Gestione documentale. Dalla carta al digitale

Gestione documentale. Dalla carta al digitale

Se il 2013 è stato l’anno dell’effettiva consacrazione dei tablet, in sostituzione di computer e notebook, parte del merito va anche alle nuove forme di produttività che alcune aziende sono state in grado di sviluppare. La rinuncia a utilizzare grandi quantità di documenti di carta, in favore della gestione documentale digitale, si sta rivelando un beneficio per tutti: dalla riduzione dei costi, al minore impatto ambientale, per non parlare del risparmio del tempo speso nell’archiviazione e nella ricerca dei dati. E dal prossimo sei giugno scatta l’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA

 

Gestione documentale.  È iniziata la nuova eraAziende e pubbliche amministrazioni stanno assistendo alla decentralizzazione dei processi documentali, che comprendono la perdita della materializzazione del documento con il beneficio del “passaggio” al digitale. Vista la crescita di soluzioni hardware e software, le organizzazioni sono pronte per il salto definitivo? Considerando che il settore privato è quello più ricettivo nello svecchiare procedure e sistemi in favore di soluzioni più innovative, si può auspicare un adeguato rinnovamento “culturale” anche da parte della PA? La sfida è nel sapere accogliere le richieste di personalizzazione, scelte quanto mai dettate dalle diverse necessità dei processi produttivi specifici.

Secondo Davide Astolfi, market manager PMI di 24 ORE Software (www.24oresoftware.com), «le aziende private medio-grandi da tempo riconoscono i benefici della conversione dei documenti in formato digitale. Hanno fatto da apripista la normativa sulla Conservazione Sostitutiva dei documenti, anche di quelli con valore fiscale, e i percorsi di Certificazione di Qualità che molte aziende hanno intrapreso negli anni scorsi; questi ultimi hanno contribuito a incrementare la sensibilità sul tema della ridefinizione dei processi e dei flussi documentali correlati».

Una sensibilità che, a oggi, è molto eterogenea. Non abbiamo dinanzi un unico settore predominante nel panorama dell’adozione di soluzioni di gestione documentale. Piuttosto vi sono diverse categorie che prestano più interesse di altre nell’adottare soluzioni e metodi già percepiti a livello europeo.

«Rileviamo una forte richiesta proveniente da realtà anche molto diverse tra loro, dall’industria, alla sanità, all’edilizia, a quelle di ambito non tipicamente aziendale» – dice Astolfi. «Il vantaggio è chiaro per tutti: le soluzioni di gestione documentale nascono con l’obiettivo di migliorare l’organizzazione e i processi piuttosto che generare costi aggiuntivi. La possibilità di trasformazione digitale dei documenti evita l’obbligo dell’archiviazione fisica della carta e consente una drastica riduzione dei costi, degli spazi di archivio, dei tempi di ricerca, oltre a generare una maggior efficienza grazie a tempestività nelle risposte, a minori perdite di informazioni o inutili duplicazioni. Una serie di vantaggi cui rispondiamo con la nostra soluzione DMS24 di 24 ORE Software. La soluzione permettere lo scambio, la notifica e la condivisione delle informazioni seguendo un workflow che consenta a queste di arrivare ai diretti interessati, essere prese in carico e divulgate alle persone e a tutti i soggetti coinvolti secondo le diverse necessità dell’organizzazione».

La strada sarà in discesa?

Attenzione però a credere che di qui in avanti la strada sarà in discesa. C’è chi della gestione documentale conosce ben poco, considerando la digitalizzazione dei documenti come un miraggio nel deserto della carta. Secondo una ricerca commissionata da Ricoh a Coleman Parkes Research, le aziende italiane non sono ancora arrivate al quel grado di maturazione necessario per portare il paese al livello successivo. «Il 63% dei manager del campione studiato afferma che la propria azienda è ben lungi dall’essere pronta per la “trasformazione digitale”; molte realtà hanno ancora informazioni conservate esclusivamente su carta. Nonostante questo, le imprese sono consapevoli dell’importanza di introdurre innovazioni per migliorare le strategie di business. Per quanto riguarda il campione italiano, per esempio, l’87% concorda sul fatto che un archivio digitale migliorerebbe i processi aziendali e il 56% ritiene che digitalizzando le informazioni si otterrebbe una percentuale di risparmio quantificabile tra il 5% e il 20% sui costi di gestione corrente. Oltre un terzo degli intervistati afferma che la propria azienda impiega troppo tempo nella ricerca di informazioni contenute in documenti cartacei e in documenti digitali gestiti in maniera non corretta. Inoltre, i costi per la gestione dei dati sparpagliati negli schedari, nei magazzini e negli archivi personali dei dipendenti sono elevati. I leader aziendali si stanno sempre più rendendo conto che un importante valore giace inespresso nelle informazioni cartacee ed è convinto che i volumi delle informazioni continueranno a crescere. Si spiega quindi perché la dematerializzazione stia diventando una priorità per molte organizzazioni: «Quattro intervistati su dieci (39%) del campione italiano sono infatti convinti che i documenti verranno resi digitali entro i prossimi tre anni» – afferma Luca Tomelleri, communication manager di Ricoh Italia (www.ricoh.it). Una spinta al passaggio al digitale potrebbe arrivare proprio dalla pubblica amministrazione, un soggetto che, non solo nell’immaginario collettivo nazionale, rappresentava l’immobilità del Paese nei confronti dell’adozione di nuovi processi produttivi. Il cambio di rotta è dietro l’angolo: «Per la prima volta dopo anni, sarà proprio la pubblica amministrazione italiana a “obbligare” le aziende a dotarsi di nuove soluzioni per la gestione digitale dei documenti e dei processi» – spiega Alberto Carrai, direttore commerciale di Able Tech (www.arxivar.it). «Dal prossimo 6 giugno, la PA centrale sarà obbligata a liquidare fatture pervenute solo in formato elettronico tramite spedizione telematica al sistema d’interscambio SOGEI. I fornitori di beni e servizi degli oltre 10mila enti pubblici interessati si dovranno quindi attrezzare per poter continuare a lavorare con il loro principale committente. Proprio per venire incontro alle loro esigenze, ARXivar ha realizzato un nuovo servizio IX (Invoice Xchange) che permette di gestire in maniera digitale l’intero ciclo d’invio, ricezione e conservazione delle Fatture Elettroniche PA. Scegliendo una soluzione come IX di ARXivar sarà possibile ridurre gli errori comunemente legati alla gestione del ciclo attivo delle fatture, come quelli di spedizione che comportano un mancato incasso. Ma i benefici maggiori di una soluzione che dematerializza i documenti e i processi a essi collegati sono da riscontrarsi soprattutto nella loro disponibilità in qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Grazie alle interfacce web e mobile, i documenti, le informazioni e le fatture non sono più legate a un luogo fisico come l’ufficio o l’archivio, ma ricercabili e consultabili in qualsiasi momento dal proprio tablet o smartphone».

Trasformazione digitale

Ma nell’odierna situazione di crisi economica, dove le piccole aziende hanno pagato più di altre il prezzo del basso profitto, quanto viene presa in considerazione la possibilità di ridurre costi di gestione e di processo attraverso la gestione documentale? Viene inteso come un reale investimento o un costo da non potersi ancora permettere?

È indicativa, in questo senso, l’esperienza sul campo di Canon Italia: «La reticenza delle piccole e medie aziende nell’adozione di soluzioni di gestione documentale è più che altro legata a un’erronea percezione dei relativi costi-benefici» – sottolinea Davide Balladore, solution marketing manager di Canon Italia (www.canon.it). «Per ovviare a questa obiezione, Canon ha studiato un’offerta per le PMI basata su cloud, modulare e usufruibile in modalità pay-per-use, che può essere adattata alle reali esigenze, anche economiche, dell’azienda. Negli ultimi tre anni, le PMI sono molto maturate e l’obiettivo è informare sempre più i clienti sui vantaggi di una riduzione del volume di documenti e di una gestione nella “nuvola”. Proponendoci attraverso i nostri partner certificati, possiamo raggiungere le piccole e medie imprese con soluzioni che, senza la necessità di un server o un consulente interno, permettono di abbattere immediatamente i costi legati alla gestione cartacea dei documenti e offrono la possibilità di stampare da remoto o archiviare in cloud, rendendo più snelli i processi, con un vantaggio reale in termini di produttività e agilità aziendale. Inoltre, per incontrare le esigenze delle PMI in tema di gestione documentale avanzata, Canon ha rilasciato di recente Therefore Online, una piattaforma che consente di trasferire tutti i processi di stampa nel cloud, gestendoli online da remoto e in mobilità. Queste funzionalità permettono ai venditori di gestire, stampare e inviare tutti i documenti nel momento in cui sono dal cliente, accelerando in questo modo le procedure contrattuali e rendendo immediatamente concreti i vantaggi della gestione documentale in cloud».

Una serie di vantaggi riscontrati anche da Corrado Massone, direttore marketing enterprise business division di Samsung Electronics Italia (www.samsung.com/it): «I risparmi potenziali sono nell’ordine del 10-30%. I benefici sono talmente evidenti che trovano consensi a vari livelli, anche nel caso delle PMI. Senza dimenticare che la gestione documentale consente il recupero della produttività a vari livelli e una riduzione dell’impatto ambientale, particolare cui le imprese, anche di piccole e medie dimensioni, stanno prestando sempre più attenzione. Ormai la gestione documentale rappresenta un aspetto d’importanza cruciale tanto per le aziende quanto per la PA: in entrambi i casi non è più possibile sottrarsi a una valutazione attenta e precisa dei costi legati. I progetti realizzati secondo un approccio di servizi gestiti consentono, infatti, di passare da una gestione documentale non controllata a una gestione documentale controllata, che permette di ottenere notevoli risparmi in diverse voci di spesa».

I passi da compiere

Nel momento in cui un’azienda (così come un ente pubblico) sceglie di passare a una gestione informatica dei principali processi documentali, quali sono i passi da compiere?

Fabrizio Leoni, solution marketing manager di InfoCert (www.infocert.it) spiega gli step di base del processo di migrazione: «Il passaggio alla dematerializzazione documentale richiede un approccio graduale che comporta un fisiologico adattamento interno. Il primo step è partire da un’analisi dell’esistente, per sfruttare al meglio i servizi di dematerializzazione come la firma digitale, la Pec e l’archiviazione sostitutiva, spesso diffusi in modo poco organico all’interno di aziende e organizzazioni. È spesso possibile, in tempi più rapidi di quanto si possa immaginare, sviluppare le loro potenzialità in processi documentali strutturati. Per sfruttare al massimo tale opportunità, occorre che questi servizi vengano accuratamente integrati nell’insieme dei processi aziendali e, se necessario, affiancati da funzionalità quali document composing o cattura documentale, per garantire il governo dell’intero ciclo di vita del documento. Questa è la ragione per cui InfoCert ha investito nello sviluppo di LegalCloud, un’offerta di servizi di dematerializzazione in cloud per grandi aziende e piccole e medie imprese, basata su un’architettura facilmente integrabile con i sistemi e le applicazioni già esistenti. Proprio per rispettare la gradualità dell’approccio e il mutare delle necessità, LegalCloud garantisce la possibilità di ampliare l’adozione dei servizi nel tempo, solo se e quando occorrono. Il tutto, con la garanzia costante di massima sicurezza e riservatezza dei dati e di compliance normativa».

La scelta di digitalizzare i propri processi aziendali parte, spesso, dalla semplice archiviazione di documenti cartacei che vengono acquisiti e archiviati in cartelle e sottocartelle. Tale soluzione può andare bene in una fase iniziale ma con il tempo le esigenze potrebbero cambiare. Molto dipende dalle aree di intervento che ricadono nel processo di adozione della gestione documentale.

«Il passaggio dalla carta al digitale avviene con gradualità» – spiega Massimiliano Grippaldi, partner & marketing manager Italia di PFU Imaging Solutions (www.fujitsu.com/emea/products/it). A volte si parte dalla semplice archiviazione di documenti cartacei che vengono digitalizzati e archiviati in cartelle e sottocartelle. «Spesso all’interno di un’azienda o di un’organizzazione, la digitalizzazione coinvolge dapprima il settore dove c’è una maggiore necessità. Pensiamo – per esempio – al ciclo passivo delle fatture che vengono ricevute in cartaceo e poi dematerializzate. Questo processo potrebbe coinvolgere solo quel determinato settore aziendale ma quando un’azienda è pronta per cambiare modo di lavorare nel suo complesso, i sistemi di archiviazione diventano uno strumento per tutti gli operatori. La ricerca di un documento archiviato in digitale non è solo a vantaggio di uno specifico reparto aziendale. La digitalizzazione si completa quando c’è un sistema complessivo e organico di gestione elettronica dei documenti. Tipicamente, l’azienda che inizia da un singolo settore presto scopre i vantaggi e i benefici del digitale e così estende a tutte le aree un sistema magari nato solo per una specifica gestione».

Vista la trasversalità di intervento, i benefici che la gestione documentale è in grado di apportare alle PMI ed enti pubblici possono essere declinati anche in nuovi ambiti. «Uno dei mondi che timidamente si sta affacciando alla gestione documentale è quello delle scuole – continua Grippaldi – in parte come risposta alla cronica mancanza di fondi. Oggi, però, le soluzioni hardware di archiviazione innovative e versatili, insieme a quello che è il concetto di scuola 2.0 e ancor più 3.0, ci inducono a pensare che anche in questo settore le cose presto cambieranno. Il registro di classe elettronico sta diventando una realtà e il digitale sta entrando anche qui prepotentemente».

Un interesse verso l’integrazione della gestione documentale si ha oltremodo nel settore bancario, ospedaliero e retail che non hanno ancora tratto appieno i benefici di una migrazione avanzata, in grado di razionalizzare e ottimizzare i processi di business interni e di migliorare il servizio ai clienti. Sotto questo aspetto è indicativa l’esperienza di Kyocera Document Solutions Italia (www.kyoceradocumentsolutions.it) attraverso le parole di Adriano Zuradelli, marketing manager dell’azienda: «Grazie all’approccio consulenziale e personalizzato dei Managed Document Services Kyocera e al supporto dei nostri service partner presenti su tutto il territorio nazionale, siamo in grado di guidare la necessità di strutturazione dei processi documentali delle aziende di ogni settore e dimensione. Questa evoluzione da fornitore a partner consulenziale ha come obiettivo primario lo sviluppo del business e della competitività dei nostri clienti tramite un piano di crescita documentale condiviso che porti alla creazione di una partnership tecnologica duratura».

La gestione elettronica dei documenti è una necessità ben intesa in diversi contesti aziendali. Non a caso in Italia, negli ultimi dodici mesi, si è assistito a un florido proliferare di soluzioni di gestione documentale ad hoc, adatte per diverse tasche ed esigenze. Secondo una ricerca di IDC, un utente medio impiega circa

nove ore settimanali, cioè un’intera giornata di lavoro, a cercare informazioni all’interno del suo ufficio. Del totale, più di un terzo viene speso per una ricerca che alla fine non avrà portato a nulla, con una dispendiosa e infruttuosa, perdita di tempo.

In questo senso, la gestione documentale si pone come risposta pratica al nuovo corso produttivo, capace di migliorare la “catena di montaggio” di un ufficio tecnico, una piccola azienda, una scuola, una grande multinazionale. Il tutto viene facilitato dalla possibilità di gestire un processo anche fuori dal luogo di lavoro attraverso i nuovi device elettronici.

Si tratta di un trend in continua crescita, come evidenziato da Silvia Montanari, chief operating officer di VM Sistemi (www.vmsistemi.it), president e Ceo di Talea Consulting (www.taleaconsulting.it): «Assistiamo a un’inversione di tendenza nei confronti della carta a favore del “paperless office”, un concetto ormai familiare a chi desidera investire in gestione documentale e digitalizzazione dei processi aziendali. Crediamo a tal punto nell’efficacia di queste soluzioni che abbiamo fondato Talea Consulting, una vera e propria società nel gruppo VM Sistemi interamente dedicata alla gestione documentale e all’ottimizzazione dei processi aziendali».

È evidente che il vantaggio di avere un ufficio in tasca vada oltre la riduzione dei costi di gestione e produzione della carta: accessibilità, collaborazione e integrazione sono solo alcuni dei termini che meglio di altri spiegano le potenzialità, presenti e future, della gestione documentale in mobilità. Non è più un sogno il poter avviare e completare task dei workflow in movimento, dovunque ci si trovi. Viene meno la necessità di essere legati al luogo di lavoro per configurare e approvare documenti che una volta “passavano” di scrivania in scrivania e che oggi invece esistono solo in digitale. Un esempio, arriva da Zucchetti (www.zucchetti.it) attraverso quello che il vicepresidente Giorgio Mini definisce come un ambiente di lavoro virtuale accessibile ovunque. «Zucchetti ha sviluppato uno spazio professionale in cui l’utente può accedere alle informazioni aziendali di cui ha bisogno da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, grazie ai dispositivi mobili come smartphone e tablet. Per questo, tutte le soluzioni Zucchetti di nuova generazione, interamente sviluppate su tecnologia web, sono corredate da specifiche app a supporto del lavoro in mobilità. La digitalizzazione dei documenti è diventata una priorità negli ultimi mesi per esigenze sia organizzative – dettate da una ricerca di maggiore efficienza produttiva – sia normative – con l’introduzione della fatturazione elettronica che ha accelerato l’adozione di soluzioni documentali digitali. Per questo è sempre più frequente che le imprese richiedano l’integrazione dei loro sistemi con soluzioni più avanzate, come la nostra piattaforma web Infinity DMS che permette di gestire tutti i processi documentali aziendali».

Strategia digitale e strategia di business

Per Alberto Fidanza, sales director Southern Europe di Alfresco (www.alfresco.com), nell’attuale contesto di economia industriale digitalizzata, il paradigma giusto è avere una strategia digitale integrata con la strategia di business. «Il privato ha avviato da parecchi anni un percorso di digitalizzazione ed è sicuramente più avanti del pubblico» – afferma Fidanza. «Osserviamo comunque alcune importanti realtà nella PA con progetti altamente innovativi in ambito ECM e grandi aziende private che stanno rivedendo la loro piattaforma per adottarne di nuove e più innovative che permettano di collaborare anche oltre il perimetro del firewall».

Ma pensando al successo di smartphone e tablet, anche all’interno del panorama aziendale, a che punto è l’integrazione tra soluzioni desktop e mobile? «Principalmente nel privato – risponde Alberto Fidanza – vi sono molte realtà in cui sono state realizzate soluzioni integrate tra desktop e mobile. Le app su smartphone e tablet consentono di lavorare in mobilità anche quando non si è alla propria postazione di lavoro. Si può pensare che nel medio/lungo termine le app possano sostituire la gestione documentale classica tramite desktop soprattutto per coloro i quali hanno la necessità di lavorare ovunque e soprattutto attraverso dispositivi mobile, meno ingombranti e più smart. È prematuro pensare che la gestione documentale possa essere sostituita interamente da applicazioni mobili all’interno dell’azienda».

Categorie: Software