CMDBuild è una applicazione web completamente configurabile dall’ente utilizzatore per modellare e amministrare il database degli asset informatici (CMDB sta per “Configuration and Management Data Base”) e supportarne i workflow di gestione. Ne abbiamo parlato con Carlo Cammelli, responsabile del settore tecnologie informatiche e di supporto ai processi ICT e Fabio Bottega, CEO di Tecnoteca.
Qual è il contesto IT del Consiglio Regionale della Toscana?
Il Consiglio Regionale della Toscana che di fatto rappresenta il Parlamento regionale della Toscana, a livello ICT articola la propria struttura su una piattaforma virtualizzata che si compone di circa 90 server e 600 sistemi desktop fisici. I servizi ICT erogati sono per circa 80% on site e per il rimanente mediante soluzioni cloud. Uno dei principali temi che sono in fase di sviluppo è l’accessibilità in condizioni di mobilità dei principali servizi offerti e questo risponde anche alle indicazioni nazionali di dematerializzare le gestione della Pubblica Amministrazione premessa per il miglioramento della trasparenza.
Il settore Tecnologie del Consiglio regionale è responsabile non solamente per l’ICT tradizionale ma anche della telefonia fissa e mobile assieme ai sistemi multifunzione dipartimentali e anche se apparentemente più estraneo del supporto degli eventi che si svolgono in Consiglio regionale nella fasi di produzione e post produzione (riprese, trasmissione via web, montaggio etc.).
Queste competenze hanno un tema di coerenza rappresentato dalla digitalizzazione dei contenuti e per questo su di una piattaforma di content management non arrivano più solamente i documenti in digitale ma anche video e foto relativi ad eventi consiliari di cui in particolare le sedute di Consiglio e le sedute di Commissione che rappresentano uno dei momenti istituzionali di maggior interesse.
Analogamente la telefonia si sta evolvendo grazie alle architetture VOIP integrandosi sempre di più con gli altri canali di comunicazione e formando per la Toscana un sistema di rete in cui i costi di comunicazione telefonica si abbatte a zero per gli enti che fanno parte della stessa rete.
Analogamente il modello di gestione dei sistemi multifunzione dipartimentali ha avuto da subito un modello di funzionamento basato sui principi del Managed Print Services in cui gli utenti che possono usare il servizio sono sempre tutti e soli coloro abilitati a livello di tutti gli altri servizi ICT e telefonici con unico repository LDAP e relativa profilazione avendo quindi la comodità di beneficiare di roaming printing, non-paper output, privacy compliant mediante di fatto un processo d’identificazione integrato tipo SSO (single sign on).
Tutto questo ha comportato un sensibile spostamento dell’attenzione sui sistemi di base dal momento che l’integrazione di queste risorse ha come presupposto il corretto funzionamento del sistema di base che si occupa dell’autenticazione degli utenti, può sembrare strano ma un sistema frammentato ha un rischio d’impatto e di collasso nettamente inferiore, si possono fermare pezzi ma non l’insieme.
Quali sono state le motivazioni che hanno portato alla scelta di CMDBUILD?
La necessità di razionalizzare il modello organizzativo a fronte di una sostanziale riduzione dell’organico e delle risorse disponibili ha portato all’adozione del modello ITIL come modello di riferimento, ciò significa spostare l’attenzione sul service management con un processo di adeguamento e miglioramento coerente con obiettivi strategici che sono fissati annualmente per il Consiglio regionale. L’adozione di ITIL è stata accompagnata dalla certificazione degli attuali addetti nella misura di 3 su 6 e ha portato anche particolare attenzione alla costituzione del CMDB che è il configuration management data base i cui component item (CI) devono essere adeguatamente descritti.
La soluzione CMDBUILD ci è sembrata molto interessante e in modo specifico ci ha permesso di poter raccogliere adeguatamente le informazioni utili per poter migliorare la gestione (non puoi gestire ciò che non si conosce) e quindi il servizio.
Il progresso dalla versione 0.X all’attuale 2.1 è tangibile e sorprendente e abbiamo aggiunto anche il sistema di gestione del ticketing, e anche questo ha rappresentato un sensibile passo avanti nella conoscenza del ciclo di vita dei servizi osservando attentamente secondo il modello ITIL i casi d’incident e le richieste di change. Il sistema di ticketing gestito con CMDBUILD è stato inserito in un portale di servizio che contiene le informazioni (speriamo) utili per gli utenti e in modo specifico il service catalog conforme ITIL. Un ulteriore evoluzione è stata l’introduzione della georeferenziazione e relativa rappresentazione cartografica degli asset utilizzando CMDBUILD. Questa è stata l’ultima fatica e abbiamo inserito sempre in CMDBUILD tutti gli altri asset non ICT in modo tale da rendere competa la rappresentazione degli asset della loro dislocazione e della pertinenza rispetto alle funzioni e agli uffici.
Quali sono i numeri (utilizzatori, processi, risparmi)?
Attualmente sono gestiti in CMDBUILD circa 12.500 asset che comprendono component item ICT e non, gli utenti serviti sono 550 e tutto il sistema di ticketing che riceve le oltre 2000 richieste di incident/change a livello annuo sono tutte gestite con workflow supportato da CMDBUILD.
Tutta la movimentazione dei component dal loro acquisto alla successiva assegnazione è sempre gestito con workflow CMDBUILD e si producono anche le necessarie annotazioni inventariali e le informazioni utili su assistenza scadenze garanzie, manutenzioni, etc.
Con CMDBUILD sono gestiti anche tutti gli ordini di lavoro (interni) emessi fronte di richieste non evadibili direttamente dalla prima linea (helpdesk esteso) tipico di ITIL:
La soluzione unica offre vantaggi di maggiore efficienza in termini di unificazione di modalità operativa, integrazione informativa, migliore conoscenza e quindi migliore capacità proattiva che è necessaria per gestire sistemi fortemente integrati come quello presente in Consiglio. Questo è il caso in cui si deve riscrivere.. “NON divide et impera”
Fondamentale inoltre è stata la community di un software open source come CMDBUILD che ha permesso di beneficiare dell’esperienza e del lavoro d’integrazione degli utilizzatori.
Quali sono gli ultimi sviluppi della piattaforma?
Nei giorni scorsi è stata rilasciata la versione 2.1 che include le seguenti novità principali:
• possibilità di salvare e riutilizzare i filtri di ricerca
• implementazione del nuovo sistema delle “viste”, sia basate su filtri di ricerca che su funzioni SQL
• definizione di permessi di accesso ristretti sulle righe e le colonne di una classe
• implementazione del lock nella modifica delle schede dati
Avendo così completato il consolidamento dei meccanismi server iniziato lo scorso anno con la versione 2.0 ci concentreremo da qui a fine anno su estensioni / miglioramenti dell’interfaccia utente (nuovi meccanismi nelle form di gestione dati, rifacimento del tool grafico di navigazione nelle relazioni, funzionalità “mobile”, ecc).
Nel contempo stiamo anche lavorando ad un progetto in collaborazione con l’Università di Udine, finalizzato a rendere CMDBUILD interoperabile con strumenti esterni di progettazione di edifici secondo le nuove metodologie BIM (Building Information Modeling). Il progetto consentirà di sincronizzare automaticamente (standard IFC) il database di CMDBUILD con gli elementi infrastrutturali disegnati utilizzando i più diffusi prodotti CAD di mercato e metterà a disposizione un visualizzatore web di disegni architettonici tridimensionali su cui consultare il georiferimento degli asset.
Qual è lo stato dell’arte dell’adozione in Italia delle vostre soluzioni?
Distinguo due tipologie di adozione, quella tipica open source di utilizzo autonomo e quella relativa al supporto di tipo commerciale fornito a chi lo richiede.
Per quanto riguarda l’utilizzo autonomo non abbiamo ovviamente informazioni di dettaglio se non il numero di download, che partendo da poche unità nei primi rilasci del 2006 ha raggiunto ora i circa 1500 download al mese (fino ad ora equamente divisi fra il sito web di CMDBUILD e il repository SourceForge, da questo mese concentrati tutti su SourceForge per usufruire anche della sua “certificazione”).
Il diffuso interesse nel prodotto è dimostrato anche dagli oltre 400 download effettuati nei tre giorni lavorativi immediatamente successivi al recentissimo rilascio 2.1.
L’Italia è nelle prime posizioni ma il maggior numero di download in assoluto viene fatto negli USA.
Per quanto riguarda invece il supporto commerciale seguiamo in varie forme (installazione “chiavi in mano” e/o consulenza e formazione e/o manutenzione con SLA garantiti, direttamente o attraverso delle collaborazioni) un centinaio di importanti utilizzatori nella PA centrale (fra cui l’Avvocatura dello Stato e la Camera dei Deputati) e locale (Regione Emilia Romagna, Consiglio Regionale Toscana, Province di Bologna, Reggio Emilia e Agrigento, Comuni di Bologna, Udine, Pordenone, Università di Napoli e di Bologna, ecc), ma anche in varie aziende italiane (ABI, Aeroporto di Bologna, AGSM Verona, Corepla, Invitalia, Piaggio, SIAE, ecc) ed estere (in Europa e Sudamerica).
Si tratta in genere di organizzazioni estese e complesse, essendo quello l’ambito in cui si ottiene un maggior ritorno dall’utilizzo di metodologie e strumenti di IT Governance.
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Incontro a Firenze su CMDBUILD, TOGAF e Archi
Da tempo nell’informatica si sente parlare di approccio ai servizi e di ITIL come “best practice”, ma anche di architetture enterprise e di TOFAG come framework di riferimento.
Nell’incontro che si terrà martedì 28 maggio a Firenze, nella Sala delle Feste di Palazzo Bastogi messa a disposizione Consiglio Regionale della Toscana, verranno presentate le metodologie di riferimento ma soprattutto verrà presentato un nuovo tool utile a chi opera con TOGAF e intende adottare CMDBUILD.
Il tool, che sarà anch’esso rilasciato con licenza open source, è stato sviluppato in collaborazione da tecnici dell’Università di Bologna e di SIAE Roma per rendere interoperabili (l’architettura sistemistica disegnata in Archi produce / aggiorna oggetti nel CMDB e viceversa) le applicazioni open source Archi e CMDBuild. La partecipazione è gratuita previa registrazione a questa pagina web, dove è anche consultabile il programma completo dell’incontro.
