Circa il 58% dei lavoratori statunitensi afferma di essere troppo impegnato per pensare più in là rispetto alla lista di cose da fare ogni giorno. Secondo Workfront, impieghiamo il 60% della settimana lavorativa per attività diverse dalle mansioni principali. In questo articolo vogliamo raccontare come l’ufficio si evolve per aiutare i lavoratori a risparmiare tempo, lavorare con più efficienza e condividere meglio le idee
A cura di Marco Zollinger, Senior Sales Expert Enriched Interactions & Collaboration – Europe Orange Business Services
L’ufficio come ambiente di lavoro è un’invenzione abbastanza recente e, sebbene molti ne abbiano annunciato la fine, continua a essere una parte importante della presenza aziendale. La chiave per mantenerlo rilevante sono le tecnologie e il design che aiutano a progettare l’ambiente in modo che vada incontro alle moderne pratiche di lavoro.
Zeus Kerravala, fondatore e analista principale di ZK Research, prevede che il futuro del posto di lavoro sarà legato a tre fattori chiave: tutto sarà personalizzato, predittivo e intelligente.
La “personalizzazione” riguarda il modo in cui ciascun utente utilizzerà uno strumento in modo diverso e IL sistema si orienterà intorno a piccoli gruppi collaborativi, invece di trattare ogni utente allo stesso modo.
La “predittività” si riferisce al modo in cui gli strumenti di lavoro arriveranno a prevedere ciò di cui il dipendente ha bisogno, con i sistemi che apprendono e gestiscono le azioni.
Con “intelligenza” intendiamo i sistemi basati sull’intelligenza artificiale che miglioreranno le capacità di riconoscimento dei modelli per adattarsi alle abitudini di ogni dipendente, facendo raccomandazioni sulla base delle routine di lavoro di ciascuno.
Chiariti questi punti, elenchiamo sei diverse tecnologie e pratiche che stanno contribuendo a disegnare il futuro dell’ufficio.
1. Collaborazione video
Per Millennial e Generazione Z, la collaborazione è la norma, e se la aspettano sul lavoro. Il lavoro di squadra è importante per loro: una ricerca di IdeaPaint ha scoperto che il 74% dei Millennial preferisce collaborare in piccoli gruppi, mentre il 38% ritiene che processi di collaborazione obsoleti danneggino l’innovazione della loro azienda. Le iterazioni visuali virtuali sono diventate una parte importante del mix di strumenti di collaborazione per questi dipendenti, guidato dalla crescente popolarità delle applicazioni di videochiamata per il mercato consumer.
Per le imprese, la natura immersiva del video aiuta a migliorare la collaborazione tra personale in ufficio, dipendenti mobili e dipendenti in remoto. Secondo una ricerca di Deloitte, quasi il 75% dei Millennial afferma che una politica di “lavoro da casa” o “lavoro da remoto” è importante nella scelta del lavoro. Di conseguenza, la collaborazione potenziata da video in tutti i luoghi di lavoro diventerà comune e fondamentale per supportare la forza lavoro distribuita. Ciò si riflette nella rapida ascesa del video as a service (VaaS), che cresce del 40% su base annua, secondo una ricerca di Synergy Research Group.
2. Una “federazione” di strumenti
Il business moderno consiste sempre più in reti di organizzazioni che lavorano insieme per raggiungere obiettivi comuni. Ciò significa che gli strumenti di collaborazione devono estendersi oltre il limite di ciascuna azienda: secondo Mio, che ha sviluppato uno strumento che “federa” le app di chat di gruppo, il 91% delle aziende utilizza internamente almeno due app di messaggistica. I dipendenti usano in genere una combinazione di Microsoft Teams, Slack, Cisco Webex, Skype for Business, potenzialmente Cisco Jabber, WhatsApp e altri strumenti di comunicazione e collaborazione unificati (UC&C). E li usano per collaborare con partner esterni, condividere file, chat di gruppo e altro ancora.
Se un’azienda utilizza sempre più app UC&C e i suoi partner esterni ne usano di diverse, come è possibile garantire funzionalità e sicurezza in tutti i domini aziendali? La risposta è la federazione, che consente di collegare le proprie piattaforme UC&C a quelle dei propri partner, comprese piattaforme diverse, per offrire un’esperienza utente come se gli utenti fossero tutti sulla stessa piattaforma.
“La federazione degli strumenti UC&C offre interoperabilità, maggiore ricchezza e maggiore sicurezza”, afferma Stephane Minana, Orange Business Services. “Quando i lavoratori utilizzano WhatsApp, Facebook Messenger, Skype, Cisco e nuovi operatori come Zoom, bisogna scambiarsi le API così da integrarli tutti insieme e renderli gestibili.”
3. Modifica collaborativa dei documenti
Internet ha esteso l’editing collaborativo sullo stesso documento. Sempre più spesso le lavagne digitali, i sistemi video e altri strumenti di collaborazione consentono alle persone di modificare i documenti su base condivisa, ovunque si trovino. Le lavagne interattive sono una parte importante di questa tendenza.
I nuovi strumenti di modifica collaborativa diventeranno comuni negli uffici e consentiranno ai lavoratori di collaborare faccia a faccia mentre caricano e modificano simultaneamente documenti con il tocco di un dito su un touchscreen. I lavoratori saranno in grado di modificare e continuare a parlare tramite la messaggistica di gruppo. Questo tipo di tecnologia ridurrà significativamente il traffico email e offrirà ai lavoratori la possibilità di sviluppare insieme agli altri idee in tempo reale da qualsiasi luogo.
4. Collaborazione Cognitiva
Grazie a una collaborazione di riconoscimento vocale e facciale, intelligenza artificiale e cloud analytics, i partecipanti a una riunione di gruppo remota possono ricevere dinamicamente informazioni sui partecipanti, come ad esempio identità, curriculum, progetti in corso e preferenze personali; informazioni che finora andrebbero raccolte nella fase di preparazione alle riunioni.
5. Assistenti AI
Naturalmente, gli esseri umani non saranno le uniche entità con cui i lavoratori dovranno collaborare. Gli assistenti virtuali (VA) a comando vocale, basati sull’intelligenza artificiale sono all’ordine del giorno dentro le case, e Alexa, Google Assistant, Siri e Cortana sono già nomi familiari per il mercato consumer. Anche la funzionalità VA si sta facendo strada nella tecnologia aziendale e potrebbe avere un grande impatto sull’esperienza dei dipendenti. Secondo Gartner, entro il 2021, il 25% dei lavoratori digitali utilizzerà un assistente virtuale ogni giorno, rispetto al 2% nel 2019.
Sul posto di lavoro del futuro, i VA aiuteranno i lavoratori umani organizzando le agende, prenotando riunioni, gestendo le note spesa o persino, nel tempo, suggerendo possibili azioni in risposta alle domande. Cominceranno con compiti semplici, ma mano a mano che i lavoratori si abitueranno a fare sempre più affidamento su VA abilitati all’intelligenza artificiale, i lavoratori si potranno concentrare su aree del lavoro più complesse o che svolgono con più passione.
6. Bot
L’intelligenza artificiale viene usata sempre più frequentemente anche nelle interazioni con clienti, ad esempio per ottimizzare il primo livello di triage delle chiamate dirette ai call center: questi Bot sono in grado non solo di comprendere il genere delle richieste e quindi di instradare le chiamate, ma anche di interpretare l’umore del chiamante e quindi di attribuire un grado particolare di urgenza quando necessario.
7. Interfaccia utente (UI)
Con l’evoluzione delle modalità di lavoro mutano anche le nostre interfaccia utente (UI). Gli strumenti sono sempre più complessi e hanno prestazioni più elevate, e il modo in cui interagiamo con essi è destinato a cambiare. Interfaccia gestuali potrebbero sostituire il classico mouse, mentre sarà possibile controllare le azioni di uno strumento usando le funzioni mappate sul corpo. Le tastiere continueranno probabilmente ad avere un posto in un ufficio, grazie alla loro funzionalità essenziale, ma gli strumenti vocali stanno progredendo rapidamente. Gartner prevede che entro il 2023, il 25% delle interazioni dei dipendenti con le applicazioni avverrà tramite voce.
8. Progettazione dell’ufficio
Anche l’ufficio stesso deve evolversi come spazio per continuare a svolgere un ruolo importante in futuro. Deloitte suggerisce che gli uffici dovrebbero essere progettati sulle base dei motivi per cui le persone li frequentano: alcuni dipendenti vogliono semplicemente svolgere il proprio lavoro, mentre altri vogliono e hanno bisogno di collaborare, socializzare e fare rete. Per i dirigenti in contatto diretto con i clienti, il posto di lavoro è una vetrina pubblicitaria e può aiutare a concludere un affare. Perciò è importante prima indagare e capire perché le persone stanno in ufficio e con quale obiettivo; quindi pianificare come configurare lo spazio sulle base dei risultati.
Appare chiaro, in ogni caso, che la tecnologia sul posto di lavoro non dovrà essere autoriferita: l’adozione deve essere guidata da fattori in grado di fare una vera differenza, permettendo ai lavoratori di fare meglio il proprio lavoro ed essere più produttivi.
