Nuove regole tecniche sulla conservazione digitale: gli obblighi per PA e imprese

È stato finalmente pubblicato in Gazzetta Ufficiale (Supplemento ordinario alla G.U. n. 59 del 12 marzo 2014) il DPCM 3 dicembre 2013, recante le nuove Regole tecniche in materia di sistema di conservazione

Con le nuove Regole tecniche sono state introdotte importanti novità per le figure dei Responsabili della Conservazione e per i soggetti che realizzano sistemi di conservazione, alle quali ora è necessario adeguarsi.

In base alla nuove disposizioni le pubbliche amministrazioni devono realizzare i processi di conservazione o all’interno della propria struttura organizzativa, oppure affidandoli obbligatoriamente a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all’articolo 44-bis, comma 1, del CAD. Tuttavia, è consigliabile che non solo le PA ma anche i soggetti privati si rivolgano a conservatori accreditati che offrano maggiori garanzie organizzative e tecnologiche.

Tutti i conservatori che intendessero fare domanda di accreditamento presso l’AgID dovranno quindi presentare domanda (o integrare la documentazione eventualmente già presentata) tenendo presente i requisiti imposti dalle disposizioni del DPCM 3 dicembre 2013.

I sistemi di conservazione già esistenti alla data di entrata in vigore del DPCM 3 dicembre 2013 dovranno essere adeguati entro e non oltre 36 mesi a decorrere dal 12 aprile 2014, secondo un piano dettagliato da allegare al Manuale di conservazione. Per i nuovi sistemi di conservazione, invece, non è prevista tale proroga di 36 mesi per l’adeguamento: pertanto, i nuovi sistemi di conservazione, a partire dal 12 aprile 2014, dovranno già essere conformi alle disposizioni del DPCM 3 dicembre 2013.

Con l’entrata in vigore delle nuove Regole tecniche sarà poi obbligatoria l’adozione del Manuale della conservazione, un «documento informatico» che illustri dettagliatamente i ruoli, le responsabilità, gli obblighi e le eventuali deleghe dei soggetti coinvolti, le tipologie degli oggetti informatici conservati, il modello di funzionamento e il processo di conservazione e di trattamento dei pacchetti di archiviazione, le procedure per la produzione di duplicati o copie, le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti (e ciò è sintomatico dell’attenzione che occorre nella scelta dell’eventuale outsourcer), nonché le infrastrutture utilizzate e le misure di sicurezza adottate.

Le nuove Regole tecniche, inoltre, ribadiscono la presenza obbligatoria della figura professionale del Responsabile della conservazione sia per i privati che per le PA che formino o ricevano i loro documenti in modalità elettronica. Tale figura dovrà necessariamente operare d’intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali e con gli altri responsabili descritti, tra cui – per le sole PA – il Responsabile del protocollo informatico, come prescritto dall’art. 44, comma 1-bis, del CAD. Da questa norma, dunque, si evince chiaramente che, in caso di gestione elettronica di dati e documenti di cui sia prescritta la conservazione per legge o regolamento, sia per le PA, sia per i soggetti privati risulta in ogni caso obbligatorio procedere alla nomina del Responsabile della conservazione e del Responsabile del trattamento dei dati personali, di cui all’art. 29 del D.Lgs. n. 196/2003 (Codice Privacy).

È ormai quindi imprescindibile valorizzare queste due figure professionali del Responsabile della conservazione e del Responsabile del trattamento dei dati, titolari di compiti, poteri e funzioni fondamentali per una PA o un’azienda, che ricoprono ruoli chiave nella gestione dei processi digitali, figure alle quali è necessario garantire, dunque, un’adeguata preparazione, un costante aggiornamento e un riconoscimento affidabile delle loro competenze: per loro ANORC Professioni ha istituito due registri nazionali allo scopo di garantirgli organizzazione e formazione continua.

A cura di ANORC

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