Smart working. La nuova cultura del lavoro agile

Un nuovo modo di organizzare il lavoro, ma anche una nuova filosofia di gestione delle HR. Le soluzioni di smart working coinvolgono tutti i knowledge worker dalle LoB fino alla linee di produzione. Più flessibilità e autonomia, ma anche maggiore commitment sui risultati

Nel passato, soprattutto nel mondo occidentale, si è assistito alla nascita e allo sviluppo di nuove soluzioni che hanno cambiato il modo di lavorare tradizionale. Esempi classici sono quelli del cosiddetto “telelavoro”, in cui si svolgevano le proprie mansioni da località remote rispetto all’ufficio e dai “cottage tecnologici”, modelli in voga soprattutto una trentina di anni fa e che si sono evoluti negli uffici condivisi e negli spazi attrezzati dove è possibile utilizzare gli strumenti tecnologici e le infrastrutture necessarie a garantire una modalità di lavoro informatizzata e flessibile rispetto alle esigenze di tempo e prossimità. Oggi, lo smart working ha assunto forme totalmente nuove, grazie ai passi avanti della tecnologia, alla potenza e alla velocità delle infrastrutture che nel frattempo sono state messe a disposizione di privati e aziende. Possiamo rapidamente citare qui l’avvento degli smartphone e dei tablet, di notebook sempre più leggeri e performanti e soprattutto del cloud computing, con soluzioni di connettività sicura e ultraveloce, anche wireless.

RIDISEGNARE SPAZI E MODELLI

Esistono diversi driver che sostengono lo sviluppo dello smart working. Nelle aziende, si cerca sempre più di passare da spese in conto capitale (CapEx) a spese operative (OpEx) – spiega Daniela Rao, senior director Research & Consulting di IDC Italia. Una delle tendenze in atto è l’introduzione di applicazioni collaborative in grado di aumentare la produttività e le capacità di lavoratori e partner, offrendo accessibilità in cloud con modelli di adozione flessibili e scalabili in relazione alle esigenze aziendali. La consumerizzazione – inoltre – offre soluzioni tecnologiche di utilizzo non professionale che rendono la collaborazione più semplice anche nel mondo del lavoro grazie alla semplicità di utilizzo, immediatezza ed efficacia già note ai singoli per motivi personali. Si tratta di un modello che spinge a far evolvere i modelli organizzativi e che sta caratterizzando – «tutta l’offerta di strumenti e soluzioni di collaborazione orientata alla dimensione umana della comunicazione».

Tuttavia, esistono due barriere principali al diffondersi dello smart working. Prima di ogni altra cosa, l’approccio alla formazione e il cambiamento culturale del top management e dei lavoratori. «Non tutti i lavoratori sono “knowledge worker” e comprendono appieno le potenzialità delle tecnologie digitali, ma tutti desiderano sul posto di lavoro la stessa facilità di collaborazione cui sono abituati a casa. La formazione è essenziale, tenendo conto delle diverse attitudini delle diverse generazioni nell’abbracciare i cambiamenti dello spazio di lavoro. Sono ancora poche le aziende italiane che investono per favorire l’engagement di tutte le tipologie di lavoratori. La sfida per le aziende è quella di stimolare le diverse “culture” e le figure aziendali ad abbracciare la collaborazione cross-silos». La seconda barriera è rappresentata dalla difficoltà nel ripensare il modello di approvvigionamento delle piattaforme di collaborazione. «I modelli SaaS sono più agili, efficienti e a prova di futuro – continua Daniela Rao – ma molte aziende italiane ancora non ritengono il cloud un’alternativa in grado di offrire sicurezza e i livelli di personalizzazione richiesti».

In ogni caso, i vantaggi offerti dallo smart working sono evidenti quando si considera che migliorare la comunicazione non porta solo benefici alla produttività dei dipendenti – «ma migliora anche la credibilità di un’organizzazione, aiutando ad aumentare il morale, a ridurre lo stress e a ridurre le aspettative non soddisfatte di tutta la business community». Le modalità in cui i nuovi dispositivi stanno influenzando i lavoratori sono poi in continua evoluzione. In ambienti dove ci sono persone in movimento e device sempre più eterogenei, le postazioni di lavoro sono già da tempo sostituite da piattaforme digitali, dove ogni lavoratore accede in maniera univoca alle proprie informazioni indipendentemente dal luogo, dal momento o dal dispositivo utilizzato. «Oggi però siamo entrati in una fase ulteriore della trasformazione digitale» – mette in evidenza Daniela Rao. Per rispondere alle esigenze emergenti di flessibilità, velocità e condivisione – «le tecnologie digitali devono ridisegnare lo spazio di lavoro, partendo dai rapporti tra individuo, spazio aziendale fisico e logico, e business community». In questo contesto, le piattaforme di collaborazione diventano – «lo strumento più importante per costruire e diffondere le conoscenze fra le persone, stimolare e governare la circolazione delle idee frutto del lavoro condiviso, vero motore dell’innovazione». La capacità di far circolare, gestire e utilizzare le informazioni per accelerare i processi decisionali di business sta diventando un requisito indispensabile di ogni azienda. «Ma serve che l’innovazione sia orientata alla dimensione umana, che riguarda la comunicazione, la collaborazione, il knowledge management e l’ottimizzazione dei processi human-in-the-loop e sia supportata dalle tecnologie – intelligenza artificiale in primis – già oggi fondamentali».

CONDIVISIONE E VALUTAZIONE

Da una recente ricerca condotta da IDC, emerge che oltre la metà delle aziende italiane ha avviato almeno un’iniziativa in ambito smart working e digital workspace. Le attività principali attuate dalle aziende sono per ora orientate a garantire la possibilità del lavoro da remoto (26% delle imprese) e a consentire ai dipendenti di lavorare con dispositivi mobili (22%)». Quanto ai settori di mercato che hanno già adottato politiche di questo tipo, a guidare la classifica ci sono: finanza, commercio all’ingrosso, industria, trasporti, comunicazioni, utility e altri servizi. Gli obiettivi dei progetti e delle iniziative sono indirizzati a garantire una maggiore flessibilità ed efficienza delle attività lavorative, puntando in misura maggiore sulla valutazione dei risultati e sulla possibilità di una migliore conciliazione tra tempi lavorativi e personali.

In molti casi, le aziende devono riprogettare anche gli spazi fisici, diminuendo per esempio le postazioni fisse e ampliando gli spazi di lavoro condivisi, con una promozione dell’utilizzo di tecnologie digitali da parte dei dipendenti e il rafforzamento dei sistemi di misurazione e valutazione delle performance individuali e collettive. Dalla ricerca di IDC, emerge che sono principalmente le medie e le grandi imprese ad adottare politiche di smart working, consentendo il lavoro da remoto e fornendo ai dipendenti la possibilità di lavorare utilizzando dispositivi mobili. Ma sono soprattutto le grandi imprese ad aver compreso pienamente i benefici di politiche di questo tipo (ben il 53% consente il lavoro da remoto) e sono orientate alla creazione di digital workspace con l’obiettivo di convergere e integrare tutti i servizi che supportano le operazioni e i processi aziendali, incluse la comunicazione e la collaborazione, come parte dell’evoluzione digitale degli ambienti fisici di lavoro. Così, nel prossimo futuro, si prospetta una crescente diffusione del paradigma di digital workplace, che sostituirà progressivamente la postazione fisica tradizionale.

Dai dati della ricerca IDC, Social and Experiential IDC 2019 Predictions, emerge inoltre che: entro il 2021, il 75% delle imprese nel mondo sarà costretto ad adottare tecnologie per migliorare l’esperienza del cliente; entro il 2022 nel mondo, il 70% di tutte le conversazioni su social e messaging sfrutteranno i chatbot e l’intelligenza artificiale; entro il 2020, il 70% delle grandi multinazionali si concentrerà sul marketing orientato a specifiche comunità di interesse su più piattaforme per generare nuove opportunità; la necessità di creare un’esperienza cliente più coinvolgente ed efficace porterà i brand a creare il 20% dei loro messaggi e pubblicità in AR (realtà aumentata) entro il 2022.

STRATEGIA DI MOBILITY

La strada per realizzare e implementare ovunque soluzioni in grado di rendere realmente operative e fruibili le applicazioni di smart working è ancora lunga, almeno in Italia. Tuttavia, molti vendor e attori del mercato ICT sono già pronti ad affiancare chi decide di sposare la digital transformation e rendere disponibili ai propri collaboratori e partner gli strumenti per vivere il nuovo paradigma del lavoro smart. Il nuovo ufficio è “everywhere”. «In treno, in aeroporto o nella hall di un hotel. Sempre più aziende adottano questa nuova vision per aumentare l’efficienza dei propri collaboratori» – spiega Marco Gallo, VP sales di CHG-MERIDIAN Italia. «Eppure, nonostante i vantaggi indiscussi di una strategia di mobility, molte aziende hanno ancora difficoltà ad applicarla. Incontrano molti ostacoli nella definizione dei processi e hanno ancora molti dubbi: come ottenere un accesso semplice e illimitato al mondo del lavoro mobile? Quali servizi dovrebbe includere una strategia di mobilità aziendale? Come soddisfare i requisiti di sicurezza dei dati?». CHG-MERIDIAN offre ai propri clienti soluzioni di locazione operativa, che permettono di beneficiare dei vantaggi del lavoro mobile e consentire ai dipendenti di lavorare in modo flessibile e orientato al futuro, con la tecnologia più performante. «Le nostre parole chiave sono libertà e protezione» – afferma Gallo. «Le nostre soluzioni lasciano ai clienti massima flessibilità, in base alle loro esigenze aziendali. I dipendenti hanno così il tempo e la libertà di concentrarsi completamente sul proprio lavoro, ovunque si trovino. Tutto questo, senza restrizioni e senza ulteriore impiego di risorse, con una protezione completa dei dati».

WORKFLOW DIGITALI

Ma la gestione dei dati e delle informazioni, indispensabile oggi per qualsiasi business di successo, passa anche per lo scambio di documenti, sia cartacei (ancora) che elettronici. Lo sa bene Brother, che spiega l’importanza del controllo e della gestione dei flussi documentali. «Migliorare l’acquisizione, l’indicizzazione e la sicurezza dei flussi documentali è fondamentale per efficientare il workflow all’interno di un ufficio o di un’azienda» – spiega Lorenzo Matteoni, senior manager marketing di Brother Italia. «Il passaggio dai processi cartacei ai flussi di lavoro digitali è la chiave di ogni azienda di successo». Per contribuire a rendere il lavoro più smart, semplice e veloce, Brother offre una soluzione, Barcode Utility, pensata per ottimizzare grandi volumi di scansione – «e per chi cerca una soluzione software semplice e facilmente integrabile nel flusso di lavoro aziendale».

Il modo di operare di questo software è legato alla lettura dei codici a barre contenuti nei documenti: «Barcode Utility permette di scannerizzare documenti con più velocità e precisione, riducendo gli errori di archiviazione e creando un archivio strutturato, semplice da consultare». Si tratta di una tecnologia – afferma Matteoni – «indispensabile per le aziende che eseguono spesso la scansione di documenti contenenti codici a barre, come nei settori dei servizi assicurativi, nelle vendite online e nella logistica». Naturalmente, l’ambito delle risorse umane è uno dei primi a essere coinvolti nell’implementazione di soluzioni di smart working. Zucchetti fornisce soluzioni per la gestione del personale, sia sul piano amministrativo che organizzativo, tramite business app che consentono a qualsiasi utente di gestire le specifiche attività da remoto, favorendo così lo smart working. «Tramite la nostra applicazione mobile ZConnect – spiega Domenico Uggeri, vicepresidente di Zucchetti – è possibile utilizzare su dispositivi mobili le funzionalità di un portale completo per le risorse umane: comunicazioni aziendali o documenti personali come il cedolino, il foglio presenze e il piano ferie sono accessibili 24 ore su 24 e da ogni luogo. ZConnect diventa il canale privilegiato di contatto tra dipendente e azienda, con la massima sicurezza grazie alla protezione di ogni documento mediante PIN e potendo personalizzare l’app secondo le proprie esigenze».

AFFIDABILITÀ E SICUREZZA

Anche chi si occupa di dispositivi hardware “smart”, come Samsung Electronics, ha abbracciato il paradigma dello smart working. Anzi, si può dire che uno dei motori più efficaci per la diffusione del nuovo modo di lavorare sia proprio il nuovo hardware, come gli smartphone e i tablet. Se poi, come nel caso di Samsung, questi si coniugano al software per rendere disponibili soluzioni complete, ancora meglio. «In effetti, Samsung opera sostanzialmente nell’ambito della gestione del dato» – spiega Paolo Bagnoli, head of marketing B2B della divisione telefonia di Samsung Electronics Italia.

«Come nostra missione principale, cerchiamo di fare in modo che il dato aziendale sia sempre disponibile dentro e fuori l’ufficio, garantendo sempre la massima affidabilità e sicurezza. Per farlo, equipaggiamo ogni nostro dispositivo business con Samsung Knox, la soluzione che permette di rendere assolutamente sicuro il dispositivo sul quale opera il dipendente in mobilità». Data l’importanza che Samsung riconosce ai partner – considerandoli un «fattore fondamentale e abilitante nel nostro business» – l’azienda realizza sistemi aperti, che permettono ai partner una – «piena collaborazione e personalizzazione sia per l’hardware che per il software». Un esempio portato da Bagnoli è la funzione Configure di Samsung Knox, con cui Samsung «permette di personalizzare un prodotto dal punto di vista software in modo da adattarlo alle esigenze uniche di ogni azienda». Questa strategia viene declinata su una linea di prodotti che comprende software, smartphone e tablet, partendo da prodotti di piccole dimensioni per passare ad altri più performanti e dotati di firma grafometrica e penna – come per esempio il Samsung Galaxy Note 10 – fino ad arrivare alle linee “rugged”, che permettono l’utilizzo anche in ambienti più critici, come nel caso dei cantieri edili e su cui Samsung presenterà presto interessanti novità.

AGILE TRANSFORMATION

Tornando al tema software, essenziale quando si parla di smart working, è interessante riportare il parere di un’azienda che si occupa di rendere Agili le aziende attraverso il giusto connubio di metodologia e tecnologia. Stiamo parlando di Gruppo Euris e in particolare della sua business unit GetConnected Agile Transformation. «Oggi, la principale esigenza delle organizzazioni è portare efficienza al lavoro dei team e renderli agili rispetto a un mercato sempre più dinamico – commenta Simone Pancaldi, sales representative & marketing di GetConnected Agile Transformation. Da ormai 10 anni, come partner Atlassian, software house leader di soluzioni per la collaboration e l’organizzazione del lavoro, GetConnected propone in particolare tool focalizzati sulla team collaboration e la gestione delle attività. Per esempio, Jira – spiega Pancaldi – «è un activity tracker che permette di organizzare e gestire i task sia in modalità Agile sia tradizionale e che offre in real time un aggiornamento sullo stato delle attività. Confluence invece è un enterprise wiki per organizzare tutte le informazioni in maniera semplice, con accesso da web».

Anche la gestione e il controllo degli endpoint fanno parte dell’organizzazione di un’azienda secondo i dettami dello smart working. Praim offre soluzioni che permettono di convertire “postazioni dedicate” in “postazioni flessibili” fruibili ovunque. «Ogni postazione lavorativa può diventare “smart”, offrendo dinamicamente strumenti personalizzati per utente, ruolo, area solo dal momento del log-in, nell’ottica della totale mobilità delle persone» – spiega Jacopo Bruni, marketing manager di Praim. Tutto questo, garantendo all’utente la massima uniformità e semplificazione della postazione e all’IT manager la gestione centralizzata, il pieno controllo su ogni endpoint e un complessivo aumento della sicurezza. Per ottenere questi risultati – continua Bruni – occorre muoversi in due direzioni: da una parte il parco installato, dall’altra i nuovi prodotti. «Praim copre sia la riconversione del parco informatico già in possesso dell’utente che la sua evoluzione con una vasta gamma di thin client che si adattano ai bisogni del cliente in termini di compattezza, prestazioni, consumi energetici e costi. Le applicazioni spaziano dal mondo dell’ufficio agli ambienti industriali che necessitano di affidabilità aggiuntiva».

Un’altra azienda molto presente nel settore delle soluzioni sia hardware che software, è Ricoh Italia. La ricerca di Ricoh Workforce United, realizzata da Coleman Parkes su oltre 4.500 dipendenti di tutta Europa, ha rivelato che i dipendenti sono ottimisti nei confronti dell’evoluzione tecnologica e vorrebbero lavorare in modo più smart ed efficiente. Si tratta di un parere condiviso da moltissimi lavoratori, ma come declinarlo in maniera efficace? «Smart working per Ricoh significa migliorare la condivisione delle informazioni e la collaborazione tra le persone, indipendentemente dal luogo in cui si trovano e dagli strumenti utilizzati» – afferma Alberto Giacometti, head of IT Service Line of Business. Ricoh si propone come partner in questo percorso, come unico punto di contatto per la fornitura e la gestione di una vasta gamma di soluzioni per la collaboration, che includono sistemi di UC&C, lavagne interattive e servizi in cloud. «Gli specialisti Ricoh sono in grado di integrare le nuove tecnologie negli spazi di lavoro – continua Giacometti – modernizzando le sale riunioni per facilitare l’evoluzione secondo i nuovi modelli del lavoro smart e consentire alle persone di collaborare con colleghi che, per esempio, si trovano in un’altra sede, in viaggio oppure presso un cliente, senza che vengano compromesse la sicurezza e la riservatezza delle informazioni e delle comunicazioni».

ENGAGEMENT E COMMITMENT

Le tecnologie già oggi disponibili, come abbiamo visto in questa breve carrellata, offrono agli smart worker molti supporti per sviluppare con successo la propria attività. Ma cosa ci riserva il futuro? «Funzionalità di comunicazione unificata e di collaboration saranno sempre più pervasive per creare un nuovo modo di lavorare più produttivo ed efficiente» – commenta Domenico Uggeri di Zucchetti, al lavoro su un “assistente virtuale” interno alle applicazioni – «capace di semplificare l’attività quotidiana degli utenti con un supporto interattivo e personalizzato». Anche smartphone e tablet non saranno più un accessorio della dotazione del dipendente ma il fulcro centrale per lavorare sia in ufficio che fuori in maniera sicura.

Per Bagnoli di Samsung, questo significa affidarsi a soluzioni come Samsung Knox e Samsung DeX, che permettono di utilizzare lo smartphone come fosse un computer, garantendo la piena compatibilità e affidabilità con altri strumenti aziendali come Microsoft Office. Lo smart working cambia l’organizzazione e la produttività del lavoro, aumentando la condivisione e la collaborazione. «Sicuramente sarà sempre più presente nelle imprese poiché permette un miglior bilanciamento vita/lavoro e offre molte opportunità di trovare talenti geograficamente distribuiti» – afferma Pancaldi di Euris/GetConnected. Per Bruni di Praim, lo smart working è già una realtà che permetterà di sviluppare nuove dinamiche all’interno dell’organizzazione e nuove sinergie “result-based”, semplificando il lavoro e aumentando la qualità delle performance, facendo leva sulla promozione del singolo, dell’autonomia e della flessibilità.

Il quadro fin qui tracciato ci restituisce una situazione positiva, in cui vendor, partner e aziende stanno cooperando per ottenere i vantaggi promessi dalle tecnologie ICT applicate a questo ambito: lavoratori più efficienti, maggiormente motivati e soddisfatti, con risultati migliori anche per le imprese. Un nuovo modo di organizzare il lavoro, ma anche nuova filosofia di gestione delle HR, fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di un maggiore commitment sui risultati.

FINIX TECHNOLOGY SOLUTIONS

MOBILITÀ IN SICUREZZA CON LA BIOMETRIA DI PALMSECURE

FINIX Technology Solutions è il nuovo player italiano nel campo della trasformazione digitale che combina competenze di business e innovazione tecnologica per supportare le PMI e le grandi aziende a sviluppare i propri processi di digitalizzazione. FINIX può contare sulla commercializzazione in esclusiva dell’offerta Fujitsu in Italia, e su una gamma di soluzioni e servizi, tra cui i sistemi per l’ambiente di lavoro. «Migliore produttività sia a livello personale sia aziendale, ottimizzazione dei costi e – sempre di più – la possibilità di contribuire alla causa ambientale sono le principali esigenze che spingono le aziende a sviluppare un progetto di smart working» – spiega Maurizio Ranghetti, Product Portfolio Management di FINIX Technology Solutions. Per operare in questo mercato, serve un ecosistema di partnership ben strutturato. E per questo motivo l’obiettivo di FINIX è collaborare con i principali partner tecnologici e service provider del mercato italiano. «Una collaborazione – continua Ranghetti – che rappresenta una vera e propria estensione dell’azienda, oltre che una delle linee-guida strategiche di sviluppo». La strategia di sviluppo della società prevede l’ampliamento del portafoglio esistente, tra cui soluzioni e tecnologie di ultima generazione per lo smart working, come PalmSecure di Fujitsu, che è basata sul riconoscimento dell’impronta venosa del palmo della mano e direttamente integrata nei notebook e nei tablet per consentire la massima mobilità. «Essendo la sicurezza un elemento imprescindibile per le aziende di tutti i settori industriali – afferma Ranghetti – PalmSecure è tra le soluzioni maggiormente apprezzate dai clienti».

IL LAVORO INTELLIGENTE SECONDO LENOVO

PIÙ AGILITÀ, CREATIVITÀ E COLLABORAZIONE

Uno studio condotto da Lenovo mostra che il 92% delle aziende ha in programma iniziative di trasformazione intelligente del posto di lavoro. Gli stessi dipendenti chiedono di lavorare in maniera più intelligente e oltre il 50% di loro si aspetta di lavorare in uno smart office fra cinque anni. Più del 60% dei lavoratori della generazione Millennial predilige benefit tecnologici, e il 41% è convinto che la tecnologia li aiuterà nell’avanzamento della loro carriera. Inoltre, i lavoratori si aspettano che le conference call e le riunioni virtuali diventino sempre più comuni nei prossimi cinque anni, con una conseguente riduzione delle riunioni fatte di persona. «In Lenovo, siamo convinti che le tecnologie emergenti – intelligenza artificiale (AI), realtà aumentata (AR) e smart office – cambieranno il modo in cui si interagisce con la tecnologia e con i colleghi sul lavoro, trasformando di conseguenza l’approccio al lavoro da uno basato sugli incarichi a uno di collaborazione efficiente» – spiega Federico Carozzi, head of Product Marketing di Lenovo Italia. «Siamo inoltre convinti nel valore di dare al dipendente una migliore esperienza di lavoro, dove l’uso della tecnologia e degli spazi si uniscono in un nuovo approccio alla cultura del lavoro. Le soluzioni di Lenovo consentono di progettare i luoghi di lavoro in modo che possano favorire l’agilità, la creatività e la collaborazione». Quale che sia la forma che prenderà lo smart office – continua Carozzi – Lenovo ha pensato a una soluzione adatta alle specifiche esigenze di ciascuno. «Per esempio, i laptop Lenovo ThinkPad offrono connettività, sicurezza e un’esperienza d’uso senza paragoni. Negli ambienti dove lo spazio è limitato, il desktop ThinkCentre M90n-1 Nano offre tutta la potenza di calcolo necessaria per un ambiente lavorativo nel formato più compatto oggi disponibile sul mercato, che consente di installare il PC praticamente ovunque, dietro al monitor, sotto la scrivania o su una mensola». Pensando agli utenti della piccola e media impresa, e ai professionisti – «Lenovo ha inoltre lanciato il nuovo brand ThinkBook, che mette a disposizione di lavoratori e professionisti laptop ultrasottili che uniscono la portabilità e la semplicità d’utilizzo di un PC consumer alla sicurezza e alla potenza di calcolo di un PC a uso professionale».