fra le tre sedi di Castellanza, Sesto San Giovanni e Milano, MultiMedica rappresenta una delle eccellenze mediche nel panorama sanitario regionale e italiano, grazie ai continui investimenti nelle soluzioni tecnologiche più innovative.
Due esigenze lontane
Da anni, ormai, si parla dell’impiego delle tecnologie Ict al servizio della sanità. Ma, tipicamente, simili soluzioni vengono adottate in modo estemporaneo, senza un progetto globale. Si rischia così di dotare le singole unità di strumenti che, pur essendo eccellenti, non vengono posti al servizio dell’intero processo di cura, fornendo un contributo solo parziale all’attività medica.
I responsabili di Gruppo MultiMedica, al contrario, hanno scelto di adottare un’ottica realmente aziendale, ponendosi l’obiettivo di far dialogare tra loro ciascuna delle soluzioni adottate e facendo convergere tutti i dati relativi a un paziente in un unico data base. Un approccio completamente nuovo, per garantire a qualunque specialista di disporre, in tempo reale, di tutte le informazioni necessarie alla corretta cura di un paziente, evitando così la duplicazione di analisi o le perdite di tempo connesse al reperimento di referti dagli archivi cartacei, soprattutto quando le cure vengono erogate in centri differenti. Le soluzioni informatiche, infatti, consentono di visualizzare immediatamente tutte queste informazioni, ma anche di mettere in relazione i singoli specialisti e velocizzare la procedura burocratica: dall’accettazione del paziente sino alla sua dimissione. Con l’ulteriore vantaggio che l’intera documentazione, necessaria al proseguimento delle cure, viene resa disponibile nell’arco di poche ore.
Si tratta di una modalità nuova, rispetto alle metodologie ormai affermate, che è in grado di supportare realmente i team medico-infermieristici. Nella realtà, però, esistono pochi esempi concreti di progetti articolati, ostacolati da difficoltà economiche e culturali. Nell’ambito della sanità pubblica, in particolare, gli investimenti vengono spesso effettuati in modo estemporaneo, senza una vera pianificazione, impedendo così di creare progetti realmente completi.
MultiMedica ci crede
Si tratta di difficoltà che Claudio Caccia, dopo oltre trent’anni dedicati, con crescenti responsabilità, ai sistemi informativi in ambito sanitario, conosce molto bene. Nella sua attività è stato tra i promotori di alcuni dei più innovativi progetti di e-healthcare italiani. Alla sua esperienza professionale si è affiancata una attività di ricerca presso il CeRgas-Bocconi e di pubblicazione scientifica di numerosi articoli e libri sull’Ict. Lo scorso anno è stato contattato direttamente dal management di Gruppo MultiMedica con l’obiettivo di assumere la carica di direttore del sistema informativo aziendale e la responsabilità del progetto di portare all’interno della struttura sanitaria uno dei sistemi di Ict più innovativi e performanti dell’intero panorama nazionale.
Una sfida decisamente impegnativa che, a cinquant’anni, Caccia ha affrontato con entusiasmo: «Alla mia età, in genere, si prediligono impieghi nel pubblico. Io, al contrario, ho accettato questo incarico per dimostrare che oggi, in ambito sanitario, è possibile sfruttare le tecnologie informatiche con costi contenuti e in tempi brevi. Al punto che, in MultiMedica stiamo realizzando, in tre anni, ciò che in altre realtà ha richiesto un decennio».
Un progetto globale
Il progetto varato da Caccia consiste nella revisione dei processi di accoglienza e gestione dei pazienti, oltre alla totale ristrutturazione dei sistemi informativi a servizio della diagnostica di laboratorio e di imaging. Il tutto completato dall’introduzione di un sistema per la gestione digitalizzata del percorso diagnostico-terapeutico assistenziale in logica paperless e filmless. Un percorso nel quale la diagnostica per immagini è destinata a diventare uno strumento di differenziazione a livello sanitario.
Si è trattato di un autentico cambiamento a livello organizzativo, attento a non interferire nei processi diagnostici-terapuetici assistenziali, ma a svilupparne una logica di condivisione. L’informatica in ambito sanitario, infatti, non è chiamata a modificare le cure, ma a favorire la disponibilità e lo scambio di tutti i documenti connessi alla storia clinica di un paziente, offrendo nuovi e più efficaci strumenti di valutazione ai singoli specialisti. «Il nostro compito – spiega Caccia – è quello di mettere a disposizione ulteriori opportunità a quanti operano in ambito sanitario, senza ovviamente interferire nell’attività di cura. Anche per questa ragione nell’implementazione del sistema e delle singole tecnologie adottate è previsto un coinvolgimento dei team medico-infermieristici in un progetto globale. I professionisti sanitari rappresentano infatti il nostro interlocutore privilegiato, in quanto unici conoscitori delle esigenze di ogni singola unità».
Una modalità operativa che, comunque, non ha mancato di creare alcune resistenze all’interno, soprattutto fra quanti, “gelosi” delle proprie informazioni o del proprio sistema informativo, non apparivano disposti a condividerlo con colleghi o altri operatori specializzati. «Una resistenza – spiega Caccia – che rende difficile portare avanti simili progetti in ambito pubblico, dove a volte gli stessi direttori generali sono spesso privi delle competenze necessarie per credere realmente nel valore di un programma di tale portata e alcuni medici detengono un forte potere decisionale, anche fuori dai propri ambiti di competenza. Al contrario, in una realtà di tipo privato, il commitment del management è stato decisamente forte, aiutandoci a perseguire al meglio i nostri obiettivi».
Big Bang
L’appoggio del management, però, ha rappresentato solo il primo aspetto di un disegno particolarmente complesso, soprattutto per la necessità di interfacciarsi con esigenze, specializzazioni e modalità completamente differenti tra loro, con il rischio di non riuscire a portare a termine un progetto tanto articolato.
Da qui l’idea, condivisa con il management, e ad alcuni apparsa azzardata, di imprimere una svolta radicale, fissando una data da cui l’intero sistema informativo sarebbe passato dalla vecchia alla nuova modalità operativa in un unico “Big Bang”. Caccia sostiene che «procedere con cambiamenti graduali avrebbe permesso di lavorare con uno staff numericamente inferiore, ma avrebbe protratto per mesi la fase di transizione, determinato costi crescenti di integrazione tra nuovo e vecchio sistema, causando continui inconvenienti e difficoltà all’operatività quotidiana, così come avvenuto in altre realtà. Con l’ulteriore limite di non poter sfruttare appieno un sistema migrato solo parzialmente».
Il giorno del Big Bang erano attivi 15 team di supporto, per un totale di oltre 70 professionisti, messi a disposizione anche dai singoli vendor, per fronteggiare qualunque esigenza. Problemi grandi e piccoli, ovviamente, non sono mancati, ma l’avvio è avvenuto senza alcuna interruzione di servizio. Ora è in corso la delicata fase di post avvio che richiede strumenti e risorse per affrontare rapidamente le attività di fine tuning tipiche di questa fase.
Al successo della svolta ha contribuito anche l’intensa attività di formazione che, nei tre mesi precedenti, ha coinvolto un migliaio di utilizzatori. Nel corso di 350 sessioni formative si è provveduto a illustrare, alle singole figure professionali (dagli addetti del call center ai singoli primari), le funzionalità e le nuove modalità operative degli applicativi adottati e adattati a una logica di tipo aziendale.
Tutti favorevoli?
Proprio gli utilizzatori rivestono un ruolo fondamentale in un progetto che, da un giorno all’altro, ha cambiato abitudini ormai consolidate. Il livello di coinvolgimento, secondo Caccia, costituisce una delle variabili più importanti, accanto alla scelta delle necessarie dotazioni tecnologiche: «In genere l’adozione di nuove modalità operative, in ambito sanitario, avviene nel corso di anni, con continui problemi di interfacciamento e scambio delle informazioni tra i singoli reparti, ma anche con le strutture amministrative e logistiche».
In questo caso, grazie alla determinazione del management, la sfida era quella di realizzare, in pochi mesi, quanto, in altre realtà, richiede anni e viene ostacolato da chi opera in un’ottica “personale” e non aziendale. «Nel nostro progetto – sintetizza Caccia – tutti sono stati chiamati ad adeguarsi a operare secondo logiche “aziendali”».
Una scelta non facile da sostenere, poiché non sempre supportata da numeri in grado di giustificare determinati investimenti economici e organizzativi. «In ambito amministrativo – spiega Caccia – è facile dimostrare un risparmio del 30%, reso possibile da una maggiore produttività o dal taglio di funzioni rese inutili dalle nuove tecnologie. Ma quanto vale, economicamente, l’immediata disponibilità di un referto o di una radiografia? Quanto vale la possibilità, per un paziente, di visualizzare da casa gli esiti di un esame o di effettuare un pagamento online? Difficile tradurre queste opportunità in termini numerici, ma Gruppo MultiMedica sta dimostrando come, grazie all’impiego delle moderne tecnologie, sia oggi possibile migliorare davvero la qualità del servizio».
Carestream Health ha fornito il sistema informativo per le immagini cliniche
Nell’ambito del progetto, Gruppo MultiMedica ha selezionato Carestream Health (www.carestreamhealth.it) come fornitore delle componenti software e dei servizi connessi all’informatizzazione dei reparti di Radiologia e Cardiologia, nei quali è stato adottato il sistema Ris/Pacs.
Con l’ultima versione Pacs, Carestream Health ha implementato, sui diversi siti del gruppo, un sistema di tipo SuperPacs, nel quale tutta la gestione dell’imaging medicale prodotto dal Gruppo MultiMedica viene gestita in modo omogeneo, divenendo parte di un unico workflow.
Grazie alle tecnologie SuperPacs, quali streaming adattivo e tunneling, il sistema consente di collegare tra loro i punti di produzione di imaging dei diversi presidi e condividere le immagini tra tutti i possibili utilizzatori (sia reparti ospedalieri che ambulatori), secondo il concetto della fruibilità massima: anytime e anywhere.
Le immagini radiografiche prodotte sono immediatamente disponibili a qualsiasi professionista sanitario autorizzato alla consultazione e possono essere trasmesse a distanza, tra le differenti sedi del gruppo, a beneficio di una migliore qualità del servizio reso ai pazienti.
L’infrastruttura scelta dall’ente prevede la completa ridondanza funzionale dell’archivio, sia localmente (all’interno di MultiMedica), sia su base geografica (server farm esterna). In questa situazione il SuperPacs di Carestream ha dimostrato le sue caratteristiche di flessibilità e versatilità. La soluzione di archivio Carestream (Clinical Data Archive), inoltre, si presta a ricevere dati clinici di tipo iconografico, oltre a qualsiasi tipologia di dato di provenienza clinica (referti, fotografie, filmati, tracciati, …).
L’immediato beneficio in termini di miglioramento di workflow e di rapidità per la disponibilità di immagini è stato subito riconosciuto dagli utenti, che sottolineano la completezza delle funzionalità applicative, unita a una sorprendente facilità d’uso.
Caccia ha inoltre apprezzato la professionalità del team impegnato nell’implementazione e nella customizzazione del prodotto in funzione delle esigenze specifiche di MultiMedica: «Un gruppo di lavoro che, operando contemporaneamente su più sedi, ha saputo sfruttare al meglio le caratteristiche del sistema rispondendo a tutte le esigenze dello staff medico».
