Le aziende italiane sono all’inizio del loro percorso di trasformazione documentale, accelerato dagli strumenti di firma oggi disponibili
Negli ultimi anni, abbiamo assistito a un’importante trasformazione nei paradigmi competitivi delle imprese, principalmente a causa di quella rottura digitale che ha trascinato molte aziende verso il successo e altre verso una spirale discendente. Tutti hanno dovuto fronteggiare un inesorabile e continuo cambiamento culturale che, mai come oggi viste le risorse limitate, si pone come fondamentale per rispondere alle esigenze del mercato e dei consumatori. Una simile trasformazione ha spinto l’adozione di nuovi sistemi di governance, metodi di progettazione e modelli di approvvigionamento, con approcci sempre più agili e aperti. Una rivista progettazione dei processi è ciò che, soprattutto in un mondo che ha dovuto fronteggiare una pesante pandemia, ha permesso a tanti business di riprendere la corsa, superando l’impasse. Tra i vari scenari interessati, non possiamo non citare il documentale come uno degli ambiti maggiormente impattati da quella che possiamo considerare come una trasformazione digitale 3.0.
Secondo i dati di IDC pubblicati in una recente infobite realizzata per Aruba Enterprise, si evince come la progressiva digitalizzazione della società sta impattando non solo le attività, i processi e l’organizzazione delle aziende ma anche la loro capacità di relazionarsi con il mercato. Per la survey, condotta nel 2019, prima dello scoppio della pandemia da Covid-19, i vantaggi nella digitalizzazione dei processi documentai si possono riassumere in una maggiore efficienza del business, un acceso rapido a informazioni e documenti, una riduzione dei costi, una migliore collaborazione, oltre alla necessità di ottenere un adeguamento con le norme.
In modo particolare, è il workflow della Firma Digitale ad essere al centro della trasformazione già avviata, che con la remotizzazione degli ultimi mesi si pone come ancora più al cuore del business di vari settori. La Firma Digitale, come particolare tipo di firma qualificata, garantisce l’identità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità dei documenti su cui è apposta. La modalità di Firma Digitale Remota, basata sull’uso di servizi telematici remoti che non prevede l’uso di dispositivi quali smart card o chiavette, garantisce lo stesso grado di sicurezza e gli stessi effetti di legge della tradizionale firma digitale, ma rispetto a quest’ultima offre diversi vantaggi specifici; ad esempio non richiede l’installazione di hardware o software dedicato e consente di generare firme digitali in ogni momento e in ogni luogo, anche da mobile.
Il sondaggio di IDC Italia per Aruba Enterprise pone l’accento inoltre sui modi con cui la Firma Digitale abilita un business innovativo. Lo fa, attraverso una maggiore velocità di transazioni, flussi e pagamenti ma anche per un’ottimizzazione della gestione documentale in sé. I primi due parametri (velocità e ottimizzazione) valgono ognuno per un 42% delle risposte degli intervistati mentre per il 19%, il vantaggio è in un più generale incremento della produttività. La firma digitale è uno strumento in grado di abilitare la vera trasformazione dei processi, in uno scenario caratterizzato oggi da rapporti cliente-azienda e cittadino-istituzioni sempre più digitalizzati e gestiti da remoto. Allo stesso tempo, questo servizio garantisce elevatissimi livelli di sicurezza, in grado di dimostrare validità e integrità dei documenti, oltre che l’autenticazione del firmatario.
Nonostante tali evidenze, il percorso delle aziende italiane verso la trasformazione dei processi è solo all’inizio. Per il 32% degli intervistati, la digitalizzazione documentale è in fase di implementazione; per il 19% è già stata realizzata; per il 22% è solo un pensiero mentre per il 27% non è ancora nelle strategie dell’impresa. Tre sono invece i driver del cambiamento individuati: accesso rapido alle informazioni; riduzione dei costi; adeguamento alle norme. Insomma, le aziende che già oggi stanno trasformando il loro modo di lavorare sono convinte di poter ottimizzare adesso il loro business e, contemporaneamente, di prepararlo al meglio alle sfide del futuro, grazie ai benefici derivanti da dematerializzazione e remotizzazione.
