La nuova piattaforma è stata progettata per semplificare la gestione delle informazioni, accelerare i workflow e abilitare una reale automazione dei processi documentali
Il mercato delle Document Management Solution sta vivendo una fase di cambiamento: non si tratta solo di gestire documenti, ma di governare informazioni e processi. Di tutto questo è consapevole Konica Minolta, che sta rendendo disponibile Waidok, piattaforma di Document Intelligence progettata per semplificare la gestione delle informazioni, accelerare i workflow e abilitare una reale automazione dei processi documentali.
«Negli ultimi anni, la crescente digitalizzazione ha portato le imprese a produrre e archiviare enormi volumi di dati, spesso non strutturati, talvolta difficili da interpretare e integrare nei processi aziendali», spiega Davide Raggi, Product Manager Digital Solutions, Konica Minolta Business Solutions Italia.
«Oggi il tema centrale non è più l’archiviazione, ma la capacità di comprendere velocemente i contenuti dei documenti, orchestrare i flussi informativi, automatizzare i processi end-to-end. Questo cambio di paradigma si riflette nell’evoluzione delle piattaforme, che stanno passando da sistemi di gestione documentale tradizionali a soluzioni di Document Intelligence, in grado di estrarre valore dai dati e attivare automaticamente azioni e workflow».
FARE UN SALTO DI QUALITÀ
In questo scenario è cresciuta la volontà di fare un salto di qualità, ma il livello di maturità è ancora eterogeneo, soprattutto nelle Pmi. Molte aziende hanno già avviato processi di digitalizzazione, ma spesso si tratta di una digitalizzazione di superficie: i documenti sono digitali, ma i processi restano analogici. Questo si traduce in attività manuali, errori, rallentamenti e scarsa visibilità sui processi stessi. Il vero salto di qualità, invece, consiste nel passaggio dal documento al dato, dal dato al processo, dal processo al valore.
«È proprio su questo passaggio che molte Pmi italiane, oggi, stanno concentrando l’attenzione, spinte da fattori quali la necessità di aumentare l’efficienza operativa, la pressione normativa e di compliance, l’esigenza di lavorare in modo distribuito e collaborativo», constata il Product Manager di Konica Minolta. «Il tema critico, tuttavia, resta l’adozione: serve un approccio pragmatico, semplice e progressivo. Le Pmi non cercano solo tecnologia, ma soluzioni concrete, rapide da implementare e sostenibili nel tempo».
UNA LOGICA DI DOCUMENT INTELLIGENCE
Secondo Raggi, Waidok nasce con una logica nativa di Document Intelligence e non come semplice sistema di gestione documentale. È una piattaforma progettata per comprendere i documenti, estrarre e strutturare i dati contenuti, attivare automaticamente workflow e processi digitali, garantire sicurezza, tracciabilità e conformità. Uno degli elementi distintivi più rilevanti è la capacità di integrare l’intero ciclo del documento: acquisizione da qualsiasi fonte (digitale o cartacea), indicizzazione intelligente tramite OCR (Optical Character Recognition) e AI, automazione dei processi, archiviazione e governance, ricerca e collaborazione, integrazione con l’ecosistema IT del cliente.
OCR evoluto con estrazione automatica dei dati, classificazione intelligente dei documenti, capacità di interrogare i documenti in linguaggio naturale, evoluzione verso funzionalità di data mining e analisi documentale avanzata sono gli elementi in cui l’AI si concretizza. Possibile è l’integrazione con l’ecosistema esistente. Il connettore nativo con le multifunzioni Konica Minolta, pernette a queste ultime di diventare il punto di ingresso nei processi digitali. Possibile è l’integrazione con Microsoft 365 e altri sistemi aziendali.
La soluzione Waidok è proposta in modalità SaaS su Microsoft Azure. «La scelta del modello SaaS su Microsoft Azure non è solo tecnologica, ma strategica», afferma Raggi. «Questa architettura garantisce scalabilità immediata, sicurezza e conformità secondo standard enterprise, aggiornamenti continui senza impatti sull’infrastruttura del cliente, assenza di complessità IT, con riduzione dei costi di gestione. Inoltre, il cloud abilita l’accesso alle informazioni in ogni momento e da qualsiasi luogo, supportando modelli di lavoro ibridi e distribuiti».
Waidok è adatta alle Pmi che vogliono avviare rapidamente percorsi di digitalizzazione, aziende mid-market con esigenze di automazione documentale strutturata, organizzazioni che necessitano di integrare i processi documentali con ERP, CRM o sistemi HR, contesti con forte attenzione a compliance e governance documentale. La modalità SaaS consente un approccio “low friction” con partenza rapida, investimento progressivo e valutazione immediata del valore generato.
UN PASSAGGIO CULTURALE E ORGANIZZATIVO
Oggi, il fattore differenziante nel Document Management è la capacità di tradurre la tecnologia in valore concreto per l’organizzazione. Questo passaggio è prima di tutto culturale e organizzativo.
«La nostra esperienza – racconta Raggi – ci ha portato a sviluppare un approccio che parte dal presupposto che non esistono soluzioni standard valide per tutti, ma percorsi costruiti sulle reali esigenze del cliente. Questo significa analizzare i flussi documentali esistenti e comprendere le criticità operative, identificare i processi a maggior impatto su efficienza e qualità, progettare soluzioni che si integrino in modo naturale con i sistemi già presenti (ERP, CRM, piattaforme Microsoft, gestione documentale esistente), senza creare discontinuità e valorizzando gli investimenti già fatti. La tecnologia, in questo senso, è uno strumento abilitante, ma il valore nasce dalla capacità di interconnettere i sistemi e orchestrare i processi in un ecosistema coerente e governato.
Inoltre, introdurre una piattaforma di Document Intelligence significa spesso ripensare modalità operative consolidate. Per questo Konica Minolta è vicina alle aziende non solo nella fase progettuale, ma anche in quella di adozione, attraverso attività di affiancamento operativo, formazione strutturata agli utenti, supporto continuo nel tempo, coinvolgimento graduale delle varie funzioni aziendali. L’obiettivo è rendere l’innovazione concreta e sostenibile, evitando che rimanga confinata nella tecnologia senza generare reale trasformazione».
