Dalla frammentazione all’efficienza, la piattaforma AgileSign semplifica processi e workflow. La gestione delle firme diventa semplice e audit-ready. Conformità, tracciabilità e validità garantite
Quando si parla di rivoluzione digitale non si può non tirare in ballo la gestione documentale B2B, un mercato che in Italia vale 2,3 miliardi, +13% rispetto al 2021 (dati Osservatorio PoliMi). Tra proposte e offerte spesso simili, dove l’elemento differenziale non è sempre chiaro, la centralizzazione emerge come la risposta più efficace alla frammentazione dei sistemi tradizionali. Tra i sistemi di gestione documentale (DMS), le soluzioni di firma elettronica, sono adottate dal 63% delle imprese. SB Italia, che si occupa di soluzioni IT, ha costruito una piattaforma, AgileSign, proprio per centralizzare e semplificare uno degli aspetti più ricorrenti dell’operatività quotidiana: la gestione dei processi di firma.
«Il principale vantaggio di AgileSign è la semplificazione: offre una piattaforma unica e integrata, conforme eIDAS, che consente di gestire tutti i tipi di firma e autorizzazione, sia interne che esterne, in modo sicuro, intuitivo e veloce» – spiega Pablo Pellegrini, business unit manager Enterprise Content & Process Management and BPO di SB Italia. «La centralizzazione di processi, policy e repository riduce i costi IT, semplifica gli audit e garantisce coerenza e tracciabilità. I documenti firmati sono archiviati automaticamente e protetti secondo alti standard di sicurezza, assicurando piena compliance. AgileSign automatizza i flussi di firma, accelera le approvazioni con reminder automatici e assicura trasparenza e valore legale, riducendo errori e tempi di gestione e coinvolgendo efficacemente tutti gli stakeholder».
DALLA COMPLESSITÀ ALLA SEMPLICITÀ
L’integrazione con l’ecosistema IT esistente rappresenta un punto cardine. «AgileSign nasce per integrarsi facilmente con qualsiasi piattaforma aziendale, sistema informativo, dipartimentale, sistema HR, e così via, tramite API esposte direttamente dalla piattaforma, che consentono di attivare un flusso di firma dagli applicativi aziendali e di ricevere automaticamente il documento firmato».
SB Italia è Conservatore Accreditato AgID e AgileSign rispetta gli standard eIDAS, ISO 27001 e GDPR. «I documenti sono cifrati, tracciati e conservati digitalmente secondo le norme AgID, in ambienti protetti e con audit completi» – continua Pellegrini. «L’accesso avviene tramite OTP, SPID o riconoscimento remoto per le firme qualificate, garantendo integrità, autenticità e validità legale dei documenti per tutto il loro ciclo di vita».
LA TRASFORMAZIONE DEL WORKFLOW
La vera rivoluzione introdotta da AgileSign si manifesta nella trasformazione dei tempi di processo. «La piattaforma ha cambiato completamente la gestione delle firme aziendali, trasformando un processo che richiedeva giorni in una procedura digitale, semplice e sicura, che si completa con un facile clic». Questa accelerazione non compromette la sicurezza o la validità, ma anzi le rafforza attraverso sistemi di tracciabilità completa. La gestione degli stakeholder esterni rappresenta una delle sfide più complesse nel processo di digitalizzazione. AgileSign permette di coinvolgere anche firmatari privi di strumenti di firma elettronica, garantendo validità legale e sicurezza grazie all’identificazione remota e alle procedure guidate.
Attraverso l’integrazione con Docsweb, i workflow si inseriscono perfettamente nei processi documentali esistenti: approvazioni di ordini, offerte commerciali o policy HR, garantendo visibilità e tracciabilità su chi ha firmato, quando e con quale modalità. «L’obiettivo è ridurre le attività manuali e dare ai responsabili di processo uno strumento di controllo completo e audit-ready» – spiega Pellegrini.
L’esperienza utente diventa un fattore determinante per il successo dell’implementazione. AgileSign elimina le barriere di adozione grazie all’interfaccia intuitiva che non richiede installazioni software, permettendo l’accesso tramite semplici link ricevuti via email o SMS. Inoltre, consente di creare workflow multilivello con ruoli, scadenze e notifiche, monitorando ogni passaggio in tempo reale. «I documenti sono archiviati centralmente, restando sempre accessibili e conformi» – conclude Pellegrini «Assicurando velocità, trasparenza e pieno controllo su tutto il processo di firma».
