Ritorni economici ed efficienza operativa quantificati dal RINA, il Registro Italiano Navale
Le imprese che impiegano le applicazioni documentali Top Consult, società leader nella gestione elettronica dei documenti e nella conservazione sostitutiva degli stessi a norma di legge, le considerano strumenti irrinunciabili per migliorare la produttività delle persone e dei processi e sono in grado di misurare concretamente i benefici risultanti a livello aziendale sia in termini di rispamio economico che di efficienza e competitività.
Fra i clienti Top Consult, il RINA – Registro Italiano Navale ormai da molti anni ha fatto della gestione documentale un perno del suo sviluppo. Fondato a Genova nel 1861, è una delle più antiche società di classificazione marittima al mondo; oggi è diventata una multinazionale con 110 uffici in 42 Paesi, che classifica navi, certifica aziende ed enti, partecipa a progetti energetici. La società vive di documenti: emette rapporti e certificati, corrispondenza e fatture; riceve lettere e documenti amministrativi, disegni tecnici, progetti e foto di navi; opera in base a normative internazionali, nazionali e interne.
“Per noi è’ stato quindi naturale il ricorso alla gestione documentale – ha affermato Andrea Favati, Responsabile Sistemi Informativi di RINA – e abbiamo scelto la piattaforma Top Consult per archiviare e gestire questo enorme volume di documenti. E da subito, poiché una gestione documentale stand-alone non serve a nulla, l’abbiamo integrata in tutto il contesto della vita aziendale con il sistema informativo, con le informazioni strutturate, facendola così diventare una funzione “vitale”. La gestione elettronica dei documenti oggi è un pilastro portante del nostro sistema informativo e quindi dell’azienda”.
I documenti di processo sono prodotti in forma elettronica, archiviati in modo automatico nel sistema documentale Top Media NED e gestiti digitalmente. La gestione documentale, integrata con il sistema informativo, viene impiegata fra l’altro per la gestione delle fatture attive e passive e per la loro conservazione sostitutiva a norma di legge, per la gestione di rapporti, certificati e disegni navali, della corrispondenza e della contabilità, delle offerte e dei contratti. Dal 2011 gestione e conservazione sostitutiva sono state estese anche ai documenti del Personale, dal Libro Unico del Lavoro ai cedolini stipendio.
Un portale aziendale, integrato con il sistema documentale, consente inoltre a dipendenti e clienti, fornitori e collaboratori esterni di accedere a tutte le informazioni che l’azienda produce e riceve. In RINA gli utenti del sistema documentale sono quindi tutti i dipendenti sparsi nei vari paesi più tutti gli esterni classificati, autorizzati ad accedere ai servizi tramite il portale: in totale circa 30.000 persone.
Complessivamente RINA archivia e gestisce elettronicamente 2,5 milioni di documenti, composti mediamente da una decina di pagine ciascuno. Questo significa aver risparmiato quasi 45.000 risme di carta, pari a 135 metri cubi di spazio. In particolare si sono “dematerializzati” gli archivi fisici centralizzati nell’headquarter di Genova: il grosso era costituito dall’archivio storico navale, cartaceo e voluminoso, composto soprattutto da 150.000 disegni tecnici e di progettazione, molti di grande formato. Dopo la scansione con apparecchiature speciali, sono scomparsi 1.300 metri lineari di archivio, liberando spazi di alto valore perché interni ad un edificio situato in una zona residenziale centrale. E questo inoltre, con un effetto domino, sta consentendo via via di eliminare gli archivi locali, duplicati nei vari uffici periferici.
E’ stato fatto anche un calcolo del ritorno sull’investimento (ROI) sull’insieme del progetto RINA Workplace, cioè sull’infrastruttura integrata portale più documentale più ambiente di posta: l’efficientamento di alcuni processi elementari, come la ricerca di informazioni, il loro scambio interno, la capacità di fornirle tempestivamente ai clienti, ha portato un risparmio stimato di circa 40 minuti alla settimana per utente coinvolto: in modo molto conservativo si può dire che il progetto si è ripagato anno su anno. E questo ovviamente non tiene conto di altri aspetti non quantificabili direttamente, quali l’immagine dell’azienda verso i clienti o la migliore soddisfazione nel lavoro di dipendenti e collaboratori.
“Ma il vantaggio principale portato dalla gestione documentale – ha aggiunto Andrea Favati – è comunque la disponibilità immediata e condivisa delle informazioni fra tutti coloro che ne hanno bisogno; è il concetto dell’informazione giusta, al momento giusto, quando serve per il lavoro, senza dover sapere dove è stata originata o archiviata. Questo abbatte le barriere spazio-temporali ed è l’unico modo per un’azienda come il RINA, decentrata in tutto il mondo, di gestire in maniera più efficiente, veloce e senza errori i processi di lavoro”.
Per RINA la partnership con un fornitore italiano di content management come Top Consult è stata vincente. “Top Consult mantiene infatti l’ambiente documentale sempre aggiornato con le normative nazionali e internazionali, mantiene il sistema “vivo” migliorandolo al migliorare delle tecnologie via via disponibili. E’ un sistema “aperto” che rimane tale nel tempo, cioè facilmente integrabile con gli altri nostri prodotti sviluppati in casa o acquistati sul mercato. Molto importante per noi (che siamo stati anche beta site nello sviluppo di Top Media NED) è la vicinanza al cliente, l’attenzione di Top Consult ai clienti con la verifica periodica delle loro priorità, interessi e attese, di cui tiene conto nell’evoluzione del prodotto”.
