Enzo Capilli (Optimo Next), un passo avanti nel digital document management

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Innovazione, semplificazione e conoscenza. Il CIO diventa il facilitatore tra le diverse funzioni aziendali e si trasforma da puro esecutore a motore attivo dell’innovazione

Il futuro secondo Enzo Capilli, sales & marketing director di Optimo Next, è un’equazione complessa definita dallo spazio dell’esperienza di acquisto virtuale o fisico, dalla velocità degli strumenti utilizzati, dal tempo della trasformazione digitale e dalla convergenza verso un modello unico. «Pensando ai cittadini o agli utenti business, l’attività digitale quotidiana avviene su diverse piattaforme che si “contagiano” a vicenda. L’esperienza che facciamo su Amazon – spiega Capilli – diventa lo standard anche per un acquisto al supermercato online o nel negozio di fiducia. A tendere non vi saranno più punti di discontinuità che interrompano l’esperienza digitale dell’utente sia nell’ambiente personale sia in quello professionale». Le tre parole che descrivono Optimo Next sono: innovazione, semplificazione e conoscenza. «Innovazione è per noi ricerca di nuove soluzioni, per anticipare e interpretare i bisogni dei nostri clienti e semplificare i loro processi. La conoscenza è essenziale per creare cultura digitale sia all’interno sia all’esterno dell’azienda». L’innovazione per Enzo Capilli nasce dalla capacità di fare “sistema” sia all’interno che all’esterno dell’azienda. Ecco perché «il CIO diventa il facilitatore tra le diverse funzioni aziendali e si trasforma da puro esecutore a motore attivo dell’innovazione».

La strategia di Optimo Next

La strategia di Optimo Next, che si occupa di sistemi innovativi e integrati di digital document management è di continuare a dare valore alle persone, perché la collaborazione è alla base del cambiamento. Con un polo operativo di 13mila metri quadrati, oltre 200 milioni di documenti annui gestiti, l’obiettivo dell’azienda è diventare sempre più una “caring company” perché «il benessere e la serenità del cliente – spiega Capilli – sono al primo posto nella lista delle priorità». E questo significa «produrre cultura digitale nel settore, mettendo il know-how, l’esperienza e la conoscenza di Optimo Next al servizio del cliente». La collaborazione è un altro dei pilastri della strategia di Optimo Next: «Puntiamo sulla sperimentazione e ci apriamo a settori tradizionalmente non di nostra competenza, per creare network collaborativi con l’obiettivo di generare nuovo valore attraverso la definizione di soluzioni inedite. Su questo punto si apre la partnership con Boole Server. Con la soluzione BooleBox on Premises ogni processo viene predisposto per la condivisione sicura dei dati sia dentro che fuori il perimetro aziendale. Con questa tecnologia d’avanguardia riusciamo a integrare la necessità di condividere informazioni in modo semplice e senza passaggi aggiuntivi con il requisito essenziale di sicurezza e tracciabilità del dato».

Digital document management

Nell’ambito dei processi interni, la digitalizzazione della firma dei documenti (contratti, ordini, offerte) è sicuramente un tema caldo e centrale e NextSign è la soluzione pensata per rispondere a queste necessità. Come ci spiega Enzo Capilli, si tratta di un applicativo web «che permette di completare un processo di autorizzazione e firma di documenti, con attori interni o esterni all’azienda, utilizzando processi abilitanti come la firma elettronica avanzata (FEA)». Altro tema caldo è la protezione dei documenti, soprattutto quelli che vengono condivisi dalle aziende all’esterno con fornitori, partner o clienti. «Chiaramente in modalità sync & share, protetta e su dispositivi mobili» – precisa Alfonso Lamberti, security senior consultant di Optimo Next. «Ed è esattamente quello che fa la soluzione BooleBox on Premises, integrata nei nostri servizi e soluzioni, che risulta user friendly da un lato ma permette una granularità nei livelli di sicurezza fino a ridurre il rischio di cattura schermo e applicare filtri anti foto oppure rendere disponibili i documenti per un tempo limitato».

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Che cosa significa essere un passo avanti?

«Viviamo in un contesto complesso dove i confini si confondono e l’accelerazione esponenziale delle tecnologie ha reso ancora più veloce il cambiamento» – risponde Capilli. «Soprattutto nel settore della gestione documentale, che segue lo sviluppo tecnologico, oggi più che mai, è importante rimanere al passo. Anzi, “a step forward”, “un passo avanti”».