Retelit: favorire la crescita del business, trasformando dati accurati in driver finanziari

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Retelit è uno dei principali operatori italiani di servizi dati e infrastrutture nel mercato delle telecomunicazioni, dal 2000 quotato alla Borsa di Milano, nel segmento STAR dal 26 settembre 2016.

L’infrastruttura in fibra ottica di proprietà della società si sviluppa per oltre 12.500 chilometri (equivalente di circa 231.000 km di cavi in fibra ottica, di cui 68.000 km situati in MAN) e collega 9 Reti Metropolitane e 15 Data Center in tutta Italia. La rete di Retelit si estende anche oltre i confini nazionali con un ring paneuropeo con PoP a Francoforte e Londra. L’azienda raggiunge, inoltre, i principali hub di telecomunicazioni europei inclusi Amsterdam e Parigi.

I dati finanziari alimentano la crescita

Con una rete in fibra ottica che si estende per circa 12.500 chilometri, Retelit è uno dei principali operatori italiani di servizi associati a dati e infrastruttura per il settore delle telecomunicazioni. In questi
ultimi anni, l’azienda ha allargato la sua gamma di prodotti, con una linea di servizi gestiti tagliati su misura per le esigenze delle aziende di grandi dimensioni.

Marco Calzolari, Responsabile Controlling presso Retelit, spiega: “I nostri nuovi servizi includono soluzioni di storage, backup e disaster recovery su cloud, unitamente a sistemi di gestione della sicurezza di rete e degli endpoint. Con la nostra espansione in nuove regioni del globo, il controllo dei costi ha assunto un’importanza sempre maggiore. Ecco perché dobbiamo dotare i nostri responsabili di strumenti in grado di fornire informazioni approfondite che consentano loro di guidare l’azienda verso la strada giusta”.

In passato Retelit si affidava prevalentemente a processi basati sull’uso di fogli di calcolo per redigere i suoi documenti di reporting e dei programmi di pianificazione finanziaria. Ciò rendeva difficile offrire informazioni accurate e tempestive sulla redditività delle varie attività aziendali.

“Ogni volta che un nuovo cliente effettua una sottoscrizione ai nostri servizi cloud, subentrano una serie di fattori finanziari che determinano l’impatto del cliente sulla nostra redditività”, spiega Calzolari. “Per esempio, le fasi di sottoscrizione e di accesso al servizio possono generare un profitto una tantum, che va ad aggiungersi ai ricavi mensili derivanti dal pagamento dei costi di sottoscrizione durante l’intera durata del contratto. Tuttavia, è anche necessario prendere in considerazione i costi operativi variabili associati con le attività di acquisizione dei nuovi clienti, di assistenza durante il contratto e di erogazione dei servizi di assistenza tecnica”.

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Calzolari prosegue: “In precedenza, distribuivamo i nostri fogli di calcolo relativi al budgeting a tutti i nostri reparti, affinché venissero completati. Si trattava di un’operazione manuale con finalità di reporting. Di conseguenza, la redazione del nostro bilancio annuale costituiva un’operazione che richiedeva lunghi tempi e procedure complesse, con l’onnipresente rischio di errori umani.

“Sapevamo che l’elaborazione di previsioni mensili continue basate sui dati del nostro budget avrebbero potuto aiutare i nostri responsabili delle decisioni ma, semplicemente, non disponevamo delle risorse necessarie da destinare all’esecuzione di tale operazione. Per superare questo ostacolo, abbiamo cercato soluzioni in grado di accelerare i processi di elaborazione dei nostri rapporti”.

La creazione di un modellodi budgeting centralizzato

Retelit ha selezionato IBM Planning Analytics (precedentemente denominata IBM Cognos TM1) come piattaforma centralizzata di gestione dei processi di budgeting, previsione e reporting. Per ridurre i tempi di implementazione, l’azienda si è avvalsa dell’esperienza di SB Italia, da anni Silver Business Partner di IBM.

“Tra tutte le soluzioni prese in considerazione, abbiamo ritenuto che IBM Planning Analytics fosse quella che offriva la combinazione ottimale tra potenza degli strumenti di analisi e flessibilità delle funzioni di modellazione finanziaria”, spiega Calzolari. “Inoltre, sapevamo di poter contare sulla competenza tecnica e la consulenza di SB Italia nelle fasi di implementazione di IBM Planning Analytics nei nostri flussi di reporting finanziario in maniera efficace e ottimale”.

Collaborando assieme al team di Business Intelligence & Analytics di SB Italia, Retelit ha progettato un modello finanziario aziendale in grado di sostituire il precedente approccio per la redazione dei rapporti di pianificazione finanziaria e reporting basato sui fogli di calcolo. Ora, il personale dell’intero gruppo aziendale immette i dati di budgeting e le previsioni direttamente su IBM Planning Analytics.

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“Il nostro nuovo modello di budgeting ha un orizzonte temporale di reporting pari a cinque anni, ed è basato su una serie di sottomodelli che offrono un’elevata granularità di analisi”, spiega Calzolari. “Il modello tiene in considerazione una serie di fattori contabili, come la migrazione dei clienti, contribuendo a migliorare l’accuratezza delle nostre previsioni. E, dato che IBM Planning Analytics automatizza una serie di importanti processi, come quelli associati al consolidamento finanziario, è possibile ridurre il rischio di errori e migliorare il livello di affidabilità dei nostri rapporti”. Calzolari prosegue: “Questo nuovo modo di operare semplifica la combinazione dei dati relativi ai ricavi dei pagamenti una tantum e di quelli mensili, unitamente ai costi dei servizi, come quelli associati ai
costi del supporto tecnico. Ma le novità non finiscono qui. Siamo anche in grado di generare differenti visualizzazioni dei nostri dati quasi in tempo reale, con la possibilità di ricavare informazioni approfondite sulle nostre performance finanziarie in varie dimensioni, suddivise per aree geografiche, unità aziendali, linee di prodotti, settore aziendale di appartenenza del cliente e così via. “Ma ciò che più conta è che IBM Planning Analytics ci consente di generare previsioni mensili su base regolare, consentendo all’azienda di disporre di dati tempestivi per prendere decisioni più consapevoli”.

Fornire informazioni tempestive ai responsabili delle decisioni

Con il passaggio alla creazione di previsioni mensili, Retelit è stata in grado di rafforzare la sua posizione, accrescendo il livello di controllo sui costi, durante la fase di espansione internazionale delle sue attività. “In precedenza, il nostro team impiegava intere giornate a unire, filtrare e analizzare i nostri dati finanziari. Ma grazie a IBM Planning Analytics, siamo riusciti a ottimizzare e abbreviare i tempi di esecuzione del processo”, ha spiegato Calzolari. “Ora, le previsioni mensili sono in grado di illustrare con chiarezza i costi e i dati finanziari chiave dell’azienda, consentendoci di scoprire nuove opportunità finalizzate a migliorare l’efficienza operativa e accrescere i nostri margini di redditività”.

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Oltre a utilizzare con successo IBM Planning Analytics per i processi di budgeting e previsione, Retelit ha deciso di utilizzare la soluzione anche per altri aspetti della sua attività aziendale.
“Per noi, la qualità del servizio costituisce un fattore che fa la differenza. Inoltre, gestire i nostri talenti in maniera efficace è cruciale per garantire un’esperienza di alta qualità ai nostri clienti”, ha commentato Calzolari. “In passato, i processi di pianificazione associati all’allocazione delle risorse per ciascun cliente, il tracciamento dei costi associati e il calcolo dei rimborsi dei costi sostenuti dal personale, come viaggi e pernottamenti, rappresentava un processo estremamente complesso per l’intero staff addetto alla gestione di tali processi.

“Oggi, il nostro personale inserisce tempi e costi di intervento presso i siti dei clienti direttamente nei sistemi di IBM Planning Analytics. Una volta che il team delle risorse umane ha approvato i dati, questi possono essere inviati al sistema di gestione degli stipendi e dei rimborsi e al modello di budgeting, consentendo un rimborso dei costi più rapido, riducendo il carico di lavoro del personale addetto alle risorse umane e offrendo dati più accurati relativi ai costi sostenuti dalla nostra azienda”.

Inoltre, aggiunge Calzolari: “Ora stiamo utilizzando IBM Planning Analytics anche per effettuare processi di budgeting associati ad attività specifiche. Esaminando i costi associati a differenti tipi di attività in varie aree aziendali, prevediamo di riuscire a identificare nuove opportunità per migliorare l’efficienza operativa e implementare processi aziendali più snelli ed efficienti, in particolare per le nostre attività internazionali”.

Concludendo, Calzolari ha dichiarato: “Mentre Retelit prosegue il suo processo di crescita ed espansione, l’accesso a informazioni più dettagliate sui dati finanziari chiave della nostra azienda rivestirà un ruolo sempre più importante nei processi di pianificazione strategica; inoltre, confidiamo nel fatto che la nostra soluzione basata su IBM Planning Analytics ci consentirà di prendere decisioni consapevoli per molti anni a venire”.