Project management, quando il progetto va fuori controllo

Project management, quando il progetto va fuori controllo

Come prevenire lo scope creep, l’arte dell’analisi pre-progetto. La guida definitiva per promuovere la comprensione condivisa tra gli stakeholder, ridurre i conflitti e aumentare l’efficacia del progetto

Un problema comune che affligge i progetti è lo “scope creep”, ovvero l’ampliamento dell’ambito del progetto. È molto facile che si verifichi una situazione in cui vengono proposte caratteristiche e modifiche che vanno oltre la visione del progetto originale. Prese singolarmente, ogni modifica può sembrare piccola e insignificante, ma quando vengono sommate possono comportare un aumento significativo dei costi e dei tempi. È probabile che ciò abbia un impatto a catena sui benefici ottenuti. Le cause dello scope creep sono molteplici e talvolta le modifiche all’ambito del progetto sono necessarie per ragioni valide. Tuttavia, le modifiche incontrollate o non necessarie possono essere problematiche. Una questione particolarmente critica è quando i diversi stakeholder, ovvero le parti interessate, hanno prospettive diverse sull’ambito del progetto. Ciò può portare ad aspettative diverse sul perché il cambiamento è necessario, oltre che su cosa viene realizzato e su come avverrà la realizzazione. Se non c’è una comprensione condivisa sul perché, sul cosa e sul come, è molto probabile che si verifichino problemi. Tuttavia, nella fretta di avviare un progetto, si è tentati di limitare o ridurre il lavoro di analisi iniziale che può creare questa comprensione condivisa.

I pericoli di una comprensione superficiale

Quando il lavoro di analisi iniziale è insufficiente, gli stakeholder possono cadere nella trappola di una comprensione apparente. A livello superficiale potrebbero sembrare d’accordo, ma in realtà l’accordo si basa su un fraintendimento tacito dei punti di vista degli altri. Ciò accade soprattutto quando i fattori trainanti di un progetto sembrano molto semplici. Per esempio, l’obiettivo di avere un customer journey completamente digitale o la necessità di conformarsi a una nuova legge possono sembrare affermazioni relativamente semplici. Tuttavia, se si analizzano in dettaglio, si scoprono tutta una serie di ambiguità. Prendiamo la prima affermazione come esempio: “Il nostro obiettivo è avere un customer journey completamente digitale”. Se chiediamo le interpretazioni di diversi stakeholder, è probabile che i loro punti di vista siano molto diversi. Per lo sponsor del progetto, il focus potrebbe essere solo sulla possibilità di effettuare ordini online, mentre per il responsabile marketing l’obiettivo potrebbe essere quello di aumentare le entrate attraverso la tracciabilità del comportamento dei clienti e l’adattamento dell’esperienza a loro. Al contrario, per il responsabile delle operazioni il focus potrebbe essere sui risparmi operativi derivanti dalla riduzione del numero di domande che arrivano al contact center, mentre per il responsabile del magazzino l’obiettivo potrebbe essere quello di migliorare i processi di spedizione.

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È evidente che questi diversi obiettivi potrebbero non essere in conflitto tra loro, oppure potrebbero sembrare coerenti solo apparentemente. La mancanza di un’analisi dettagliata e condivisa del progetto può portare a incomprensioni e disaccordi più avanti nel processo, quando le differenze di vedute diventano più evidenti. Per evitare questa situazione, è importante coinvolgere le persone chiave in una fase di analisi pre-progetto, in modo da garantire che tutti abbiano una comprensione condivisa degli obiettivi e delle sfide da affrontare. Questo lavoro pre-progetto dovrebbe essere rapido, pratico e coinvolgente, in modo da mantenere alto il livello di interesse e partecipazione degli stakeholder. Solo in questo modo si può garantire il successo del progetto e ridurre al minimo gli eventuali problemi legati allo scope creep.

L’analisi pre-progetto

L’analisi dei problemi pre-progetto ha lo scopo di analizzare il perché, il cosa e il come di un possibile progetto, coinvolgendo i principali stakeholder e procedendo rapidamente. L’obiettivo è di ottenere un riassunto conciso della situazione, spesso di una sola pagina, per garantire una comprensione condivisa di alto livello del lavoro da svolgere. Questo approccio permette di stabilire le priorità e di valutare le potenziali iniziative, evitando che le modifiche non essenziali o di bassa priorità siano messe in cima alla lista. Solitamente, l’analisi pre-progetto prevede l’impiego di diverse tecniche, tra cui l’analisi degli stakeholder, l’analisi delle cause principali (per esempio, i 5 perché, il diagramma a lisca di pesce, i diagrammi a cause multiple), la definizione del problema e dei risultati attesi (utilizzando CSF, KPI, balanced scorecard e altro), lo scoping concettuale (tramite diagrammi dei casi d’uso) e l’identificazione delle possibili soluzioni. L’obiettivo finale è quello di raccogliere informazioni sufficienti per permettere allo sponsor del progetto di prendere una decisione informata. L’analisi si conclude con un documento breve e conciso, che in alcuni casi può essere ridotto a una sola pagina.

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Sintesi di progetto

Il documento di sintesi di concetto del progetto ha lo scopo di fornire una visione chiara e sintetica del perché, del cosa e del come di un progetto. Questo documento è fondamentale per garantire una comprensione condivisa tra gli stakeholder prima dell’avvio del progetto, ma è anche uno strumento utile per mantenere la direzione del progetto e prevenire lo scope creep. Per esempio, se è stata definita una dichiarazione del problema, sono stati concordati alcuni KPI e CSF e un diagramma del caso d’uso di business, il documento di sintesi di concetto del progetto fornisce una visione iniziale dell’ambito di alto livello e dei risultati desiderati. Questa visione può essere elaborata durante l’avvio del progetto per definire le linee specifiche dell’ambito, ma la sintesi di concetto del progetto continua a essere uno strumento fondamentale. Durante la definizione delle priorità dei requisiti, il documento può essere utilizzato come riferimento per chiedersi: “Come contribuisce questo requisito ai risultati descritti dai CSF e dai KPI nell’ambito del diagramma del caso d’uso di business?”. Il documento di sintesi di concetto del progetto è uno strumento di alto livello nell’architettura dei requisiti, e ogni requisito dovrebbe fare riferimento a questo documento. In caso contrario, potrebbe essere un’indicazione di uno scope creep potenziale. Questo documento è un’importante fonte di informazioni per lo sponsor del progetto e può essere utilizzato come punto di riferimento per valutare l’avanzamento del progetto e le decisioni prese durante il suo svolgimento.

Il fulcro dell’agilità

L’analisi dei problemi pre-progetto si concentra sull’agilità e sull’importanza di assicurarsi che i principali stakeholder siano allineati e concordino sulle decisioni chiave riguardo a ciò che verrà consegnato. Ciò consente una certa flessibilità nella consegna dei dettagli, nonché decisioni sulle priorità relative e sulla sequenza. Artefatti come il diagramma dei casi d’uso di business possono aiutare a creare un backlog iniziale. Inoltre, un’ampia definizione del progetto a livello superiore aiuta a evitare che il backlog si riempia di storie utente non correlate, risultando incoerente a causa di opinioni molto diverse tra gli stakeholder. L’analisi dei problemi pre-progetto mira a creare una comprensione condivisa e di alto livello tra gli stakeholder riguardo al “perché”, al “cosa” e al “come” di una potenziale iniziativa. In altre parole, si cerca di garantire che tutti i soggetti coinvolti siano allineati sulle le ragioni del progetto, gli obiettivi da ottenere e come raggiungerli. Spendere un po’ più di tempo all’inizio per ottenere una chiara comprensione del progetto può dare grandi frutti nel lungo termine. Ciò potrebbe significare una riduzione di incomprensioni e conflitti di scopo, evitando così rielaborazioni costose e perdite di tempo. In definitiva, investire nella pianificazione iniziale può portare a risultati più efficaci e risparmiare tempo e denaro a lungo termine.

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Adrian Reed

Vero sostenitore della professione di analista, nel suo lavoro quotidiano, ricopre il ruolo di principal consultant e director di Blackmetric Business Solutions, dove fornisce consulenza di Business analysis e soluzioni di formazione per una vasta gamma di clienti in diversi settori. Adrian Adrian Reed ha scritto nel 2016 “Be a Great Problem Solver… Now” e nel 2018 “Business Analyst”. Adrian Reed è un convinto sostenitore della professione di analista e attualmente ricopre il ruolo di principal consultant e director di Blackmetric Business Solutions. Alterna l’attività di consulenza in Business snalysis e di formazione a clienti di diversi settori. Past president della sezione britannica dell’IIBA e speaker a livello internazionale su argomenti di Business analysis e Business change. Nel 2016 ha scritto il libro “Be a Great Problem Solver…Now” e nel 2018 ha pubblicato “Business Analyst”.

Adrian Reed presenterà per Technology Transfer il seminario “Pre-project problem analysis” che si terrà online live streaming il 22-23 maggio 2023.