Avenance, primo operatore di ristorazione in Francia e terzo in Europa, ha adottato la soluzione EasyVista di Staff&Line per automatizzare il processo di controllo del parco informatico, monitorare i dati finanziari relativi agli asset IT e gestire centralmente tutte le attività del service desk.
Con oltre 4.000 addetti, due sedi nazionali a Milano e Roma e filiali in tutta Italia, Avenance Italia eroga 38 milioni di pasti annui a clienti di aziende, sanità, scuole, forze armate e collettività. A fronte di una crescita del parco informatico aziendale, distribuito su otto sedi e arricchitosi ulteriormente in seguito all’acquisizione di nuove società, che hanno aumentato le problematiche strutturali e organizzative legate alla gestione degli asset IT e delle richieste di assistenza da parte degli utenti interni, l’azienda ha deciso di implementare una soluzione di IT Management in grado di monitorare e di recuperare in modo automatico e in tempi molto brevi tutte le informazioni tecniche e finanziarie relative a tutti gli asset.
Per la scelta della soluzione sono stati considerati una serie di elementi: la soluzione avrebbe dovuto avere un approccio “out-of-the-box” personalizzabile, completezza funzionale, velocità di implementazione e facilità di utilizzo.
“EasyVista di Staff&Line ha risposto perfettamente alle nostre esigenze: è una soluzione completa e integrata, user-friendly, dispone già di alcuni processi standard presenti in azienda e ha richiesto pochi giorni per apportare le personalizzazioni necessarie”, ha dichiarato Davide Melloni, Infrastructure Manager di Avenance Italia. “Inoltre è localizzata in italiano e possiede una flessibilità tale da consentire, in vista di uno sviluppo futuro del Gruppo, una facile estensione dell’applicazione”.
La prima fase del progetto, relativa all’asset management, ha visto la realizzazione in parallelo sia dell’ambiente di produzione sia di un ambiente pilota. Quest’ultimo è stato utilizzato per importare tutti i processi di workflow e i dati relativi agli asset IT contenuti nei fogli Excel e nel database Access, e per constatare l’effettiva aderenza della soluzione alle richieste dell’azienda prima di procedere alla migrazione verso l’ambiente di produzione finale.
Una volta effettuato il go-live della soluzione, il primo risultato tangibile è stato riscontrato con l’avvio dell’inventario automatico, eseguito dal modulo EasyVista Discovery, che ha permesso ad Avenance in tempi rapidissimi (si parla di poche ore) di rilevare e tracciare i circa 500 asset IT presenti in azienda.
Un’altra parte del progetto, in corso di finalizzazione, riguarda la realizzazione di un’efficiente modello di Software Asset Management (SAM), al fine di gestire una politica software strutturata e supportata da EasyVista per il monitoraggio dello stato delle licenze software, la prevenzione di eventuali installazioni non autorizzate, la gestione di informazioni legate ai software disponibili ma non utilizzati, ecc.
Il valore aggiunto di EasyVista, tra gli altri, è la capacità di coprire le esigenze di asset management per il controllo dei dati sia tecnici sia finanziari delle risorse IT. “La maggior parte dei nostri asset IT vengono acquistati con una formula noleggio della durata di circa tre/quattro anni. In precedenza, alla scadenza del contratto, era molto difficile riuscire a risalire con precisione e in tempi brevi all’asset corrispondente. EasyVista invece consente di creare un legame tra il bene e le informazioni finanziarie a esso associate (fattura d’acquisto, contratto di noleggio, contratto di manutenzione, ecc.). In questo modo l’ufficio acquisti ha un maggiore controllo sui costi IT e la possibilità di snellire e velocizzare l’iter delle pratiche di noleggio e di manutenzione”, sottolinea Melloni.
Attualmente è in fase di sviluppo un service desk per la gestione delle problematiche hardware e software e di change management degli utenti. In questo caso la finalità del progetto è di utilizzare EasyVista per arrivare a una gestione centralizzata e automatizzata dei processi attraverso il portale Web (Self-Service EasyVista), con la possibilità di usufruire di funzioni di incident management per tracciare tutte le richieste di intervento o assistenza e di disporre di uno storico delle attività svolte, oltre a poter effettuare un controllo puntuale sul livello dei servizi erogati e sul rispetto degli Sla.
