Gestire la spesa nell’era digitale è fondamentale, sfruttando le conoscenze di un partner come Aubay
L’onda del cloud computing ha ridefinito i confini dell’IT aziendale, proiettando le organizzazioni in un’era di flessibilità e scalabilità senza precedenti. Tuttavia, questa trasformazione porta con sé una sfida cruciale: la gestione oculata dei costi. In questo scenario dinamico e complesso emerge il FinOps (Financial Operations), non come un semplice strumento di controllo, ma come un vero e proprio partner strategico capace di integrare la visione finanziaria con l’agilità operativa, assicurando così una sostenibilità economica duratura. Un cambio di paradigma nel modo in cui le aziende approcciano gli investimenti non solo per monitorare le spese, ma per tessere una sinergia tra finanza, tecnologia e operations, con l’obiettivo primario di estrarre il massimo valore da ogni risorsa impiegata.
Questo approccio poggia su tre pilastri fondamentali, interconnessi e imprescindibili. In primo luogo, la visibilità, che si traduce in un monitoraggio costante e in tempo reale dei costi cloud, consentendo di individuare immediatamente aree di inefficienza e potenziali sprechi. In secondo luogo, l’ottimizzazione, che implica un utilizzo strategico delle risorse, mirato a migliorare le prestazioni complessive riducendo al contempo l’esborso economico. Infine, la responsabilità condivisa, che vede il coinvolgimento attivo dei team IT, Finance e Business in un processo decisionale informato e consapevole delle implicazioni finanziarie.
Le tre fasi dell’implementazione
In questo scenario, Aubay si propone come un partner strategico in grado di coniugare la competenza nell’utilizzo di strumenti avanzati per il controllo dei costi e l’ottimizzazione delle risorse con l’esperienza di team di specialisti capaci di orientare le attività e gli sforzi nella direzione più consona alle esigenze e alle peculiarità di ogni azienda cliente. Come ci spiega Giacomo De Leo, Director Competence Center “Infrastructure & Cloud”, l’implementazione del FinOps non è un processo lineare ma si articola in un ciclo iterativo suddiviso in tre fasi principali.
“La prima, Inform, è dedicata alla creazione di una visibilità completa sui costi cloud attraverso la generazione di report dettagliati e dashboard interattive. La gestione finanziaria del cloud è intrinsecamente legata alla trasparenza della spesa generata dai singoli servizi adottati dalle diverse linee di business. Questa visibilità costituisce il fondamento per la creazione di strumenti di supporto decisionali quali il benchmarking, il budgeting e il forecasting, essenziali per consentire agli stakeholder di controllare la spesa complessiva in una prospettiva strategica, allineandola alle esigenze di business e monitorando il ritorno sull’investimento (ROI) atteso”. In questa fase, diversi strumenti di Cloud Management possono essere impiegati per automatizzare l’identificazione e il monitoraggio dei servizi implementati, facilitando la produzione di report informativi.
“La seconda fase, Optimize, si concentra sull’identificazione delle inefficienze, sulla riduzione degli sprechi e sull’adozione di modelli di pricing più vantaggiosi. Attraverso l’analisi dei dati raccolti nella fase precedente, si procede all’ottimizzazione delle risorse”. Inizialmente, l’obiettivo primario è contenere la spesa mantenendo inalterato il livello di servizio, ad esempio attraverso l’adozione di nuove generazioni di servizi, spesso offerte a costi inferiori, o mediante l’utilizzo di piani di reservation per periodi di uno o più anni, o ancora attraverso pagamenti anticipati (Upfront Payment) per la totalità o una parte dei servizi (un approccio che richiede una solida certezza sull’utilizzo continuativo dei servizi per un periodo pari o superiore a quello della reservation o dell’anticipo). L’attenta osservazione dei servizi ospitati nel cloud permette inoltre di individuare i cosiddetti workload “zombie”, ovvero risorse utilizzate per servizi dismessi, progetti pilota (POC/POV) o parzialmente sfruttate, offrendo l’opportunità di cessare risorse sottoutilizzate o non più necessarie, generando risparmi significativi. L’ottimizzazione dei servizi libera risorse economiche che possono essere reindirizzate verso nuove esigenze, come quelle derivanti dalla crescita della domanda o da altri fattori che, in un contesto non ottimizzato, avrebbero richiesto l’allocazione di nuovo budget.
“La terza fase, Operate è la più importante, perché mira a integrare le pratiche FinOps nella cultura aziendale in modo profondo, promuovendo una collaborazione sinergica tra i team finanziari e tecnologici. Una volta completate le fasi analitiche (Inform) e progettuali (Optimize), si avvia la fase operativa, in cui la governance di progetto/servizio deve garantire che i team finanziari e tecnologici collaborino attivamente nell’ottimizzazione di tutti gli aspetti emersi nelle fasi precedenti. In questa fase, l’impiego di risorse adeguatamente formate e di partner esperti si rivela fondamentale per raggiungere un’implementazione rapida ed efficiente. Per implementare un modello FinOps efficace, le aziende devono adottare alcune best practice fondamentali. È cruciale creare una cultura della trasparenza, in cui tutti i reparti siano consapevoli dei costi e delle dinamiche della loro gestione”.
L’utilizzo di strumenti di monitoraggio avanzati, come, a titolo di esempio, AWS Cost Explorer, Azure Cost Management e Google Cloud Billing, è essenziale per un controllo accurato della spesa. “L’automazione del provisioning consente di allocare dinamicamente le risorse in base alla domanda effettiva, evitando sprechi. L’adozione del modello di responsabilità FinOps, con l’assegnazione di ruoli chiari per la gestione dei costi e la presa di decisioni basate su dati concreti, è un altro elemento chiave. È inoltre fondamentale stabilire KPI chiari per misurare l’efficienza delle risorse utilizzate, monitorare il ritorno sull’investimento e garantire una spesa sostenibile. Infine, l’analisi dei modelli di pricing offerti dai provider cloud, sfruttando sconti per impegni a lungo termine come Reserved Instances e Savings Plans, permette di ottimizzare ulteriormente la spesa” prosegue De Leo.
Vantaggi completi
I vantaggi derivanti dall’implementazione di una metodologia FinOps sono molteplici e significativi. “Tra questi” sottolinea il manager “un migliore controllo dei costi grazie al monitoraggio in tempo reale che riduce il rischio di spese eccessive e impreviste. Una maggiore efficienza operativa si traduce in prestazioni elevate con una minimizzazione degli sprechi. La responsabilizzazione dei team favorisce decisioni più strategiche e basate sui dati. La scalabilità sostenibile permette di adattare le infrastrutture cloud alle reali necessità aziendali, evitando costi superflui. Una maggiore agilità aziendale deriva dalla flessibilità del modello di spesa, consentendo un rapido adattamento alle evoluzioni del mercato”. La prevenzione di sprechi attraverso l’identificazione precoce delle inefficienze ottimizza l’allocazione dei budget. Infine, una migliore negoziazione con i provider cloud è resa possibile da un’analisi dettagliata dei costi.
Inoltre, l’applicazione efficace del FinOps è supportata da una serie di fattori abilitanti. L’adozione di strumenti di monitoraggio e analisi avanzati fornisce la visibilità necessaria sui costi e sull’utilizzo delle risorse. Una cultura aziendale orientata ai dati garantisce che le decisioni siano basate su informazioni accurate. “La collaborazione interfunzionale tra team finanziari, tecnici e di business promuove un approccio condiviso alla gestione delle risorse cloud. L’impiego di automazione e intelligenza artificiale migliora la previsione dei costi e l’allocazione delle risorse. La formazione continua e gli aggiornamenti sulle best practice FinOps assicurano un adattamento costante alle evoluzioni del mercato. Infine, la definizione di governance e policy di spesa chiare previene gli sprechi e garantisce la conformità agli obiettivi aziendali. L’Intelligenza Artificiale e il Machine Learning stanno imprimendo una svolta significativa nel panorama del FinOps, potenziando la capacità di previsione dei costi e l’allocazione ottimale delle risorse. Strumenti di automazione avanzati consentono di identificare anomalie nei costi in tempo reale, di adattare dinamicamente le risorse in base al carico di lavoro e di implementare policy di scaling automatico per ridurre gli sprechi”.
Con la crescente adozione di strategie multi-cloud e la sempre maggiore integrazione dell’AI, il FinOps è destinato a evolversi ulteriormente. L’utilizzo di algoritmi predittivi per la gestione dei costi e l’implementazione di strategie di sostenibilità (Green FinOps) diventeranno elementi imprescindibili per le aziende che mirano a ottimizzare i costi senza compromettere la spinta all’innovazione. “Vedo uno scenario futuro in cui si consolideranno sempre più realtà infrastrutturali molto eterogenee, dai cloud ibridi ai multicloud” conclude De Leo. “Serviranno sempre più soluzioni che possano governare il cloud a 360 gradi, per evitare la dispersione delle energie e la perdita del controllo sulla propria infrastruttura”.
