Cosa è rimasto del mito del paperless office degli anni 80? Aziende che avevano costruito la propria mission su quello slogan sono tramontate e con loro anche la filosofia alla base di quella visione. Oppure digitalizzazione e stampa continuano a convivere senza problemi e lo faranno anche in futuro?
Secondo alcuni futurologi, sembra che la stampa sia destinata a tramontare e, infine, a sparire dalla nostra esperienza quotidiana. I libri e i documenti che invadono, a volte piacevolmente, le nostre scrivanie e i nostri armadi saranno un giorno solo un lontano ricordo esposto nei musei, insieme alle tavolette a caratteri cuneiformi e alle steli in pietra degli obelischi, ornati di geroglifici egiziani. Stando a queste previsioni, oggi la carta negli uffici sarebbe dovuta sparire quasi del tutto, sostituita dai documenti elettronici.
Il mercato è stabile
Cominciamo a sfatare il mito delle stampanti destinate a sparire: per farlo, ci riferiamo ai dati appena resi noti da IDC (www.idc.com) e relativi allo scorso anno 2011. Nel suo complesso, il mercato mondiale delle periferiche “hardcopy”, comprendenti stampanti, copiatrici e sistemi multifunzione, è cresciuto tra il 2010 e il 2011 di uno 0,7%, con un totale di oltre 126 milioni di prodotti spediti. Limitandosi a considerare il quarto trimestre 2011, la tecnologia vincente è risultata ancora una volta l’ink-jet, con quasi 23 milioni di unità spedite e uno share di mercato pari al 66%. Con circa 9 milioni di pezzi e uno share del 25%, invece, le laser monocromatiche rimangono la seconda tecnologia più diffusa. Infine, un’interessante crescita hanno mostrato le laser a colori, con un +7% tra il quarto trimestre 2010 e lo stesso periodo dello scorso anno, raggiungendo una quota pari al 6%. Considerando invece solo i sistemi multifunzione, si scopre che lo share di mercato complessivo si è attestato a fine 2011 sul 52% per le macchine laser a colori.
Carta o digitale? Questo è il problema
Dato l’attuale successo e la sempre più capillare diffusione dei sistemi multifunzione, nasce un dilemma non banale: perché i documenti cartacei continuano ad aumentare, pur avendo gli utenti, soprattutto quelli aziendali, la possibilità di ricorrere al Ged (Gestione elettronica dei documenti)? Lo abbiamo chiesto ad alcuni dei protagonisti del mercato delle periferiche hardcopy, ottenendo alcuni spunti interessanti, soprattutto in termini di evoluzione prevista.
Secondo Oscar Stucchi, product & solution business developer product marketing OIP di Canon (www.canon.it), la questione dello sviluppo dei multifunzione è indubbia: «Il mercato dei sistemi multifunzione è in continua espansione. Dai risultati di vendita, si nota un orientamento verso dispositivi compatti, nonché una crescita costante delle unità colore. Le innovazioni più importanti derivano dall’evoluzione della piattaforma software dei dispositivi, oggi sempre più integrabili agli ambienti operativi e ai flussi di lavoro preesistenti negli uffici. Il multifunzione sta diventando di fatto un elemento chiave per migliorare i processi di gestione dei documenti. Altro aspetto da non dimenticare, è l’utilizzo di tecnologie costruttive volte a ridurre i consumi energetici dei dispositivi e l’impatto ambientale degli stessi». Resta però il dubbio che la diffusione dei sistemi multifunzione renda un giorno obsoleti i documenti cartacei perché pressoché inutili, soprattutto in vista del successo di applicazioni di Ged ed Ecm (Enterprise Content Management). «Le applicazioni di Ged e di Ecm faranno difficilmente sparire l’esigenza di disporre di documenti cartacei, però stanno segnando in maniera molto incisiva quella che è e sarà l’evoluzione dei dispositivi multifunzione. La connettività degli stessi e l’integrazione dei processi di scansione del documento cartaceo all’interno dei workflow di gestione delle informazioni aziendali, è la direzione in cui si svilupperanno le caratteristiche e le funzionalità dei dispositivi». In effetti però, possiamo dedurre che ci sono alcune applicazioni in cui il documento elettronico ha maggior ragione di prevalere: per esempio, quando la vita dei documenti è piuttosto effimera, in quanto le informazioni che trasportano diventano obsolete in tempi brevissimi. Un esempio classico sono i normali messaggi e-mail, un altro esempio sono le newsletter a cadenza quotidiana. In entrambi i casi, la stampa non è quasi mai necessaria e, alla lunga, può rivelarsi soltanto un costo. Infatti, secondo uno studio recente riportato da Docugest (www.docugest.it), azienda del Gruppo Cedacri operante nel settore della gestione documentale, «al contrario di quanto comunemente si pensa, sebbene le comunicazioni cartacee non siano destinate nel lungo periodo a sopravvivere all’impatto del digitale, continuano a essere le più gradite dai consumatori – ad affermarlo è Pietro Santi, amministratore delegato di Docugest -. Si registra infatti un costante incremento del volume di pagine stampate in Italia». Secondo Giovanna Nuzzo, corporate communication & Crm manager di Océ Italia (www.oce.it), «l’offerta dei sistemi multifunzione negli uffici si sta sempre più integrando con un’offerta software che aiuti a gestire in maniera più efficiente il workflow dei processi documentali, garantendo ampia accessibilità ai documenti elettronici disponibili e la loro fruibilità nella forma più adeguata a supportare gli utenti: su carta stampata, in versione Web o ancora archiviati su Cd o nel Cloud». Ma, in effetti, occorre tenere presente fenomeni come la rapida diffusione dei tablet Pc o degli smartphone nelle aziende, che, «con la possibilità di essere sempre connessi, hanno rivoluzionato il mondo dei documenti – aggiunge infatti Nuzzo -. Per i giornali cartacei, comunque, si profetizza l’estinzione entro il 2020. Ovviamente nel mondo dell’ufficio non ci aspettiamo scenari così radicali, ma un certo ridimensionamento del ruolo della carta quando i nativi digitali saranno al nostro posto. Non escluderei che per allora la carta potrebbe arricchirsi di nuove funzionalità che oggi non valutiamo appieno, penso per esempio ai Qr code o ai libretti d’istruzione in carta che potrebbero veicolare altre funzioni multimediali».
L’evoluzione verso una sempre maggiore integrazione tra documenti cartacei e digitali è confermata anche da altri protagonisti del mercato, a partire da Epson (www.epson.it) che, con Davide di Scioscio, business manager prodotti office, spiega che «la diffusione dei multifunzione è un trend ormai consolidato degli ultimi anni. Cominciato in ambito consumer è sempre più ampio anche in segmenti business, dove l’integrazione di più funzioni in un unico strumento permette una gestione più semplice degli spazi e delle attività. L’ufficio, già oggi, ma ancora più in futuro, avrà esigenze sempre più articolate e verticalizzate: per questo si può prevedere che il multifunzione, strumento versatile e capace di unire le due “facce” del documento, quella digitale e quella cartacea, sia destinato a continuare il suo successo». «Non credo assolutamente che i documenti cartacei spariranno – aggiunge di Scioscio -: oggi, con la moltiplicazione delle fonti digitali e la permanenza della necessità di documenti cartacei per esigenze specifiche (come per esempio quelle legali), le stampe ridotte in termini percentuali sono comunque destinate ad aumentare in numero assoluto». Il concetto è condiviso anche da altri vendor, come OKI Systems Italia (www.oki.it) che, con il responsabile marketing Romano Zanon, dichiara che «l’evoluzione attuale del mercato è sintomo che le aziende hanno ormai assimilato il concetto dell’ottimizzazione dei costi di stampa e in particolare del costo/copia. In tal senso il ruolo dei sistemi “all-in-one” trova una perfetta collocazione negli ambienti di lavoro. Nel futuro si darà sempre più spazio a sistemi e servizi che ottimizzano al massimo le richieste degli uffici e delle aziende. Inoltre, a nostro avviso, la carta non scomparirà mai del tutto dai processi aziendali. Inevitabilmente e naturalmente si affermerà una razionalizzazione dell’intero processo di stampa con una gestione ottimizzata delle sue fasi».
I sistemi multifunzione avranno sempre maggior successo, secondo quanto sostiene anche Giusy Garrano, printing product manager Samsung Electronics Italia (www.samsung.com/it/): «Il trend continuerà in questa direzione anche nel prossimo futuro, andando a soddisfare esigenze di massima efficienza e produttività degli ambienti d’ufficio, che solo i dispositivi multifunzione sono in grado di assicurare». I documenti digitali finiranno per sostituire a lungo termine quelli cartacei: «Sicuramente i workflow elettronici diventeranno sempre più parte integrante di progetti Mps (Managed Print Service), per ridurre i costi, aumentare l’efficienza degli ambienti di stampa e ridurre l’impatto ambientale – continua Garrano -. In molti Paesi, tra cui l’Italia, sono nate nuove legislazioni che regolano i processi di dematerializzazione degli atti ufficiali. Sicuramente, quindi, non solo l’esigenza, ma anche l’abitudine e la preferenza per i documenti cartacei lascerà sempre più il posto a soluzioni elettroniche, in grado di assicurare maggiore efficienza e controllo dei consumi». Più legato all’impatto ambientale della stampa è l’approccio di Kyocera Mita (www.kyoceramita.it), esemplificato da Adriano Zuradelli, marketing manager della filiale italiana: «Oggi le imprese italiane si trovano a operare in un contesto di mercato abbastanza difficile, dove i nuovi sistemi di stampa sono dei veri e propri strumenti di ottimizzazione del business, in quanto permettono una produzione documentale elevata, con funzioni di condivisione dei documenti e delle risorse illimitate. Il nostro obiettivo futuro è quello di offrire soluzioni documentali sempre più performanti, basate su tecnologia Green e di offrire servizi pre e post vendita proattivi e ad alto valore aggiunto. Per alcune attività specifiche, la carta continuerà a essere necessaria, ma un efficace processo di dematerializzazione può portare enormi benefici alle aziende, che possono così offrire un servizio più efficiente abbassando notevolmente il Tco. È un processo ormai inarrestabile, che in Kyocera Mita sosteniamo e su cui investiamo». Gualtiero Bravo, Large Enterprise Operations di Xerox Italia (www.xerox.it), sostiene che «per una gestione efficace dei processi di stampa, consigliamo alle aziende di adottare un approccio globale, con una valutazione approfondita dei costi relativi a tutti i processi aziendali di stampa e di copia per quantificarne il Tco, al fine di razionalizzare e standardizzare i sistemi di gestione documentale. In quest’ottica, l’adozione di dispositivi multifunzione rappresenta un’innovazione che, in tempi brevi, trasforma profondamente il modo di gestire i documenti in azienda, incrementando al tempo stesso la produttività e la qualità del lavoro». Ma il Ged eliminerà mai la carta? «È difficile fare previsioni, ma riteniamo che ci sarà una riduzione di utilizzo della carta nei Paesi economicamente più solidi. Localmente, le aziende stanno acquisendo sempre maggiore consapevolezza circa le conseguenze negative associate al consumo di carta in termini di costi e sprechi, trattamento sicuro di informazioni sensibili, impatto sull’ambiente».
Arriverà mai il paperless office?
È interessante, soprattutto visto che la futura prosperità delle aziende vendor dipende da questo, capire se si stia preparando un futuro, per quanto remoto, in cui il paradigma paperless office, l’ufficio senza carta, si concretizzerà. Anche qui i pareri sono molti, ma c’è un accordo di base: la carta continuerà a restare un supporto importante per i documenti aziendali. Spiega però Santi (Docugest-Cedacri) che «molto dipenderà dalle decisioni del legislatore: per quanto riguarda il settore bancario, per esempio, si è già deliberato su dematerializzazione delle fatture e archiviazione sostitutiva, ma non su tabulati e moduli. Ciò comporta un differimento del passaggio al digitale, considerando anche la già sottolineata propensione della clientela per la documentazione cartacea. Il percorso verso il paperless office sembra, in ogni caso, anticipato dalla tendenza generalizzata ad affidarsi ad outsourcer per la stampa e il Document Management, anche in un’ottica di ottimizzazione dei costi. Docugest dispone di un’offerta completa per la gestione documentale, capace di soddisfare le esigenze di istituti finanziari e aziende in termini di stampa e postalizzazione, digitalizzazione e dematerializzazione. La duplice anima dei servizi offerti da Docugest, cartacei e digitalizzati, rispecchia appieno la naturale evoluzione del settore della stampa». Stucchi (Canon) adotta un approccio ancora più pragmatico: «Difficilmente vedremo un paperless office. Il documento cartaceo ha ancora valenza legale, è facilmente annotabile e condivisibile anche con realtà ancora poco informatizzate. La linea di confine tra cartaceo e file sarà però sempre più sottile. Canon in questo senso anticipa i tempi con la propria piattaforma imageRunner Advance, comune a numerosi multifunzione in gamma. Dotando imageRunner Advance di un apposito kit opzionale è per esempio possibile gestire ed editare un documento cartaceo scansito con applicazioni quali Adobe Reader o Microsoft PowerPoint». Zuradelli (Kyocera Mita) osserva che «le aziende che vogliono innovare stanno migrando verso l’uso intelligente dei sistemi di stampa e multifunzione proprio per condividere sempre di più un approccio “digitale” e responsabile al documento, inseguendo così la vision del paperless office. Nei prossimi anni la riduzione dei consumi di carta sarà proporzionale all’evoluzione dei processi aziendali, cominciando dalla Pubblica Amministrazione, dove i consumi sono tra i più sostenuti. In quest’ottica e in un quadro economico sicuramente difficile, Kyocera Mita e i suoi business partner sono impegnati in un’opera di education volta ad aiutare le aziende a gestire i loro processi documentali in modo efficiente e sicuro, per continuare a essere competitive». Anche Nuzzo (Océ) conferma: «La carta è uno stadio del ciclo di vita dei documenti. Rimane sempre uno strumento molto valido per lo studio, la condivisione e l’archiviazione. Oggi nessun sistema di archiviazione digitale ha resistito più di una generazione, mentre la carta sopravvive da parecchi secoli. Pensiamo ai dischi in vinile, nessuno di noi avrebbe pensato di utilizzarli ancora, dopo l’introduzione dei Cd, invece oggi hanno una loro nicchia». Per di Scioscio (Epson) non si arriverà mai al paperless office: «La carta per una serie di attività rimarrà irrinunciabile». Quello che accadrà con certezza sarà un’ottimizzazione in chiave di efficienza e riduzione costi, per cui Epson è già pronta: «I multifunzione proposti da Epson sono pensati per piccoli gruppi di lavoro che sono oggi moduli operativi e organizzativi molto diffusi e adottano una serie di funzioni che permettono di semplificare sia, e soprattutto, l’attività di digitalizzazione (come lo scan-to-e-mail o lo sca-to-pdf), che quella di stampa. Particolare attenzione si è poi dedicata all’aspetto dell’efficienza economica ed ecologica del multifunzione: un risultato raggiunto attraverso la proposta della tecnologia ink-jet che permette di ridurre di circa l’80% il consumo energetico e della metà i costi di gestione, rispetto alla tecnologia laser, per prodotti di pari prestazioni». Zanon sottolinea che «tutte le soluzioni Oki sono orientate al raggiungimento della massima efficienza e alla riduzione dei costi di stampa: sia da un punto di vista hardware, con dispositivi multifunzione “all-in-one” connessi in rete e dalle molteplici funzionalità “intelligenti”, sia con lo sviluppo di soluzioni Mps (Managed Print Services), come OKI Print Optimizer che, partendo dall’audit del parco stampanti, guidano le aziende verso l’eliminazione dei costi superflui. Il tutto nel totale rispetto dell’ambiente. Più che un paperless office prevediamo, per il prossimo futuro, una fruttuosa convivenza tra documenti cartacei e file digitali a tutto vantaggio della produttività lavorativa». Si chiama Xoa (eXtensible open architecture) la risposta Samsung alle esigenze future: si tratta di «una piattaforma che offre, per esempio, agli sviluppatori un sistema aperto integrabile virtualmente con qualsiasi applicazione dell’utente. Quello che vedremo nel prossimo futuro è appunto lo sviluppo di applicazioni verticali sui dispositivi di stampa e la creazione di un sistema progettato ad hoc per il cliente». Secondo questo spirito, «i multifunzione Samsung integrano nuovi pannelli personalizzabili sulla base delle proprie esigenze – conclude Garrano -. Comunque oggi siamo ancora molto lontani dal cosiddetto paperless office e le aziende dovranno convivere con la carta ancora per molto tempo». Bravo (Xerox) sottolinea come «l’adozione di una soluzione Xerox Mps garantisce l’ottimizzazione dell’intera infrastruttura di stampa di un’azienda, di cui i documenti cartacei costituiscono solo una componente, garantendo una riduzione dei costi delle attività di stampa fino al 30%, un incremento dell’efficienza e sostenibilità ambientale».
Il foglio: pratico e semplice
Come abbiamo già sostenuto in precedenza, la stampa e i documenti cartacei saranno ancora con noi per lungo tempo. Infatti, come dimostra questo speciale, nonostante l’affermarsi di soluzioni di gestione elettronica dei documenti e delle informazioni sempre più efficaci e sofisticate, la semplicità pratica di un foglio di carta avrà sempre uno spazio in numerose applicazioni della vita quotidiana in azienda e anche, perché no, nella nostra vita di tutti i giorni di semplici consumatori. Sempre, beninteso, in un’ottica di utilizzo consapevole e ottimale, senza inutili sprechi.
