I vantaggi della dematerializzazione secondo il Mip e Canon

Trasformare i documenti cartacei in informazioni digitali e flussi di byte in grado di essere gestiti con la massima efficienza ed efficacia da parte delle organizzazioni

Il giorno della dematerializzazione totale delle informazioni cartacee si avvicina rapidamente: lo provano le recenti decisioni prese dal Governo italiano, quali la Legge 24 dicembre 2007, n.244, di cui sono stati da poco recepiti i decreti attuativi e che obbligano all’utilizzo della fatturazione elettronica nei confronti di diversi Enti della Pubblica Amministrazione. Anche in altri ambiti delle normali transazioni amministrative e commerciali l’utilizzo della carta, benché ancora lontano dall’eliminazione, è stato notevolmente ridimensionato rispetto al passato. Lo dimostrano una serie di ricerche condotte dagli Osservatori della School of Management del Politecnico di Milano, con cui Canon ha di recente raggiunto un accordo di partnership per la realizzazione di una serie di studi nel campo della Digital Innovation. “Creare una nuova cultura digitale sarà uno dei maggiori focus di Canon per i prossimi mesi”. – ha dichiarato Teresa Esposito, Marketing Director Business Imaging Group – “Questa partnership ci permetterà di monitorare e analizzare criticamente il livello di digitalizzazione delle aziende italiane, promuovendo nel contempo best practice in grado di mettere in luce i benefici legati all’introduzione di nuovi processi e soluzioni”.

Dai documenti alle informazioni

Secondo un recente studio dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione, l’introduzione della fatturazione elettronica consente un risparmio che può variare tra 4 e 12 euro a fattura, a seconda del tipo di clienti o fornitori coinvolti e della tipologia di fatture scambiate. Inoltre, l’impiego di procedure e tecnologie di conservazione sostitutiva consente di risparmiare circa altri 3 euro, grazie alla dematerializzazione. Eppure, il budget destinato dalle aziende italiane all’ICT in generale e a questi progetti in particolare continua a diminuire. Emerge, tuttavia, da una ricerca realizzata dalla Digital Innovation Academy promossa dalla School of Management del Politecnico di Milano e condotta su 170 CIO di imprese grandi e medio-grandi operanti in Italia, che tra le aree prioritarie per i CIO intervistati, la digitalizzazione e dematerializzazione dei processi e dei documenti ha ottenuto il secondo posto, con il 53% dei partecipanti, preceduta di poco (56%) dai sistemi di Business Intelligence, Big Data e Analytics.

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Ma qual è la posizione di Canon in questo contesto? «La gestione digitale dei documenti e delle informazioni è l’unica strada a disposizione delle aziende per essere veloci, organizzate e proporsi sul mercato con efficacia- afferma Teresa Esposito -. La recente acquisizione di Integra Document Management (IDM), società italiana focalizzata sui servizi di Business Process Outsourcing, testimonia la nostra volontà di posizionarci come uno tra i leader nel mercato italiano dell’Information Management e dei processi di gestione documentale, affiancando le imprese con innovazioni tecnologiche che facilitino lo smart working».

Adozione di processi digitali

Ma per garantire il successo degli investimenti in tecnologie ICT occorre operare una vera e propria rivisitazione dei processi in chiave digitale. Spiega infatti Esposito: «La digitalizzazione e i Managed Document Service (Mds) sono per Canon una naturale evoluzione di un percorso iniziato molti anni fa; oggi, abbiamo sviluppato un’offerta di soluzioni tecnologicamente evolute e integrate che coprono tutto il ciclo di vita del documento e dell’informazione, dalla nascita alla gestione, alla conservazione, in modo integrato e scalabile, sia per le piccole che le grandi aziende. La semplicità d’uso delle soluzioni Canon consente di ottenere il massimo risultato con il minimo sforzo». Oltre a soluzioni di Managed Print Services, l’offering di Canon comprende servizi di gestione documentale come: BPO, conservazione sostitutiva, e-billing, e-invoicing, Purchase to Pay, fatturazione elettronica, firma bio-grafometrica.