Il software gestionale Erp rappresenta uno strumento indispensabile per un’impresa che voglia essere dinamica e pronta a rispondere alle sollecitazioni di un mercato in continua evoluzione. Oggi però non basta più che l’Erp mantenga il suo ruolo di spina dorsale del sistema informativo aziendale in quanto deve anche essere parte integrante di una piattaforma tecnologica che abiliti nuovi modi di fare business per l’azienda
L’introduzione in azienda di un sistema Erp è una decisione che comporta un elevato impatto aziendale, non solo dal punto di vista tecnologico, ma soprattutto da quello culturale e organizzativo: nella maggior parte dei casi infatti occorre passare da una struttura aziendale organizzata per funzioni a un’organizzazione basata su processi. In questo le Pmi soprattutto, spesso legate a procedure tradizionali e consolidate, possono incontrare difficoltà o addirittura rinunciare a introdurre un’innovazione tecnologica che, per fornire i benefici attesi, richiede rilevanti modifiche nell’organizzazione.
Adottare un pacchetto Erp richiede infatti alle Pmi uno sforzo iniziale per adattarsi a una soluzione che, per quanto costruita sulle esigenze tipiche di un settore industriale, mantiene una sua struttura e spesso richiede alle aziende di rivedere il flusso interno dei processi e dei documenti.
Purtroppo la storia racconta di tanti insuccessi avvenuti nel passato anche recente e che sono attribuibili a cause diverse, tra le quali le principali sono:
° difficoltà di comunicazione tra personale interno e consulenti esterni;
° visione incompleta del quadro di business dell’azienda;
° cambio degli interlocutori in corso d’opera;
° strenua resistenza al cambiamento da parte di molti utenti in azienda, che può portare a una scarsa collaborazione in fase di analisi e a un uso improprio del sistema Erp con critiche il più delle volte pretestuose;
° convinzione del management relativamente al progetto.
Quest’ultimo punto è un aspetto decisivo. Se il top management supporta adeguatamente il progetto, è probabile che le cose procedano per il verso giusto; in caso contrario è quasi certo che falliranno. Se poi si cerca di rendere il sistema al livello delle attese dell’utenza, si avranno grossi problemi di mancato rispetto del budget, dei tempi e degli altri eventuali vincoli di progetto. Infine una inadeguata infrastruttura IT comporta in genere prestazioni scadenti che si riflettono non solo sull’usabilità del sistema Erp stesso, ma soprattutto sul fatto che venga realmente usato.
Flessibilità e adattabilità
I vantaggi derivanti dall’adozione di un Erp sono però nettamente superiori alle difficoltà legate agli impatti culturali e organizzativi, anche se per molte Pmi persiste una certa difficoltà nel comprendere quanto le soluzioni IT potrebbero essere concretamente loro d’aiuto. L’Erp che gestisce in modo coerente contabilità, produzione e magazzino è destinato a crescere nel tempo, arrivando a gestire anche altri aspetti come la supply chain, il procurement, il collaborative commerce, il Crm, i beni capitali e le risorse umane.
Poiché nel tempo cambiano molti fattori legati alla vita dell’impresa, una soluzione Erp deve essere in grado di accompagnare l’azienda nel suo cammino; perché ciò sia possibile occorre che l’Erp adottato sia dotato di flessibilità e di adattabilità.
A questo proposito, ci sembrano opportune le considerazioni di Giancarlo Pasquali, responsabile della business unit OmniGest di Omnitech (www.omnitechweb.it), che ritiene che non si possa più parlare di Erp “vecchia maniera”, ma di Extended Erp: «La nuova “piattaforma gestionale integrata” è l’integrazione dei software di EsaSoftware con il know how di Omnitech, e il risultato è la capacità di fornire ai clienti la soluzione che desiderano! La scelta modulare e la capacità di integrazione forniscono quello che i clienti stanno cercando di più: la flessibilità».
Questa scelta, ritiene Pasquali, può aprire spazi di mercato importanti andando a sostituire quello che prima era considerato un mercato senza vero valore aggiunto. «Extended Erp – aggiunge – significa fornire la possibilità di collegare insieme tutti i processi aziendali dalla fase di vendita alla fase di fatturazione passando per il delivery fino ad arrivare a dati riassunti nei cruscotti di Business Intelligence. Extended Erp non significa solo coprire le funzioni aziendali, ma dare alle aziende la possibilità di aggiungere i componenti quando necessario integrandoli nel flusso in maniera semplice, portando i dati su tutti i device per averli a disposizione sempre, il tutto in maniera Cloud, senza quindi preoccuparsi più delle infrastrutture. Extended Erp vuol dire inoltre far emergere il valore aggiunto della consulenza, ancor di più nelle Pmi, perché permette di “vedere” l’azienda in maniera integrata rilevando le reali necessità e disegnando i processi in maniera conseguente».
Evoluzione degli Erp
In un periodo in cui l’interesse delle imprese è rivolto alla ricerca di strumenti informatici e soluzioni che portino alla riduzione più spinta dei costi, i sistemi Erp continuano a essere un caposaldo indiscusso dell’informatizzazione aziendale, anche se non mancano analisi critiche per la loro eccessiva lentezza ad adeguarsi alle esigenze del business: naturale quindi che si cerchino nuove soluzioni, articolate su nuovi ambienti e nuove modalità di fruizione.
Ai classici contenuti dei “pacchetti” si aggiungono e si integrano così, funzioni e moduli che estendono le capacità gestionali dei prodotti con aumento dei controlli nella gestione e di Business Intelligence, con potenziamento delle capacità di comunicazione e con interazione con i servizi sullo stile di Internet.
Un notevole interesse riscuotono i servizi Cloud perché consentono di beneficiare di un buon livello di servizio, senza doversi occupare e preoccupare in modo diretto della manutenzione e dell’evoluzione del software.
Il mid-market italiano per la gran parte è costituito da aziende con dimensioni e requisiti funzionali molto diversi, ma tutte con risorse IT molto limitate e alla ricerca di sistemi Erp molto flessibili e, nel contempo, con complessità e Tco minimi. A queste aziende vengono offerte numerose soluzioni, spesso sul mercato da oltre dieci anni, ma che stanno vivendo una forte ondata di aggiornamento tecnologico, mirato soprattutto ad acquisire più agilità rispetto ai cambiamenti del business: un obiettivo inseguito attraverso nuove architetture a servizi (Soa) con interfacce differenziate in funzione dei ruoli aziendali (role-based), e funzioni di modellazione dei processi (Bpm) e analitiche integrate nativamente; mentre per la diffusione del modello Erp in SaaS (Software-as-a-Service) e delle applicazioni mobile, i tempi sono meno maturi. Secondo Forrester, il 25% delle circa 900 aziende consultate prevede di aggiornare, espandere o implementare un sistema Erp, percentuale in discesa rispetto al 29% di uno studio condotto lo scorso anno, e circa la metà degli attuali clienti di soluzioni Erp sta usando rilasci che sono due versioni precedenti rispetto a quella attuale.
È un dato di fatto che nel tempo all’Erp si aggiungono sempre nuove funzionalità, anche se già coperte da altri applicativi autonomi presenti sul mercato: questo può comportare un rischio di degrado di prestazione e di conflitti nella gestione; al riguardo abbiamo sentito l’opinione di alcuni operatori del settore.
Stefano Caldara, R&D manager della Business Solutions division di Brain Force (www.brainforce.it),
vede la cosa positivamente. «L’integrazione di nuove funzionalità nei sistemi Erp porta indubbi vantaggi agli utilizzatori, soprattutto in quelle aree che non sono considerate fondamentali per il core business aziendale. Dobbiamo infatti riconoscere che spesso le funzionalità native del sistema Erp risultano comunque meno estese di quelle presenti nelle soluzioni specifiche».
Per Hubert Kofler, Ceo del Gruppo Würth Phoenix, Gold Certified Partner Microsoft Dynamics (www.wuerth-phoenix.com), «questo andamento ha due risvolti: da una parte è positivo il fatto di poter integrare ulteriori funzioni in un sistema Erp altrettanto integrato, accorciando così le tempistiche di introduzione ed eliminando le interfacce. Dall’altra parte aumenta, però, la complessità: dal training, all’utilizzo fino al cambio di release. Sistemi specializzati o “verticali” offrono una più estesa e mirata gamma di funzionalità e hanno un proprio ciclo di vita, cose che apportano chiari vantaggi nel contesto del successivo cambio di release. L’ideale per i clienti sarebbe poter decidere per ogni insieme di funzionalità, in base alla necessità, se utilizzare la soluzione integrata o una soluzione esterna speciale. Questo principio lo stiamo seguendo con Microsoft Dynamics AX come piattaforma di base e con soluzioni “verticali” dedicate per certe tipicità di business».
Secondo Ennio Noventa, direzione generale di Gruppo Eurosystem Sistemarca (www.eurosystem.it), «ci sono applicazioni “dipartimentali” che non ha senso pensare nativamente all’interno di un Erp (per esempio la rilevazione dei dati di campo in un ambiente produttivo, il Warehouse Management ecc.) altre invece, che troppo spesso sono esterne e slegate (nel senso che non sono in grado di interagire velocemente), che devono essere parte di un Erp moderno, dove per moderno si intende “di concezione”, “di architettura” e “di tecnologia”».
Per esempio, spiega Noventa, il Document Management e il Workflow Management sono due classici elementi esterni all’Erp: oggi il vantaggio ai fini della flessibilità, lo si ottiene se dati transazionali, oggetti (tipicamente documenti, ma anche disegni Cad, video, file vocali) con dati non strutturati ed elementi dinamici come “il quando” e “il chi” svolge un’azione, sono tutti perfettamente coesi, controllabili e controllati da un’unica entità centrale. «Solo così si possono, con un’attenta profilazione, fornire all’utente, anche in mobilità, le attività da svolgere (push) invece di costringerlo, come avviene oggi, a organizzare la sua attività contando essenzialmente sulle sue capacità e sulla profonda conoscenza delle applicazioni a cui ha accesso, per decidere con quale fare cosa».
Per Stefano Caldara di Brain Force «il vantaggio principale è la possibilità di pagare un canone periodico, a volte addirittura calcolato sui reali utilizzatori della soluzione anziché acquistare licenze e hardware. Il Cloud, infatti, permette alle Pmi di evolvere tecnologicamente senza sostenere impegni finanziari eccessivi. Alla luce delle recenti difficoltà di accesso al credito, il Cloud consente, quindi, di non interrompere la crescita aziendale. I rischi, invece, possono essere di due tipi: il primo è legato all’integrazione con soluzioni esterne all’Erp, non sviluppate in ottica Cloud, che determinerebbe lo spostamento di una mole enorme di dati su Internet; il secondo, invece, è legato alla normativa locale a cui è sottoposto il dato in alcuni settori».
Andrea Lapo Daviddi, product marketing manager Dynamics di Microsoft (www.microsoft.com/italy), sostiene che «concentrare all’interno di un’unica soluzione la risposta alle esigenze di diversi dipartimenti aziendali comporta differenti benefici. Proviamo a elencarne alcuni: l’integrità dei dati grazie al database unico; l’esclusione di errori d’imputazione e delle difficoltà d’integrazione, grazie alla riduzione del numero di applicazioni da sincronizzare; la disponibilità delle informazioni in tempo reale; la centralizzazione della gestione dei sistemi informativi e la riduzione dei costi di manutenzione, aggiornamento e licenza; la facilità di apprendimento delle applicazioni. Tutto questo è possibile anche grazie all’evoluzione delle tecnologie di virtualizzazione e alla riduzione dei costi infrastrutturali, che permette ad aziende anche piccole di scegliere tecnologie prima appannaggio esclusivo delle grandi organizzazioni, come l’affermarsi del Cloud ci dimostra».
Secondo Giuseppe Nocita, amministratore delegato di Pipeline (www.pipeline.it), «l’ampliamento della copertura funzionale degli Erp è un elemento di grande interesse. Il colloquio tra applicativi non è mai stato agevole e ha implicato costi aggiuntivi e “responsabilità sfuggenti”. In Pipeline, già nel 1995, anno di nascita di Parcel Erp, l’impronta è stata quella di creare soluzioni modulari con coperture funzionali progressive; l’idea di un insieme di quadri coordinati che potessero vivere sia autonomamente che collaborativamente condividendo logiche ergonomiche ed esperienze utente. La specializzazione di moduli che interfacciano applicazioni di clienti e fornitori, hardware di magazzino e di produzione (Plc, Sistemi di rilevazione presenze ecc.) consente poi di creare un ottimo presupposto per ambiente dati collaborativo che agevola la presentazione di strutture aggregate multidimensionali e dinamiche, versatili e fruibili dai decision maker aziendali».
Anche per Giorgio Mini, vice presidente di Zucchetti (www.zucchetti.it), «avere tante soluzioni diverse, scritte in differenti linguaggi, ha sempre causato alle aziende molti problemi di integrazione. Dotarsi di un Erp funzionalmente completo, comprensivo di aree applicative quali il Business Process Management, la gestione documentale, il Crm, la Business Intelligence, consente agli utenti del sistema di scambiare informazioni in modo più agevole e più veloce, con un notevole recupero di efficienza e un conseguente aumento della produttività. Con il nostro Erp di nuova generazione, Ad Hoc Infinity, abbiamo seguito questa logica, sfruttando le potenzialità del Web e utilizzando tecnologie di sviluppo Zucchetti per realizzare facilmente, soprattutto attraverso la rete distributiva, versioni personalizzate del software sulla base delle specifiche esigenze dei clienti».
Una considerazione importante ci viene proposta da Francesco Stolfo, sales director di ToolsGroup (www.toolsgroup.com): «Più che nuove funzionalità si manifesta una sempre maggiore necessità di integrare l’Erp con strumenti di supporto avanzati. L’integrazione dal punto di vista tecnologico non rappresenta una reale criticità, mentre è molto importante garantire la coerenza dei processi gestiti attraverso l’Erp e gli altri strumenti. La nostra esperienza di vendor di soluzioni di Supply Chain Planning integrate ai principali Erp ci ha permesso di verificare che quanto più è limitato l’intervento dell’utente e automatizzato il relativo processo, tanto più facile è garantire la riuscita dell’integrazione».
Erp e Cloud
Anche l’avvento del Cloud rende la strada della flessibilità più semplice per le aziende, permettendo loro di non preoccuparsi più dell’infrastruttura e delle problematiche di integrazione tra le varie componenti software, ma solo e soltanto dei device finali.
A proposito di Cloud, a livello mondiale si sta investendo molto e dovrebbe essere un investimento particolarmente appetibile per le Pmi: quali previsioni si possono fare in termini di vantaggi ma anche di rischi?
Per Fabio Vennettilli, direttore software e delivery di ADP Byte (www.it-adp.com), «il vantaggio è sicuramente quello di mettere a disposizione anche delle Pmi un supporto di potenza di calcolo e di funzionalità altrimenti difficile da gestire, mentre i rischi principali sono legati alla sicurezza e al controllo di queste componenti complesse. Risulta quindi fondamentale per le Pmi affidarsi a partner qualificati per la gestione di tutti quegli aspetti che vanno oltre il core business e che possono godere dei benefici del Cloud».
Secondo Ugo Pellicani, brand & channel manager Comarch Erp, azienda Dedagroup (www.dedagroup.it), «il concetto di Cloud riporta direttamente a quello di SaaS per il mondo Erp. È difficile dire quando la Pmi italiana inizierà a prendere in seria considerazione il SaaS, tuttavia è un fenomeno che ha già iniziato a prendere piede, per esempio per gli applicativi Crm. Occorre superare la resistenza legata al rischio percepito di non avere i dati on premise, mentre i vantaggi in termini di semplicità di gestione e riduzione dei costi saranno chiaramente percepiti dalle Pmi soprattutto quando si affermerà la visione della tecnologia come elemento abilitante dei processi d’impresa, superando l’attuale, ancora prevalentemente tecnica».
Non altrettanto favorevole ci sembra l’opinione di Ennio Noventa di Eurosystem: «Per alcune aziende il Cloud può anche rappresentare un’opportunità interessante se approcciata nel modo giusto: semplificazione dell’amministrazione e della manutenzione, minor necessità di pianificare in anticipo investimenti e via dicendo. Non va dimenticato, poi, che non esistono sul mercato, a quanto ci è dato di sapere, applicazioni Erp nativamente progettate per il Cloud e quindi non si intravvedono (ancora) benefici di tipo funzionale o applicativo derivanti da questo ambito tecnologico».
Secondo Giuseppe Nocita (Pipeline) «parlando di Pmi, ove supponiamo che non ci siano forti spinte di crescita delle stesse, soluzioni standard in Cloud sono già disponibili da tempo e possono essere valide alternative, in alcuni casi anche meno costose. Parlando poi della presenza di strumenti “mobile”, noto che la sfida non è così recente. Sono diversi anni che l’accesso ai dati deve essere possibile “ovunque”. La sfida attuale è nel numero di utilizzatori coinvolti con funzioni aziendali diversificate e nelle interfacce pensate a flussi operativi e non a documenti. Interfacce che rispondono alla domanda: “cosa vuoi fare?” e determinano il flusso operativo agevolando l’accesso alle informazioni anche su dispositivi come i Pda senza tastiera, è esigenza vitale».
Guerino Conti, presidente di RDS Software (www.rds-software.com), sostiene che «l’Asp è la soluzione ideale per raggiungere la flessibilità. La modalità SaaS rende più semplice la connessione fra i vari sistemi aziendali e riduce tempi e costi dei progetti di system integration. RDS è stata una delle prime società a scommettere su questo modello (sin dal 2000) e a proporre al mercato italiano una soluzione gestionale completamente fruibile in questa modalità; oggi più di 60 aziende appartenenti a settori industriali differenti utilizzano RDS Erp in modalità SaaS».
Nuovi device
Un altro aspetto interessante destinato a trovare sviluppi nel futuro prossimo è legato a un fenomeno che ci ricorda da vicino quanto avvenuto a proposito della telefonia mobile; dati di mercato ci dicono che i Pc stanno per essere superati in termini di diffusione da tablet e smartphone: quale effetto potrebbe avere questo fatto nel settore degli Erp? Abbiamo riscontrato opinioni abbastanza diverse.
Per Danilo Boretto, business director CHT e responsabile service line Erp di Avanade Italy (http://www.avanade.com/it), «la fruizione di un servizio è fortemente condizionata dallo strumento utilizzato dall’utente. Già oggi sono in uso visualizzazioni utente ad alto contenuto grafico e quindi facilmente utilizzabili anche da dispositivi con interfacce touch. Il fattore abilitante non è solo la disponibilità di tecnologie che consentono di rappresentare le informazioni quantitative e qualitative, ma anche la capacità di presentare le informazioni all’utente in modo logico. Avanade sta da anni investendo su questi aspetti, non legati solo all’Erp, ed è in grado di supportare i propri clienti nell’adottare tecniche di progettazione della user experience per rendere accessibili le informazioni presenti sui sistemi in modo intuitivo e naturale».
Per Fabio Vennettilli di ADP Byte «l’affermazione definitiva di tablet e smartphone porta con sé un nuovo modo di intendere la tecnologia, che deve risultare sempre più accessibile e quindi in sostanza “invisibile” all’utente finale. Questo vale anche nel settore degli Erp, che sono delle fonti di informazioni complesse, vitali per l’espansione del business aziendale e che proprio per questo devono essere facilmente fruibili. I laboratori di ADP Byte stanno rilasciando dei nuovi applicativi mobile – denominati ADP Mobile for Enterprise – che consentono l’accesso da remoto a tutta una serie di dati aziendali (news, promemoria, contatti, …), fino a funzioni più complesse come la gestione del Payroll e dei benefit aziendali».
Daniela Barbera, responsabile marketing & comunicazione di EdiSoftware (www.edisoftware.it), ritiene che «non esistano grossi limiti affinché le soluzioni Erp aziendali possano essere facilmente rese disponibili sui tablet attraverso il Web, emulatori o connessioni Vpn. In futuro vedremo sicuramente il diffondersi di soluzioni Erp “tablet native” che avranno come maggior vantaggio sicuramente la semplificazione dell’esperienza dell’utente e aumenteranno sicurezza e protezione dei dati e delle applicazioni aziendali».
«Nello sviluppo di ACG Vision4” – sostiene Renato Ottina, ACG leader IBM Global Business Services Italia (www.ibm.com/it) -, abbiamo scelto una regola fondamentale per l’innovazione del nostro Erp: studiare tutte le nuove tecnologie, ma applicare solo quelle che rappresentano un reale vantaggio per i processi aziendali. Studiamo da tempo l’utilizzo delle funzioni Erp su device mobili e abbiamo avanzate sperimentazioni su Android. Tuttavia riteniamo oggi che un vero aiuto ai processi delle aziende possa arrivare solo da sistemi in grado di portare alcuni processi fuori dall’azienda, con semplicità, ma anche con completezza, e abbiamo identificato nei tablet gli strumenti maggiormente adatti a raccogliere ordini, condurre la manutenzione presso il cliente o eseguire altri processi che comunque richiedono l’inserimento e la gestione di numerosi dati».
Maurizio Sapio, account manager di QAD Italy (www.qad.com), conferma che «il mercato dei tablet e degli smartphone cresce in maniera esponenziale e sono i clienti del mercato Erp a chiedere che i loro supporti gestionali si adattino a tale tecnologia. Noi abbiamo deciso di sviluppare soluzioni integrate ad alto valore aggiunto come la Business Intelligence o le procedure di Workflow all’interno delle nuove piattaforme Apple e Android».
Giorgio Mini di Zucchetti rafforza il concetto: «Tablet e smartphone hanno accelerato l’esigenza di disporre delle informazioni ovunque e in qualsiasi momento. Per Ad Hoc Infinity abbiamo previsto in questo senso, oltre a una fruibilità online e offline, anche apposite interfacce da utilizzare in modalità touch».
Per Luca Saracino, regional managing director di NorthgateArinso (www.ngahr.com), «la tendenza è certamente quella di portare sui device mobili il maggior numero possibile di funzionalità ed esistono già oggi diversi casi di successo di funzionalità per smartphone che poggiano su Erp tradizionali. Il settore Erp deve essere in grado di adottare e aggiornare continuamente standard e strumenti di sviluppo per abilitare la gestione di scenari di mobilità salvaguardando i tradizionali punti di forza legati all’integrità del dato e alla efficacia transazionale in contesto di sicurezza informatica e conformità normativa».
L’Erp come opportunità
Visto che l’Erp da quando entra in azienda diventa una presenza costante, occorre essere in grado di avviare e gestire attraverso l’Erp i cambiamenti strategici richiesti dalla direzione dell’impresa.
L’Erp non deve essere visto come ostacolo ai cambiamenti che il mercato di riferimento impone, ma piuttosto un’opportunità per semplificare l’adozione di nuove strategie; un vincolo importante è che la direzione, nel decidere la ridefinizione dei processi di business, tenga conto di quanto già realizzato e valuti anche la scelta migliore per la gestione dell’Erp.
