Efficienza e riduzione dei costi nella PA

Come aiutare la Pubblica Amministrazione a essere un interlocutore moderno per imprese e cittadini e al contempo contenere i costi per attuare obiettivi di razionalizzazione della spesa

Quali sono gli interventi che possono contribuire a compiere una trasformazione della macchina amministrativa in funzione di una maggiore trasparenza, efficienza e contenimento della spesa? La Pubblica Amministrazione deve essere in grado di risolvere una questione di primaria importanza, che riguarda essenzialmente la riduzione dei costi e il miglioramento dei servizi. Argomenti che non potrebbero essere più attuali, visti gli obiettivi di Governo che mirano al raggiungimento di un risparmio dell’ordine di 4-5 miliardi di euro entro la fine dell’anno.

Da una parte la necessità di ridurre i costi, dall’altra la necessità di modernizzare ampi settori della PA tuttora privi di infrastrutture digitali adeguate. E per migliorare è necessario investire e, soprattutto, avere il coraggio politico di introdurre meccanismi di efficienza che consentano una reale valorizzazione delle tecnologie.

Il monitoraggio effettuato con questo servizio vuole comprendere come e quanto le aziende ICT sono in grado di aiutare la Pubblica Amministrazione nell’introdurre nuova efficienza e migliorare importanti servizi rivolti ai cittadini e alle imprese.

Razionalizzazione della spesa

L’ICT può avere un ruolo importante nelle attività di Spending Review? Se sì, quale? Quanto può contribuire l’ICT alla riduzione della spesa? Se vogliamo è una domanda in parte retorica, poiché all’ICT, per antonomasia, corrisponde un aumento della produttività e, di fatto, una implicita riduzione dei costi. In linea teorica, però. L’investimento in ICT può infatti produrre evidenti e tangibili vantaggi solo se coerente con una riorganizzazione della macchina amministrativa tale da mettere le risorse ICT nella condizione di capitalizzare quegli investimenti. Insomma, come dice Agostino Bertoldi, vice presidente Sud Europa della divisione Enterprise e Mobility di Nuance (italy.nuance.com), «dove esistono opportunità di automazione, esistono opportunità di risparmio. Basta saperle e volerle cogliere».

Antonio Menghini, responsabile PA Enterprise Services di HP Italia (www.hp.com/it) ritiene che i possibili approcci alla Spending Review debbano essere classificati in base alla durata nel tempo dei loro effetti, che possono essere di tipo congiunturale o strutturale. «Nel primo caso – dice Menghini – si configura un taglio lineare della spesa pubblica, attuato indipendentemente dall’analisi delle ricadute di medio e lungo periodo. Nel secondo caso, invece, si può mettere in moto una riqualificazione della spesa attuale capace di generare importanti ricadute in termini di efficienza e di efficacia nel medio e lungo periodo. E’ indubbio, quindi, che l’ICT abbia un ruolo importante nella definizione delle azioni da includere nella Spending Review. Azioni che devono concentrarsi sulla necessità fondamentale di autofinanziarsi nel breve e, pertanto, di affrontare aree puntuali dalle quali è lecito attendersi rapidi ritorni di investimento». Un primo caso – secondo Menghini – riguarda la riprogettazione dei sistemi di erogazione dei servizi pubblici, ovvero la componente di infrastruttura ICT, al fine di ridurre i costi transazionali correlati attuando da subito un approccio basato sulla massima dillo a noi una sola volta per tutte le interrelazioni tra cittadino/impresa con la Pubblica Amministrazione. A questo proposito Menghini porta ad esempio i servizi di  Successione e Registri Catastali, che potrebbero essere realizzati tramite un unico accesso digitale, mentre oggi, nonostante afferiscano alla stessa Amministrazione dello Stato, sono totalmente separati verso l’esterno. Per Menghini è dunque l’integrazione dei sistemi ICT deputati all’erogazione dei servizi l’elemento chiave abilitante la riprogettazione della macchina amministrativa. Un intervento che, una volta attuato, potrà consentire di avere una spesa pubblica pro-capite in linea con gli altri Paesi Ocse.

Su questa lunghezza d’onda è anche il pensiero di Gastone Nencini, senior technical manager di Trend Micro (www.trendmicro.it) che pone l’accento sul ruolo cruciale dell’ICT nel favorire il processo di modernizzazione e standardizzazione dell’infrastruttura delle Amministrazioni centrali e locali attraverso un efficiente processo di integrazione delle risorse. «Il consolidamento delle banche dati esistenti – dice Nencini – rappresenta un ottimo sistema per ridurre la spesa. Oggi le anagrafiche dei cittadini italiani si trovano sia presso i sistemi degli enti locali, sia presso quelli centrali: il loro consolidamento in un’unica banca dati centralizzata andrebbe a ridurre sensibilmente i costi di gestione e di manutenzione dei sistemi in cui risiedono».

Anche Rita Tenan, direttore della divisione Public Sector di Microsoft Italia (http://www.microsoft.com/it-it/), è convinta che l’IT rappresenti una leva strategica a supporto della PA e possa essere una importante risorsa in una logica di Spending Review. «L’IT – commenta Tenan – consente di ottimizzare i processi, gestire in maniera più efficace le risorse e ridurre le inefficienze. Per esempio, attraverso un uso più efficace dei tool di Business Intelligence, è possibile analizzare le attività, le performance e le voci di spesa in modo da rivedere il funzionamento degli apparati burocratici e contenere i costi, e grazie ai sistemi gestionali si possono razionalizzare le attività e raggiungere in modo più efficiente ed efficace gli obiettivi pubblici. Con le nostre soluzioni tecnologiche, di rapida implementazione e con un Roi elevato, sviluppate per rispondere alle esigenze specifiche del settore pubblico, intendiamo proprio accompagnare la PA in questa difficile fase di transizione in una logica di maggiore efficienza ed efficacia, offrendo evidenza concreta dei vantaggi dell’innovazione tecnologica».

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Rita Tenan evidenzia poi come nuove tecnologie e nuove forme di erogazione dei servizi siano sempre più coerenti con questi obiettivi di efficientamento della macchina amministrativa. «Un caso che ben esemplifica il valore della Cloud – racconta Tenan – è quello del Centro Servizi Territoriale (CST) della Provincia di Lecco che per erogare servizi di comunicazione e collaborazione omogenei a tutte le municipalità ha optato per il Cloud computing di Microsoft (Office 365), con notevoli vantaggi: un risparmio di 150.000 euro all’anno sui costi IT complessivi, una migliore comunicazione e collaborazione tra i componenti dell’organizzazione, la possibilità di lavorare in maniera più efficiente, oltre che una maggiore affidabilità contro i virus informatici, e, non da ultimo, migliori servizi resi ai cittadini».

Domenico Uggeri, vicepresidente di Zucchetti (www.zucchetti.it), individua alcuni processi strategici, in funzione all’apporto e ai tangibili risultati in termini di riduzione dei costi che si possono concretizzare con opportuni investimenti in ICT, ovvero tutto ciò che attiene la dematerializzazione, che comporta una diminuzione sia dei volumi di carta, sia degli spazi necessari all’archiviazione delle pratiche. Non va poi dimenticato, aggiunge Uggeri, il fatto che la gestione documentale totalmente elettronica migliora la comunicazione tra le persone e ne aumenta la produttività.

Mirta Campodoni, responsabile settore Enti e PA di Infogroup (www.infogroup.it) stigmatizza il ruolo chiave dell’ICT nella riduzione della spesa della PA facendo riferimento ai risultati presentati dall’Osservatorio ICT&Management del Politecnico di Milano secondo i quali il risparmio stimato possibile potrebbe arrivare fino a 43 miliardi di euro l’anno. E tra le possibili azioni da intraprendere in merito alla riduzione dei costi di relazione tra la PA e le imprese evidenzia la digitalizzazione di alcuni processi burocratici (risparmio intorno ai 23 miliardi di euro/anno) e una più snella gestione dei pagamenti (risparmio di 1 miliardo di euro/anno). «Su questi temi – afferma Campodoni – ritengo che ci possa essere attività di Spending Review andando a eliminare documenti cartacei nello scambio con clienti e fornitori, introducendo ad esempio la fatturazione elettronica per automatizzare il processo di ricevimento e registrazione delle fatture e contestualmente avviare la conservazione sostitutiva per il completo ciclo di archiviazione dei documenti». Per Campodoni la dematerializzazione è, quindi, lo strumento ideale per la riduzione dei costi interni e organizzativi e per il miglioramento della produttività in termini di efficienza e di tempo.

«E’ core mission dell’IT automatizzare e razionalizzare i processi e, conseguentemente, ridurre costi e tempi di percorrenza delle decisioni e delle informazioni» afferma Luigi Di Pace, direttore Application Services & Innovation di Exprivia (www.exprivia.it). Tuttavia, Di Pace sottolinea come «la reale riduzione della spesa dipenda essenzialmente dalla volontà di mettere a valore questa maggiore efficienza, andando a comprimere i costi operativi che vengono sostituiti dall’IT».

Un’affermazione allineata con quanto dice Salvatore Lia, presidente Gruppo I&T (www.ietgroup.it): «Revisione della spesa non vuol dire taglio della spesa, ma un intervento volto all’aumento della produttività. L’ICT può fare moltissimo: la sola applicazione di sistemi informativi nella Sanità Clinica e nella dematerializzazione e le applicazioni di gestione documentale potrebbero far crescere l’efficienza e portare a un risparmio davvero significativo».

Investimenti e crisi economica

Se quanto sinora affermato è vero, se l’ICT davvero può contribuire a una riduzione della spesa e un maggiore efficientamento delle risorse e dei servizi, occorre però comprendere se, considerata l’attuale situazione economica e finanziaria, esistano nel breve e medio periodo reali condizioni per nuovi investimenti. Il tutto ruota attorno al dualismo tra austerità e crescita. La riduzione generalizzata e indiscriminata delle spese genera infatti dei benefici di cassa, ma non aiuta a far sì che vi possano essere dei vantaggi nel lungo termine. Per fare questo occorre rilanciare gli investimenti.

«Se si eliminano gli sprechi, i fondi si trovano – dice Domenico Uggeri (Zucchetti) -. Tra l’altro gli investimenti in Information Technology innestano un circolo virtuoso tra enti e aziende che genera valore e che incide direttamente sulla crescita del Pil».

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Salvatore Lia (I&T) ricorda come 1 milione di euro investiti nell’ICT possano creare circa 20 posti di lavoro. «Sicuramente le condizioni per nuovi investimenti esistono da subito – dice Lia – poiché i benefici potrebbero essere quasi immediati».

Luigi Di Pace (Exprivia) è convinto che possano rientrare in questa logica tutti quegli investimenti che tendono a incentivare l’uso intelligente del parco informativo e applicativo già esistente. «Penso soprattutto ai due trend del riuso e dell’open data, indispensabili per rendere omogeneo il livello dell’IT nelle amministrazioni».

Precisi interventi vengono indicati da Gastone Nencini (Trend Micro) convinto che, nel momento in cui si va a effettuare una revisione dell’infrastruttura IT, intervenendo ad esempio sulla duplicazione dei data base, si vadano sicuramente a liberare delle risorse che possono essere dirottate a favore di nuovi investimenti.

Antonio Menghini (HP) ritiene che nell’attuale situazione economica e finanziaria si debba puntare sulla riqualificazione della spesa pubblica con un numero ristrettissimo di interventi radicali sul fronte della riduzione della spesa e sul fronte dello sviluppo del Sistema Paese, identificando dei target ben precisi come, per esempio, la Sanità e l’Istruzione.

«Sebbene la situazione socio-economica non sia una delle più favorevoli, conciliare le riduzioni dei budget con la qualità dei servizi offerti è una sfida che la PA può vincere puntando su una tecnologia adeguata che permetta di risparmiare, soddisfacendo al contempo le aspettative dei cittadini – afferma Rita Tenan (Microsoft) -. Il modo migliore per operare in questa direzione non sta nell’effettuare tagli indiscriminati, ma piuttosto nel selezionare alcuni progetti a elevato Roi e sostenibilità nell’ottica di una maggiore qualità della spesa pubblica». E Microsoft, ancora una volta, ribadisce il valore del Cloud computing. «Quest’ultimo – afferma Tenan -, rappresenta una grande opportunità in quanto consente di avviare in tempi rapidi nuovi progetti di informatizzazione e digitalizzazione, con una significativa riduzione dei costi di gestione e manutenzione dell’infrastruttura e delle applicazioni IT e preservando allo stesso tempo investimenti già effettuati in passato. In questo modo l’innovazione diventa più accessibile e consente di liberare risorse preziose. In particolare, l’approccio di Microsoft consente alla PA di avvicinarsi al mondo Cloud in maniera sinergica, flessibile e sicura anche grazie a un modello ibrido che permette una gestione integrata delle soluzioni on premise e sulla Cloud pubblica e privata. Grazie a questo modello ibrido la PA può scegliere se puntare su on premise, private Cloud o public Cloud, affidandosi alla competenza e alle garanzie di un provider qualificato o eventualmente mantenendo il controllo sui processi che ritiene più critici, con una gestione integrata di tutta l’infrastruttura IT e potendo contare su elevati standard di sicurezza e protezione dei dati. Un’altra importante opportunità è offerta dalle soluzioni di comunicazione e collaborazione integrate, che consentono un risparmio tangibile e immediato grazie al rapido processo d’implementazione e alla conseguente riduzione delle spese di viaggio e trasferta».

Interventi prioritari

Ma quali sono i comparti e i processi che necessitano di interventi radicali per riuscire a rendere più efficiente e produttiva la macchina amministrativa? «La Pubblica Amministrazione può recuperare efficienza da implementazioni di soluzioni basate sul riconoscimento vocale e gestione documentale – afferma Agostino Bertoldi (Nuance) -. Help desk e call center sono poi diventati gli strumenti primari di relazione con i clienti e l’ottimizzazione dei processi è un fattore di efficienza aziendale».

«Se fino a oggi i metodi tradizionali consistevano nell’implementare sistemi IVR, ovvero sistemi in grado di produrre vocalmente informazioni a un chiamante interagendo tramite tastiera telefonica, la nuova frontiera – spiega Bertoldi – guarda alle tecnologie di riconoscimento basate sulla logica semantica. Con soluzioni basate su tecnologie di questo tipo l’utente non ha più necessità di muoversi all’interno di complicati sistemi di navigazione fondati sulla classica struttura ad albero. Implementare una logica semantica – prosegue Bertoldi – significa permettere all’utente di porre una domanda le cui parole chiave, relative alle informazioni che si vogliono ottenere, instradano automaticamente la chiamata all’operatore di riferimento. In questo modo si aggiunge, quindi, un ulteriore strato di intelligenza software che consente di velocizzare i tempi di risposta, conseguire una migliore soddisfazione del cliente e aumentare la produttività generale». Per Nuance riconoscimento vocale e gestione documentale sono ambiti applicativi in cui settori come la Sanità e la Giustizia possono ottenere importanti ottimizzazioni di efficienza. «Si pensi – dice Bertoldi – alla refertazione automatica nell’ambito sanitario, piuttosto che a soluzioni di dettatura automatica nell’ambito della Giustizia. L’attività di riconoscimento vocale diventa una ulteriore opportunità grazie al fatto che può essere estesa all’utilizzo di dispositivi mobili».

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Antonio Menghini (HP) ritiene che i comparti che più necessitano di un intervento siano quelli della Sanità e dell’Istruzione. «I processi – dice Menghini – sono quelli d’integrazione dei servizi di sportello e la digitalizzazione dello stesso: un unico punto d’accesso ai servizi e l’integrazione dei contesti informativi eliminando tutte le duplicazioni, semplificando le normative che spesso impongono scarsa efficienza ed efficacia alle organizzazioni pubbliche».

«La macchina amministrativa – aggiunge Nencini (Trend Micro) – può essere resa più efficiente tramite la centralizzazione delle banche dati e l’interconnessione tra le varie amministrazioni. E’ necessario tuttavia permettere ai comuni, attraverso una revisione legislativa, di poter accedere ai sistemi centralizzati della PA e di poter utilizzare un unico software per l’accesso alle banche dati».

Per Luigi Di Pace (Exprivia) non vi sono dubbi, «si deve puntare sulla dematerializzazione, che impatta sia sulle modalità di lavoro che sui costi di lavorazione e sulla disponibilità di servizi al cittadino, anche di pagamento, erogati in modalità mobile utilizzando altresì sistemi di geo-referenziazione».

Disponibilità tecnologiche

Razionalizzazione degli acquisti, utilizzo di piattaforme di e-procurement, centralizzazione delle risorse… La tecnologia è oggi all’altezza per dare risposte esaustive a queste esigenze?

«Le tecnologie – è il commento di Menghini (HP) – sono già da tempo all’altezza ed esaustive rispetto a queste esigenze; è ovvio che è giunto il momento per le organizzazioni di modificarsi per adattarsi a tali nuovi paradigmi, poichè sino a oggi sono state sempre le piattaforme a doversi adattare alle tante organizzazioni coinvolte».

Di uguale tono l’opinione di Domenico Uggeri (Zucchetti), «la tecnologia è pronta già da alcuni anni. Finora è mancata la volontà di investire in strumenti di gestione più avanzati».

Le opinioni su questo tema convergono. «I tempi sono maturi e già esistono piattaforme utili allo scopo, dice Salvatore Lia (I&T)». «Non è un problema tecnologico – afferma Gastone Nencini (Trend Micro) – ma solo ed esclusivamente gestionale. I sistemi di procurement centralizzati, se utilizzati e supportati in maniera corretta, possono favorire il risparmio di risorse».

D’accordo anche Luigi Di Pace (Exprivia) che tuttavia ritiene che «l’attenzione in questi progetti non deve essere concentrata sulle tecnologie, ma sull’identificazione di un partner IT culturalmente capace di ottimizzare i processi dell’amministrazione, di integrarli con sistemi di Business Intelligence per migliorarli costantemente e di monitorare il corretto equilibrio tra economicità ed efficienza».

Smart City

In questi ultimi tempi si è poi imposto all’attenzione un tema che trova molta eco mediatica, quello delle Smart City. Quali sono le tecnologie che possono determinare un migliore governo delle Amministrazioni? Quali le tecnologie che possono migliorare la vita dei cittadini?

«Sono tutte quelle che consentono di governare i fenomeni e di anticipare eventuali situazioni di crisi migliorando anche la vita di cittadini e imprese – dice Antonio Menghini (HP) -: sicurezza fisica, sicurezza logica, connettività di nuova generazione, servizi in mobilità, disponibilità di punti d’erogazione ad alta affidabilità dei servizi, quest’ultimo punto referenziabile alle tecnologie Cloud».

Per Gastone Nencini (Trend Micro), l’aspetto cruciale e strategico su cui intervenire è l’infrastruttura di rete, «investendo oggi per ottenere dei risparmi importanti nel futuro», mentre Domenico Uggeri (Zucchetti) pone l’attenzione sui sistemi di Business Intelligence, essenziali per monitorare performance e risultati allo scopo di intervenire in modo tempestivo in caso di inefficienze. «Per i cittadini – dice Uggeri – crediamo sia utile potenziare l’utilizzo della tecnologia Nfc (Near field communication), ad esempio utilizzare il cellulare per comprare e validare i biglietti dell’autobus o della metropolitana. In Zucchetti stiamo già sperimentando questa tecnologia per gestire gli ingressi in stadi e palazzetti in occasione di concerti o eventi sportivi».

«Sensori, attuatori, sistemi di BI e applicazioni auto apprendenti: queste sono le parole chiave delle Smart Cities – dice Luigi Di Pace (Exprivia) -: Wsn (Wireless sensor networks) che leggono le variabili territoriali, sistemi di BI che ne estraggono i trend, applicazioni auto apprendenti per determinare gli scenari operativi, successivamente realizzati dai sistemi attuativi pilotati su reti IP».

Infine Salvatore Lia (I&T) cita le tecnologie legate all’espansione delle dimensioni e-gov ed e-health. «Più in generale – dice Lia – le tecnologie orientate al supporto di attività intellettuali (progettazione, organizzazione, economia e finanza, management) e quelle per l’intermediazione economica che puntano a valorizzare le attività manuali produttive (artigianato, agricoltura, turismo, industria manifatturiera)».