Dallo smart workplace allo smart building

daniela rao_idc

La digitalizzazione dei processi e dell’ambiente di lavoro (fisico) è il prossimo passo delle tecnologie UCC (unified communication & collaboration), che si aprono a una nuova fase evolutiva

Dopo un momento di stallo, a partire dal 2016 le tecnologie di unified communication & collaboration hanno ripreso ad attirare l’attenzione delle medie e grandi aziende italiane, lasciando intravedere una nuova prospettiva di crescita del mercato e soprattutto una nuova fase evolutiva. Rispetto a qualche anno fa, ora sono molte le imprese che riconoscono ampiamente i vantaggi di un approccio progettuale all’implementazione di soluzioni tecnologiche per facilitare il lavoro in mobilità e l’integrazione delle comunicazioni con i processi di business. Questa nuova consapevolezza è stata generata non solo da device, piattaforme tecnologiche e reti wireless che hanno proseguito la loro corsa ridisegnando il modo di comunicare e lavorare, ma soprattutto dalla nascita di nuovi modelli economici basati sulla condivisione di conoscenze e risorse, dove lo scambio di informazioni online in tempo reale è fondamentale per generare nuovo valore. La “mobilizzazione” del posto di lavoro è diventata inevitabile per tutte le imprese (piccole, medie e grandi) che devono fare i conti con un contesto economico più veloce e complesso, radicalmente diverso rispetto a quello degli anni pre-crisi. Portare con sé ovunque le proprie informazioni di lavoro è essenziale: smartphone e tablet con Internet e la posta elettronica integrata in soluzioni di UCC (soprattutto nelle aziende medie e grandi) sono stati il primo passo. Ma ora, la nuova frontiera è quella della digitalizzazione del posto di lavoro, dove le piattaforme UCC si evolvono diventando parte delle tecnologie per gestire gli ambienti di lavoro fisici e umani, via via che si amplierà il vortice della trasformazione digitale, cambiando regole di comunicazione, comportamento e competizione. Vedremo presto l’inizio di questa nuova fase evolutiva in cui le piattaforme UCC integrano funzioni di mobilità, collaborazione e social tipiche dello smart workplace e si sviluppano aggiungendo funzioni di smart building, preparandosi a diventare poi soluzioni integrate di business process management.

Transformation e “consumerization”

Le piattaforme UCC evolvono con strumenti che abilitano la digitalizzazione dei processi. Negli ultimi due anni, l’attenzione dei players ICT e delle aziende si è gradualmente spostata su soluzioni centrate su applicazioni di collaborazione (Intelligent Collaborative Environment) affiancate da diversi servizi voce, video e messaging, a sostegno del lavoro da remoto e in mobilità. In previsione, aumenterà ancora il focus sulle applicazioni che facilitano la collaborazione dell’intera business community (addetti interni, partner, fornitori, clienti) e sulla velocità esecutiva dei processi operativi e decisionali. Videocomunicazione e strumenti a favore di un’esperienza di comunicazione “immersiva” (ologrammi, immagini 3D), insieme a software per la condivisione di file e device in grado di sincronizzarsi in base alla localizzazione, ai device e alle esigenze dell’utente, diventeranno centrali. Tuttavia, adottare soluzioni di UCC che coinvolgono diversi processi di business e molti addetti rappresenterà sempre una sfida sotto diversi punti di vista. Iniziare un percorso di adozione di queste tecnologie implica spesso dover affrontare le sfide della complessità tecnologica (sicurezza in primis), cambiamenti organizzativi e vincoli di budget, ma i benefici tangibili e intangibili saranno talmente evidenti che nessuno potrà restare indifferente. Inoltre, man mano che nuovi strumenti e applicazioni entreranno nella nostra sfera personale, anche le comunicazioni aziendali dovranno seguire: gli impatti della “consumerization” continueranno a essere inarrestabili, ma crescerà anche la consapevolezza di player e sviluppatori che è l’esperienza di utilizzo individuale il principale driver del successo di mercato delle tecnologie dell’informazione. La domanda di sistemi e soluzioni di digitalizzazione del posto di lavoro continuerà a essere sostenuta da esigenze di produttività e flessibilità, che non potranno essere separate dalla sperimentazione di nuovi metodi di produzione, nuovi stili di comunicazione, con un diverso approccio alla produttività individuale e alla valutazione del successo personale e dell’impresa.

Processi, Presenza e Permission

Le 3P dello smart workplace e la digitalizzazione degli ambienti di lavoro. Nelle aziende, in cui molti addetti lavorano in mobilità o da remoto, sono sparite le postazioni individuali e si sono moltiplicati gli spazi per la collaborazione (meeting room, sale attrezzate per videoconferenza, spazi comuni anche per i momenti di break). I dispositivi e le soluzioni tecnologiche per la comunicazione wireless indoor e outdoor diventano l’infrastruttura di base del sistema delle comunicazioni aziendali, mentre cambiano sotto il flusso di molteplici sollecitazioni (organizzative e di business) le piattaforme su cui girano nuovi processi. In un contesto come questo non sono solo il controllo, la gestione e l’ottimizzazione delle risorse ICT a diventare cruciali, ma anche l’intero apparato tecnologico dei “building” aziendali, in relazione alla presenza e a quello che fanno (permission) le persone. In sintesi, gli ambienti di lavoro (proprio come le persone e le risorse ICT) dovranno essere pronti a diventare più flessibili, perché insieme alla connettività, ai device e ai flussi delle applicazioni, cambia il livello di sicurezza logica e fisica, quello dei consumi energetici e dei parametri ambientali. I sistemi informativi e le reti aziendali si estenderanno quindi incorporando componenti non tradizionalmente ICT, in grado di dialogare con le persone e con i processi, tra cui per esempio: sistemi per l’accesso (RFID, NFC…), telecamere di videosorveglianza, allarmi, sensori per il tracciamento dei prodotti, della catena di produzione, degli accessi, soluzioni di controllo dei consumi energetici e del riscaldamento e condizionamento dei locali. La digitalizzazione dei processi e la mobilizzazione delle persone sono strettamente correlati con lo sviluppo delle soluzioni di smart building, in una prospettiva dove anche l’ambiente di lavoro si trasforma offrendo alle persone nuove applicazioni e servizi digitali (ma non solo ICT), per facilitare le operazioni, collaborare a distanza ed essere più veloci ed efficienti.

Convergenza e integrazione

Secondo le più recenti ricerche di IDC, le nuove piattaforme di smart building tenderanno presto a non essere più centrate sulla gestione degli edifici, ma a convergere e integrare tutti i servizi che supportano le operazioni e i processi aziendali, incluse comunicazione e collaborazione, come parte dell’evoluzione digitale degli ambienti fisici di lavoro, in ottica smart workplace. In quest’evoluzione sono incluse applicazioni e servizi per gestire e controllare attraverso una piattaforma integrata e un pannello di controllo centralizzato tutti i sistemi tecnologici degli ambienti di lavoro, sia riguardanti aspetti fisici (come ingressi, sorveglianza, illuminazione, riscaldamento…) che logici (come connettività, sicurezza IT, mobile device management…). Anche sul fronte delle soluzioni UCC la metamorfosi è in corso: le nuove sono centrate sull’integrazione voce/dati e sulla convergenza fisso/mobile, dove la voce diventa una delle tante applicazioni IP offerte dalla suite, mentre il messaging assume il ruolo centrale e lo scambio di dati con persone e oggetti connessi inizia a diffondersi. Le nuove piattaforme UCC non solo offrono strumenti di collaborazione e “ubiquitous connectivity”, ma tendono a includere quelli per gestione delle reti aziendali convergenti, che sempre più spesso integrano servizi per la gestione degli ambienti fisici e logici di lavoro, estendendo e applicando il paradigma della software defined network.

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Daniela Rao, senior research and consulting director di IDC Italia