Sebbene l’idea della Unified Communication & Collaboration (UCC) – ovvero il consolidamento di tutti i canali di comunicazione e collaborazione in un’unica piattaforma – sia da anni considerata un modello di riferimento per la comunicazione aziendale, la teoria è ancora ben distante dalla sua attuazione pratica
Mentre il principio alla base di soluzioni olistiche che uniscono voce, e-mail, chat, video e collaborazione appare regolarmente in slide di marketing e piani strategici, la realtà operativa della maggior parte delle aziende è molto diversa. Nella pratica coesistono infatti innumerevoli sistemi separati: ad oggi solo una piccola parte delle organizzazioni pare aver integrato concretamente e in modo sistemico tutti i canali di comunicazione rilevanti. In molti contesti, ad esempio, i moderni centralini IP – siano essi gestiti in cloud o in locale – continuano a essere amministrati separatamente dalle infrastrutture e-mail o dagli strumenti di collaborazione. La messaggistica istantanea in molte aziende gira su piattaforme separate, non o solo rudimentalmente collegate alla telefonia. In questo modo, l’obiettivo primario della UC, ovvero l’integrazione della comunicazione su un’unica piattaforma, resta – per molti – un progetto ancora sulla carta.
Una situazione confermata anche dalle più recenti analisi di mercato che stimano il mercato europeo della Unified Communication & Collaboration intorno ai 49 miliardi di dollari con un tasso di crescita annuo di circa il 18% fino al 2030 (Fonte: Grand View Research, Europe Unified Communications & Collaboration Market Report 2024). In Europa occidentale, sebbene oltre il 65% delle aziende abbia introdotto almeno parzialmente strumenti di comunicazione basati su cloud, solo circa il 49% persegue una strategia mobile-first coerente (Fonte: Global Growth Insights, Unified Communications and Collaborations Market Growth 2033). Ciò significa che la costante ottimizzazione delle soluzioni di comunicazione per l’uso su smartphone, tablet o computer portatili non comporta affatto una reale integrazione tra i diversi canali. In molti casi si impiegano sistemi paralleli impiegabili su dispositivi mobili, ma senza che telefonia, chat, video ed e-mail siano realmente interconnessi. L’interesse per la UCC è dunque elevato, ma la realtà rimane frammentaria.
Ostacoli sottovalutati
Un motivo essenziale per cui la realtà non è in linea con le aspettative è certamente la complessità connessa all’introduzione di tali piattaforme. A fronte della promessa teorica di unificare in modo efficiente tutti i canali di comunicazione attraverso una soluzione unica, l’implementazione pratica implica spesso un intervento profondo in strutture e processi aziendali esistenti e funzionanti. I sistemi devono essere consolidati, i dipendenti formati, i processi adattati e le questioni di conformità chiarite. In Europa, in particolare, il rispetto del Regolamento generale sulla protezione dei dati ha un peso notevole: l’integrazione di dati vocali, video e chat in un’unica piattaforma basata su cloud solleva questioni tanto legali quanto organizzative, che richiedono un enorme dispendio di tempo e risorse tecniche. Questo sforzo, il più delle volte, viene evitato, anche perché il presunto ritorno in termini di efficienza non si manifesta subito, ma solo dopo mesi o anni.
Anche i costi rappresentano un ulteriore scoglio. Le moderne piattaforme UCC “all-in-one”, che integrano in un’unica soluzione voce, chat, videoconferenze e funzioni di collaborazione, comportano costi non solo in fase di acquisto ma anche di gestione. Licenze, oneri ricorrenti, programmi di formazione complessi e il necessario adattamento dell’ambiente IT comportano un investimento non indifferente. Molte aziende arrivano perciò alla conclusione che una soluzione frammentata, in cui ad esempio la telefonia IP viene gestita separatamente dagli strumenti di e-mail e collaborazione, sia economicamente più efficiente. Studi dimostrano peraltro che le moderne piattaforme di telefonia IP – sia cloud-based sia on-premise – possono generare risparmi fino al 30-40% rispetto ai sistemi telefonici tradizionali (Fonte: Verified Market Research, Europe IP Telephony and UCaaS Market 2024). Queste cifre dimostrano che una soluzione vocale robusta non solo può essere conveniente, ma anche a prova di futuro, senza dover ricorrere alla complessità di una piattaforma UCC completa.
A ciò si aggiunge il fatto che molte delle funzioni teoricamente incluse nella Unified Communication sono da tempo fruibili tramite strumenti specializzati. L’e-mail rimane nei sistemi consolidati come Microsoft Exchange o Google Workspace, mentre video/chat e collaborazione vengono gestite tramite applicazioni come Slack, Microsoft Teams o Zoom. Queste soluzioni sono talmente diffuse da essere di fatto diventate uno standard. In molti casi, il passaggio a una piattaforma UC monolitica non solo creerebbe inutili doppie strutture, ma causerebbe anche costi aggiuntivi senza migliorare realmente la qualità della comunicazione. In particolare nel campo della comunicazione vocale, le aziende attestano ripetutamente la superiorità delle soluzioni IP dedicate in affidabilità e stabilità, preferendole ai complessi tentativi di integrazione di una soluzione UCC globale.
La voce rimane un elemento centrale nella comunicazione
In effetti, per molte aziende l’utilità pratica delle piattaforme UC monolitiche risulta ancora limitata, poiché le principali esigenze di comunicazione continuano a essere soddisfatte tramite la comunicazione vocale. La voce resta il mezzo più importante nella quotidianità lavorativa, specialmente in situazioni in cui contano precisione, approccio personale, reazione e comprensione immediate. I moderni centralini e telefoni IP offrono già oggi le funzioni necessarie per processi di lavoro efficienti: audio HD per una qualità eccellente, integrazione senza soluzione di continuità nei sistemi IT esistenti, supporto ai modelli di lavoro ibridi e compatibilità con le piattaforme più diffuse. Di conseguenza, molte imprese sono dell’opinione che una piattaforma UCC integrata non offra un valore aggiunto tangibile rispetto a una potente infrastruttura di telefonia IP.
In questo contesto si posiziona Snom, l’affermato specialista tedesco delle comunicazioni, con una catena del valore unica che va dalla progettazione hardware al firmware sviluppato internamente, fino all’interoperabilità certificata. Snom non considera i suoi prodotti come semplici telefoni, bensì come terminali intelligenti che si integrano perfettamente nelle infrastrutture esistenti. Non si tratta solo di comunicazione vocale tradizionale, ma anche della capacità di supportare modelli di lavoro e organizzativi moderni. La produttività di oggi, infatti, non dipende più esclusivamente da una postazione fissa in ufficio, ma dalla possibilità di raggiungere gli obiettivi indipendentemente dal luogo in cui si opera.
Nonostante la crescente digitalizzazione, la comunicazione vocale professionale resta essenziale – soprattutto negli ambienti di lavoro ibridi. In settori come magazzini, stabilimenti produttivi, fonderie o ospedali, fattori come robustezza, sicurezza e affidabilità dei terminali sono vitali. Qui i telefoni IP DECT professionali di Snom mostrano i loro punti di forza, non solo in termini di telefonia ma anche grazie all’integrazione in sistemi di allarme e localizzazione o in soluzioni di trascrizione delle conversazioni tramite IA. L’elevata qualità audio dei dispositivi garantisce, infatti, che la conversazione venga trasmessa in modo chiaro e senza interferenze, aspetto decisivo soprattutto per le applicazioni di intelligenza artificiale.
Non sorprende dunque che molti responsabili IT considerino la Unified Communication & Collaboration una visione a lungo termine, ma per il presente si affidino a soluzioni collaudate. La realtà operativa dimostra che le architetture modulari, che combinano la telefonia IP con i sistemi di collaborazione ed e-mail esistenti, rappresentano nella maggior parte dei casi la scelta migliore. Pertanto, anche nel 2025, in molte aziende la UCC rimane più un progetto futuro che una pratica consolidata – mentre le moderne soluzioni vocali basate su IP forniscono il contributo decisivo per rendere la comunicazione aziendale chiara, affidabile ed efficiente.
