La trasformazione digitale inizia dalla documentazione

I nuovi trend IT e gli obblighi normativi spingono le imprese ad abbracciare la gestione documentale

Dato che il mondo delle imprese si trova in mezzo ad una rivoluzione tecnologica in cui il successo dipende fortemente dalla capacità di tenere il passo e adattarsi al mondo digitale frenetico di oggi, rinunciare alla digitalizzazione non è più un’opzione. In altre parole, il futuro dell’impresa digitale è ora, ed è qui per rimanere. Ma cosa significa questo dal punto di vista della gestione di contenuti e informazioni da parte delle aziende? Dimostra semplicemente che non c’è tempo da perdere per una completa digitalizzazione, anche se oltre il 40% delle aziende europee è ancora ignaro delle soluzioni già disponibili.
Soluzioni all’avanguardia come i Content Services, oltre a Enterprise Content Management (ECM) e Sistemi di gestione documentale (DMS – Document Management Systems), sono attualmente considerati tecnologie mature e strategiche per la gestione di contenuti e informazioni aziendali. L’utilizzo di questi strumenti è la chiave per guidare e digitalizzare le attività ordinarie, in quanto è indubbiamente fondamentale diventare un’impresa digitale. Ciononostante, la maggior parte delle aziende non è a conoscenza di queste soluzioni e, pur avendo bisogno delle funzionalità che Content Services, oltre a Enterprise Content Management (ECM) e Sistemi di gestione documentale (DMS) possono fornire, deve ancora affrontare i problemi più basilari.
Le problematiche legate alla gestione delle informazioni sono diventate un luogo comune per le imprese, dato che i problemi sorgono dalla gestione tradizionale di documenti e dati, che sta rapidamente portando a perdite che diventano insostenibili. Così, molte aziende si trovano ancora ad occuparsi di problemi relativi ad ambienti di lavoro tradizionali inefficienti.
• Le imprese conservano ancora le informazioni in più luoghi, il che rende la ricerca di informazioni un processo lungo e noioso per i dipendenti.
• Non c’è modo di garantire conformità e coerenza dei dati tra quelli archiviati nell’attività.
• Alle organizzazioni mancano le giuste capacità o, in altri casi, hanno difficoltà a catturare e classificare le enormi quantità di dati in arrivo ogni giorno.

• Il compito di assicurarsi che le informazioni giuste siano disponibili per le persone giuste, mentre l’accesso è tracciato, non è automatizzato.
• Infine, non disporre di sistemi centralizzati accessibili da qualsiasi luogo per il supporto nel processo decisionale, ostacola produttività e prestazioni.
Come può un’impresa affrontare questi problemi? La risposta sta nei Content Services: un insieme di soluzioni software, hardware e di servizi integrati volto a superare le sfide lavorative. Come predecessore di Content Services, Enterprise Content Management ha già apportato cambiamenti significativi al settore in quanto ha aiutato le aziende ad ottimizzare la propria organizzazione snellendo e rendendo i processi sempre più efficienti. Ora, Content Services ha preso il sopravvento combinando la tecnologia di nuova generazione, come l’intelligenza artificiale, con la realtà delle imprese digitali di oggi.
Sorprendentemente, la soluzione tecnologica alle sfide che le aziende devono affrontare è già disponibile sul mercato, come si evince dall’applicazione di Content Services e Enterprise Content Management. Tuttavia, le aziende non sembrano capire il valore che possono dare questi strumenti e non si sono quindi mai resi conto che esiste una soluzione reale in grado di risolvere le loro problematiche. Inoltre, molti considerano erroneamente la tecnologia e i servizi associati alla sua implementazione come costosi e fuori dalla portata dei budget delle piccole e medie imprese, un caso tipico in cui, invece, i benefici superano sicuramente i costi.
A tal fine, Kyocera Document Solutions Europe ha condotto uno studio per condividere le proprie competenze con i partner e acquisire una panoramica veritiera dell’attuale comprensione e percezione di Enterprise Content Management (ECM) e Sistemi di gestione documentale (DMS) sul mercato. Nel complesso, i risultati mirano ad aiutare i clienti a sviluppare strategie di gestione delle informazioni che coinvolgono queste soluzioni per aggiungere valore alle loro imprese, consentendo loro di riflettere su come raggiungere la propria vera digitalizzazione.

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