Gestione smart dei documenti. I vantaggi del documentale

I nuovi trend IT e gli obblighi normativi spingono le imprese ad abbracciare la gestione documentale

Se ne parla da tanto ma la conversione digitale dei documenti è ancora in atto. I nuovi trend IT e gli obblighi normativi spingono le imprese ad abbracciare la gestione documentale, grazie all’integrazione nei software di maggiore automazione, machine learning e intelligenza artificiale

Il mercato globale del documentale è stato valutato 800 milioni di dollari nel 2017 e raggiungerà i 980 milioni di dollari entro la fine del 2023, con un tasso di crescita del 3,6% in cinque anni (2019-2024 Global Document Management Software Market Report). Ad oggi, la gestione documentale è utilizzata principalmente per la conservazione e il recupero di informazioni in digitale ma questi sistemi possono svolgere un ruolo fondamentale in tali altri ambiti: approvvigionamento, monitoraggio e manipolazione dei contenuti, estrazione del know-how dell’impresa, con ritmi costanti e a volumi decisamente rilevanti. Un panorama del genere fa da base all’aumento della domanda di soluzioni documentali in grado di preservare il patrimonio aziendale, garantendo necessità peculiari. Ma non solo: semplificazione dei processi, conformità alle policy internazionali e maggiore versatilità sono alla base di un trend di adozione non ancora completato e per nulla maturo. Basti pensare agli intrecci con la blockchain (da qui il termine document management blockchain) e alla possibilità di sfruttare l’efficienza degli smart contract per velocizzare le operazioni e ridurre gli errori. A ciò fanno eco i vantaggi, sempre crescenti, dell’accesso in mobilità, che si fa più sicuro, ottimizzato e valido, anche in termini di certificazione delle operazioni. Eppure, simili paradigmi devono essere legati da una prospettiva comune, inseriti in flussi decisionali omogenei, altrimenti si rischia un effetto boomerang.

LE DINAMICHE DEL MERCATO

Nel “2019 Global Intelligent Information Management Benchmark Report” dello scorso dicembre si legge che il 54% dei lavoratori intervistati (tra 1.500 in tutto il mondo) vorrebbe ma non può utilizzare il proprio dispositivo mobile per condividere o collaborare su file di ufficio. Peggio: l’83% ha dovuto ricreare un documento perché non riusciva a trovarlo sulla propria rete aziendale. Un’affermazione che è un paradosso: la digitalizzazione, quando non correttamente recepita, crea duplicati in bit, più della carta. L’enterprise content management consente alle organizzazioni di acquisire, creare, organizzare, gestire e archiviare documenti e informazioni di vario stampo. La tipologia di software fornisce una base per la gestione e la conformità delle conoscenze ed è sempre più combinata con applicazioni che automatizzano le attività incentrate sulla produzione di contenuti. Ma c’è da fare una giusta precisazione. Il mercato del documentale è composto da due sottocategorie: l’acquisizione, ovvero l’elaborazione di testi e immagini con la conversione in formati leggibili e la successiva classificazione, categorizzazione e indicizzazione; e la gestione, che descrive la creazione di dati e metadati, la loro manutenzione e pianificazione.

In base a una recente ricerca condotta da IDC a livello europeo, emerge che il numero di documenti stampati dalle aziende è in graduale declino, grazie ai miglioramenti in corso nelle soluzioni di document management e alle crescenti iniziative di digitalizzazione. «L’aumento esponenziale di informazioni digitali raccolte e immagazzinate, unite alla necessità di accedere a documenti in formato digitale e all’implementazione di soluzioni di scannerizzazione – ci spiega Diego Pandolfi, research & consulting manager di IDC Italia – sta spingendo verso la digitalizzazione dei documenti e verso la gestione “smart” attraverso specifiche soluzioni. Stando ai dati della ricerca, le principali ragioni che portano le aziende a ridurre in generale i volumi dei documenti cartacei sono i continui sviluppi delle soluzioni di document management (per il 72%), la necessità del business di accedere a un numero maggiore di contenuti digitali (68%) e in generale le iniziative di digitalizzazione (59%). Nonostante queste dinamiche, le società dichiarano di trovarsi ancora a dover stampare alcuni file che devono essere prodotti e conservati necessariamente in formato cartaceo a causa di certe normative». Anche le piccole e medie imprese vogliono migliorare i propri processi di gestione documentale – «ma si trovano ad affrontare diverse sfide, tra le quali spicca quella relativa alla difficoltà nel trovare la soluzione maggiormente adatta alle proprie esigenze e anche nel comprendere al meglio le possibilità di utilizzo e i benefici, tali anche da giustificarne l’investimento». Inoltre, l’adozione del cloud – «può fornire alle organizzazioni di differenti dimensioni la capacità di approcciare piattaforme sicuramente scalabili, al crescere del loro business, che sono maggiormente appetibili, anche in termini di costi. Rimangono delle prove ancora aperte, tra le quali i processi lunghi e complessi (per il 63%), la resistenza dei dipendenti (40%) e la percezione di una mancanza nel fornire servizi end-to-end da parte dei provider (37%)».

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UN NUOVO MODO DI LAVORARE

Sotto questo punto di vista, è utile l’esperienza di Brother raccontata da Lorenzo Matteoni, senior manager marketing di Brother Italia, secondo cui il passaggio dai processi cartacei ai flussi di lavoro digitali è la chiave di ogni azienda di successo. «Migliorare l’acquisizione, l’indicizzazione e la sicurezza dei flussi documentali è fondamentale per ottimizzare il workflow all’interno di un ufficio. Non possiamo più pensare di scannerizzare un gran numero di documenti manualmente, salvarli e nominarli ogni volta. Si tratta di un procedimento che fa perdere tempo. Con il nostro Brother Barcode Utility, lavoriamo proprio per semplificare le attività di conservazione, attraverso la lettura dei codici a barre contenuti nel documento, così da salvare con maggiore velocità, riducendo gli errori di archiviazione e creando un archivio strutturato, efficiente e pronto da consultare. Il software riconosce code e automaticamente processa i documenti nel disco locale, all’interno della cartella di destinazione prescelta. Tutto questo processato direttamente dallo scanner Brother, senza bisogno di utilizzare alcun computer. In questo modo, la gestione documentale diventa facile e accurata».

Certo è che i vantaggi dell’introduzione in azienda della gestione documentale si possono misurare concretamente. «Nei processi di lavoro, le fasi più ripetitive sono quelle dell’archiviazione e ricerca dei documenti, che saranno sempre più automatizzate, con un calo drastico dei costi ore/uomo pari ad almeno il 90% del necessario alla lavorazione “analogica” dei documenti» – ci dice Matteo Zaffagnini, direttore marketing di Top Consult. «La piattaforma collaborativa di Top Consult ottimizza i processi strutturati e non, introducendo un nuovo modo di lavorare: si calcola per esempio che l’eliminazione della email aumenti la produttività degli utenti del 20-25% e, a sua volta, il fatturato aziendale anche del 2%. Un moderno sistema di gestione documentale collaborativa permette di superare i limiti della posta elettronica e dei processi di lavoro tradizionali, creando uno spazio digitale comune di collaborazione, protetto e sicuro, dove tutti i profili abilitati hanno a disposizione strumenti facili e intuitivi da usare, concepiti sul modello dei tool a cui sono già abituati, con le applicazioni social come la bacheca, le notifiche, i gruppi di lavoro e i forum di discussione. L’ultimo miglio della “digital transformation” è la gestione documentale stessa. L’evoluzione delle normative ha portato all’adozione della fattura elettronica in formato XML e si arriverà a una totale standardizzazione, e di conseguenza digitalizzazione, di ogni singolo documento. Poiché ogni processo comincia e finisce con la produzione di uno o più file, la gestione documentale sarà sempre più l’asse portante del sistema informativo aziendale, capace di gestire flussi documenti, processi e firme in modalità completamente digitale».

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MIGLIORAMENTO DELL’OFFERTA

Tornando al mercato, le rilevazioni di IDC mostrano che il settore del software per l’enterprise content management in Europa occidentale crescerà a un tasso annuale composto del 4,8% entro il 2022. Gli analisti si aspettano che il panorama distribuito sul cloud pubblico debba registrare in buona parte un consolidamento da una fetta limitata di clienti, al fianco dei quali si affermano soggetti più grandi, fino a ieri scettici sulle opportunità di andare oltre le soluzioni tradizionali on-premise. Ed è per questo che, invece di un approccio “one size fits all” ai requisiti aziendali, avanzino richieste modulari e personalizzate. Si vedono dunque nuove opportunità da chi offre strumenti di gestione documentale, tali da mettere in crisi i concorrenti della prima era, lontani da una comprensione “avanzata” della tecnologia, ossia privi di quell’integrazione con intelligenza artificiale e machine learning che trainerà le vendite. «Le previsioni di IDC – prosegue Pandolfi – mostrano il passaggio costante dall’infrastruttura locale alle tecnologie cloud e mobili della Terza piattaforma. Questa rappresenta già la maggior parte della spesa per l’ICT e beneficia di un cambiamento che proseguirà da qui ai prossimi anni. Se gli operatori stanno investendo molto in acceleratori di innovazione come l’apprendimento automatico, i sistemi cognitivi e l’analisi dei contenuti, è per migliorare ulteriormente le loro offerte. Lo switch alla Terza piattaforma sta guidando la “nuova” spesa IT e contribuisce a formare quella partecipazione della linea di business al ciclo decisionale IT necessario in una dimensione odierna, dove la pianificazione ha tempi molto più concentrati.

Molto del domani nella gestione smart dei documenti dipende da quei paradigmi che non spariranno certo domani; cambieranno forma ma con basi solide, come il cloud. Lo sa bene Donato Maraggia, product manager MFP di Ricoh Italia secondo cui – «il cloud apre a scenari dirompenti in termini di interconnessione e integrazione tra il mondo cartaceo e quello digitale. Un esempio concreto di questa evoluzione è dato dalla nuova gamma di multifunzione Ricoh IMI, che consente di utilizzare, direttamente dal pannello touch, la piattaforma Ricoh Smart Integration in grado di collegare i dispositivi ai più noti servizi cloud di terze parti, da Dropbox a Google Drive e Office 365. Gli utenti possono archiviare direttamente sul cloud un documento acquisito digitalmente e, viceversa, stampare un documento proveniente dalla nuvola. Grazie al cloud i file sono disponibili ovunque e questo si sposa perfettamente con le logiche di flessibilità e di digital transformation che stanno modificando il modo di lavorare delle aziende in ambienti comunque controllati e sicuri».

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Parlando proprio di sicurezza, non possiamo negare che il GDPR abbia dato uno slancio, in termini di difesa del dato, alle soluzioni di gestione documentale. Al regolamento, sotto i riflettori già da un paio di anni, si affiancano le leggi nazionali sulla privacy dei dati, che presentano alle società nuove sfide di conformità, fondamentali per le loro operazioni. I risultati di una ricerca condotta da Ricoh, che ha interessato 2.550 manager di tutta Europe, lo dimostra. «È emerso che la maggior parte delle aziende (55%) ritiene che le normative sulla privacy siano un punto di partenza per migliorare l’organizzazione interna» – specifica Donato Maraggia. «La sicurezza del dato non può prescindere dalla gestione dei documenti. Aumenta infatti l’attenzione verso piattaforme hardware e software che aiutano a convertire la gestione documentale in qualcosa di diverso da ciò che era fino a oggi l’anello debole della catena. La security è parte integrante dell’intero portfolio di soluzioni e servizi Ricoh per la produzione e gestione dei documenti, con un focus particolare su quattro ambiti: controllo – autenticazione degli utenti ai dispositivi multifunzione, conservazione – funzionalità per la crittografia, distruzione – sovrascrittura dell’hard disk e servizio di data cleansing a fine vita – e supporto avanzato – possibilità di monitoraggio remoto e aggiornamento automatico dei dispositivi, per assicurare sempre l’ultima tecnologia disponibile per la loro protezione».

IL FUTURO DEL DOCUMENTALE

Il mercato del software di gestione documentale si è evoluto in modo significativo negli ultimi anni. È passato dall’essere altamente focalizzato su determinati reparti, a offrire una suite estesa, capace di risolvere problemi differenti. Le prime soluzioni erano difficili da implementare, utilizzare e supportare. Nonostante gli sforzi per soddisfare i clienti, non potevano incontrare tutte le esigenze delle aziende, perché peccavano di agilità e dinamicità. Inoltre, quando la quantità di dati a disposizione delle imprese è aumentata in modo esponenziale, si è aggiunta ulteriore complessità. Il futuro del documentale è decisamente più interessante. Intelligenza artificiale, apprendimento automatico, organizzazione avanzata, sono solo alcuni degli aspetti che meglio identificano cosa è oggi la gestione smart e su che punti potrà migliorare. Il cloud realizza quel concetto di scalabilità che tutti cercano, mentre i microservizi aprono a flussi di adozione personalizzati. Quando si dà più importanza al contenuto e meno a dove il contenuto è conservato (e in che modo, sapendo che è al sicuro), allora possiamo dire di aver raggiunto un buon compromesso tra facilità d’uso, economia e prestazioni.