Riunioni più smart: i meeting possono migliorare?

Perché la collaborazione tra business e IT è vitale per l'innovazione digitale
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Ogni giorno negli Stati Uniti si tengono undici milioni di riunioni di lavoro. La metà non ha un’agenda e il 61% dei professionisti ritiene che siano poco efficaci. È possibile rendere le riunioni più smart?

A cura di Massimo Dino Ceresoli, Head of Global Services – Southern Europe di Orange Business Services

In un recente sondaggio di McKinsey, il 37% degli intervistati ha dichiarato che le decisioni prese durante le riunioni erano sia di alto livello che tempestive. Sarebbe rassicurante se non fosse per il fatto che questo significa che il 63% delle persone la vede diversamente. In che modo il management può prendere decisioni migliori e più rapide nelle riunioni a cui partecipa o che conduce?

Vediamo come la tecnologia può venire in aiuto.

Questa riunione serve davvero?

È possibile prendere decisioni in modo collaborativo utilizzando un software di videoconferenza? In che modo le riunioni virtuali possono diventare più efficaci?

Un modo potrebbe essere tenerle “on topic”, evitando i fuoritema. Dopotutto, la maggior parte delle riunioni si svolge per un motivo, quindi grazie a strumenti intelligenti come Trello, Microsoft Planner o Wrike, i partecipanti indicano gli argomenti che desiderano affrontare prima che la riunione abbia luogo. Usare gli strumenti collaborativi significa che tutti sanno cosa verrà discusso e possono prepararsi portando un pensiero costruttivo alla riunione, piuttosto che essere colti alla sprovvista da argomenti inaspettati. Avere una traccia permanente dell’agenda di una riunione e delle cose da fare in seguito può essere meglio che andare a ripescare delle email.

Chiarire lo scopo della riunione consente di definire ruoli e responsabilità in modo più efficace, durante e dopo l’incontro. McKinsey nota l’importanza di quest’ultimo punto: “Un dirigente sanitario ci ha riferito di essere stato costretto a riascoltare la stessa proposta di 90 minuti tre volte in comitati separati perché nessuno sapeva chi fosse autorizzato ad approvare la decisione”, hanno scritto.

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Cosa ci facciamo qui?

McKinsey stima che ogni azienda Fortune 500 sprechi oltre mezzo milione di ore di lavoro del suo management in riunioni inefficaci: moltissimo tempo, pochi risultati.

È capitato a tutti di sederci in una riunione e domandarci che ci facevamo lì, quindi quando si pianifica una riunione è importante decidere chi debba presenziare. Devono partecipare tutti di persona? Spostarsi da una riunione all’altra richiede tempo, che può essere impiegato meglio in altro modo.

I sistemi di collaborazione remota, come messaggistica, videoconferenza, condivisione dello schermo e dial-in remoto possono essere d’aiuto. Non solo consentono alle persone di lavorare insieme, ma anche di ottimizzare il tempo trascorso in riunione. I partecipanti possono intervenire sul proprio argomento per poi lasciare la riunione e lavorare su altro, risparmiando tempo e denaro.

Sistemi di collaborazione: consumer, in-house o cloud?

Secondo Deloitte, Cisco ha risparmiato oltre un miliardo di dollari adottando soluzioni di collaborazione Web 2.0. Gli strumenti di audioconferenza tradizionali sono strumenti flessibili, in parte perché è possibile accedere utilizzando qualsiasi sistema che consente di comporre un numero, da Skype ai telefoni da scrivania.

Il controllo dei costi è una sfida per ogni azienda e molte scelgono di utilizzare sistemi basati su cloud come Microsoft Teams e Cisco Webex Teams, che consentono di abilitare gli account come richiesto mantenendo al contempo uno stretto controllo sui costi.

Un’impresa che vuole sfruttare la tecnologia per ottimizzare le riunioni dovrebbe considerare questi punti:

  • Quale sistema impieghiamo attualmente? Cosa funziona, cosa no e come utilizziamo la tecnologia?
  • Come vogliamo usare la tecnologia nelle nostre riunioni?
  • Qual è l’equilibrio tra audio, video, dispositivi mobili e telefoni fissi tradizionali?
  • Chi partecipa ai nostri incontri? Staff, partner esterni o entrambi?
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Armati delle risposte a queste domande, diventa possibile determinare il tipo di architettura più indicata: in-house, esterna o basata su cloud. Il cloud è una soluzione più flessibile, in particolare se si desidera collaborare con terze parti, poiché è possibile abilitare e disabilitare l’accesso caso per caso.

Le riunioni stanno diventando digitali

Sempre più spesso di una riunione rimangono tracce digitali, che generano dati: non solo dove si è tenuta, quanto è durata e chi era presente, ma anche eventi, impegni presi, decisioni e scadenze future.

Chatbot e rilevatori di dati (sia all’interno di ambienti di riunione digitali che anche con strumenti vocali, come Otter.ai o Voicera) possono aiutare con le attività amministrative, come impostare il calendario, le date degli appuntamenti e i termini di consegna per creare un promemoria digitale.

In futuro, le tecnologie per le riunioni applicheranno l’automazione dei processi robotici (RPA) e l’analisi del luogo di lavoro. Con gli strumenti di intelligenza artificiale (IA), sarà possibile non solo sapere chi c’era e quali decisioni sono state prese, ma anche identificare strutture gestionali e decisionali consce e inconsce, tenere traccia dei risultati e ottimizzare la condivisione dei dati.

Il cuore del problema

McKinsey sostiene che la maggior parte delle riunioni rientra in una delle seguenti categorie:

  • Punto di Svolta (come un’acquisizione, ad esempio)
  • Decisioni trasversali (come l’impostazione del prezzo)
  • Decisioni per delega (a basso rischio, affrontate in team)
  • Ad hoc (in risposta a specifici eventi)

Distinguere tra i tipi di meeting è importante perché i requisiti tecnologici sono differenti – l’analisi dei luoghi di lavoro può aiutare a ridurre i costi, mentre gli strumenti automatizzati di calendario e i promemoria possono aumentare l’efficacia delle riunioni programmate.

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La tecnologia impiegata per rendere le riunioni più produttive dovrebbe dipendere anche dal contesto e dal significato di quella riunione. Per quanto trasformativi, gli strumenti digitali possono offrire un contributo alle pratiche esistenti, non sostituirle. Qualcuno da qualche parte deve ancora impiegare del tempo per decidere chi dovrà presenziare a una riunione, di cosa si parlerà e come verranno prese le decisioni.