Gestione documentale e dematerializzazione? Si può fare!

Gestione documentale e dematerializzazione? Si può fare!

Idee, buone pratiche, progetti e proposte a confronto con UniCredit, IDC Italia, Able Tech, Citterio Salumificio, Digicamere, Edenred, Randstad, Samsung Electronics e Trenitalia

Gestione documentale e dematerializzazione? Si può fare! E’ il messaggio finale dell’incontro organizzato da Data Manager e UniCredit che ha messo a fuoco il tema della gestione documentale, della dematerializzazione e della conservazione sostitutiva nella prospettiva del business process management più strutturato, in cui l’automazione del flusso di lavoro è solo un pezzo del puzzle. Più dematerializzazione si traduce con più trasparenza e tracciabilità in una logica cross-dipartimentale e cross-culturale. L’argomento è uno dei più dibattuti e anche uno dei più “classici” dell’IT. Ma il “nuovo classico” della gestione dei documenti si chiama BPM, con tutto il suo corredo di mobility, cloud, big data e printing innovation. L’evoluzione è guidata da alcune tendenze chiave: 1) La pervasività del cloud avrà un impatto sulle soluzioni e le procedure di gestione dei documenti sempre più crescente. 2) La mobilità e l’accessibilità always-on in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo intreccia il tema della gestione documentale con quello della sicurezza e dello smart working. 3) Integrazione e interoperabilità tra le soluzioni di gestione dei documenti e strumenti di workflow si traducono in un miglioramento della produttività; 4) Le soluzioni e i sistemi di gestione documentale devono concentrasi sull’utente finale e non sul processo fine a stesso, mantenendo l’attenzione sulla facilità d’uso, la convenienza in termini di cost saving e di controllo. Su tutto, la sicurezza resta un problema pressante.

Aziende e pubbliche amministrazioni stanno assistendo alla decentralizzazione dei processi documentali, che comprendono la perdita della materializzazione del documento con il beneficio del “passaggio” al digitale. Non solo ciclo attivo e ciclo passivo. Ma titoli di viaggio, immagini, documenti di archivio, pagamenti, titoli, ticket, contratti e gestione delle informazioni a tutti i livelli delle organizzazioni pubbliche e private. Fino alla gestione delle identità digitali, la firma elettronica forte e la biometria, sempre più richieste nel settore finance. Oggi, i documenti sono anche video, log, like. L’ufficio in tasca significa più efficienza e un risparmio sui costi di gestione. Ma la percezione sbagliata dei costi-benefici ostacola le PMI nell’adozione di soluzioni di document management avanzato. Quello che bisogna tenere d’occhio sono le funzionalità di scansione o di acquisizione, l’efficacia del motore di classificazione automatica e di ricerca, il livello di accessibilità, di integrazione, di usabilità dello strumento e di sicurezza del sistema. Un sistema difficile da usare, con processi frammentati e funzione di ricerca poco efficaci, determina il fallimento di qualsiasi progetto di dematerializzazione e gestione documentale nel giro di sei messi. UniCredit, IDC Italia, Able Tech, Citterio Salumificio, Digicamere, Edenred, Randstad, Samsung Electronics e Trenitalia hanno messo al centro del dibattito le esperienze maturate per capire in quali termini si può veramente parlare di dematerializzazione e se le imprese italiane sono veramente pronte al cambiamento, soprattutto perché oggi la gestione documentale va oltre la semplice trasformazione del dato cartaceo in digitale e presuppone una migliore gestione delle informazioni in termini di accessibilità ai dati.

gestione documentale

L’ufficio senza carta?

Dopo vari decenni che se ne parla, l’ufficio senza carta è più un mito che una realtà concreta. Per la maggior parte delle aziende (enterprise, PMI e SoHo) la carte e le stampanti restano strumenti utili e fondamentali per lavorare con più produttività. La questione – dunque – è rendere i processi di gestione documentali più efficienti. In pratica, non si tratta tanto di produrre meno carta, ma di produrre meno processi cartacei inutili. Per tutto il resto, c’è la gestione documentale sostitutiva e la dematerializzazione che fanno parte di quel cambiamento più ampio che sta coinvolgendo le aziende e che si chiama Digital Transformation e che intercetta i nuovi modelli di smartworking e business process management, come ha messo in evidenza Emilio Manca, head of multichannel operations and management systems department di UniCredit.

Sicurezza e identità digitale

Firma Mia è la risposta di UniCredit alla digitalizzazione con 1,6 milioni di contratti digitalizzati e 200 tonnellate di carta non stampate nel 2015. Firma Mia consente di visualizzare e firmare i documenti relativi a contratti ed operazioni o disposizioni in modalità elettronica utilizzando il sistema SignPad uno speciale tablet che raccoglie le caratteristiche del segno grafico come la pressione della penna, la velocità con cui si esegue la firma, il movimento lineare e l’accelerazione. Si crea così il cosiddetto “template” con il quale ogni firma successiva sarà confrontata e conservata secondo gli standard più rigorosi di sicurezza.

Informazioni, processi, sistemi e persone

Processi inefficienti diminuiscono il valore della dematerializzazione. Le parole chiavi sono: Workflow, Efficienza, Semplicita, Velocità, Governabilita, Qualità e soprattutto Interoperabilità e Integrazione. Integrare processi e applicazioni significa tradurre i driver normativi e le nuove opportunità in efficienza operativa. Conservazione sostitutiva, workflow e stampa tra le priorità di intervento in ambito documentale. Gli investimenti in soluzioni di “paper to digital document management” crescono a ritmi sostenuti anche se la maggior parte dei documenti in uso nelle aziende nasce e vive su supporto cartaceo, come ha messo in evidenza Sergio Patano, research & consulting manager IDC Italia.

Ma soprattutto integrazione

Informazioni, processi, sistemi e persone. Nella dematerializzazione, la parola chiave è integrazione. Il 55 per cento dei documenti in uso nelle aziende nasce e vive su supporto cartaceo (dati IDC). Gli investimenti in soluzioni di “paper to digital document management” crescono a ritmi sostenuti. Il mercato nel 2015 ha superato i 1.100 milioni di euro con ritmi di crescita superiori all’8% fino al 2017.

Ma come integrare processi e applicazioni per tradurre i driver normativi e le nuove opportunità in efficienza? Nella tavola rotonda si è parlato di workflow documentali, della transizione dalla centralità della carta con attività completamente manuali all’automazione cross dipartimentale con governance e sicurezza avanzati. I processi paper centric sono caratterizzati da costi elevati legati a workflow cartacei, data entry manuale, problemi di archiviazione, ricerca, condivisione e sicurezza. E parlando di sicurezza, non possiamo dimenticare che la stampante è collegata alla rete e un attacco su dieci arriva proprio da qui.

Ma qual è è l’elenco delle cose da fare? Innanzitutto, bisogna definire una governance per la gestione dei workflow digitali. Rimuovere tutti i silos dipartimentali ed espandere l’automazione in ottica company-wide. Fare partnership con system integrator per sviluppi futuri. Implementare una cultura di innovazione continua. Fornire formazione regolare a tutto lo staff per le innovazioni. Incoraggiare il dialogo tra IT e LOB.

Previsioni di investimento

Nelle aziende italiane, ambiti quali ciclo passivo, contrattualistica, rapporti con i clienti, risorse umane, ordini, logistica sono a forte intensità documentale, sebbene le aziende percepiscano l’esigenza di migliorarne efficienza e gestione. Lo confermano anche le previsioni di investimento per i prossimi mesi in Italia, dove conservazione sostitutiva, workflow documentali e ricerca di sempre maggiori efficienze negli ambiti di stampa, appaiono al top tra le priorità di intervento in ambito documentale. Spinti anche dall’evoluzione normativa, come per esempio l’entrata in vigore in Italia nel marzo 2015 dell’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le aziende che si relazionano con la pubblica amministrazione, in Italia e in Europa gli investimenti in soluzioni di “paper to digital document management” crescono a ritmi sostenuti.

Revisione dei processi

Il tallone di Achille rimane la revisione dei processi. Le difficoltà maggiori che IDC ha rilevato nel corso di indagini quantitative e qualitative hanno a che fare con la complessità delle organizzazioni, pubbliche e private, di tradurre i driver normativi e le nuove opportunità offerte dai nuovi paradigmi tecnologici in sinergia con la revisione dei processi, operando poi in modo diverso rispetto al passato con un change management. Questo si traduce, soprattutto nella complessa macchina che è il settore pubblico, nella necessità di sviluppare nuove strategie, programmi e coordinamento, oltre che iniziative infrastrutturali che creino le condizioni per architetture di data center più condivise, facendo leva su cloud e open standard come principi irrinunciabili.

tavola rotonda

La digitalizzazione avanza

Spinti anche dall’evoluzione normativa, come l’entrata in vigore in Italia nel marzo 2015 dell’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le aziende che si relazionano con la pubblica amministrazione, in Italia e in Europa gli investimenti in soluzioni di “paper to digital document management” crescono a ritmi sostenuti. Tra firme elettroniche, regolamenti UE e semplificazioni normative, pagamenti elettronici, tra cui anche qualche accelerazione da parte dell’AgID, la digitalizzazione avanza, nel segno di una dematerializzazione che vede già una realtà nella fatturazione elettronica per la PA e procede spedita verso una gestione documentale sempre più allargata. Ma bisogna fare attenzione ed evitare di trasporre nel digitale gli stessi errori dei processi cartacei.

La Camera di Commercio di Milano è al terzo posto in Italia per qualità dei processi. «Il tempo medio di pagamento di una fattura è diciotto giorni» –  ricorda Maurizio Maccalli, responsabile ICT di Digicamere che sottolinea il ruolo del top management nei processi di adozione di dematerializzaione . Per Davide Blanchetti, ICT manager di Edenred.

occorre spingere di più sulla qualità dei processi, la formazione delle persone e l’usabilità delle soluzioni anche perché è più complesso dematerializzare i processi che hanno impatto con l’esterno come i fornitori. La fatturazione elettronica verso la PA ha dato forte impulso verso la digitalizzazione ed è auspicabile uno sviluppo ulteriore che coinvolga anche il settore privato. Con la mobilità pervasiva siamo non solo mobili e ubiqui, ma ci portiamo l’ufficio in tasca e questo determina una maggiore produttività e risparmio sui costi di gestione a fronte di un aumento della complessità.

Le aziende italiane sono pronte?

La percezione sbagliata dei costi-benefici ostacola le PMI nell’adozione di soluzioni di DMS. In cima alle preoccupazioni, ci sono l’estrazione manuale di dati dai documenti digitali, la mancanza di workflow documentale integrato, la tracciabilità, la perdita di dati e di produttività, come mette in evidenza Paolo Fila, CIO di Giuseppe Citterio Salumificio. Processi inefficienti diminuiscono il valore della dematerializzazione, fa notare dal canto suo Davide Pifferi della Direzione Pianificazione Strategica – Piani di Innovazione e Integrazione Commerciale – Integrazione Commerciale e Intermodalità di Trenitalia. Dematerializzare le informazioni non basta per migliorare l’experience. Il punto critico è l’interoperabilità. Per questo bisogna lavorare molto sulla Semplicità, come la capacità di rendere fruibili e trasparenti all’end user funzioni e sistemi complessi, sulla Velocità (time-to-market), sulla Governabilità (Big Data e cognitive system) e sulla Qualità (processi, ingegnerizzazione output). Secondo Giancarlo Veltroni CFO di Randstad e presidente di ANDAF la dematerializzazione è parte di un forte cambiamento di trasformazione che sta coinvolgendo tutte le aziende e si traduce in efficienza, logistica semplificata, compliance, identità digitale, modello organizzativo. «Come Randstad stiamo lavorando alla filiale virtuale in una logica di integrazione e non di sostituzione, ma la carta ha ancora un peso negli uffici pubblici e privati».

alberto carrai able tech

Able Tech, come integrare processi e applicazioni

La gestione documentale ha mutato il suo significato, spostandosi verso soluzioni integrate a processi e applicazioni aziendali, sempre più in mobilità, grazie alla diffusione di smartphone o tablet e all’incremento di banda della connessione Internet. Nella dematerializzazione, per Alberto Carrai, direttore commerciale e marketing di Able Tech il punto centrale è proprio l’integrazione, che significa anche gestire dalla stessa interfaccia web informazioni, processi, sistemi e persone. Un processo gestito in maniera digitalizzata raccoglie le informazioni e le mette a disposizione delle persone e degli altri sistemi presenti in azienda, esattamente nel punto in cui occorrono, senza perdite di tempo e di energie, visto che la gestione dei documenti cartacei impegna 3,6 ore alla settimana per lavoratore (dati IDC). Per questo le imprese devono cambiare marcia e smettere di creare nuova carta inutile, offrendo una migliore user experience e semplicità di utilizzo dei dispositivi. Il workflow evita di generare documenti. Quanti documenti cartacei che risiedono/circolano nelle organizzazioni sono «parte attiva» in un processo? Non si tratta di fare la guerra ai documenti cartacei, ma di utilizzare solo la carta che serve veramente, anche perché l’ufficio senza carta è destinato a restare un mito. Ciò che conta, oltre a lavorare ovunque con la certezza di poter accedere a tutte le informazioni, è l’organizzazione da dare a queste informazioni. Averle e non saperle gestire in modo adeguato è solo uno spreco. Le imprese possono ridurre la produzione di documenti cartacei impegnandosi nell’adozione di soluzione per la gestione documentale. Oggi, tutti i documenti possono nascere informatici o sono digitalizzabili per legge. Con l’accelerazione di soluzioni IoT, cognitive system e robotics, liberare i dati dal loro supporto materiale significa mettere più benzina nel motore del business delle aziende. Occorre però evitare di trasporre nel digitale gli errori stessi dei processi cartacei.

Nell’era dei big data non si parlerà più di documenti ma di dati, raccolti e fruibili da una moltitudine di canali. Il patrimonio di un’azienda non risiederà nei singoli documenti ma nelle informazioni derivanti dalla loro interconnessione e integrazione all’interno di processi di discussione e collaborazione. «Negli ultimi anni – ha spiegato Carrai – Able Tech ha investito moltissimo nello sviluppo di soluzioni usufruibili anche da dispositivi mobili, quali smartphone e tablet, rispondendo alle richieste di maggiore mobilità degli utenti e permettendo di accedere al patrimonio d’informazioni aziendali, in totale sicurezza, da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Per gestire un documento quindi non è più necessario essere presente nella propria postazione in ufficio ma è sufficiente avere un device. In generale, ogni nostra innovazione è rivolta all’utilizzo della nostra soluzione di gestione documentale e dei processi in un’ottica di smart working: per questa ragione abbiamo sviluppato un’app che permette di apporre le firme su documenti anche in assenza di connettività. Arxivar è il sistema completo di gestione documentale, conservazione sostitutiva e business process manager che permette di convogliare il volume crescente di dati, gestire le informazioni e quindi i processi. Solo così, il dato può circolare in tutto il sistema aziendale e diventare uno strumento strategico di conoscenza».

stefano romelli_samsung

Samsung, oltre la stampa. Più sostenibilità, efficienza e collaborazione

La gestione documentale intelligente è il primo passo concreto verso l’ottimizzazione e i risparmi per enti pubblici e imprese. Samsung offre dispositivi, soluzioni e consulenza per una condivisione efficiente delle informazioni. Con o senza carta. Dal cartaceo al digitale e viceversa. Nel mercato printing e in generale in quello della gestione documentale sono in atto profonde trasformazioni, principalmente dovute a un’ampia diffusione della tecnologia mobile che ha completamente cambiato il paradigma “dalla stampa al documento”. Stefano Romelli, B2B Customer Intelligence Manager di Samsung Electronics Italia ha parlato di autentificazione degli utenti per superare criticità di sicurezza e di Cloud Printing soluzioni per semplificare l’esperienza d’uso degli utenti. Mobility è la parola chiave per interpretare la strategia di Samsung. Il futuro del printing per gestire i documenti in ottica IoT e Big Data passa da stampati e sistemi multifunzione, connessi e sempre più smart, in grado di affrontare in maniera proattiva le attuali tematiche, dalla mobility ai big data e cloud, senza trascurare la sicurezza digitale. Per Romelli, la questione però non è solo tecnologica ma anche culturale. «Stiamo assistendo a una profonda trasformazione nel mercato printing, la mobility, la digitalizzazione, il cloud, la sicurezza e la convergenza sono i trend che hanno maggiore impatto sulle infrastrutture printing delle aziende e sulla gestione documentale in senso ampio, trend che hanno determinato il cambiamento del paradigma. In tema di dematerializzazione, assistiamo a una forte crescita, guidata dalla nuova normativa sulla fatturazione elettronica verso la PA. E la fatturazione elettronica verso la PA è soltanto una delle possibilità all’interno di un processo di gestione documentale delle aziende. Nel settore dei servizi finanziari, gli operatori possono portare sempre con sé i propri documenti sui propri dispositivi mobili e stamparli in qualunque filiale collegandosi tramite cloud alla stampante. L’esigenza di stampa e scansione da dispositivi mobili, via cloud, accompagna in misura crescente i processi di smart working. Qui interviene una soluzione come Samsung Cloud Print, che attraverso un’applicazione dedicata consente di creare, condividere e stampare documenti ovunque ci si trovi, tra l’altro in piena compatibilità con il nostro sistema di sicurezza mobile KNOX».

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