Aruba Enterprise, l’importanza della firma elettronica e digitale

Aruba Enterprise, l’importanza della firma elettronica e digitale
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In pieno clima smart working, la possibilità di firmare un documento, con validità legale, è un elemento essenziale per ogni tipologia di business

Secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working, prima della recente emergenza, nel 2019 sono stati circa 570mila gli smart worker in Italia, ossia il +20% rispetto al 2018. Guardando il dato per tipologia di organizzazione, la diffusione dei progetti di Smart Working riguarda il 58% nelle grandi aziende, il 12% nelle PMI e il 16% nelle PA.

Le ultime settimane hanno rapidamente cambiato questo scenario, rendendo quella da remoto l’unica modalità di lavoro possibile. Le aziende si trovano quindi a fronteggiare la necessità di dover gestire in questa unica modalità tutti i processi, abilitandoli nel modo più veloce possibile.

In merito a ciò, tra le varie soluzioni, ricercate e adottate, uno degli strumenti che si sta ponendo come fondamentale in questo scenario è la Firma Digitale, tra quelle di firma la soluzione che meglio risponde alle necessità di lavoro agile. È l’equivalente informatico di una tradizionale firma autografa apposta su carta e si caratterizza per autenticità, ossia garantisce l’identità del firmatario; integrità, ossia assicura che il documento non sia stato modificato dopo la sottoscrizione; validità legale, attribuisce piena validità legale al documento firmato. È indubbio quindi che l’utilizzo della Firma Digitale consenta di semplificare in modo importante i rapporti tra imprese, PA, cittadini, riducendo il cartaceo e fornendo un’alternativa pienamente legale alla firma autografa di un documento.

Aruba Enterprise può supportare in questo le aziende attraverso una gamma completa di prodotti di firma elettronica e digitale. Non a caso, oggi sono 1,7 miliardi le firme apposte con i servizi del gruppo ogni anno e 4,5 milioni i documenti firmati ogni giorno. Ciò grazie alla presenza, nel portafoglio di Aruba Enterprise, di tecnologie e supporti hardware e software che permettono di beneficiare di una firma in formato elettronico e digitale con tutta la validità legale, grazie alla marcatura temporale, così da trasformare i processi decisionali e amministrativi delle aziende.

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Ma tornando allo scenario attuale, particolarmente interessante è la soluzione Aruba di Firma Digitale Remota. La Firma Remota è una modalità innovativa di firma digitale che non necessita dell’utilizzo di hardware, rendendone l’attivazione e l’utilizzo semplice e veloce. Questa tipologia di firma mantiene invariata la validità legale, consente di sottoscrivere i documenti con la massima sicurezza con l’ulteriore vantaggio, rispetto alle altre tipologie di firme digitali, di dare al titolare la possibilità di firmare i propri documenti ovunque e in qualunque momento, semplicemente autenticandosi con le proprie credenziali.

Ciò è possibile perché la firma viene eseguita con un certificato non residente su un dispositivo personale dell’utente (es.una smartcard), ma presente su un dispositivo remoto (normalmente un server HSM – Hardware Security Module) ospitato nei datacenter di Aruba. Il certificato di firma viene decifrato tramite l’uso di username e password, poi con l’uso di un OTP dinamico si conclude il processo di apposizione della firma digitale tramite un’autenticazione forte. Il processo di riconoscimento può essere eseguito sia con strumenti informatici che tramite procedura “de visu” con gli operatori di Aruba, cioè delle Autorità di Registrazione delegate all’identificazione dei titolari ed, eventualmente, all’emissione diretta e in loco di certificati di Firma Digitale a pieno valore legale.

Vale la pena ricordare che le soluzioni Aruba Enterprise sono conformi alla normativa eIDAS, che assicura l’accettazione e validità in tutta Europa. L’Electronic IDentification Authentication and Signature è il regolamento europeo che stabilisce le condizioni per il riconoscimento reciproco in ambito di identificazione elettronica, oltre alle regole comuni per le firme elettroniche, l’autenticazione web e i relativi servizi fiduciari. Le Certification Authority sono Aruba PEC e Actalis ed entrambe sono accreditate presso l’AgID come gestori PEC e CA e da oltre dieci anni offrono prodotti e servizi rivolti a un’utenza enterprise, sia pubblica che privata, tra cui servizi di firma digitale, posta elettronica certificata, conservazione digitale a norma e soluzioni di autenticazione e certificazione.

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C’è un case study molto interessante da menzionare ed è quello di Axios Italia, che da oltre 30 anni sviluppa software per la gestione della segreteria scolastica. Con l’esigenza di dematerializzare i flussi e i processi scolastici in ottica cloud first, Axios Italia si è rivolta ad Aruba Enterprise in qualità di partner tecnologico. Il percorso ha visto Axios Italia adottare diverse soluzioni, dal cloud al disaster recovery e piattaforme di firma digitale remota e grafometrica, così da ottimizzare e snellire quei processi che avvengono quotidianamente nelle segreterie scolastiche e che, come ricorda Stefano Rocchi, AD Axios Italia, seguono l’evolversi stesso della società: «È evidente che i flussi documentali, dopo oltre 50 anni, hanno subito un impatto profondo, così come il personale delle segreterie scolastiche, i docenti, gli alunni e anche i genitori, con e-mail che non vengono più stampate, registri di classe e del docente che non sono più cartacei, pagelle e comunicazioni firmate in digitale e inviate via web».