HR Transformation in tre mosse vincenti

L’ICT a supporto della gestione delle risorse umane. Le aziende hanno finalmente compreso che il talento delle persone è l’asset più importante per far crescere il loro business e le direzioni HR sono chiamate a dare un contributo sempre più attivo in termini di soluzioni. Ma come? Prima mossa: ridisegnare il ruolo. Seconda mossa: sviluppare nuovi modelli di organizzazione del lavoro più adeguati. Terza mossa: affrontare le sfide della gestione social del capitale umano

Innovazione dei processi e impatto sulle performance. Cloud, social, mobile e BYOD, analytics e business intelligence sono le parole chiave dell’HR Transformation. Come si è evoluta la gestione delle HR? Quali sono i possibili percorsi evolutivi della direzione HR e quali sono le leve tecnologiche per intraprendere il percorso di HR Transformation? Gli investimenti vanno dal potenziamento e l’implementazione delle risorse gestionali esistenti all’adozione di nuove installazioni. I vecchi sistemi locali on-HR vengono sostituiti dal nuovo approccio SaaS, che sta diventando il modello di distribuzione preferito per i sistemi di gestione delle risorse umane. In questo passaggio, l’HR Business Intelligence è percepito dalle aziende come sempre più differenziante. Le soluzioni analitiche per la valutazione delle performance, l’amministrazione e il budget del personale, la formazione e lo sviluppo delle competenze diventano sempre più strategiche. E il workforce management, le soluzioni di comunicazione interna e collaboration – anche se non sono percepite ancora come una priorità da tutte le aziende – rappresentano uno degli aspetti più innovativi che assicurano un impatto determinante sul modo di lavorare all’interno delle aziende e di erogare servizi all’esterno.

Secondo Sergio Patano, research & consulting manager di IDC Italia, nonostante i tagli alla spesa, le aziende stanno investendo per riprogettare i processi chiave delle HR, focalizzandosi sul miglioramento della capacità dei manager di linea di gestire le persone, attivando servizi self-service per manager e dipendenti, grazie a smartphone e tablet, ridefinendo il ruolo dei direttori HR come business partner e razionalizzando i processi. Insomma, l’interesse per le soluzioni di gestione delle HR non mostra segni di cedimento, anzi emergono casi di utilizzo di modalità social anche in applicazioni pacchettizzate di human capital management che riguardano il reclutamento e l’employer branding, la formazione e l’onboarding, la gestione delle prestazioni e il riconoscimento dei dipendenti.

Crescono l’uso di sistemi SaaS nei processi core delle HR, l’adozione del Mobile per le transazioni HR e aumentano le iniziative di smart working che si caratterizzano per flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari di lavoro e degli strumenti e delle tecnologie da utilizzare. Anche se i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano confermano che solo l’8% delle aziende italiane ha adottato realmente un modello di smart working e si tratta soprattutto di grandi aziende del settore alimentare, ICT e telco. In Italia, la riforma del lavoro ha animato il dibattito politico, ma sarà la tecnologia – ancora una volta – a dettare le nuove regole del lavoro. Semplificazione dell’accesso alle informazioni, miglioramento dei processi di business e accelerazione delle attività sono i tre cardini che permettono di raggiungere la maturità digitale che è alla base della HR Transformation.

Fattore umano

Forse, non si può parlare di HR Transformation poiché il termine stesso “trasformazione” presuppone un percorso caratterizzato da fasi di assestamento. Ci troviamo invece in uno stato di «cambiamento continuo» che coinvolge i diversi ambiti, comprese le risorse umane, come ci spiega Nicola Uva, strategy e marketing director di ADP Italia. Ma quali sono i possibili percorsi evolutivi della direzione HR? «Adattarsi a questi cambiamenti, nuove tecnologie, nuovi processi e metodi, nuovi strumenti, può rivelarsi particolarmente complicato. Bisogna cambiare il modo di operare per adattarsi velocemente ai mutamenti. In questa delicata fase, in cui il cambiamento passa prima dalle persone, il ruolo della direzione HR diventa strategico. La direzione HR diventa il principale “agente di cambiamento”, lo strumento che sostiene e guida l’evoluzione di un’organizzazione», soprattutto quando manca un percorso di crescita certo e strutturato per il dipendente. I modelli organizzativi stanno passando da quelli classici ai così detti «autodeterminati» o «auto-organizzati». In questa trasformazione, «la tecnologia assume un ruolo fondamentale di supporto e permette alle persone di interagire in modo continuo, di scambiarsi conoscenza, di comunicare in maniera rapida». L’azienda estende i propri confini oltre lo spazio fisico, i dipendenti si trovano distribuiti sul territorio, lavorano da casa, necessitano di condividere informazioni e documenti. «È in questo contesto che la tecnologia viene in aiuto, diventando il fattore abilitante di questa nuova modalità di lavorare».

L’evoluzione del software HR

Nell’esperienza di Fabio Cardilli, european product leader di Talentia Software, le direzioni HR in Italia e all’estero chiedono flessibilità e integrazione alle soluzioni software lungo tutta la filiera di gestione del dipendente, dall’assunzione alla retention.

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Per ragioni economiche e organizzative, purtroppo «si fa fatica, a interloquire e far parlare tra loro differenti sistemi e dunque differenti fornitori di software» – spiega Fabio Cardilli. E quindi la tendenza è di affidarsi a soluzioni modulari in grado di entrare progressivamente in azienda per coprire nel tempo i differenti processi, a seconda di priorità e disponibilità di risorse. «Nell’evoluzione del software per la gestione delle risorse umane – continua Cardilli – non si può tralasciare di considerare come questi strumenti non siano più solo ed esclusivamente nelle mani delle HR. Rispetto a qualche anno fa, riflettendo un cambio culturale che vede i processi di sviluppo professionale e di talent management sempre più distribuiti e collaborativi, gli strumenti per la gestione delle risorse umane devono saper parlare un linguaggio meno tecnico, saper essere accattivanti e attraenti anche per dipendenti e middle management». Dai tradizionali processi di performance review ai piani formativi e di sviluppo professionale – «un sistema per la gestione delle risorse umane in azienda passa attraverso il coinvolgimento attivo degli utenti, proponendo modalità d’uso e accesso semplici e intuitive, anche in mobilità».

HR Analytics

L’obiettivo delle aziende italiane di dimensioni medie e grandi è di ridurre i tempi e i costi delle attività amministrative per dedicare maggiori risorse al miglioramento dei processi organizzativi e allo sviluppo dei talenti. Per Domenico Uggeri, vicepresidente di Zucchetti «la direzione HR deve avere un “orientamento al business” e quindi ha il compito di rendere più efficienti le persone, sgravandole delle attività con poco valore aggiunto affinché si dedichino completamente al raggiungimento degli obiettivi aziendali».Un’iniziativa di business process reengineering necessita di soluzioni tecnologiche capaci non solo di rispondere in modo puntuale a precise esigenze funzionali, ma anche di promuovere un modo di lavorare più partecipativo e collaborativo tra i dipendenti e l’ufficio risorse umane.

«La direzione HR deve disporre di strumenti di business intelligence per verificare in tempi rapidi le performance del personale e attuare eventuali interventi correttivi». La suite HR Infinity di Zucchetti, formata da applicazioni web nativamente integrate tra loro, comprende anche gli HR Analytics, che consentono il monitoraggio e il controllo dei processi secondo determinati indicatori di prestazioni chiave (KPI). Aziende come Fininvest e Banca Popolare di Milano, che hanno scelto Zucchetti per il loro percorso di HR Transformation – come ci racconta Domenico Uggeri – «hanno ottenuto dei risultati talmente importanti in termini di aumento di produttività e di riduzione dei costi amministrativi da essere premiate rispettivamente con l’HR Innovation Award e il Premio Innovazione ICT».

Lavoro agile

Per Daniele Spatari, ICT director di Randstad, l’innovazione tecnologica può contribuire a ottimizzare la gestione delle risorse HR in due ambiti distinti. All’interno dell’organizzazione, in area amministrativa e di back office. E all’esterno, come nel caso di imprese che forniscono lavoro a somministrazione, selezione di canditati per R&S e altri servizi HR, che rappresentano il core business di Randstad e dove la tecnologia impiegata può sicuramente dare valore aggiunto e vantaggio competitivo. Per quanto riguarda la gestione interna delle risorse umane, Randstad ha spinto molto sull’efficienza del processo di amministrazione del personale in modo organico e integrato, implementando una suite di prodotti per coprire la valutazione delle performance, l’amministrazione e il budget del personale, i benefit, la formazione e lo sviluppo delle competenze. E a breve completeranno la suite, con un modulo di rilevazione presenze e di gestione ferie e permessi, che chiuderà il cerchio dell’amministrazione del personale in modo completamente automatizzato. Il sistema è stato installato inizialmente on-site, ma adesso l’azienda lo sta portando nel cloud con un approccio di IaaS (Infrastructure as a Service) in ambiente Amazon. Un altro tema che emerge dal confronto con Daniele Spatari è quello dello sviluppo della mobilità per abilitare l’utilizzo della piattaforma HR senza limitazioni. In questo modo, sarà possibile richiedere un permesso, consultare un documento, inserire una nota spese dallo smarphone o tablet, in totale autonomia. Non solo. In Radstat hanno abilitato strumenti di collaboration e di comunicazione istantanea introducendo i servizi offerti in cloud dalle Google Apps (email, calendar, chat, hangout, condivisione documenti drive, etc.) e fruibili anche da mobile.

Fast work, big talent

Se invece ci rivolgiamo alle soluzioni per gestire le risorse umane in ottica di servizio, come fa Randstad nelle sue attività di somministrazione di lavoro temporaneo, di selezione del management, di HR solutions e inhouse services, il tema si fa molto più articolato. Dalle soluzioni gestionali per la parte amministrativa del personale (contratti, payroll) si passa a quelle che supportano il recruiting e il matching domanda e offerta.

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E a questi si affiancano prodotti specializzati per gestire il business dell’outplacement, i fondi e i progetti di formazione che devono poi eventualmente integrarsi con i processi di somministrazione. «Anche in questo caso – spiega Daniele Spatari – facciamo ricorso a soluzioni in cloud in modalità IaaS (Infrastructure as a Service) in modo da avere quella flessibilità e scalabilità fondamentale nei picchi di lavoro».

Basta pensare che ogni mese, Randstad deve concentrare la potenza di calcolo necessaria per elaborare oltre 22mila cedolini in tempi molto brevi. In questo ambito, il modello SaaS (Software as a Service) permette non solo di avere l’infrastruttura nel cloud, ma rende disponibile tutta la soluzione in modo da essere più agili e veloci anche nel deployment. «E questo è il caso dei business di head hunting o di outsourcing dei processi di reclutamento» – racconta Daniele Spatari. «Grazie alla modalità SaaSriusciamo a fornire anche un sistema di gestione e tracking dei candidati. Altri tool in modalità SaaS che ci danno maggiore spinta sono i prodotti per automatizzare al massimo il recruitment. Altri servizi che portano efficienza sono per esempio la rilevazione elettronica delle presenze, la firma elettronica dei contratti online e relativa conservazione sostitutiva e dematerializzazione. Nel futuro molto prossimo di Randstad ci sono anche la firma grafometrica su terminali tipo tavolette e tablet delle filiali e un nuovo sito internet che diventerà il portale principale attraverso cui esporre i vari servizi».

Social net-working

Come effetto dei grandi cambiamenti sociali, tecnologici ed economici che stanno attraversando le organizzazioni e che hanno imposto di ridefinire compiti e obiettivi della direzione HR, il social sourcing è attualmente uno dei trend che presenta gli scenari evolutivi più interessanti, in quanto «sempre più, saranno le persone a fare la differenza nell’economia digitale del XXI secolo» – come spiega Eric Ghirardi, senior director Europe HCM solutions consultant di Oracle.

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Nel prossimo futuro, la forza di un’azienda non sarà unicamente il cliente ma il proprio network e la capacità di utilizzarlo per creare valore. «La funzione HR riveste già un ruolo particolarmente cruciale perché se da una parte le organizzazioni si confrontano con strategie a medio e lungo termine, dall’altra l’HR deve garantire la loro esecuzione, ponendo le persone giuste nella giusta posizione e – quindi – allineare pianificazione ed esecuzione in tempi brevi. La convergenza di interessi tra aziende e individui nella ricerca di dati sensibili e nella creazione di solidi network è il “fattore X” del trionfo social». Inoltre, le organizzazioni devono poter contare su indicatori certi per prendere decisioni corrette. I benchmark di crescita non si misurano più dai soli risultati di tipo finanziario, ma anche da indicatori identificati attraverso i social network.

«L’avvento della digital enterprise – continua Ghirardi – ha sancito un utilizzo pervasivo della tecnologia, che sta portando interessanti frutti in particolare laddove le organizzazioni trovavano in passato solo un cumulo di dati non strutturati: i big data». E si è reso così indispensabile l’utilizzo di strumenti in grado di aggregare dati, persone e processi in un unico sistema e di generare valore per il business. «Grazie a questo approccio integrato – mette in evidenza Ghirardi –  il lavoro di intelligence degli analytics consente di facilitare i processi decisionali delle HR, sfruttando tutte le informazioni a disposizione dell’azienda per valorizzare al meglio il potenziale di ogni persona e individuare i talenti nascosti». Oracle ha realizzato il proprio modulo Human Management in cloud per una gestione integrata e moderna delle risorse umane, sviluppando una soluzione completa al servizio del business, dei big data e di un’innovativa gestione social dei dipendenti. I nuovi strumenti digitali, al passo con i cambiamenti della rivoluzione social, promettono quindi di innovare lo scenario di gestione del personale, dando vita «a una vera trasformazione del modello di business».