Rientro in ufficio: la sicurezza in azienda parte dalla stampa

Rientro in ufficio: la sicurezza in azienda parte dalla stampa

Anche se lo smart working continua ad essere praticato da molte aziende, molti dipendenti e collaboratori stanno gradualmente tornando in ufficio, ed ora più che mai trovano poco sicuro toccare il touchscreen della stampante se questa viene utilizzata da più persone, anche se si tratta di un piccolo gruppo di lavoro.

Questo perché, anche se il contagio da Coronavirus attraverso le superfici non è uno dei canali principali di diffusione, secondo le informazioni ufficiali del Ministero della Salute il virus può comunque sopravvivere alcune ore anche sulle superfici, pur perdendo parte della carica virale. Per questo motivo viene consigliato di non toccare con le proprie mani le superfici degli oggetti posti in spazi comuni, come ad esempio, appunto, i panelli delle stampanti.

L’ambiente di lavoro è infatti molto cambiato negli ultimi mesi, a cominciare proprio dai dispositivi di stampa, non più posizionati in un unico reparto ma dislocati in più postazioni, per garantire il distanziamento sociale e il rispetto delle norme di sicurezza.

E per garantire la maggior sicurezza possibile, si può ricorrere all’autenticazione tramite card NFC presente nelle stampanti di fascia alta Brother, per cui si possono ritirare i documenti stampati senza toccare la stampante. La stampa viene infatti attivata solo quando l’utente appoggia la card sul pannello del dispositivo. Questa funzionalità di sicurezza costituisce una parte significativa per un concetto più ampio di sicurezza IT e, allo stesso tempo, è una soluzione efficace per progettare processi di stampa in conformità con il regolamento GDPR sulla protezione dei dati personali. Questa gestione del processo di stampa è semplice e sicura. Infatti, non è necessario ricordare un PIN o una password, ma basta avvicinarsi alla stampante con una card. È anche possibile creare specifici profili utente che danno accesso ad alcune o a tutte le funzioni della stampante. Utilizzando una card NFC per ritirare i documenti in stampa si evita anche di perdere tempo per inserire la propria password, spesso composta da numeri, lettere minuscole, maiuscole e caratteri speciali, su un’interfaccia utente e di commette errori di digitazione. Anche gli amministratori IT ne traggono vantaggio. Il loro compito è spesso quello di cambiare le password o sbloccare gli account. Viene eliminato il rischio che un utente venga spiato quando inserisce la password e le card NFC sono molto meno pericolose perché non vengono scambiate tra i dipendenti e difficilmente possono essere duplicate o hackerate.

Leggi anche:  TCL presenta uno smartphone che è sia foldable che rollable

Gli amministratori IT possono aggiungere o rimuovere in pochi e semplici passaggi fino ad un massimo di 200 utenti. Ogni utente può essere registrato con il suo profilo distinto ed è possibile abilitare degli accessi individuali che consentono di utilizzare alcune o a tutte le funzioni della stampante. È inoltre possibile impostare un tempo limite massimo entro cui i documenti devono essere stampati e ritirati. La durata del salvataggio dei dati nella stampante è impostata in base alle tue necessità. Se i dati rimangono più a lungo del tempo definito, sono automaticamente cancellati per garantirti massima sicurezza.

Inoltre, grazie alla soluzione software Secure Print+ il processo di stampa inizia solo quando il dipendente autorizzato è davanti al dispositivo e si è autenticato. Questo assicura che nessun altro possa ritirare i documenti stampati proteggendo i dati sensibili.

E per quanto riguarda la disposizione dei dispositivi, un ufficio open space con stampanti A4 posizionate vicino alle postazioni garantisce maggiore sicurezza dei dipendenti: meno contatti tra colleghi, nessuna possibilità di assembramenti, rispetto delle norme sul distanziamento e niente più code.