Conservazione documentale: istruzioni per l’uso

Le competenze al centro della digitalizzazione. Andrea Lisi (ANORC): «Le nuove professioni digitali hanno bisogno di organizzazione, regolamentazione e corretta formazione»

 

Andrea LisiNell’ambito degli obiettivi dell’Agenda Digitale Italiana, tra i fattori fondamentali che possono decretarne l’affermazione o l’insuccesso, al primo posto c’è la necessità di un corredo normativo completo e omogeneo che regolamenti la digitalizzazione. Stop alla proliferazione di decreti legislativi spesso in contrasto tra loro, quindi, e sì all’emanazione delle tanto attese regole tecniche, che sono il necessario “libretto delle istruzioni” della digitalizzazione documentale. Al secondo posto, c’è l’adeguamento tecnologico e la corretta formazione del personale adibito alle nuove mansioni informatiche. Ma a cosa serve avere strumenti all’avanguardia se nessuno li sa usare correttamente? Risponde alla domanda Andrea Lisi, presidente dell’Associazione nazionale per operatori e responsabili della conservazione digitale dei documenti, che ha da poco lanciato il nuovo progetto ANORC Professioni. «Le nuove professioni digitali hanno bisogno di organizzazione, regolamentazione e corretta formazione».

In particolare – Andrea Lisi – si riferisce al responsabile della conservazione digitale (o meglio, in chiave più internazionale ed europea, l’electronic document and records manager) e al responsabile del trattamento dei dati (o meglio, il data protection officer, cosiddetto privacy officer). «Si tratta di due figure chiave – spiega Andrea Lisi – che finora non hanno avuto un giusto riconoscimento della loro importanza, ma che ora, grazie al nostro progetto ANORC Professioni, possono finalmente avere un’associazione professionale di riferimento».

 

Data Manager: è possibile tracciare un identikit di queste due professionalità? Quali sono le loro mansioni principali?

Andrea Lisi: Il responsabile della conservazione digitale dei documenti è un record document manager, una figura apicale e strategica per ogni ente pubblico, azienda o studio professionale, il quale si pone al centro di tutti i flussi informativi e documentali, ne modella il ciclo di vita (dalla produzione all’eventuale pubblicazione, sino alla corretta archiviazione e conservazione nel tempo) e ne favorisce la “stabilizzazione informatica”, anche ai fini di una loro validità giuridica. Ad esempio, per un’azienda privata il responsabile della conservazione verifica quali sono tutti i documenti giuridicamente rilevanti (documenti privacy, contratti digitali e online, e-mail…) ne valuta il ciclo produttivo e ne stabilisce la corretta archiviazione e conservazione. Le sue competenze, quindi, sono trasversali e multidisciplinari.

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Il responsabile privacy o privacy officer – invece – è colui che “governa” il trattamento elettronico di tutti i dati personali presenti nei flussi informativi e documentali di un’azienda, PA o studio professionale, definendo e implementando le procedure per il controllo, l’accesso, il trattamento e la comunicazione di tali dati e vigilando sulla corretta applicazione di tali procedure. Il responsabile del trattamento dati deve quindi garantire in termini organizzativi e tecnici il raggiungimento del maggior livello di riservatezza e sicurezza sui dati personali ottenibile con strumenti elettronici e non. È una figura altrettanto nodale che occupa una posizione di supporto all’alta direzione, coordinandosi con tutti i principali ruoli organizzativi, compreso lo stesso responsabile della conservazione. Per la particolarità delle funzioni svolte, anche questa figura è trasversale, nello specifico deve avere competenze legali, ma anche conoscere a fondo i sistemi informativi. 

 

Quindi due professioni di estrema responsabilità di cui ancora non c’è una diffusa conoscenza…

Infatti, per chi non lavora a contatto con queste materie o non le frequenta per interessi personali, il responsabile della conservazione e del trattamento dati sono spesso ancora degli sconosciuti. Invece, si può affermare che dalle loro mani passi il destino dei nostri documenti digitali e dei nostri dati personali. E non c’è futuro per l’Agenda Digitale Italiana se non si investe nella formazione di queste delicate e indispensabili figure professionali.

 

Quali opportunità offre il progetto ANORC a queste due figure professionali? E perché è utile iscriversi?

Per il responsabile della conservazione e il responsabile del trattamento, entrare a far parte di ANORC Professioni vuol dire dare valore e certezza al proprio ruolo, vedere le proprie competenze finalmente riconosciute, certificate attraverso l’iscrizione a un registro nazionale, e questo significa anche avere maggior peso, una voce più forte per affermare le proprie ragioni. ANORC Professioni mette inoltre a disposizione dei suoi iscritti corsi di aggiornamento continuo – considerata anche la frequenza delle novità normative in questo campo e la loro complessità – costituisce una rete in cui i responsabili possono finalmente sentirsi parte di un progetto comune, possono condividere esperienze e problematiche, avere un’organizzazione che vigili sul rispetto delle regole deontologiche e delle regole sulla concorrenza. Per conoscere meglio questo progetto basta visitare la sezione dedicata ad ANORC Professioni su www.anorc.it.

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Questa iniziativa è resa possibile grazie alla Legge del 14 gennaio 2013 n. 4 che reca “Disposizioni in materia di professioni non organizzate”, in base alla quale le professioni non regolamentate che non rientrano in albi o elenchi ora possono, rispettando precisi requisiti, organizzarsi autonomamente o attraverso associazioni professionali che, come nel caso di ANORC Professioni, ne qualifichino l’operato e ne attestino le competenze.

 

Nel 2013 ANORC ha compiuto il suo quinto anno di vita: qual è il bilancio della vostra attività associativa?

Il bilancio è sicuramente positivo. In questi anni, ci siamo occupati della conservazione digitale a tutto tondo, confrontandoci costantemente con le istituzioni di riferimento, le aziende, i professionisti e i loro bisogni, partecipando ai tavoli di lavoro istituzionali, portando avanti ricerche e gruppi di lavoro tematici, organizzando corsi di formazione, dando vita a eventi sulla digitalizzazione (DIG.Eat) e iniziative di richiamo come gli Stati Generali della Memoria Digitale (www.memoriadigitale.eu). Recentemente, con Stati Generali abbiamo lanciato una petizione online (ancora in corso) per chiedere la veloce promulgazione delle tanto attese regole tecniche sulla conservazione digitale dei documenti informatici. Insomma, in questi anni non abbiamo risparmiato energie e di questo terreno già fertile ANORC Professioni si nutrirà con profitto.

Infatti, posso dire con un pizzico di orgoglio che ANORC – oggi – è un punto di riferimento per tutti coloro che si occupano di digitalizzazione dei documenti e – grazie allo sviluppo al suo interno di ABIRT (Advisory board italiano dei responsabili del trattamento dei dati personali) – l’Associazione si occupa a 360 gradi dei vari modelli organizzativi per preservare sia i documenti informatici sia i dati personali.

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Inoltre, anche grazie a una costante opera di divulgazione di queste tematiche da parte dell’associazione, finalmente si sta creando una consapevolezza diffusa secondo la quale, per garantire un futuro certo ai nostri documenti e dati personali, non basta semplificare con la tecnologia, ma occorre studiare processi e soluzioni in grado di far poggiare le nostre informazioni digitali su binari solidi, nuovi e studiati con cura, attraverso professionalità formate proprio su queste specifiche e delicate materie.