Come realizzare un ambiente di stampa intelligente, sicuro e facile da gestire, integrando processi cartacei e flussi di lavoro digitali. Le stampanti sono uno snodo critico per la condivisione, conservazione e distribuzione di informazioni

Rispetto a qualche tempo fa – quando le prime stampanti hanno fatto capolino nei CED, centri elaborazione dati (oggi data center) e costituivano lo strumento base per ottenere gli output dei programmi di elaborazione – sembrano trascorsi secoli. In realtà, sono passati una cinquantina d’anni o poco più, ma le tecnologie hanno fatto balzi da gigante sia nel computing che nella stampa. La scomparsa delle schede perforate e l’arrivo dei terminali prima e dei PC poi hanno contribuito a diffondere le periferiche di stampa ovunque, anche nelle case. Oggi, l’evoluzione ha preso una strada ancora differente, catalizzata dallo sviluppo di Internet e delle applicazioni Web, nonché dagli smartphone e dai tablet, che rendono più semplice operare unicamente (o quasi) con documenti elettronici visibili e modificabili attraverso dispositivi che portiamo sempre con noi. Com’è cambiata in realtà la percezione delle stampanti da parte degli utenti, soprattutto quelli aziendali, e come si evolverà in futuro? Lo chiediamo agli esperti e ai principali operatori di mercato.

SPINTA ALL’INNOVAZIONE

«Quello della stampa insieme a quello dei personal computer e del data center è un mercato molto maturo, ma che grazie alle più recenti evoluzioni tecnologiche è in grado di fornire una spinta all’innovazione nella gestione documentale cartacea ed elettronica» – spiega Sergio Patano, associate research director di IDC Italia. La stampa è ancora oggi uno strumento fondamentale per la condivisione, la conservazione e la distribuzione di informazioni – «che non può ancora essere completamente sostituito per motivi organizzativi, tecnologici e culturali». Tuttavia, la “stampa fisica”, cioè la produzione di output su supporto “fisico” – continua Patano – «sta subendo notevoli trasformazioni che hanno impatti sui servizi, i modelli di business e le operations legate a funzioni business critical delle aziende». Infatti, l’avvento di tecnologie quali workload mobili e basati su cloud sta – «cambiando il modo in cui le aziende lavorano con documenti e contenuti business-critical. Dipendenti, clienti e altri knowledge worker ora richiedono l’accesso 24 x 7 alle informazioni sia all’interno che all’esterno del firewall aziendale».

Una situazione che costringe i chief information officer e i dipartimenti IT ad affrontare una pressione crescente per ottenere un controllo migliore sulla gestione delle informazioni. E non solo. In tutte le imprese e le organizzazioni, indipendentemente dalle dimensioni, gli aspetti legati alla sicurezza sono parte delle preoccupazioni dei dipartimenti IT. «Gran parte del focus sugli investimenti in sicurezza IT – spiega Patano – ha tradizionalmente enfatizzato alcune tecnologie che risiedono sulla rete o nel data center, il più delle volte trascurando le stampanti» – che invece oggi sono a tutti gli effetti parte integrante degli elementi da proteggere nel percorso quotidiano delle informazioni che transitano nelle organizzazioni. Tra i principali motivi per cui le aziende trascurano l’implementazione delle policy di sicurezza per stampanti, fotocopiatrici e stampanti multifunzione (MFP), IDC ha rilevato l’incapacità di vederne la reale necessità, in altre parole, la convinzione che, poiché stampanti e MFP sono situati dietro al firewall di rete, sono sicure e che i rischi per la sicurezza associati a questi dispositivi sono troppo piccoli per giustificare i costi».

LA SICUREZZA DEI DATI

L’ambiente di stampa di un’azienda è unico, in quanto è fondamentale per la gestione di dati, documenti e informazioni sia in formato digitale che cartaceo. «La mancanza di supervisione dell’ambiente di stampa e documentale – spiega Patano – rende le aziende vulnerabili a violazioni della sicurezza a livello di dati e dispositivi attraverso firmware compromesso, reti e archivi di documenti non protetti e perdita di dati e informazioni». Quali sono le conseguenze della mancata verifica e implementazione di una corretta politica di protezione dei dati che includa anche le stampanti? Il risultato potrebbe essere lo spreco di tempo e costi del personale per affrontare la violazione, multe per la mancata conformità alle regole previste dal GDPR e danni alla reputazione aziendale. «Trascurare di proteggere l’ambiente di stampa come parte di una strategia IT globale a livello di azienda – afferma Patano – rende un’azienda esposta a significative minacce informatiche interne ed esterne». L’evoluzione tecnologica permette di creare un ambiente di stampa smart. Ma in che termini? Un ecosistema di smart printing – spiega ancora Patano – «porta con sé funzionalità di workload avanzate che vanno oltre i tradizionali processi di copia / stampa / fax / scansione dei documenti all’interno di dispositivi MFP di ultima generazione. Queste macchine aggiungono una piattaforma integrata aperta che consente al dispositivo stesso di essere programmato per indirizzare workload specifici».

In altri termini, le stampanti si trasformano in un vero e proprio sistema di sviluppo per software che viene incorporato all’interno del dispositivo stesso, oppure basato su server all’interno del firewall o nel cloud. Questo implica che l’MFP intelligente possa incorporare un set completo di componenti hardware, software e servizi per soddisfare i requisiti di elaborazione dei documenti e delle informazioni da parte degli utenti finali. E quali sono i componenti essenziali per queste MFP intelligenti di ultima generazione? «Da un lato – risponde Patano – i tradizionali scanner/capture, gestione documentale, sicurezza, mobilità/cloud, output/device management e dall’altra content management, data analytics e gestione dei dati non strutturati, sempre più presenti ma anche sempre più importanti per le attività business critical di un’azienda iperconnessa». La crescente complessità di questi ambienti di stampa però pone nuove sfide alle aziende. «La complessità impone alle aziende di ricorrere sempre più a provider di servizi di stampa gestiti ed evoluti in grado di gestire non solo dati e informazioni, ma anche e soprattutto workload articolati, sicurezza, cloud e mobilità delle informazioni».

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CONNECTED WORKPLACE

La rivisitazione di prodotti e soluzioni segue diversi percorsi, partendo dalla tecnologia di stampa utilizzata e arrivando a coprire tutti gli aspetti hardware, software e di servizio delle soluzioni di stampa. Epson sta portando avanti da anni un rinnovamento basato sulla tecnologia inkjet, che rispetto al tradizionale e vecchio laser – spiega Flavio Attramini, head of business sales di Epson Italia – «offre grandi vantaggi in termini di costi, consumi, emissioni, rifiuti, rumore e interventi da parte del personale». Per quanto riguarda l’evoluzione del mercato, grazie alla politica di promozione dell’utilizzo delle stampanti inkjet negli uffici in sostituzione delle laser, IDC ha riscontrato che negli ultimi cinque anni la quota di mercato di Epson in Europa è cresciuta del 56%, arrivando al 29%. «Anche in Italia, stiamo ottenendo notevoli soddisfazioni con la gamma di unità monocromatiche e a colori» – afferma Attramini.

«I nostri clienti hanno capito i vantaggi offerti dalle stampanti inkjet e stanno facendo crescere le soluzioni basate su managed print service». Secondo Luca Dongiovanni, product manager office di Konica Minolta Business Solutions Italia, le stampanti multifunzione di nuova generazione segnano l’ingresso verso processi di digitalizzazione e di controllo dei workflow. Konica Minolta ha nel suo DNA il gene del cambiamento. «Siamo un’azienda in costante evoluzione e proprio per questo ci piace definirci una startup di 140 anni» – afferma Luca Dongiovanni. «Siamo ancora noti per le macchine fotografiche, anche se la scelta è stata quella di cedere questa BU a Sony nel 2006, esattamente un anno prima dell’avvento degli smartphone sul mercato. Per Konica Minolta innovare significa saper leggere il mercato e cambiare, anche uscendo dal settore in cui si è leader. Oggi, i dispositivi Office sono al centro del processo di digitalizzazione e diventano l’hub del “connected workplace”, un ecosistema che nasce dall’unione di nuovi spazi di lavoro e tecnologie di nuova concezione». Quanto ai prodotti – spiega Dongiovanni – «le nostre MFP i-Series sono soluzioni di stampa intelligenti; connesse al cloud, rappresentano la porta di accesso ai processi di digitalizzazione e controllo dei workflow». La sicurezza diviene quindi un aspetto ancora più importante che da Konica Minolta viene garantito ai massimi livelli. «Siamo pronti a rispondere al cambiamento proposto dalla digitalizzazione, oltre che con la nuova serie di MFP, anche con Workplace Hub, che concretizza la nostra visione di “connected workplace”, un ambiente di lavoro collaborativo, dove persone, tecnologie e spazi sono integrati».

PROCESSI PIÙ SICURI

Più che il digital printing, Canon sta cavalcando già da qualche anno il fenomeno della digital transformation che in Italia – come spiega Davide Balladore, product business developer manager Business Group di Canon Italia – trova sempre maggiore attenzione anche grazie a regolamenti come il GDPR e a norme come la fatturazione elettronica. «La trasformazione digitale è un trend sicuramente più ampio che ci vede attori principali nell’offrire soluzioni e servizi sempre più innovativi a supporto di qualsiasi business e azienda, che per forza di cose deve innovare e digitalizzare i propri processi». L’evoluzione del mercato sta portando ovvi mutamenti nell’atteggiamento dei clienti verso le soluzioni di stampa. «Il mercato e i relativi trend come cloud, mobile e IoT – continua Balladore – stanno portando i clienti a semplificare sempre di più i loro processi documentali, rendendoli più sicuri». Se prima i clienti non avevano idea di quali miglioramenti apportare ai loro flussi di lavoro – «ora le esigenze sono chiare e dettagliate, anche in termini di richieste legate alle tipologie di device da utilizzare e relative integrazioni per esempio con dispositivi mobile». In termini di offerta, Canon porta sul mercato una rinnovata gamma di stampanti e multifunzione i-SENSYS e imageRUNNER ADVANCE che, grazie alla piattaforma uniFLOW Online presente su tutta la gamma di prodotti, garantisce una gestione completa dei flussi, in grado di sfruttare tutta la potenza del cloud e allo stesso tempo più sicura.

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Il pilastri della Terza Piattaforma definiscono il perimetro della strategia di Brother, più legata all’aspetto delle gestione documentale e alle sue evoluzioni. «La parola d’ordine del Terzo Millennio è “digitale”. Conseguenza di questo processo di sviluppo, unito all’affermazione di tecnologie come cloud, Big Data e analytics, è la progressiva dematerializzazione dei documenti» – afferma Lorenzo Matteoni, senior manager marketing di Brother Italia. Di conseguenza – «è in aumento la richiesta di soluzioni in grado di migliorare l’archiviazione e la condivisione dei documenti, non solo all’interno degli uffici ma anche in mobilità, grazie alla tecnologia WiFi e alle app mobile dedicate alla scansione verso smartphone e tablet». L’offerta di Brother in questo ambito copre molte esigenze, a partire da dispositivi portatili per la digitalizzazione e la condivisione dei documenti in mobilità, scanner compatti per la massima flessibilità e con un ingombro estremamente ridotto e, infine, scanner desktop ad alta velocità per tutte le aziende con elevati volumi di scansione. La sicurezza rappresenta un prerequisito fondamentale sia per i processi che per i dati. «Si aggiungono poi servizi di scansione e archiviazione automatica, che ottimizzano la gestione dei documenti e degli archivi elettronici, con soluzioni personalizzate quali Barcode Utility, pensata soprattutto per ottimizzare grandi volumi di scansione e per una facile integrazione nel flusso di lavoro aziendale». Infatti, Barcode Utility permette, leggendo i codici a barre contenuti in un documento, di scannerizzarlo con velocità e precisione, riducendo gli errori e creando un archivio strutturato semplice da consultare. Tra i settori di mercato dove trova miglior applicazione questa tecnologia, citiamo quelli dei servizi assicurativi, delle vendite online e della logistica.

EFFICIENZA E FLESSIBILITÀ

A questo punto, è interessante capire come i protagonisti del printing digitale vedono l’evoluzione del mercato e delle esigenze dei clienti nel prossimo futuro. Per Attramini di Epson, assisteremo a un continuo ampliamento della gamma di prodotti per andare a coprire esigenze sempre più diversificate. «Se parliamo di mercato – spiega Attramini – non posso che essere d’accordo con le previsioni di IDC, che stimano una crescita continua dell’inkjet in ufficio fino a raggiungere il 40% nei prossimi cinque anni». Secondo Dongiovanni di Konica Minolta, l’attenzione delle imprese sarà catalizzata dalla ricerca di soluzioni che consentano di ridurre i costi, migliorare la produttività e incrementare i profitti. «Konica Minolta Optimized Print Services (OPS) nasce proprio con l’intento di aiutare le aziende ad aumentare l’efficienza quotidiana dell’infrastruttura di stampa, tramite una combinazione di servizi di consulenza, implementazione e gestione della flotta dei dispositivi di stampa» – afferma Dongiovanni.

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«Noi aiutiamo i nostri clienti applicando la metodologia Konica Minolta OPS a tre aree specifiche: Fleet, il corretto dimensionamento dei dispositivi di stampa alle reali esigenze del cliente, con un’ottimizzazione costante dei processi documentali e di supporto della flotta; Process, l’analisi e la revisione dei flussi di produzione documentale, beneficiando del risparmio derivante dalla realizzazione di una soluzione adattata alle esigenze quotidiane di business; Security, sviluppo di soluzioni dedicate al trattamento e alla sicurezza dei dati, come l’autenticazione degli utenti, la stampa sicura e la gestione sicura dei dati memorizzati sul dispositivo». In particolare, le stampanti multifunzione bizhub iSeries di Konica Minolta abilitano la workflow automation e sono una leva per la trasformazione digitale dei processi. «Oggi, il dispositivo di stampa è il raccordo a una struttura più articolata e complessa di flussi» – spiega Dongiovanni. «E per questo motivo – oggi più di ieri – è importante per i clienti potersi affidare a un provider IT come Konica Minolta, capace di gestire i servizi di stampa e aiutarli nella trasformazione digitale attraverso un approccio consulenziale disegnato su misura».

Per Balladore di Canon, l’esigenza di adottare soluzioni di document, account e fleet management che garantiscano sicurezza e flessibilità del BYOT caratterizzerà in maniera costante l’ambiente di lavoro moderno. Inoltre, cloud, mobile e IoT saranno i principali pilastri della digital transformation, che sarà sempre più presente nei processi dei clienti e che permetterà di avere un’esperienza utente sempre più sicura e semplificata, per risparmiare tempo ed essere più veloci come chiede il mercato. «Sicuramente, le abitudini degli utenti stanno cambiando rapidamente, ma questo non vuol dire che i volumi si stiano dimezzando per effetto della digital transformation, semplicemente cambia il modo in cui si stampa» – spiega Balladore. «Oramai, è sempre più consolidato lo scenario in cui l’utente stampa da dispositivi diversi e ritira i lavori su qualsiasi device presente in azienda attraverso vari metodi di autenticazione. Ciò permette non solo di aumentare la sicurezza delle informazioni in azienda ma anche di dare più flessibilità e rapidità di utilizzo delle varie applicazioni presenti nelle multifunzione che possono essere personalizzate per ogni singolo utente o gruppo di utenti».

COMPLESSITÀ PIÙ ELEVATA

Da quanto si può evincere dai pareri espressi dai vendor, il mercato del digital printing è tutt’altro che al tramonto: sono cambiati alcuni parametri fondamentali utilizzati in passato per la scelta di dispositivi e soluzioni complete, ma non tutti. Efficienza, duttilità, flessibilità e, in ultima analisi, convenienza economica di un progetto rappresentano ancora adesso elementi cardine di qualsiasi scelta. Sembra chiaro che la complessità più elevata delle soluzioni di oggi rende necessario rivolgersi a fornitori e partner in grado di accompagnare il cliente nelle sue scelte, risolvendo dubbi e problemi in modo rapido ed efficace e garantendo la solidità e la durata nel tempo degli investimenti effettuati.