Da una ricerca pubblicata da Ricoh Europe emerge che la maggior parte delle aziende europee del Settore Finanziario è preoccupata per la sicurezza dei documenti
Solo la metà del campione (47%) afferma che la sicurezza documentale è migliorata rispetto al 2009 e oltre un quarto (26%) riscontra addirittura un peggioramento. Inoltre, solo un terzo delle aziende è in grado di verificare gli accessi ai documenti, quindi la maggior parte non controlla chi potrebbe accedere a informazioni sensibili. Questa situazione si riscontra nonostante il 63% delle aziende abbia obiettivi relativi al document risk management.
Il Settore Finanziario, che ha sempre gestito le informazioni mediante attività manuali e documenti cartacei, è sotto pressione anche a causa del crescente volume di informazioni da gestire, di un numero sempre maggiore di clienti che chiede interazioni e comunicazioni digitali e della necessità di tenere il passo con le nuove tecnologie. Le aziende del settore devono inoltre garantire la conformità dei workflow documentali alle normative nazionali e internazionali relative alla trasparenza, al reporting e all’audit del processi.
“Nel Settore Finanziario – forse più che in ogni altro settore – il mondo cartaceo e quello digitale stanno entrando in collisione come conseguenza dei cambiamenti normativi e dell’evoluzione delle abitudini dei clienti. Ambedue questi aspetti impongono alle aziende un ripensamento delle modalità di gestione delle informazioni importanti”, afferma Carsten Bruhn, Executive Vice President di Ricoh Europe. “Le difficoltà emerse nell’ambito della sicurezza documentale evidenziano quanto la gestione delle informazioni sia diventata complessa, anche in questo settore in cui le normative e le regolamentazioni sono stringenti”.
Lo studio rivela che, nonostante il servizio ai clienti sia un importante elemento differenziante in ambito Finanziario, solo un numero esiguo di società di questo settore è in grado di fare leva sui processi per migliorare le comunicazioni con i clienti (26%), acquisirne di nuovi (36%) e per aumentare la customer retention (35%).
Conclude Carsten Bruhn: “Tutte le attività che coinvolgono i clienti – incluse le vendite, il marketing, la fatturazione, i servizi e il supporto – si basano su processi documentali che, se non correttamente gestiti, possono minare la fedeltà dei clienti e danneggiare la reputazione dell’azienda. Le realtà operanti nel Settore Finanziario dovrebbero rivedere i processi, cartacei e digitali, per renderli efficaci, flessibili e sicuri. In questo modo migliora l’accesso alle informazioni e le aziende possono aumentare la fidelizzazione dei clienti e acquisirne di nuovi”.
Ricoh Document Governance Index 2012
Una nuova prospettiva: Ricoh Document Governance Index 2012 è una ricerca indipendente condotta da Coleman Parkes Research e commissionata da Ricoh Europe PLC. Lo studio offre una prospettiva inedita sulle modalità con cui i processi documentali critici per le aziende vengono gestiti in tutta Europa anche mediante confronti con precedenti Index di Ricoh: Ricoh Document Governance Index 2009 e Ricoh Process Efficiency Index 2011.
La ricerca focalizza l’attenzione sui processi documentali critici per le aziende, vale a dire quei processi che in un’azienda si verificano in modo regolare e costante. Tali processi possono essere basati su elevati volumi di documenti e, aspetto ancora più importante, hanno un impatto diretto sulle interazioni delle aziende con clienti e dipendenti. Tra le aree coinvolte: reparto risorse umane, gestione e reportistica finanziaria, acquisti, contabilità clienti e contabilità fornitori.
La ricerca è stata condotta mediante 1.075 interviste ad alti dirigenti (C-Class), direttori e altri dipendenti di organizzazioni di dimensioni grandi (oltre 1.000 dipendenti), medie (500-999 dipendenti) e piccole (con meno di 500 dipendenti) situate in Belgio, Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Svezia, Finlandia, Norvegia, Danimarca, Spagna, Svizzera, Regno Unito e Irlanda.
Le aziende operano in differenti settori: istruzione, legale, servizi/energia, sanità, servizi pubblici, commercio al dettaglio, produttivo e servizi finanziari. Sono state inoltre condotte interviste di tipo qualitativo presso alti dirigenti (C-Class) di tutta Europa al fine di ottenere un quadro approfondito delle modalità con cui vengono gestiti i processi documentali critici.
