Una piattaforma “rivoluzionaria” per la gestione documentale e la collaborazione aziendale che funziona in modo social
Top Consult, società leader nella gestione elettronica dei documenti e nella conservazione sostitutiva degli stessi a norma di legge, annuncia la nuova piattaforma documentale TopMedia Social NED. Si tratta di un sistema completamente nuovo, che per la prima volta sul mercato applica i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration alla gestione elettronica dei documenti.
Progettata nel Laboratorio Sviluppo Software di Torino con criteri “rivoluzionari”, TopMedia Social NED presenta tre caratteristiche principali: è una piattaforma enterprise dall’architettura potente e scalabile, ha un’interfaccia intuitiva che consente a ogni utente di lavorare con strumenti social secondo le proprie specifiche esigenze, e offre nuove soluzioni per la collaborazione aziendale basate su strumenti innovativi modellati sui social network e sull’alternativa all’email.
“Focalizzati sul mercato documentale da oltre 25 anni, con il nuovo prodotto abbiamo voluto fare un decisivo salto di qualità – afferma Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult. Innanzitutto TopMedia Social NED è la prima piattaforma documentale italiana di tipo enterprise, come quelle dei leader mondiali del settore, ma conforme alle leggi italiane (grazie alla focalizzazione e l’esperienza di Top Consult, pioniere di quest’area), meno complessa e costosa. Inoltre abbiamo voluto proiettarci in avanti, verso le nuove conoscenze dei social network e della social collaboration, per cambiare radicalmente il modo di fare gestione elettronica dei documenti, migliorare i metodi di lavoro e realizzare la trasformazione culturale e organizzativa del Social Business”.
L’architettura enterprise: affidabile e scalabile
La nuova piattaforma documentale TopMedia Social NED si basa su un’architettura enterprise potente e robusta anche in condizioni di carico molto elevate, con decine di milioni di documenti e migliaia di utenti contemporanei. E’ scalabile e può sostenere più piattaforme documentali su più server, più archivi documentali collegati ad una piattaforma, archivi centralizzati e distribuiti. La sua alta affidabilità è assicurata da funzionalità native di load balancing e fault tolerance.
Nuova interfaccia social per l’utente: funzioni ad hoc per ogni figura aziendale
TopMedia Social NED propone un nuovo modo di lavorare per l’utente, che interagisce con il sistema documentale tramite un’interfaccia “Surfer” semplice e intuitiva per utilizzare le funzionalità social più adatte alla sua attività e al ruolo ricoperto in azienda.
Gli utenti professionali che utilizzano quotidianamente il software hanno a disposizione funzionalità di ricerca documenti sofisticate e potenti; quelli occasionali, come ad esempio manager o mobile worker, possono utilizzare funzionalità social (derivate dall’uso dei dispositivi mobili e dai social network) più adatte al loro lavoro: Preferiti, Recenti, Tag, Notifiche, Ricerca Libera (come accade con motore di ricerca Internet).
Finora i criteri di archiviazione dei documenti erano rigidi e prestabiliti dall’azienda in funzione dei processi: con l’uso dei tag gli utenti possono usare una classificazione aggiuntiva, personale e informale, che fornisce maggiore flessibilità e semplicità al loro lavoro. Rilevante è anche la portata delle notifiche, che non sono effettuate tramite e-mail ma mediante un sistema di messaggistica interna che opera come strumento di comunicazione istantaneo.
Il nuovo modo di operare è utilizzabile su tutti i client, a seconda di dove si trova l’utente e di cosa sta facendo: il PC, il notebook, lo smartphone o il tablet. Per i dispositivi mobili c’è il client Surfer Mobile, che mediante App native rende disponibili tutte le funzionalità interattive della piattaforma documentale.
I processi collaborativi aziendali: scompare l’e-mail, nascono il Groupware e il Social Business
Le soluzioni TopMedia Social NED per i gruppi di lavoro (Groupware) creano un social network aziendale, sicuro e protetto, facilmente accessibile da tutti i client, centrato sulla collaborazione e la condivisione fra persone eterogenee di settori diversi, interni e anche esterni all’azienda. Gli utenti operano all’interno di un ambiente comune, condividendo contenuti e messaggi.
Le nuove funzionalità di Groupware consentono di eliminare dalle caselle email tutti i messaggi con file allegati e quelli contenenti link inviati agli utenti per farli interagire con i workflow aziendali. Svincolano inoltre l’operatività degli utenti dalle rigide regole imposte dalla gestione documentale e trasformano l’attuale comunicazione via e-mail legata ai processi aziendali e ai documenti in un insieme di notifiche semplici e meno invasive.
Oggi la collaborazione è la sfida principale di tutte le aziende. Bisogna integrare l’organizzazione tradizionale, che rimane necessaria per definire responsabilità, obiettivi e piani, con le nuove forme organizzative della rete collaborativa emergente, indispensabili quando si richiedono azioni non previste dai processi, dai ruoli o dalle mansioni definite. C’è un crescente interesse ad usare le tecnologie social al proprio interno, per connettere le persone più efficacemente, ottenere il loro coinvolgimento, mettere meglio a frutto l’”intelligenza” e l’energia collettive, favorire le nuove idee e i cambiamenti organizzativi.
La soluzione TopMedia Social NED per la collaborazione aziendale permette di organizzare il lavoro su basi nuove e diventa il perno su cui costruire proprio la trasformazione culturale-organizzativa e il nuovo modo di lavorare del Social Business.
La nuova piattaforma enterprise TopMedia Social NED per la Gestione Documentale e la Collaborazione Aziendale sarà presentata in anteprima a SMAU Milano 2013, Fieramilanocity, 23-25 ottobre, nello stand Top Consult (N.B20 Padiglione2). Le PMI potranno vedere all’opera anche i nuovi Pacchetti Applicativi TopMedia Social NED, pronti all’uso e fruibili sia in house che su cloud.
