Budget e forecast, “closing” mensile, bilancio consolidato gestionale e civilistico in un’unica soluzione di performance management
Gruppo Alpitour (www.gruppoalpitour.it) è cliente di Tagetik da oltre dieci anni. Nel corso di questo periodo, l’azienda ha implementato vari progetti per gestire il “closing” mensile, il consolidamento civilistico e gestionale e – nel 2012 – il budget e il forecast. In precedenza, il conto economico previsionale era elaborato su Cognos Planning e – successivamente – i dati erano consolidati sul software di Tagetik. Tuttavia, al fine di minimizzare le inefficienze tecniche e architetturali dovute al lavoro in parallelo su due sistemi, Alpitour sentiva la necessità di unificare la gestione dei dati previsionali e consuntivi all’interno di una soluzione unica. Il processo di budget in Alpitour è estremamente strutturato e complesso: il Gruppo, infatti, gestisce dati analitici e a un livello di dettaglio molto spinto. Per questo, l’azienda aveva bisogno di una soluzione capace di elaborare un’enorme mole di informazioni in modo semplice, di un modello di calcolo dinamico – in grado di seguire l’evoluzione organizzativa e societaria – e modificabile in autonomia dagli utenti così come report di data-entry accessibili e intuitivi, adatti a un numero elevato di contributori con cultura manageriale variegata, assicurando così maggior controllo sul processo.
Gestire la complessità
In virtù delle specifiche esigenze di business e forte di un rapporto di fiducia duraturo, Alpitour ha scelto Tagetik (www.tagetik.com/it). Il progetto è andato “live” in soli cinque mesi (da ottobre 2012 a febbraio 2013) con la produzione del forecast 2013. Circa 60 utenti valorizzano 1.500 conti mediante 100 “form” di data-entry e 100 sequenze di allocazione su sei dimensioni di analisi. Il forecast è sviluppato su sei mesi estivi, mentre il budget si articola annualmente su due fasi: “budget invernale” e “budget estivo”. Una volta elaborati, i dati di budget sono trasferiti sull’applicazione di consuntivo e consolidati centralmente. Il medesimo processo, con le stesse logiche di calcolo, interessa anche i dati di “actual”. Le sei divisioni di Alpitour effettuano le chiusure mensili/sub-consolidati, mentre – a livello centrale – i dati sono aggregati in valuta euro, sia a livello economico sia patrimoniale, mediante un conto economico comune a tutte le divisioni e su due dimensioni di analisi.
Velocità e autonomia
«Grazie alla soluzione di Tagetik – ha commentato Andrea Meineri, responsabile Controllo di Gestione – gli utenti sono autonomi nella gestione di un modello strutturato di budget e forecast e possono ri-calcolare continuamente il conto economico previsionale al variare di valori prestabiliti, con tempi di aggiornamento dati ridotti da due giorni a – mediamente – due ore. L’azienda è in grado di gestire la pianificazione del business in modo completamente integrato con i processi di chiusura mediante anagrafiche identiche e piani dei conti sincronizzati». Lorenza Martellacci, responsabile Bilancio Consolidato, ha aggiunto: «Utilizziamo Tagetik anche per produrre il bilancio consolidato e il reporting civilistico. È un software estremamente flessibile e con un’interfaccia-utente intuitiva». Il Gruppo elabora un consolidato “flat”, in euro, di 40 aziende (multi-valuta) e gestisce anche i rapporti inter-company tra le aziende di un sub-consolidato e le altre società del Gruppo. Alpitour produce con Tagetik anche il reporting esterno, tra cui “nota integrativa” e “segment reporting”. «Da un punto di vista tecnico – ha spiegato Agostino Alizzi, responsabile IT – abbiamo completamente cambiato la nostra architettura server. La migrazione e l’upgrade di tutti gli ambienti applicativi si sono conclusi in soli 3 giorni, sia dal lato gestionale sia da quello civilistico».
