Tamoil: la fatturazione elettronica e il percorso verso la digitalizzazione

Tamoil: la fatturazione elettronica e il percorso verso la digitalizzazione

La fatturazione elettronica è ormai entrata ufficialmente in vigore e tutti, chi in modo più strutturato chi un po’ di corsa, hanno raggiunto il traguardo. La fatturazione elettronica può essere considerata una leva per attuare un vero percorso di digitalizzazione per le aziende del futuro?

Lo abbiamo chiesto al project leader IT di Tamoil Italia S.p.A., che lavora da anni su progetti di digitalizzazione aziendale.

Tamoil Italia si è avvicinata al tema della Fatturazione Elettronica tra privati già nei primissimi giorni del 2018 per poter ottemperare all’obbligo del 1 luglio per la fatturazione dei carburanti per autotrazione (benzina e gasolio). Già nel lontano 2015 l’azienda ha mosso i primi passi nel mondo della Fatturazione PA, sebbene all’epoca i volumi fossero più marginali e il processo meno strutturato – dichiara e prosegue ‘per la fattura PA, siamo partiti nel 2015 con la generazione di pochi XML, con la trasmissione via PEC e un archivio documentale IBM Content Manager CM8.  Per affrontare la fatturazione B2B invece, essendo una filiera “pilota” con partenza anticipata, è stato fondamentale il dialogo con le associazioni di categoria, con l’Agenzia delle Entrate e Sogei per inquadrare bene differenze e aspetti critici. Abbiamo poi optato per un processo gestito in-House accreditandoci direttamente con il Sistema di Interscambio con un canale FTP.’

Attualmente in Tamoil Italia sono in uso due ERP: per il sistema di fatturazione attiva SAP viene utilizzata la soluzione E-document (Basic Solution), mentre per il sistema Dynamics AX la soluzione Microsoft.  Completa l’architettura un nuovo documentale IBM FileNet con IBM Case Manager e middelware MS BizTalk.

Per i punti vendita in gestione diretta è stata inoltre prevista una soluzione di fatturazione elettronica in modalità self service tramite app mobile. Ciò per consentire ai clienti di ottenere le fatture in totale autonomia in qualsiasi giorno della settimana e a qualsiasi ora.

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Per la parte passiva – sottolinea – ‘abbiamo fortunatamente sfruttato il lavoro fatto precedentemente di dematerializzazione della fatturazione in ingresso e quindi si è trattato più di adattamento alla ricezione in modalità “mista”: cartacea, elettronica XML e via e-mail in PDF. L’incognita resta ora sul contenuto delle fatture passive, ci aspettiamo una compilazione dei campi molto variegata che probabilmente incontrerà qualche difficoltà nell’interpretazione dei dati da parte degli uffici amministrativi.’

Un esempio di efficacia nell’implementazione di evoluti processi digitali.

Guardare alla digitalizzazione dei processi aziendali in modo strutturato, aperto e integrato consente di ottenere davvero i maggiori vantaggi.

In Tamoil Italia uno dei processi più strutturati ed efficienti è proprio la gestione del ciclo passivo che ha coinvolto tutto il processo approvativo interno dei documenti che prima avveniva interamente su carta.

Attualmente, con la soluzione IBM Case Manager, l’azienda gestisce i processi di richieste di acquisto, ordini di acquisto, bolle di accettazione merci e servizi, fatture passive (analogiche ed elettroniche), pre-fatture e avvisi di pagamento.  Per le fatture passive è stato inoltre sviluppato un cockpit per l’integrazione diretta tra IBM Case Manager e SAP che consente di accelerare il processo di registrazione e controllo fattura utilizzando tutti i dati fattura che sono stati acquisisti nel percorso di approvazione.

‘Questo progetto ha portato grossi benefici in termini di risparmio di tempo, tracciabilità dei documenti e monitoraggio dei processi approvativi. Ha consentito di individuare i punti critici del processo e snellire le procedure approvative ampiamente supportate e certificate dal sistema. Non da ultimo – afferma – ci ha consentito di essere pronti per la fatturazione elettronica passiva con pochi interventi di adeguamento.’

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In estrema sintesi è facile comprendere come un disegno di digitalizzazione globale possa aiutare a cogliere le opportunità, trovare i punti critici e valutare le integrazioni per ottenere davvero processi efficienti e performanti.

‘Il passaggio alla fatturazione elettronica – conclude il nostro interlocutore – non è stato certamente indolore, si è trattato di un percorso impegnativo sia per i tempi molto ristretti in cui l’azienda ha dovuto rispondere alla nuova normativa (6 mesi), sia per l’impatto sui processi commerciali, organizzativi e informatici. Si è reso necessario un grosso lavoro di comunicazione verso clienti, fornitori e partner. CST Consulting, società del gruppo Horsa, ci ha supportato per tutti gli sviluppi dei processi di integrazione sia in ambito fatturazione elettronica attiva e passiva, sia per i processi di integrazione con il sistema documentale di gestione del ciclo passivo.’