Nel lessico finanziario-amministrativo, la riconciliazione può assumere diversi significati; in questo articolo mi soffermerò sull’accezione riguardante gli incassi, ossia l’abbinamento dei flussi finanziari ai relativi titoli di credito, con la registrazione dell’incasso in un sistema gestionale.
È un processo intrinseco del ciclo attivo delle imprese, ma è tipico anche delle realtà del mondo finance che debbano presidiare particolari forme di credito, come ad esempio nel factoring e nell’anticipo su fatture.
Analizzando più in dettaglio le entità finanziarie e contabili trattate dalla riconciliazione, vediamo in primis i flussi finanziari e in particolare, di questi, la componente riguardante le entrate: somme ricevute dai clienti di una impresa per saldare un bene o un servizio.
L’altra entità fondamentale è costituita dai titoli di credito: sono documenti codificati univocamente dalle imprese, attestanti il diritto di esigere, entro una determinata data, una certa somma di denaro da un debitore: fatture, bollette, tributi, sanzioni etc.
LA SFIDA
Riconciliare, in pratica, significa dare risposta a due semplici domande: Chi paga? Che cosa paga? E’ possibile rispondere senza particolari complicazioni, a condizione che i flussi finanziari siano costituiti da forme di pagamento strutturate, ossia quelle forme che per quanto concerne l’oggetto del pagamento riportino in modo posizionale gli identificativi che conducano direttamente al titolo di credito: SDD, MAV, RIBA, Bollettini Premarcati e PagoPA sono esempi di queste tipologie di pagamento strutturate. Rispondere diventa alquanto complicato quando i flussi finanziari siano costituiti da pagamenti destrutturati, dove le informazioni del pagante e le causali di pagamento vengono inserite in campi a testo libero. I bonifici SEPA o SWIFT e i famigerati bollettini bianchi compilati a mano sono un esempio di pagamenti destrutturati. Per questi è necessario interpretare il soggetto pagante per identificare il debitore, quindi interpretare il significato delle causali ed estrarre da queste l’oggetto del pagamento.
I POSSIBILI APPROCCI
Le realtà che effettuano la riconciliazione manuale oppure semiautomatica sostengono dei costi significativi, dato che debbono costituire team di risorse dedicate allo scopo.
Tali costi persistono anche nel caso in cui ci si affidi a realtà che svolgono servizi amministrativi in outsourcing, fra cui anche la riconciliazione. L’obiettivo è quello di essere efficaci, cioè riconciliare correttamente e nei tempi stabiliti, ma sovente il backlog è in agguato e comunque non si è di certo efficienti.
Una alternativa è la digitalizzazione estesa del processo che risolva in automatico le attività ripetitive, generando efficienza: siamo nell’ambito della DIGITAL RECONCILIATION.
La prevalenza delle soluzioni adottate a livello globale sono del tipo “traditional computing”: algoritmi codificati da programmatori che hanno cablato all’interno di questi le casistiche note per correlare con successo pagamenti e titoli.
Ma questo è proprio il limite del “traditional computing”: le casistiche note, poiché al presentarsi di pagamenti con caratteristiche non previste dall’algoritmo, è richiesta la supervisione di un operatore per risolvere il caso ignoto o dubbio.
Fortunatamente, in aiuto alla risoluzione di real life problems, stanno prendendo piede tecnologie software di cognitive computing, quelle cioè che emulano il ragionamento umano per risolvere situazioni ad alta variabilità: parliamo di intelligenza artificiale e più precisamente di reti neurali artificiali, strutture software in grado di rispondere con prestazioni decisamente superiori agli algoritmi tradizionali.
Con l’intelligenza artificiale l’ambizione è quella di ridurre al minimo le casistiche di richiesta di supervisione, aumentando così il livello diefficienza, con anche una ulteriore capacità molto interessante, quella dell’auto-apprendimento.
Questa è la SMART DIGITAL RECONCILIATION.
