L’evoluzione del document management guarda sempre più alla funzione di supporto per la competitività: nella continua ricerca di ulteriori efficienze, le imprese possono disporre di nuovi strumenti che diano valore alle informazioni già presenti in azienda
Utilizzare al meglio le risorse, salvaguardare la profittabilità e conoscere sempre più a fondo le dinamiche aziendali e di mercato: la Business Intelligence, nella sua veste di strumento di analisi dei dati strutturati, come le cifre di bilancio o quelle di vendita, continua ad avere successo per le sue insostituibili funzioni.
Ma oggi, rileva la società di consulenza applicativa Axiante, nel patrimonio di informazioni di cui le aziende dispongono, sono i dati non strutturati, come le mail, i documenti di testo o gli altri tipi di informazioni diverse dalle classiche cifre, a rappresentare un vasto serbatoio di valore potenzialmente inespresso: da qui la crescita delle nuove funzioni di ricerca intelligente, o “intelligent search”, che sta prendendo piede anche nelle imprese italiane.
“Alcuni dei discorsi aperti che abbiamo in atto con i nostri clienti di maggiori dimensioni riguardano proprio la valorizzazione delle informazioni tramite i nuovi strumenti di text analysis e di intelligent search”, ha sottolineato Romeo Scaccabarozzi, President di Axiante. “È un fatto che nelle grandi organizzazioni sono presenti numerose informazioni e conoscenze talvolta non sfruttate adeguatamente, proprio a causa della difficoltà nel loro reperimento. Ma la disponibilità di strumenti adeguati permette oggi di valorizzare questo patrimonio, accrescendo la competitività sul mercato”.
Parlando oggi di evoluzione della gestione documentale si parla quindi di “ricerche testuali intelligenti”, ovvero di text analysis e intelligent search, proprio per sottolineare il fatto che, a differenza della Business Intelligence tradizionale, che effettua le proprie analisi ed elaborazioni su informazioni che in buona sostanza sono già note all’azienda, come i dati di vendita, di bilancio o di produzione, la ricerca viene effettuata su elementi che non sono noti oppure che non sono mai stati ricercati.
La forza della nuova evoluzione del document management risiede quindi nella sua capacità di analizzare tutti i dati non strutturati e di trarne valore, mediante correlazioni tra di loro, oppure grazie alla tempestività con cui le informazioni precedentemente non conosciute vengono messe a disposizione.
Nell’esperienza di Axiante, società di consulenza specializzata in numerose aree di business, che opera a livello italiano e internazionale, e che ha già al proprio attivo l’implementazione di numerosi progetti importanti, le aziende che possono trarre maggiore beneficio dai nuovi strumenti di ricerca sui dati non strutturati sono quelle in cui vi è una forte eterogeneità dei componenti del business: per esempio, il settore dell’energia, o quello delle infrastrutture di telecomunicazione, oppure ancora il comparto della progettazione e costruzione di macchine complesse.
“I vantaggi possono essere molteplici: soprattutto nell’ambito di aziende o funzioni che abbracciano più tecnologie”, ha proseguito Scaccabarozzi. “Per fare un esempio, i progettisti oggi devono attingere elementi in aree che non sono di loro diretta pertinenza, spaziando dall’ingegneria all’elettronica, e una ricerca condotta su più parole chiave può permettere di ottenere risultati rapidissimi anche su documenti mai consultati, ricavando e valorizzando informazioni già presenti in azienda o disponibili in rete. Proprio per la loro natura, i dati non strutturati richiedono la presenza di soluzioni evolute di content management per far emergere alla superficie il loro valore potenziale”.
Ma un progetto di intelligent search non prevede solo la pura e semplice implementazione di soluzioni già pronte, in quanto comporta sempre “una convergenza tra la Business Intelligence classica che analizza i dati numerici e le ricerche di informazioni che provengono dal document management, per realizzare uno strumento in grado di dare risultati concreti in tempi rapidissimi, a tutto vantaggio della competitività dell’azienda”, ha concluso Romeo Scaccabarozzi.
