UniCredit. Anche l’ufficio è nella nuvola

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Il gruppo bancario sta implementando un ambizioso progetto di riorganizzazione degli spazi per allineare il lavoro d’ufficio alle tecnologie di mobilità e collaborazione

Con l’inaugurazione della nuova sede nel grattacielo più alto d’Italia collocato nel progetto Porta Nuova, a ridosso di corso Como e della stazione Garibaldi, UniCredit guarda le “nuvole” dall’alto e – a partire dal progetto pilota di UniCredit Business Integrated Solutions – estenderà la crescente integrazione tra lavoro d’ufficio e processi digitali. Mobilità e consumerizzazione non potevano non avere un impatto sul tradizionale spazio di lavoro, sull’uso di scrivanie e archivi, sulle relazioni con i colleghi. La service line Real Estate di UniCredit Business Integrated Solutions, come spiega in questa intervista a Data Manager Anna Maria Ricco, head of real estate Italy, sta esplorando queste modalità di integrazione – il cosiddetto approccio “phygital”. In UniCredit, lo Smart Working viene concepito anche attraverso una riorganizzazione degli spazi, disegnati per rispondere al meglio alle molteplici esigenze lavorative. Il progetto è focalizzato sull’ottimizzazione degli spazi occupati e sulla collaborazione virtualizzata che le nuove tecnologie rendono finalmente possibile.

Data Manager: Una prima evoluzione del lavoro d’ufficio nelle grandi organizzazioni è stato l’open space dinamico, in cui il concetto di “scrivania personale” è andato per così dire dematerializzandosi. Come si articolano i nuovi spazi in UniCredit e quali sono gli obiettivi: ottimizzazione di spazio e costi, riduzione dei consumi, o anche nuove forme di collaborazione e una maggiore e diversa produttività?

Anna Maria Ricco: Il principio guida che orienta lo Smart Working in UniCredit si basa su una nuova concezione degli spazi, disegnati per rispondere al meglio alle molteplici esigenze lavorative. Il modello adottato dal nostro Gruppo identifica tre macro aree principali: la workstation area, la communication area e la functional area. La prima presenta le postazioni di lavoro all’interno dell’open space ma anche, per esempio, sale per attività che richiedono silenzio e concentrazione oppure aree di co-working per il lavoro in team. La communication area invece definisce gli spazi dedicati alle riunioni e alle videoconferenze, mettendo a disposizione le tecnologie più avanzate. A queste si aggiunge infine anche la functional area in cui sono compresi tutti gli spazi “utili” come per esempio armadietti personali e copy center.

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L’obiettivo è offrire ambienti sempre più flessibili ed efficienti, equamente bilanciati per supportare il lavoro individuale e in team ma anche la condivisione e i momenti di socializzazione e relax (Kitchenette).

Il progetto Smart Working è giunto ormai a una fase matura: entro il primo trimestre 2015 saranno circa 2.100 i colleghi già coinvolti a Milano, Monaco, Torino e Bologna, per arrivare a un totale di circa 23mila persone entro il 2018 (alle citate città si aggiungeranno Verona, Francoforte, Amburgo, Vienna e Istanbul).

Dal punto di vista tecnologico, come si inserisce in questo contesto un fenomeno come la consumerizzazione e il BYOD? Quali altri ausili tecnologici vengono utilizzati?

Dotazioni tecnologiche di semplice e immediato utilizzo sono elementi chiave per il successo dello Smart Working in UniCredit. Presto verrà messa a disposizione una nuova app integrata con le altre piattaforme aziendali (Exchange Server, Room Reservation System, etc.) in grado di supportare in mobilità la prenotazione dello spazio di lavoro ideale. A completamento, verrà gestito il check-in tramite un touch panel posto all’ingresso delle sale, integrato con il sistema HVAC (Heating, Ventilating and Air Conditioning) per la riduzione dei consumi energetici.

Per quanto riguarda il BYOD, lo riteniamo un passo chiave nell’evoluzione del nostro modello di lavoro e ci stiamo impegnando attivamente per superare tutti i vincoli legati alla sicurezza.

Sul piano della collaborazione, che novità ci sono nella formazione e nella composizione dei team? Ci saranno cambiamenti anche nel modo di impostare, calendarizzare e gestire i singoli progetti?

È evidente che lo Smart Working non è solo un modo nuovo di organizzare gli spazi, ma anche e soprattutto un modo nuovo di lavorare. La gestione centralizzata nell’assegnazione degli spazi di lavoro cede il passo all’aggregazione spontanea. Le aree di co-working diventano punti di incontro naturali per coloro che trovano mutuo vantaggio e interesse a condividere lo spazio di lavoro, favorendo la contaminazione tra differenti team, approcci e modalità operative.

In un ufficio in cui le linee di demarcazione vengono meno, come si garantiscono i necessari momenti di focalizzazione e, viceversa, come si possono accentuare i momenti di condivisione nei meeting?

Gli spazi sono pensati per soddisfare al meglio tutte le esigenze. Le Focus Area sono, per esempio, stanze chiuse con diverse postazioni dotate di schermature acustiche per favorire il silenzio e la concentrazione, così come i Phone Booth sono acusticamente isolati e vengono utilizzati per telefonate e conference call individuali.

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La diversità di spazi d’incontro è pensata per supportare e favorire il lavoro in team. Abbiamo punti di appoggio per incontri informali (business lounge, informal meeting/one to one), piccole stanze non prenotabili dotate di schermi per la condivisione dei documenti (Flexi-room), ambienti con lavagne specificamente destinati al brainstorming (Think out of the box) e un numero rilevante di sale meeting, prenotabili e di differenti dimensioni, dotate di apparecchiature per la videoconferenza.

Un’altra significativa novità di questi anni è il peso assunto dalla mobilità e dalla flessibilità del lavoro di squadra grazie a una connettività sempre più pervasiva e alle potenzialità dei dispositivi di mobile computing. Come avverrà l’interazione tra smart e mobile working?

Sono parte integrante del programma Smart Working due iniziative di Smart Mobility: il flexible working e i City Hub. Il flexible working, progetto in fase pilota in UniCredit Business Integrated Solutions, coinvolge circa 400 persone che, per un giorno della settimana, possono lavorare dalla propria abitazione. In parallelo, stiamo sviluppando una rete di City Hub per offrire un’alternativa al lavoro da casa, che permetta ai colleghi di recarsi in uno spazio condiviso diverso dalla sede dell’ufficio.

I City Hub sono spazi tecnologicamente attrezzati al fine di replicare l’esperienza dello Smart Working, incoraggiando e favorendo la collaborazione tra persone di diverse divisioni del Gruppo.

Anche dal punto di vista dei clienti finali, la rivoluzione di Internet ha portato a un diverso modo di concepire gli spazi e i momenti di interazione tra le aziende e gli acquirenti, consumatori o fruitori di un determinato prodotto o servizio. La strategia di Smart Working di UniCredit è aperta anche alla clientela? Come pensate di coinvolgerla nel nuovo spazio virtuale di lavoro?

Quello dei City Hub è un progetto che può essere sviluppato in collaborazione con il Business in modo da avere spazi ibridi filiale/ufficio in cui anche i clienti possano entrare e usufruire dei nostri servizi. Nei City Hub potrebbe essere presente, per esempio, una business lounge a cui i clienti possano accedere su appuntamento. All’interno, saranno infatti disponibili sale riunioni dotate delle più avanzate tecnologie e prenotabili attraverso gli stessi strumenti utilizzati nelle sedi del Gruppo, e Phone Box evoluti per video call verticali a figura intera.

Come è stata progettata l’iniziativa Smart Working, chi sono i promotori e i decisori? C’è stato il contributo dei responsabili tecnologici?

L’implementazione dello Smart Working ha coinvolto tre diverse aree: Real Estate, Risorse Umane con la struttura di Change Management e ICT. Infatti, il modello non sarebbe stato applicabile senza un supporto tecnologico adeguato. Per questo motivo, i responsabili ICT di UniCredit Business Integrated Solutions sono stati coinvolti fin da subito nel disegno del progetto d’integrazione tra spazio fisico e digitale e continuano a collaborare con noi in tutte le successive fasi implementative per identificare di volta in volta le soluzioni ottimali. Integrabilità nelle piattaforme esistenti, rispetto delle linee guida architetturali e di security e scalabilità sono i requisiti infrastrutturali non negoziabili nella scelta delle soluzioni tecnologiche adottate.

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