Il valore della dematerializzazione per gestire i processi nei periodi di crisi

Il valore della dematerializzazione per gestire i processi nei periodi di crisi
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La pandemia globale ha obbligato tante aziende a rivedere i propri flussi produttivi, con il vantaggio di ottimizzare il business

Oramai lo sappiamo: il contagio e gli effetti del Coronavirus si sono avvertiti ovunque all’interno del sistema socio-politco ed economico nazionale (e non solo). Tra le varie necessità poste in primo piano dalla pandemia, c’è sicuramente quella, per le aziende, di dover rivedere le modalità di lavoro, con il fine di riorganizzare in tempi molto stretti i processi produttivi, di prodotti e servizi, in modalità smart working. Quest’ultima, per ovvie ragioni, ha portato a compiere passi ulteriori verso un modello organizzativo pienamente coinvolto nella dematerializzazione. Scenari quali la creazione di un documento, magari la sottoscrizione di un contratto, la sua conservazione e gestione, sono all’ordine del giorno e spingono le compagnie ad orientarsi nella direzione di un approccio che sposa l’operatività anche da remoto.

Uno degli ambiti che ha dovuto adattarsi velocemente al cambiamento è stato, ad esempio, quello delle ricette farmaceutiche che oggi, grazie all’apertura del fascicolo sanitario elettronico, a partire dalla Regione Lombardia, permettono ai medici di base di inviare i codici necessari al ritiro di un farmaco direttamente via sms agli utenti registrati, accorciando la filiera tradizionale, almeno nel periodo dell’emergenza. Ma tanti altri sono i settori che di recente hanno abbracciato la dematerializzazione, supportarti da compagnie come Aruba Enterprise, il cui obiettivo è proprio quello di accompagnare le imprese nei percorsi della trasformazione digitale, tramite una gamma completa di soluzioni.

Emblematico è il caso di Banca IFIS, che ha trovato in Aruba Enterprise un Partner di valore con cui trasformare in realtà le necessità rilevate dalla struttura interna della Digital Factory, impegnata a individuare modelli di digitalizzazione dei processi che coinvolgono anche il cliente finale. Tutto ciò volendo seguire un duplice binario. In primis la dematerializzazione ab origine della documentazione gestita durante le attività degli agenti in ambito NPL e poi la digitalizzazione del processo di raccolta dei riconoscimenti di debito e degli accordi di dilazione mediante call center. Aruba Enterprise ha fornito una duplice risposta, che è partita con il creare un flusso che ha previsto l’utilizzo di una soluzione di Firma Elettronica Avanzata (FEA) in modalità Grafometrica, il servizio di Marca Temporale e la Conservazione Digitale a norma ed è poi proseguita nel progettare una soluzione integrata di strumenti e procedure per la registrazione, la marcatura temporale, la cifratura e la Conservazione Digitale a norma dei file audio, prodotti durante le operazioni dei Call Center.

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La digitalizzazione dei flussi di dematerializzazione ha permesso a Banca IFIS di godere di soluzioni che hanno validità nel tempo ma anche territoriale, visto che sono conformi alla normativa eIDAS, che assicura l’accettazione in tutta Europa. I vantaggi assunti sono molti, a partire dalla sottoscrizione della modulistica che avviene -in modalità digitale, con controlli ex-ante e conseguente riduzione drastica degli errori manuali. Avere a disposizione delle piattaforme avanzate e completamente personalizzate è un beneficio su larga scala, dato che consente di utilizzare tecnologie dedicate e specifiche. La collaborazione tra Aruba Enterprise e Banca IFIS si inserisce all’interno di un importante piano che l’istituto ha messo in piedi per accelerare l’innovazione tecnologica e la digitalizzazione di specifici processi interni. Questo, mantenendo costante attenzione ai temi della sicurezza dei dati dei clienti e della compliance normativa, così come dell’ottimizzazione dei costi e dell’efficienza nei processi , di cui la dematerializzazione si fa portatrice in tanti settori e industry a livello globale.