Ottimizzazione dell’infrastruttura di stampa e miglioramento dei processi di business document-intensive. Il sistema documentale come spina dorsale dell’intero patrimonio informativo per riformulare i tradizionali cicli cartacei all’interno di nuovi processi

Tutte le leve trasformative dei processi documentali end-to-end. Approccio più green e in sicurezza. Dalla fatturazione elettronica alla gestione degli audit con la contrattualistica e firma elettronica. Dal controllo di qualità al fascicolo sanitario. Dai processi di archiviazione in tempo reale alla conservazione sostitutiva. Documenti, foto, video e firme digitali sempre a portata di mano. La gestione documentale coinvolge da una parte l’architettura del sistema di gestione e dall’altra il mondo dello smart printing, nel mezzo c’è tutto il capitolo della creazione e trattamento a norma dei documenti. Se ne parla tanto, con effetti diversi a seconda dei settori di applicazione, del livello di maturità dell’organizzazione, della capacità di governance dei processi, della tassatività del contesto normativo di riferimento. La fatturazione elettronica rappresenta un esempio riuscito di gestione documentale, che ha permesso di trasformare l’intero processo di operazioni che costituiscono il ciclo attivo di una azienda.

Poi ci sono tutti i tentativi di dematerializzazione (più o meno riusciti) che hanno cambiato la natura dei documenti, ma senza incidere sui processi e senza produrre un impatto positivo in termini di costi e di miglioramento del livello di efficienza. Fuori dal perimetro della conservazione a norma, la gestione documentale sta cambiando a piccoli passi anche l’approvvigionamento e il monitoraggio delle informazioni all’interno dell’ecosistema aziendale, smart printing compreso.

Ogni organizzazione vive di informazione. L’informazione è trasmessa da dati contenuti nei documenti. L’informazione non è un oggetto, ma una relazione. Il document management come governo dei documenti, regola il flusso informativo di un’organizzazione. La gestione di quell’informazione necessita quindi di conoscenza dei processi oltre che di prodotti. Il governo dei flussi è possibile solo utilizzando una piattaforma documentale, regole definite e condivisione. Il workflow è il collegamento fra il lavoro dei singoli e la totalità del sistema. Nelle organizzazioni dove l’accesso alle informazioni non è condiviso e dove le procedure sopravanzano i processi, la gestione documentale resta fine a se stessa e non si traduce in un miglioramento dell’operatività né dei servizi.

DUE MONDI A CONFRONTO

La gestione documentale intercetta eGovernment e sistemi sia nel settore pubblico e settore privato. Che cosa cambia? Che cosa serve? Gestione documentale significa efficienza e più trasparenza anche nei contratti pubblici come ha messo in evidenza Giuseppe Busia, presidente dell’Autorità Nazionale Anticorruzione, nella relazione annuale sull’attività svolta dall’Autorità nel corso del 2020. «Occorre puntare sulla digitalizzazione dell’intero ciclo di affidamento, dalla programmazione al collaudo, che troverà elemento centrale nella piena valorizzazione della Banca dati nazionale dei contratti pubblici». Il modello di gestione documentale nella PA centrale e locale offre un quadro di luci e ombre.

Più che di singole soluzioni tecnologiche, serve un modello architetturale, una serie di linee guida e un sistema integrato di soluzioni per l’erogazione di servizi abilitanti: cooperazione applicativa, autenticazione federata, sistema dei pagamenti, dematerializzazione, gestione documentale e conservazione sostitutiva, servizi per la gestione dei dati territoriali, servizi online erogati dai Comuni, dalle loro forme associate, dalle Province e dalle Regioni. Nella maggioranza degli enti locali, gli investimenti sono stabiliti con diversi progetti in corso, in generale la maggioranza dei Comuni è ancora poco digitalizzato. Secondo gli ultimi dati disponibili dell’Osservatorio eGovernment del Politecnico di Milano, il 79% degli enti possiede un sistema di gestione documentale e il 71% un sistema di conservazione digitale. L’eGovernment italiano cresce ma mostra ancora un quadro a luci e ombre e sconta la mancanza di un coordinamento strutturato di progetti e investimenti, la carenza di competenze specifiche e la scarsa capacità di fare rete tra gli enti locali. Il ministro dell’Innovazione Vittorio Colao ha fissato nel Recovery Plan i primi step di attuazione per migliorare la situazione che ha permesso nel corso degli anni la stratificazione di diversi interventi che hanno preso il nome di CIE (Carta d’identità elettronica), IO (App dei servizi pubblici), PagoPA (piattaforma di pagamento), ANPR (anagrafe dei residenti) e SPID (identità digitale).

Il primo passaggio sarà la migrazione dei registri di base e delle applicazioni in un ambiente cloud sicuro. Più che una migrazione un vero esodo biblico se si considera che il 95% dei data center nazionali sono carenti dei requisiti minimi di sicurezza, affidabilità, capacità elaborativa ed efficienza. Lo schema prevede che per le amministrazioni centrali (circa 200) l’infrastruttura cloud, chiamata Polo strategico nazionale (PSN), sia privata o ibrida, sarà gestita da un fornitore tecnologico selezionato con una gara europea. Sarà la stessa che ospiterà la Piattaforma nazionale dei dati digitali, cioè una sorta di banca dati delle banche dati. L’operazione partirà, secondo il piano triennale, dal quarto trimestre 2021 con il lancio del bando europeo con un impegno complessivo di 900 milioni di euro. Lo sviluppo di un nuovo centro di infrastrutture informatiche-digitali basate sul cloud consentirà l’elaborazione di grandi quantità di dati per l’erogazione di servizi alle imprese e ai cittadini. Tuttavia, non sarà sufficiente senza la piena interoperabilità e condivisione delle informazioni. A questo serve la Piattaforma nazionale Dati Digitali che prevede prima di tutto una colossale operazione di mappatura e analisi del patrimonio informativo nazionale per identificare i set di dati: per esempio, registri fondiari, registri della popolazione anagrafiche, dataset di welfare (Inps, Inail), dati delle Camere di Commercio. L’obiettivo è integrare SPID e CIE in una sola “eiD” e aumentarne l’uso dal 30% del 2021 al 71% della popolazione totale nel 2026. Poi c’è l’Anagrafe dei residenti (ANPR), utilizzata da quasi il 90% dei Comuni: entro l’anno si arriverà al 100%. Qui si tratta di fare evolvere i servizi per recuperare tutti i dati educativi sparsi oggi tra scuole e università (diplomi, lauree, iscrizioni). A questo si aggiunge la piattaforma delle notifiche digitali (DNP) che metterà a disposizione della PA uno strumento standard per notificare digitalmente comunicazioni legalmente vincolanti. E infine, arriviamo al capitolo a parte della gestione dei dati sanitari e di quelli giudiziari.

CAMBIO DI PARADIGMA

Gestione documentale e conservazione sostitutiva a norma sono due processi strettamente correlati e interdipendenti. Tuttavia, di due processi interdipendenti in molti casi, soprattutto dove non si considera la portata della leva trasformativa della gestione documentale, se ne privilegia solo uno, lasciando fuori l’altro. La gestione documentale è fatta di tante cose. E l’impatto delle implementazioni necessarie varia in base alla grandezza dell’ente e dall’azienda. «La gestione documentale può svolgere un ruolo fondamentale nell’ottimizzazione sia dell’infrastruttura documentale e di stampa sia nel miglioramento dei processi di business document-intensive» – spiega Sergio Patano, associate research & consulting director di IDC Italia. Occorre però un cambio di paradigma non solo per passare dal concetto di gestione documentale a quello di gestione delle informazioni aziendali che sono il cardine per la corretta gestione dei workflow e controllo del business – come mette in evidenza Laura De Zio, direttore commerciale di Able Tech, ma anche per riformulare i tradizionali cicli cartacei all’interno di nuovi processi – come afferma Lorenzo Matteoni, senior manager marketing di Brother Italia.

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Le trasformazioni in atto nelle modalità di lavoro richiedono un nuovo approccio all’acquisizione, gestione e stampa dei documenti, affinché siano integrati in modo efficiente e sicuro nei processi aziendali. «Qui il cloud gioca certamente un ruolo chiave» – rileva Davide Balladore, product business developer manager di Canon Italia. Per Carla Conca, business manager business products di Epson Italia – «l’attenzione si è spostata dai dispositivi ai processi di gestione e accessibilità del documento». Se la gestione digitale dei processi documentali è in grado di portare benefici a tutta l’azienda in termini di efficienza, produttività e sicurezza – come spiega Marco Scuri, product manager Digital Solutions di Konica Minolta è altrettanto chiaro che sia necessario un cambio di visione – come afferma Nicola Voltan, amministratore delegato di Siav. «Il sistema documentale non è più solo dedicato a specifici compiti o all’ambito tradizionale del ciclo amministrativo della fatturazione, ma diventa il backbone dell’intero patrimonio informativo dell’azienda». Per coinvolgere attivamente tutti gli utenti – spiega Laura Biasin, client manager di Sinfo One – «la gestione documentale deve focalizzarsi sia sul concetto di informazione utile e accessibile sia sui processi e bisogni aziendali». L’emergenza sanitaria ha imposto a tutte le aziende di rivedere la propria organizzazione, gestione documentale compresa – come rimarca Gianna Ladu, document management specialist di smeup. E così, molte aziende remotizzando il lavoro si sono trovate davanti alla necessità di reimpostare i processi documentali. Perché la gestione documentale in digitale dovrebbe essere un fatto naturale e già assodato in ogni azienda – come commenta Sergio Boaretto, director product management di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia.

VERSO UN NUOVO MODELLO

«Valutare e priorizzare la gestione degli output di stampa è un imperativo che le aziende devono affrontare» – spiega Sergio Patano di IDC Italia. «Specialmente in un contesto in cui la forza lavoro sta sempre più diventando ibrida ovvero caratterizzata da una parte di knowledge worker che lavoreranno dall’ufficio e da una parte che lavoreranno da remoto ma che devono essere messi nelle condizioni di avere a disposizione strumenti idonei a mantenere un pari livello di produttività». Sfruttando nuove competenze e tecnologie innovative per portare avanti progetti di trasformazione digitale, le aziende possono ottenere risparmi sui costi, efficienza nei processi e aumento della produttività dei dipendenti, il tutto proteggendo i dati aziendali. Spesso però le aziende trascurano il ruolo chiave che l’infrastruttura di stampa e documentale può giocare nel percorso di ricerca dell’ottimizzazione, perdendo l’opportunità di efficienze aziendali consistenti in termini di costi, flussi e produttività in grado di garantire alle aziende il successo nel mercato digitale. La necessità di un miglioramento di tutto quello che è l’impianto dei workflow aziendali fortemente incentrati sui documenti è emersa prepotentemente con l’arrivo della pandemia e la conseguente massiccia migrazione verso il lavoro da casa, che ha cambiato drasticamente tutti i requisiti per la gestione di stampa, documenti, dati e informazioni. Per questo motivo, secondo quanto emerge dalle ultime survey IDC, condotte in piena seconda ondata pandemica – il 71% delle aziende intervistate dichiara che come priorità nelle iniziative strategiche relative all’infrastruttura documentale e di stampa c’è la transizione da workflow cartacei a documentali. Mentre quasi il 50% degli intervistati ha dichiarato di stare pianificando la migrazione verso soluzioni di stampa e di gestione della stampa basate su cloud.

La realizzazione di una strategia di questo genere – continua Patano – impone il coinvolgimento di una serie di stakeholders chiave/decision maker all’interno dell’azienda, capaci di comprendere l’importanza di disporre di una strategia a livello aziendale per indirizzare l’automazione e l’ottimizzazione dei processi fortemente incentrati sui documenti. «Per avere successo è necessario anche l’investimento dei C-level per guidare le iniziative from top down. In questo contesto, CIO e CISO hanno un ruolo di leadership primario, perché avranno il compito di lavorare in tutta l’azienda per trovare e sviluppare le migliori best practice come parte integrante di una visione di gestione complessiva. Il CEO dovrà valutare nuovi modelli di business e il rischio associato alle iniziative intraprese dal CIO. Il CFO avrà il compito di reperire i finanziamenti a supporto dello sviluppo della strategia nonché quello di sviluppare nuovi KPI finanziari adatti al contesto digitale oltre che monitorarli. In questo contesto l’IT avrà anche il compito di raccogliere dati e informazioni su come l’ottimizzazione nella gestione documentale aiuta a promuovere l’efficienza dei processi aziendali e la trasformazione digitale».

La strada per raggiungere questi obiettivi – come evidenzia Patano – passa anche attraverso l’acquisizione o lo sviluppo di nuove competenze relative all’infrastruttura e ai workflow sia cartacei sia elettronici. La transizione verso un modello digitale di gestione documentale non solo consentirebbe efficienze in termini di costi ma offrirebbe l’opportunità di sviluppare nuovi modelli di business che guidano la trasformazione del business. «Da un punto di vista tecnologico, soluzioni di intelligent enterprise capture, enterprise content management, business process management (BPM) o workflow software, che vanno a interagire in modo biunivoco con le applicazioni aziendali sono ulteriori elementi fondamentali per il raggiungimento di una visione integrata ed evoluta della gestione documentale. Soluzioni così integrate ed evolute sono anche importanti per monitorare le attività, migliorando sicurezza e compliance grazie anche ad attività preventive che l’analisi dei workflow possono garantire. Il monitoraggio preventivo inoltre può essere utilizzato anche per percorsi di education verso gli end user rendendoli consapevoli dei rischi collegati alla gestione di documenti dati e informazioni». È importante capire – sottolinea Patano – che è necessario collaborare con gli utenti stessi per adattarsi ai loro flussi di lavoro in modo che i nuovi criteri e le nuove procedure si adattino ai loro processi anziché ostacolarli. «I controlli continui aiuteranno a valutare le vulnerabilità della sicurezza della stampa e dei documenti, creeranno una politica di sicurezza completa e guideranno la gestione delle modifiche in base alle esigenze aziendali in evoluzione. Le organizzazioni possono sfruttare le metriche associate ai processi aziendali basati su un uso intensivo dei documenti per promuovere in modo proattivo miglioramenti continui e un aumento del ROI».

DA SCELTA A NECESSITÀ

I documenti hanno una connotazione statica, ancora quasi fisica. «Quello che conta davvero all’interno delle organizzazioni – spiega Laura De Zio di Able Tech – sono le informazioni e queste possono essere contenute anche all’interno di un documento, ma sempre più spesso sono record, dati e metadati che devono vivere, essere condivisi e utilizzati dalle organizzazioni anche in assenza del loro eventuale consolidamento in un documento. Pensiamo alle informazioni contenute in un CRM, ai dati di produzione erogati da un sistema MES, alla stessa fattura elettronica che è il raggruppamento logico di una serie di informazioni finanziario/contabili che diventano il driver di importanti decisioni di business». Il vantaggio di una organizzazione dei processi aziendali basata sulla gestione digitale delle informazioni – continua Laura De Zio – Able Tech lo ha sperimentato come azienda direttamente in occasione del lockdown: «Ne sono testimonianza diretta sia i dipendenti che sono stati sempre operativi al 100% anche da remoto, sia le migliaia di suoi clienti ARXivar che in pochissimo tempo dall’annuncio della chiusura totale hanno ripristinato tutta l’operatività aziendale sottoposta a processi di instradamento, esecuzione e verifica.

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Per le aziende di ogni dimensione, dotarsi di uno strumento di gestione delle informazioni e dei processi aziendali integrato ai propri applicativi, prima della pandemia era considerata una best practice e una scelta virtuosa, oggi è invece un’evidente necessità. Nello scenario che ci attende con la ripresa post emergenza, risulta chiaro a ogni imprenditore come i vantaggi della digital transformation siano un elemento imprescindibile per raggiungere il potenziale aziendale in termini di produttività e competitività».

PIENO CONTROLLO

La razionalizzazione del processo di stampa è uno degli obiettivi perseguiti da Brother tramite i servizi di stampa gestita, con cui supporta grandi società e PMI nel percorso verso il nuovo paradigma digitale. In questo contesto – come spiega Lorenzo Matteoni di Brother Italia – si afferma un fenomeno già in atto: la migrazione del flusso documentale verso soluzioni che utilizzano il cloud. «Si tratta di un processo che non elimina la produzione cartacea, ma che apporta nuovi spunti per il suo efficientamento e per una gestione dei supporti in linea con le necessità di produttività, sicurezza dei dati e controllo delle procedure e dei costi». Parallelamente, si afferma anche l’esigenza di servizi di gestione documentale in linea con le nuove richieste imposte dalla digitalizzazione. «I servizi di stampa gestita sono la soluzione per acquisire il pieno controllo del flusso documentale in ambito lavorativo, garantendo la possibilità di automatizzare il lavoro, aumentare la produttività e migliorare la sostenibilità. Il servizio di stampa gestita Pagine+ fornisce un servizio di consulenza al cliente nella gestione documentale (dall’acquisizione, all’archivio fino alla consultazione) e nel processo di ottimizzazione dei processi di stampa. La consulenza comprende il calcolo del total cost of ownership per pagina prodotta, la valutazione degli obiettivi dell’azienda, il supporto nella scelta del miglior hardware di stampa e la presentazione dei risultati ottenuti. Pagine+ mette inoltre a disposizione i dispositivi di output, l’installazione, la fornitura di consumabili e l’assistenza tecnica. Tutto quello di cui ha bisogno ogni azienda per la propria digital transformation».

INTEGRAZIONE E AGILITÀ

Come il cloud può aprire a scenari nuovi di interconnessione e integrazione tra il mondo cartaceo e quello digitale? Canon è pronta a portare sul mercato le nuove soluzioni di Cloud workspace Collaboration – Process Automation, ovvero automazioni relative a processi in ambito risorse umane, contratti e fatture, che possono essere configurate e gestite direttamente dal cliente finale. Si tratta di un servizio in cloud basato su subscription dove i processi possono essere integrati anche con le scansioni che vengono eseguite tramite le multifunzioni Canon imageRUNNER ADVANCE. La piattaforma si trova su cloud di Microsoft Azure ed è completamente modulare e scalabile in funzione del numero di device e di processi.

Un esempio degli innumerevoli benefici derivanti da una gestione documentale basata su soluzioni e servizi Canon, è rappresentato dal progetto che ha interessato EuroMilano, società di consulenza, promozione e sviluppo immobiliare radicata nel territorio milanese. «L’azienda ha ripensato l’intero processo di stampa per accrescere l’agilità del business, sicurezza nella gestione documentale ed efficienza operativa, il tutto grazie alle innovative tecnologie Canon» – spiega Davide Balladore di Canon Italia.

«In particolare, è stato implementato un servizio di Managed Print & Document Services, basato su scansioni e stampe gestite attraverso autenticazione sicura ai device, oltre che da dispositivi mobili e su un sistema di monitoraggio dei volumi prodotti, che ha portato a una riduzione degli sprechi e dei costi di gestione, con una produzione di documentazione di elevata qualità. I sistemi Canon imageRUNNER ADVANCE e la piattaforma software in cloud uniFLOW Online costituiscono una soluzione completa per la gestione dei flussi di lavoro di stampa e scansione e hanno permesso la perfetta integrazione tra stampa e digitale, garantendo connettività cloud avanzata, agilità dei processi grazie a un’interfaccia di utilizzo intuitiva e semplificata».

DAI DISPOSITIVI AI PROCESSI

Come migliorare l’acquisizione, l’indicizzazione e la sicurezza dei flussi documentali integrando nuovi modi di lavorare e di scambiarsi informazioni, smart printing compreso? «Fino a qualche anno fa – risponde Carla Conca di Epson Italia – l’acquisizione di documenti poteva progredire intervenendo prevalentemente sul continuo miglioramento delle specifiche tecniche dei dispositivi utilizzati per la scansione dei documenti: la nostra famiglia di scanner Workforce comprende modelli che arrivano a una velocità di 90 pagine al minuto. Oggi, anche se il percorso di evoluzione tecnologica continuerà inesorabilmente e costantemente, l’attenzione si è spostata su altri fattori: ottimizzazione dei processi di gestione del documento e accessibilità di scansione a tutti gli utenti all’interno dell’azienda in primis, introducendo ad esempio più postazioni di lavoro con scanner stand-alone che possono essere integrati in una modalità di gestione a costo per scansione. In questo modo, tramite soluzioni in cloud o attraverso App di facile utilizzo e con nuove tecnologie di archiviazione del documento basate sulla blockchain, viene garantita una fruibilità immediata agli utenti dei documenti». L’obiettivo principale di un produttore di periferiche di stampa e acquisizione come Epson – spiega Carla Conca – «è avere un’offerta tecnologica che incontri tutte le necessità di utilizzo delle aziende e dei professionisti e che sia il più semplice possibile da integrare con soluzioni software di terze parti, che sempre di più dovranno essere “cucite su misura” del cliente».

Infine, se parliamo di Smart Printing anche in questo caso il processo è basato su soluzioni software. «Il nostro compito come produttori – continua Carla Conca – è creare piattaforme hardware che siano facilmente integrabili con le soluzioni di terze parti. Lo facciamo sia con Epson Open Platform, che rende le nostre stampanti e multifunzione WorkForce ancora più flessibili e completamente personalizzabili sulle esigenze dei clienti, sia con il supporto che costantemente diamo agli sviluppatori».

SEMPLICITÀ E AFFIDABILITÀ

A tutti noi è capitato di lavorare su un documento tramite scambi di e-mail. Eppure – come rimarca Marco Scuri di Konica Minolta – non si sa mai qual è l’ultima versione del documento, chi è che ha in carico la lavorazione, o quanto tempo ci vorrà per completare il lavoro. «Ci sono delle situazioni dove quella pratica ha un impatto fortemente negativo sul business dell’azienda, non soltanto in termini di efficienza. Pensiamo, per esempio, al processo di redazione dei contratti, dove errori e inefficienze possono avere conseguenze legali ed economiche importanti. Alcuni nostri clienti avevano lo stesso problema ed è per questo che abbiamo pensato di realizzare una soluzione documentale specifica: Digital Easy Contract. La redazione del contratto avviene all’interno di un workflow che identifica responsabili e invia notifiche e alert. Si ha sempre la certezza di lavorare sull’ultima versione disponibile e tutte le comunicazioni avvengono all’interno dello stesso sistema. La firma è disponibile elettronicamente e tutti i contratti firmati vengono poi classificati e archiviati nel sistema documentale, rendendo facile la ricerca di informazioni. Digital Easy Contract è solo una delle soluzioni che Konica Minolta mette a disposizione dei suoi clienti per migliorare i processi documentali in ufficio. Altre soluzioni simili sono quelle relative alla nota spese, il libro firma, le richieste di acquisto e così via».

SPAZIO DOCUMENTALE COME HUB

Per migliorare l’acquisizione, l’indicizzazione e la sicurezza dei flussi documentali, tenendo conto dei nuovi modi di lavorare – «la chiave è una soluzione che consenta la massima integrazione tra sistemi e una collaborazione avanzata ma intuitiva tra gli utenti, in tutto il ciclo di vita del documento e non solo come tool di archiviazione» – spiega l’AD di Siav Nicola Voltan. «A partire da acquisizione multicanale, editing collaborativo real-time, sfruttando tool di produttività tradizionali, possibilità di ricerche rapide, gestione dei preferiti, accessibilità mobile, assegnazione flessibile e monitoraggio di task e scadenze, oltre naturalmente a standard elevati di controllo dei permessi e sicurezza architetturale. In questo modo, gli utenti possono percepire lo spazio documentale al loro servizio, un vero e proprio centro stella delle informazioni, dei documenti, delle attività e dei processi digitali, in modo trasparente e indipendente dalla sede fisica in cui si svolge il lavoro». Il sistema di gestione documentale deve essere unitario e trasversale. Tutti devono capire l’architettura del sistema e contribuire al suo funzionamento. «Un sistema documentale è tanto più vantaggioso per un’azienda tanto maggiore e trasversale è il numero di utenti coinvolti» – afferma Nicola Voltan. «L’hub di raccolta è uno, i beneficiari possono essere tutti, con un effetto moltiplicatore. Per questo, è importante che tutte le funzioni aziendali abbiano chiari i benefici che possono ricavare dal suo utilizzo, dal CIO all’HR, al responsabile della Qualità, al CFO. Le nuove sfide date dal lavoro a distanza, dalla compliance normativa, e da una sempre maggiore spinta all’utilizzo di tool quali la firma digitale, aprono nuovi scenari per contrattualistica, employee lifecycle, sistema gestione qualità, logistica, marketing, in cui stakeholder interni ed esterni all’azienda possono toccare con mano il valore aggiunto di processi davvero digitali».

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TRE PUNTI CHIAVE

Per integrare smart e remote working – afferma Laura Biasin di Sinfo One – le piattaforme devono supportare le nuove modalità di approvvigionamento delle informazioni (tool di collaboration, co-authoring, instant messaging) e garantire la protezione dei dati e la loro trasmissione fuori dal perimetro aziendale. «È necessario che superino il workflow documentale, integrando componenti di process management per snellire e riorganizzare i processi business in funzione dei nuovi paradigmi lavorativi, e che completino il processo digitale con la firma elettronica». I punti chiave di un sistema di gestione documentale unitario e trasversale sono tre: «Una user che semplifica le attività quotidiane. Un process management per collaborare sulle attività in modo semplice, motori di integrazione con ERP, CRM e così via. E infine, portali per clienti, fornitori e altri stakeholder esterni. Con queste caratteristiche la gestione documentale diventa rapidamente patrimonio dell’intera organizzazione». Oltre alla riduzione dei costi del ciclo di vita dei documenti, una gestione documentale evoluta offre benefici diretti e indiretti. I primi – continua Laura Biasin – «riguardano la drastica riduzione di errori e rilavorazioni, la ri-allocazione delle risorse da attività ripetitive a basso valore aggiunto verso attività business, la prevenzione di problemi e la riduzione del lead time dei processi grazie al monitoraggio dell’informazione attraverso i flussi aziendali. I benefici indiretti derivano dall’aumentata comprensione dei processi e dal maggior coinvolgimento delle risorse che contribuiscono allo sviluppo di una nuova cultura della partecipazione e della condivisione, favorendo la crescita del business».

UNA LEVA PER USCIRE DALLA CRISI

Parlando di document management, è necessario capire la differenza tra documento analogico e documento digitale. «Possono sembrare due mondi opposti ma sono l’uno la naturale evoluzione dell’altro» – spiega Gianna Ladu di smeup. «Con documento analogico indichiamo quel documento che ha una dimensione fisica, che occupa volume. Con documento digitale invece indichiamo sia un documento informatico nativo digitale sia il documento ottenuto per digitalizzazione di un originale cartaceo. Per l’archiviazione e la gestione di questi documenti entra in gioco la Gestione documentale, cioè l’elaborazione dei documenti digitalizzati in uno specifico sistema informatico con lo scopo di associarli e collegarli in maniera semi o completamente automatica». L’integrazione con un software per archiviazione, gestione processi e conservazione dei documenti digitalizzati è la soluzione che permette di organizzare al meglio l’attività aziendale, con significative riduzioni dei costi, facile condivisione interna ed esterna all’azienda, ma soprattutto un notevole risparmio di tempo. «In questo senso – afferma Gianna Ladu – implementare soluzioni di digitalizzazione dei processi documentali può essere un modo per uscire dalla crisi ma anche un’incredibile opportunità per migliorare permanentemente il proprio workflow e dunque il complessivo funzionamento aziendale».

IL FUTURO RACCHIUSO NEI DATI

Un sistema moderno di document management è un aspetto della trasformazione digitale. «Qualunque azione compiamo come cittadini si sta trasformando da fisica a virtuale» – mette in evidenza Sergio Boaretto di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia. «La dematerializzazione non coinvolge solo il mondo del lavoro ma coinvolge la nostra vita. Pensiamo alla dematerializzazione di oggetti oramai consolidata come biglietti aerei, ferroviari, ticket in genere, quotidiani, libri, ma anche a fenomeni in corso volti a eleminare la “fisicità” tradizionale di oggetti molto più legati alla persona quali carte di credito e di pagamento in genere, o dei documenti di riconoscimento. Il workflow, personalizzato per ogni realtà economica e professionale, diventa estremamente facile da seguire, avendo la consuetudine alla dematerializzazione di ogni aspetto della nostra vita quotidiana». Il cloud è un ambiente assolutamente abilitante alla dematerializzazione e dunque alla gestione documentale. «Tutti possono accedere a tutto in qualunque luogo e da qualunque supporto con l’aggiunta della massima sicurezza» – rimarca Boaretto. «Non credo esista nulla di più facile e accessibile per creare interconnessione e integrazione sia tra mondo cartaceo e digitale sia per favorire collaborazione e interazione tra soggetti dialoganti, che siano istituzioni, privati, aziende con clienti e fornitori, professionisti». Machine learning e realtà aumentata. Dall’archivio centrale alla data room virtuale. Qual è il futuro del documentale? «In Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia stiamo sviluppando l’evoluzione del documentale in modo trasversale su tutti gli applicativi che offriamo al mercato dei professionisti e delle imprese» – spiega Boaretto. «Il futuro è racchiuso nei dati e ad oggi si tende ancora a considerare poco tutto quello che davvero contengono i documenti fiscali, finanziari e contabili che produciamo quotidianamente. La ricchezza racchiusa in ogni singolo documento sono le informazioni che possono essere utilizzate più volte e con finalità diverse». Ed è un futuro sempre più prossimo.