Smart working e mobility. Il nuovo modo di concepire l’organizzazione

Digitalizzazione: per l’80% delle imprese è la priorità

La trasformazione digitale investe anche e soprattutto le risorse umane, imponendo nuove modalità organizzative e l’utilizzo di soluzioni in grado di gestire i cambiamenti valorizzando il potenziale delle persone in azienda

Il tema è caldo: digital workplace, smart working e mobility sono fenomeni che stanno modificando da tempo il panorama organizzativo delle aziende. È un altro degli impatti della digital transformation, i cui importanti risvolti riguardano anche chi si occupa della gestione delle risorse umane, chiamando la funzione HR a coniugare un necessario cambiamento organizzativo con una gestione sempre più sofisticata del capitale umano presente in azienda, anche in ragione della crescente complessità dello scenario economico generale. Come spiega a Data Manager Daniela Rao, senior research & consulting director di IDC Italia, si tratta in sostanza di un’evoluzione generata non solo da device, piattaforme tecnologiche e reti wireless disponibili sul mercato, ma soprattutto dall’emergere di nuove sfide competitive, che hanno reso lo scambio di informazioni online in tempo reale fondamentale per generare nuovo valore. In questo senso, «la mobilizzazione» del posto di lavoro, «diventata inevitabile per le imprese che devono fare i conti con un contesto economico più veloce e complesso, ha ridisegnato il modo di comunicare e lavorare di un numero sempre più importante di lavoratori» – prosegue Daniela Rao, sottolineando che «sono sempre di più le imprese italiane che riconoscono ampiamente i vantaggi dello smart working e implementano soluzioni tecnologiche per facilitare il lavoro in mobilità o fuori sede, cioè a casa oppure da altri luoghi, con l’obiettivo di diventare più flessibili, ridurre i costi operativi e velocizzare i processi».

LE DIMENSIONI DI UN FENOMENO

Qualche dato può aiutare a comprendere le dimensioni dei fenomeni in atto: «I mobile worker, ovvero gli addetti che utilizzano device mobili per scopi lavorativi, che in Italia nel 2016 erano circa 11 milioni, prevediamo diventeranno circa 13 milioni nel 2020, arrivando a rappresentare oltre il 54 per cento della forza lavoro nazionale» – fa notare Daniela Rao. Se invece si guarda alle diverse categorie di mobile worker, «le crescite più interessanti si avranno fra gli home-based worker, categoria che raggruppa sia chi sviluppa la propria attività da un ufficio domestico, come i professionisti e le Partite Iva, sia gli addetti aziendali che lavorano per almeno tre giorni al mese da casa, cioè le figure che vengono coinvolte nelle iniziative di smart working» – prosegue l’analista di IDC, evidenziando che si tratta di «un fenomeno di grandi dimensioni, destinato ad avere implicazioni organizzative rilevanti, dove dovranno cambiare le modalità di controllo degli addetti, le iniziative di riconoscimento della produttività individuale, gli spazi fisici aziendali e anche la nostra percezione dei confini tra sfera privata e sfera aziendale».

NASCONO LE SOLUZIONI DI UNIFIED WORKSPACE MANAGEMENT

Un cambiamento di questa portata impone anche lo sviluppo di adeguati strumenti per fronteggiarlo. Secondo Daniela Rao, la previsione è che «nei prossimi tre anni, le soluzioni di Enterprise Mobility affronteranno una nuova fase evolutiva in cui le piattaforme di comunicazione integreranno funzioni di mobilità, collaborazione, social e processi, diventando soluzioni di Unified Workspace Management (UWM), in cui viene meno la necessità di avere la classica postazione fisica di lavoro, sostituita dal concetto di “workspace”, cioè dalla disponibilità di uno spazio di lavoro online o di una piattaforma che permetta a ciascun lavoratore di accedere in maniera univoca alle proprie informazioni di lavoro, come posta, messaggi, dati, contenuti o altro, indipendentemente dal luogo o dal device utilizzati per l’accesso».

UNO SCENARIO NUOVO

Lo scenario che si apre è interessante. «In ambienti popolati da dispositivi e applicazioni sempre più numerosi ed eterogenei, le soluzioni di UWM, che mettono in relazione il lavoratore con il suo spazio di lavoro e i suoi device aziendali centralizzando la gestione dei dispositivi, delle applicazioni e degli accessi, sono destinate ad ampliare le funzioni delle attuali soluzioni di Enterprise Mobile Management e di Mobile Device Management, includendo anche strumenti per la gestione di altri endpoint, come per esempio i pc o gli oggetti connessi, per la distribuzione delle applicazioni e delle policy di sicurezza» – mette in evidenza Daniela Rao. Ma non solo. Proseguendo ulteriormente nell’esame degli sviluppi futuri, l’analista di IDC fa notare come in un contesto in cui la rivoluzione digitale continuerà a cambiare il panorama IT, a partire dall’edge delle reti aziendali e dai mobile worker che avranno a disposizione nuovi dispositivi, applicazioni, oggetti connessi e wearable, la centralizzazione della gestione dello spazio di lavoro virtuale sembra poter diventare l’unica chiave per mantenere il controllo sugli asset e sugli addetti aziendali, spostando il focus su “chi sei/cosa fai” rispetto al “quando entri/quando esci/dove sei”. Gli sviluppi passeranno anche dall’integrazione di strumenti di Analytics e Artificial Intelligence nelle soluzioni che governano reti e asset aziendali, sia fisici sia virtuali, che «permetterà di avere informazioni sul funzionamento dei processi aziendali, consentendo azioni migliorative: in quest’ambito si vedranno strumenti di intelligence preventiva per rendere più efficienti i processi, mettere in sicurezza dati e dispositivi, distribuire le applicazioni, e per registrare dati sull’attività dei mobile worker, mantenendo il rispetto della privacy dei lavoratori» – conclude Daniela Rao.

LE PERSONE COME “CHANGE AGENT”

A inquadrare il fenomeno da parte delle imprese ci pensa anche Clemente Perrone, direttore risorse umane e organizzazione di Sirti, che racconta a Data Manager il punto di osservazione privilegiato di un’azienda con quasi cento anni di storia, e che oggi, operando nell’ambito delle reti a banda ultralarga, «si trova a essere tra i protagonisti di una trasformazione rilevante per il Paese, che impone di essere in grado di cambiare pelle e soprattutto di abilitare il cambiamento». È anche per questo che Sirti ha «adottato un approccio integrato, con una cultura orientata all’innovazione su tre filoni principali: quello organizzativo, quello dei processi e delle competenze, e infine quello dei comportamenti» – spiega Perrone, facendo notare che in questo scenario «è fondamentale che il singolo si senta parte integrante del sistema, con l’azienda che opera in modo da ascoltarlo e guidarlo». Non solo. «Nel re-engineering dei processi critici, diventano chiave le persone interne che sono i “change agent”, ovvero gli attori del cambiamento» – sottolinea Perrone, precisando ulteriormente che il passaggio «da una cultura basata sull’efficienza a una poggiata sull’innovazione, richiede un modello che sia il più inclusivo possibile». Siamo sempre sotto il cappello della digital transformation, che nel caso di Sirti parte da un nuovo modello organizzativo per poi investire sui sistemi informativi, allo scopo di ottenere «un’azienda più snella, resiliente e innovativa, ma sempre con le persone al centro» – conclude Clemente Perrone.

PENSARE ALLE PICCOLE E MEDIE IMPRESE

Negli ultimi anni, i responsabili delle risorse umane delle grandi imprese sono stati veri promotori della digital transformation al loro interno, perché hanno compreso che una moderna gestione del personale passa inevitabilmente dall’innovazione tecnologica. «Le PMI italiane – mette in evidenza Domenico Uggeri, vicepresidente di Zucchetti – hanno ancora un gap da colmare, soprattutto dal punto di vista organizzativo, ma hanno compreso che avere soluzioni web, integrate tra loro, per gestire in modo digitale tutti i processi aziendali può essere la chiave per mantenersi competitive sul mercato». Nell’osservare i cambiamenti in atto, non va però dimenticato che «la volontà principale delle imprese è liberare il potenziale dei talenti, riducendo il più possibile il tempo da dedicare ad attività senza valore aggiunto, ripetitive e routinarie: per ottenere questo risultato, occorre digitalizzare tutti i processi di carattere amministrativo, affinché la comunicazione tra dipendenti e ufficio del personale sia biunivoca, veloce ed efficiente». È anche per questo scopo che la software house con sede a Lodi ha sviluppato HR Infinity, una suite di soluzioni web native per supportare un nuovo modo di lavorare basato sulla mobilità e sull’accesso alle informazioni aziendali ovunque e in qualsiasi momento. «Si realizza così un modello collaborativo che consente al dipendente di essere autonomo per processi di data entry come l’inserimento di giustificativi o la registrazione delle note spese, e anche per la consultazione di informazioni come il proprio cedolino paga, permettendo all’azienda di velocizzare gli iter autorizzativi e di dedicare più tempo alle attività di sviluppo del personale» – prosegue Uggeri.

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IL DIGITALE? UN MEZZO E NON UN FINE

Nicola Uva, strategy & marketing director di ADP Italia, evidenzia le grandi novità in atto nell’ambito delle risorse umane e del cosiddetto talent management. «Si parla tanto di digital transformation. Ma attenzione, il digitale è un mezzo e non un fine. Tutte le HR stanno lavorando per migliorare l’engagement e la collaborazione delle e tra le persone e in questo contesto le tecnologie digitali sono un aiuto fondamentale». Non a caso, ADP sta investendo in piattaforme e servizi in grado di supportare l’azienda in particolare sul mobile, proponendo servizi che vadano incontro alle esigenze di libertà delle persone e appunto allo smart working. «Stiamo lavorando molto per fornire strumenti che permettano un disegno di sistemi incentivanti sulla singola persona e in grado di effettuare una misurazione della performance del dipendente su tutto l’anno lavorativo» – prosegue Nicola Uva, rilevando una circostanza già verificata sul campo: «Si tratta di tecnologie che aiutano più le piccole che le grandi aziende, perché portano a una più che significativa riduzione dei costi».

TRASFORMAZIONE TECNOLOGICA E CULTURALE

Negli ultimi venti anni, abbiamo assistito a una trasformazione culturale e tecnologica senza precedenti. Per Fabio Cardilli, european product leader di Talentia Software, ciò che differenzia questa rivoluzione è l’impatto sulla vita quotidiana, l’esondante disponibilità di tecnologia che ha modificato profondamente le abitudini delle persone. «Chiunque lavori in un’organizzazione ha l’esigenza di accedere a risorse, informazioni e processi con le stesse modalità e strumenti cui è abituato nella sfera privata: dall’uso dello smartphone per visionare documenti o procedure amministrative, all’accesso in mobilità a risorse formative e corsi e-learning, alla condivisione continua di feedback sul proprio operato con responsabile o colleghi. Le aziende si stanno evolvendo per affrontare la trasformazione digitale, la diffusione di soluzioni HR e delle relative app permette di automatizzare tutte le attività HR e restare sempre connessi al proprio business, incrementando la produttività e favorendo la comunicazione» – prosegue Cardilli, spiegando che Talentia HCM è una soluzione flessibile e multilingua che consente di gestire l’intero ciclo di vita del dipendente. «Ora è disponibile anche un’app, per dispositivi mobili iOS e Android, creata per rispondere alle esigenze di manager e dipendenti di avere la possibilità di interagire in completa mobilità, avendo a disposizione funzionalità di amministrazione e pianificazione delle attività e gestione dei processi HR».

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I VANTAGGI DEL LAVORO AGILE

Tra la collaboration tramite chat, le app per lavorare da smartphone e gli scanner da mobile, per citare alcuni esempi, «il lavoro agile, se supportato dalle giuste tecnologie, può diventare una concreta opportunità per le aziende» – spiega Alberto Carrai, direttore marketing di ARXivar Italia e chief sales officer di ARXivar International, perché il mobile può far evolvere le organizzazioni verso forme più dinamiche e produttive di lavoro. L’efficienza, oltre alla qualità dei sistemi gestionali alla base delle attività aziendali, passa dalla continuità operativa abilitata dalla possibilità di lavorare e interagire ovunque e con livelli di semplicità e performance in precedenza inimmaginabili. «Io stesso – continua Carrai – grazie alla nostra app ARXMobile, approvo richieste, comunico e firmo documenti anche in assenza di connettività dal mio smartphone con un tocco». È un tipo di accessibilità multidevice che ha tra l’altro diminuito considerevolmente gli scambi di mail, spesso causa di rallentamenti operativi. «La procedura stessa diventa un gesto su smartphone, con grandissimi vantaggi in termini di efficienza» – prosegue Carrai, sottolineando che «per Able Tech il mobile working è un concetto concreto, l’evoluzione naturale dell’ottimizzazione e semplificazione del modo di lavorare, con l’obiettivo di fornire a chiunque la possibilità di avere l’ufficio sul proprio device, grazie a funzionalità che permettono di operare direttamente nel sistema di gestione documentale, con un elevato standard di sicurezza, accessibilità e semplicità».

SISTEMI AD HOC

I cambiamenti portati dalla trasformazione digitale sono al centro dell’intervento di Francesco Eandi, responsabile sviluppo software di SISTEMI, dato che la digital transformation sta ridefinendo le regole aziendali: «Riprogettare le organizzazioni attorno alle risorse umane è sempre stato importante, ma ora è diventato più semplice e più efficiente, alla portata non solo delle grandi aziende ma anche delle PMI. È anche per questo che Sistemi, attiva da oltre trenta anni sul mondo delle paghe, si è ora inserita anche nel mercato degli HRMS, i sistemi di gestione delle risorse umane, con JOB/Risorse. Lo scopo è assecondare la tendenza crescente a superare la dimensione amministrativa delle risorse umane andando a gestire anche quella organizzativa». La disponibilità di soluzioni ad hoc può anche essere di aiuto nel superare la disparità significativa nel grado di adozione di soluzioni HR se guardiamo alle grandi aziende rispetto alle piccole e medie imprese. Si tratta però – prosegue Eandi – di una forbice che si sta riducendo: «Se guardiamo a Sistemi, JOB/Risorse è una soluzione che si presta a essere implementata tanto nelle grandi organizzazioni quanto nella media azienda italiana. Anche le ricerche del Politecnico di Milano sembrano confermare un crescente interesse in soluzioni di questo tipo, visto che da tali ricerche risulta che nei prossimi anni il 61 per cento delle aziende italiane farà ricorso a sistemi di gestione dedicati alla funzione HR, anche eventualmente tramite l’outsourcing dei consulenti del lavoro. E Sistemi è pronta a raccogliere la sfida».

SEMPLIFICARE IL CAMBIAMENTO

Per Nicolò de’ Faveri Tron, amministratore delegato di Cezanne HR, le risorse umane hanno a che fare ogni giorno con una forza lavoro sempre più eterogenea, non solo dal punto di vista anagrafico, ma anche per quanto riguarda competenze, percorsi ed esigenze di sviluppo. «Sono sempre di più le persone, soprattutto tra i nati dopo gli anni Ottanta, che ricercano un diverso approccio alla professione e all’ambiente di lavoro: maggiore mobilità di ruolo, esigenza di incentivi e feedback costanti. È in questo contesto che maturano le social organization in cui si condividono più agilmente idee, progetti e ruoli; l’analisi costante dei risultati e l’elasticità di riposizionare gli obiettivi è fondamentale, per questo si modificano anche i processi di valutazione delle performance in favore di feedback più frequenti e cicli di valutazione a 360 gradi». L’innovazione tecnologica asseconda queste nuove esigenze, «mettendo a disposizione delle aziende italiane, e non più solo delle grandi multinazionali, strumenti che semplifichino il cambiamento: Cezanne HR, nel pensare il proprio software per le risorse umane, ha sempre teso a rispondere, quando non ad anticipare, i nuovi bisogni delle organizzazioni, realizzando un sistema che cresce nel tempo: da sempre infatti all’interno del nostro prodotto è presente un portale social per i dipendenti e, nei prossimi aggiornamenti, rinforzeremo le funzionalità di valutazione e lanceremo un nuovo modulo dedicato al succession planning» – conclude il manager.

IL CLOUD PER LE RISORSE UMANE

Negli ultimi anni, è diventato più difficile gestire le risorse umane in modo agile. E per attrarre l’eccellenza in azienda è necessario offrire una costante motivazione del talento. In questa visione – secondo Miguel Angel Rondon, chief executive officer di Altea People – diventa fondamentale l’aspetto tecnologico e quindi il concetto di mobilità e smart working. Del resto, «se solo pochi anni fa ogni area aziendale era un’isola, oggi per raggiungere un obiettivo in modo efficace ed efficiente è necessario che tutti gli attori lavorino insieme. Ogni dipendente o collaboratore deve essere sempre collegato. È per questo che è necessario migliorare i processi di integrazione. Anche la funzione delle risorse umane – prosegue Rondon – si trasforma e offre un servizio personalizzato per il singolo, per velocizzare qualsiasi tipo di rapporto. Dalla gestione delle ferie a quella dei rimborsi spese, tutti i processi sono agili e non vengono più percepiti come un compito oneroso da eseguire». Passando alle soluzioni, il manager spiega che le informazioni arrivano in tempo reale e il compito di un’azienda come Altea People è di collegare processi, persone e tecnologie per ottenere il migliore risultato. «In particolare, la tecnologia è ora sempre più immediata e di facile fruizione grazie al cloud. Se solo un paio d’anni fa, l’80 per cento del lavoro di consulenza era quasi esclusivamente su soluzioni on premise, oggi il rapporto si è invertito e il 95 per cento dei progetti viene realizzato in cloud. L’HR è la prima area dell’azienda approdata sulla nuvola. I nostri servizi – continua Rondon – sono utilizzati dai grandi nomi dell’industria italiana, con migliaia di dipendenti impiegati nei settori fashion, costruzioni, oppure per l’eccellenza del food, ma sono scelti anche da piccole realtà con solo 100 lavoratori, che ci affidano la gestione delle proprie risorse umane in cloud».

SFIDA CULTURALE ANCHE PER I VERTICI

«Oggi, la componente tecnologica è ormai data per scontata, e nella selezione di un eventuale nuovo partner per i servizi di natura amministrativa e gestionale si evidenzia fra i fondamentali l’integrabilità del sistema con il mondo esterno all’organizzazione aziendale – spiega Giacomo Favagrossa, direttore commerciale di Intelco HR Innovation – Intelco Italia Informatica. L’azienda propone innovazione tecnologica e di modello, con un servizio completo, scalabile e su misura. «L’amministrazione è al tempo stesso gestita e fruita. La business analytics è intrinseca nella piattaforma. La possibilità di “aggancio” con applicazioni di natura più diversa ma di interesse è una commodity compresa. Le competenze tecniche necessarie per il lavoro d’ufficio saranno notevolmente aiutate e stimolate dalla piattaforma software». Va però osservato, sempre secondo il manager di Intelco, che il livello di adozione delle nuove soluzioni in ambito HR nelle aziende italiane è «genericamente ancora molto basso, ma mai come oggi la vera sfida è culturale. E un cambiamento di cultura è molto più lento rispetto alla velocità delle innovazioni tecnologiche: prevediamo una fortissima tensione che però offrirà enormi opportunità di business e di sviluppo. Come in tutte le rivoluzioni che arrivano dal basso, la scommessa è vedere quanto saranno davvero reattivi e illuminati i vertici aziendali».

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L’INTERAZIONE È “OMNICHANNEL”

Carlo Borello, chief strategy officer di Sirecom, ritiene che lo smart working imponga alle aziende «una ristrutturazione concettuale che parte da un nuovo paradigma di collaborazione. Dalla dicotomia “di persona” e “al telefono” si è arrivati a un’interazione “omnichannel” che contempla e fa uso dei diversi mezzi di comunicazione: faccia a faccia, video-comunicazione, canali social, messaggistica, email, voce e altro. Cambia il modo in cui le aziende strutturano l’orario di lavoro e gli spazi lavorativi e di conseguenza va gestita la flessibilità delle persone rispetto a questi ambiti». In questo nuovo contesto, «non abbracciare pienamente lo smart working vuol dire non coglierne da subito tutti i benefici. Per questo motivo, Gruppo Sintesi offre ai suoi clienti la piattaforma Georeting: una suite di servizi da remoto volta a garantire l’efficienza delle persone e dei processi in questa nuova modalità lavorativa “anywhere, anytime & anydevice”. Mappando le attività reali di smart working, diamo all’HR un cruscotto con tutti gli indicatori puntuali per compiere valutazioni ponderate, prendere decisioni strategiche e soprattutto sincerarsi del “benessere” dell’azienda e del suo staff» – prosegue Borello. Rilevato infine che il livello di adozione delle nuove soluzioni in ambito HR nelle aziende italiane è «a macchia di leopardo e in ogni caso non ancora a un livello soddisfacente» – il manager nota che «non è un caso che molti clienti si rivolgano a noi con interesse per declinare soluzioni di digitalizzazione lavorativa all’interno delle loro organizzazioni».

MISURARE LA QUALITÀ

«Nel mondo del lavoro la gestione del personale è veramente cambiata» – spiega Pierfrancesco Angeleri, managing director di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia. «Non misuriamo più la quantità della collaborazione ma la qualità. Dunque, la stanzialità e la presenza del collaboratore hanno perso valore e la valutazione propende verso l’efficacia e la qualità. Il collaboratore può contare oggi su una moltitudine di strumenti digitali che ne favoriscono la mobilità e l’attività anche da remoto, così come l’azienda può contare su strumenti digitali gestionali adeguati». Per affrontare i nuovi fenomeni relativi a smart working o mobility, il portale di collaborazione webdesk di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia è un esempio di accesso ubiquitario all’azienda. «Ogni singolo dipendente – mette in evidenza Angeleri – può consultare nel suo portale personale i suoi documenti, per esempio i cedolini, le note spese e altro, evitandone la stampa. Nel portale, si colloca anche “Giornaliera Web”, un efficiente servizio di gestione della rilevazione presenze integrato con i gestionali paghe». Infine, per quanto riguarda l’adozione dei nuovi strumenti, «dalle aziende agli studi professionali che si occupano di gestione e amministrazione del personale, il tasso di adozione di soluzioni digitali è costantemente in crescita. Per supportare un nuovo modo ormai diffuso di produrre non si può che digitalizzare gli strumenti per l’HR. Lo constatiamo direttamente dalle richieste e dalle vendite delle nostre soluzioni che anche in cloud permettono una gestione moderna ed efficiente delle risorse umane» – conclude Pierfrancesco Angeleri.