Quattro modi per spendere il budget IT aziendale in modo più efficace

Le aziende dovrebbero allineare le proprie strategie di business con l’IT, investire in tecnologie convenienti ed efficienti allo stesso tempo, oltre a valutare l’outsourcing di alcuni servizi IT

A cura di Dermot O’Doherty – EMEAR IT Director at Epson Europe B.V.

L’IT è, e continuerà a essere, l’elemento fondamentale per la corretta gestione e lo sviluppo di ogni azienda. Secondo quanto emerge da uno studio relativo all’infrastruttura IT globale di 750 aziende condotto da IBM, società attiva nel campo della tecnologia e della consulenza, il 70% dei responsabili IT intervistati ritiene che l’infrastruttura IT ottimizzi le entrate e i profitti di un’azienda, garantendo anche un vantaggio competitivo1. Allo stesso modo, una ricerca condotta nel 2011 da Bain & Company tra i senior manager di oltre 350 aziende ha evidenziato l’estrema importanza degli investimenti IT per la crescita aziendale futura, come affermato dal 70% degli intervistati2.

Poiché le aziende riconoscono l’importanza dell’IT, non c’è da stupirsi che la maggior parte di esse disponga di un budget IT dedicato. In base a una ricerca svolta da Epson nel 2014, l’83% delle aziende attive nel settore retail e dei servizi finanziari, oltre che in altri settori corporate, nella cosiddetta “Europa dei 5” (Francia, Germania, Italia, Spagna e Regno Unito) dispone di un budget dedicato da destinare all’aggiornamento e all’implementazione dell’infrastruttura IT3. I budget IT, inoltre, saranno probabilmente sempre più alti: secondo le previsioni fornite dal Gartner Worldwide IT Spending Forecast, la spesa IT a livello mondiale aumenterà del 3,9% nel 2015, superando quota 4,3 trilioni di dollari nel 20184. Per Steve Carter, capo analista del gruppo di consulenti CIO presso KPMG, società americana di consulenza gestionale, il budget annuo destinato all’IT rappresenta più del 10% dei costi operativi totali in alcuni settori5. Queste cifre confermano la crescente tendenza delle aziende a investire nella loro infrastruttura IT.

Tuttavia, Bain & Company ha calcolato lo squilibrio tra la fornitura dei servizi IT e la domanda da parte delle aziende, giungendo alla conclusione che esse spendono per l’IT in media il 20% in più del necessario6. Se il budget IT non viene speso secondo un approccio strategico, le entrate, i profitti, l’efficienza dei dipendenti e la competitività dell’azienda potrebbero risentirne notevolmente. In che modo i responsabili IT e le aziende possono quindi garantire che il budget IT venga investito per la realizzazione di un’infrastruttura IT altamente conveniente ed efficiente al tempo stesso?

  1. Allineare le strategie aziendali all’infrastruttura IT

Secondo quanto emerge dallo studio di Bain & Company menzionato in precedenza, l’80% dei dirigenti intervistati ritiene che l’IT della propria azienda non sia allineato alle principali strategie di business7. I dirigenti spesso non condividono la scelta da parte dell’IT di investire ingenti somme in progetti o account secondari poiché non comprendono appieno gli obiettivi del business.

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Ciò trova riscontro anche nei risultati della ricerca condotta da Epson, dalla quale emerge che il 76% delle aziende ritiene la “mancanza di un’infrastruttura IT adeguata a supporto delle attività aziendali” uno dei problemi con il maggiore impatto sulla gestione del business8.

Nel 2010, Diamond, società di consulenza in campo gestionale e tecnologico, ha condotto una ricerca su tutti i membri del Consiglio di Amministrazione delle aziende nella classifica Fortune 500, scoprendo che solo lo 0,87% possiede un background professionale come CIO (Chief Information Officer)9. Inoltre, secondo quanto rilevato in un ricerca condotta dal magazine CIO su 250 responsabili IT, la maggior parte di essi ha dichiarato di non sentirsi ascoltato: il 40% degli intervistati, infatti, afferma che i membri del Consiglio di Amministrazione “non considerano l’IT”, mentre il 57% ritiene che i dirigenti valutino la strategia IT in base a quanto riportato negli articoli di settore10.

Le aziende potrebbero chiaramente coinvolgere di più l’IT nelle decisioni strategiche, affinché sia possibile valutare in modo adeguato le risorse IT necessarie per lo svolgimento delle attività aziendali.

  1. Favorire gli investimenti a lungo termine e contenere i costi

Con l’incremento del business, anche l’infrastruttura IT diventa sempre più complessa e maggiormente esposta alle pressioni generate dalle richieste di una forza lavoro in continuo aumento. La spesa IT deve essere gestita in modo da non pregiudicare le attività aziendali con investimenti in soluzioni a breve termine che non offrono vantaggi strategici nel lungo periodo. Secondo la ricerca Epson spesso avviene però il contrario: infatti, meno di un quarto del budget attualmente destinato all’IT viene speso in modo strategico. Le aziende ne sono consapevoli e affermano che la mancata attuazione di una strategia per la spesa IT compromette la loro capacità di essere competitive (69%) ed efficienti (71%)11.

Le stampanti sono tra le apparecchiature tecnologiche più utilizzate negli uffici. Secondo la ricerca condotta da Epson, il costo dei materiali di consumo necessari per la stampa è una delle principali preoccupazioni per i responsabili IT. Anche la gestione della manutenzione ordinaria delle stampanti è fonte di frustrazione per il 31% degli intervistati, con una perdita di tempo stimata in 13,6 minuti al giorno per dipendente a causa di guasti IT e interventi di manutenzione, il 28,8% dei quali dovuti alle tecnologie di stampa12.

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Le aziende dovrebbero pertanto investire in stampanti convenienti che richiedono un intervento minimo da parte dell’utente. Le stampanti e i multifunzione WorkForce Pro RIPS (Replaceable Ink Pack System) di Epson, ad esempio, sono dotati di un sistema con sacche di inchiostro che consente di stampare fino a 75.000 pagine senza necessità di sostituire i consumabili. Le stampanti inkjet di questo tipo riducono significativamente i tempi per l’ordinazione, la gestione e la sostituzione dei materiali di consumo, permettendo all’IT e ai dipendenti di concentrarsi su altre attività. Le stampanti e i multifunzione WorkForce Pro RIPS, inoltre, consumano fino all’80% di energia in meno rispetto alle stampanti laser della concorrenza e aiutano a ridurre i costi assicurando un maggiore controllo dei consumabili per quanto riguarda la perdita, il furto o la scadenza.

WorkForce Pro RIPS interni 300dpi 15cm
WorkForce Pro RIPS

I costi IT possono essere gestiti al meglio anche con i giusti software e strumenti di calcolo. Epson sa quanto sia importante per le aziende ridurre i costi dei materiali di consumo e ha pertanto sviluppato il software gratuito EasyMP, compatibile con i videoproiettori della propria gamma. Con EasyMP gli amministratori possono accendere e spegnere i videoproiettori in remoto all’interno della rete, al fine di tenere sotto controllo i consumi energetici e garantire una maggiore durata della lampada. Il software, inoltre, invia agli amministratori una notifica qualora fosse necessario sostituirla, consentendo così al reparto IT di sapere in anticipo quando ordinare le lampade di ricambio. Un altro modo per risparmiare è quello di scegliere un videoproiettore con lampade di lunga durata. I videoproiettori Epson di ultima generazione possono essere impostati in modalità Economy o Sleep e offrono funzionalità quali il dimming automatico della lampada per ridurre i consumi energetici. La tecnologia 3LCD, inoltre, rende i videoproiettori Epson del 25% più efficienti dal punto di vista energetico.

  1. Investire al momento giusto

Da uno studio condotto dalla società di consulenza gestionale McKinsey & Company emerge che le aziende dovrebbero investire al momento giusto per ottenere un ROI significativo13. Analogamente, una ricerca di Epson sull’efficienza del business rivela che l’85% delle aziende considera l’implementazione rapida delle nuove tecnologie un vantaggio competitivo chiave. Ciò nonostante, solo un’azienda su tre è pronta a investire prima della concorrenza. La maggior parte, infatti, preferisce attendere le mosse dei concorrenti (51%), un fatto che trova in parte riscontro nella risposta data dal 47% degli intervistati, che ammette di “non implementare nuove tecnologie per paura di eventuali guasti”14.

  1. Scegliere in modo strategico quali servizi IT gestire internamente e quali esternalizzare
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Se da un lato i budget IT sono in continuo aumento, dall’altro le aziende spendono sempre meno nell’outsourcing dei servizi IT. Secondo un recente studio di Computer Economics, nel 2014 la spesa media per l’outsourcing è stata pari al 10,2% della spesa IT, registrando una lieve riduzione di 0,4 punti percentuali rispetto al 2013 (10,6%) e un significativo calo rispetto al 2012, quando si attestava all’11,9%15. Con tutta probabilità questa diminuzione è da ricondurre alla ripresa economica, dal momento che oggi le aziende tendono maggiormente ad assumere personale interno e a rinnovare i propri sistemi16. Per quanto riguarda le tecnologie business-critical, infatti, spesso è più conveniente e meno rischioso assumere o formare esperti IT internamente all’azienda piuttosto che esternalizzare i servizi.

Detto questo, esternalizzare alcuni servizi IT significa consentire alle risorse interne di concentrare l’attenzione sulle tecnologie più importanti nell’ambito della strategia aziendale17. L’outsourcing delle attività di gestione e manutenzione delle stampanti è solo un esempio di come sia possibile aumentare l’efficienza e ridurre i costi. Il programma a costo copia offerto da Epson, ad esempio, consente di stampare a costi prevedibili, sollevando i dipendenti interni dall’esecuzione degli interventi di manutenzione sulle stampanti. Grazie a un costo fisso per pagina e a tariffe scalabili, in questo modo le aziende possono ottenere un significativo risparmio sui costi di stampa. L’assistenza clienti è un altro esempio di servizio relativamente semplice, che però richiede un notevole impiego di risorse, oltre a uffici dedicati, conoscenze linguistiche e abilità specifiche dei dipendenti. Spesso è più conveniente esternalizzare tale servizio, in particolare per le aziende di piccole e medie dimensioni o qualora fosse necessario garantire supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Per aumentare l’efficienza e la competitività di un’azienda, la spesa IT deve essere allineata alla strategia di business, privilegiando investimenti strategici a lungo termine anziché soluzioni temporanee. Tale obiettivo può essere conseguito coinvolgendo maggiormente gli esperti IT nella pianificazione delle attività aziendali e affidando loro il controllo del budget IT.

Fonti:

1IBM Institute for Business Value, 2014
2Bain & Company, 2011
3 Epson, 2014
4Gartner, 2014
5Teamquest, 2013
6Bain & Company, 2011
7Bain & Company, 2011
8 Epson, 2014
9Diamond Management & Technology Consultants, 2009
10 CIO, 2012
11 Epson, 2014
12 Epson,2014
13McKinsey & Company, 2003
14 Epson, 2014
15Computer Economics, 2014
16 Computer Economics, 2014
17InformationWeek, 2009