Cambiamento strutturale del mercato smart printing, il baricentro si sposta verso modelli as a Service. AI, cloud e sostenibilità ridefiniscono i workflow lungo tutto il ciclo di vita delle informazioni, trasformando il rapporto tra documento, processo e stampa
Dall’automazione dei flussi ai servizi cloud sicuri, passando per sostenibilità e user experience: ecco come il settore del printing e della gestione documentale evolve per rispondere alle esigenze di professionisti, PMI, grandi aziende e PA. I segnali sono chiari: la stampa è solo la punta dell’iceberg, sotto c’è un ecosistema di soluzioni potenziate dall’AI che tocca sicurezza, cloud, governance e sostenibilità. Il concetto di document lifecycle management diventa strategico.
È questo il messaggio forte che emerge dai contributi di ABLE TECH, Brother, Canon, Epson, Konica Minolta, Kyocera Document Solutions, PA Digitale e Ricoh. mTutti gli attori in campo parlano la stessa lingua: efficienza, trasparenza, accountability, sostenibilità. Ma ognuno offre una propria strada per arrivarci. Ciascuno ha un’identità precisa. C’è chi punta sulla customizzazione flessibile. chi spinge sull’integrazione verticale nella PA, chi offre ecosistemi hardware-software integrati, chi gioca la carta green-tech e della semplicità gestionale, e chi propone un modello di servizio completo e gestito. Tutti sono mossi da un obiettivo comune: rendere l’informazione accessibile, sicura, sostenibile e smart, perché il documento è digitale per natura, e ogni fase – dalla creazione alla conservazione, dalla firma alla condivisione – deve essere gestita in modo automatizzato e scalabile.
Pur con visioni e verticalizzazioni diverse, i vendor convergono su alcuni macrotemi: digital-first, modularità, sicurezza e compliance, user experience. Le differenze emergono nella strategia. Con la sua soluzione ARXivar, ABLE TECH propone un approccio “piattaforma” e si posiziona come orchestratore di processi digitali, unendo gestione documentale, workflow configurabili e strumenti nativi per firme elettroniche e tracciabilità. Brother punta a un target chiaro: le PMI. Lo fa con dispositivi di stampa efficienti, sicuri e facili da integrare, ma anche con soluzioni pay-per-use agili e sostenibili. La sua proposta si distingue per l’attenzione alla sicurezza dei dati anche in ambienti ridotti, offrendo strumenti accessibili senza rinunciare alla governance. È qui che entrano in gioco la stampa gestita, i software integrati nei dispositivi ad alta efficienza energetica e i programmi di riciclo delle cartucce toner originali esauste con il servizio di ritiro gratuito per aziende e liberi professionisti.
Canon propone una visione bilanciata tra hardware di alta qualità e soluzioni software evolute. I suoi punti forti includono l’automazione dei processi documentali, l’ottimizzazione dei flussi di lavoro e una forte capacità di integrazione con i sistemi aziendali esistenti. Il tutto con un occhio di riguardo all’esperienza d’uso, per garantire una transizione fluida e coinvolgente. Epson reinventa il proprio primato di know-how tecnologico e attenzione all’ambiente intensificando il portafoglio as a Service, puntando sulla misurabilità del valore, con metriche che legano innovazione e sostenibilità agli indicatori finanziari dei clienti. Le sue stampanti inkjet sono progettate per massimizzare l’efficienza energetica e ridurre i consumi. Una scelta in linea con le esigenze ESG delle imprese, affiancata da soluzioni documentali leggere e scalabili per uffici moderni e distribuiti. Konica Minolta gioca la carta dell’innovazione intelligente. Le sue piattaforme document-centric sono pensate per realtà complesse e regolamentate, e si arricchiscono con componenti di intelligenza artificiale, automazione avanzata e integrazione in ambienti cloud sicuri. Una soluzione adatta a chi cerca modularità e controllo.
Kyocera Document Solutions unisce la robustezza dei dispositivi di stampa alla potenza di soluzioni software per la gestione documentale. Il risultato è un’offerta orientata all’efficienza, alla sostenibilità e alla scalabilità. Ideale per imprese e PA che devono modernizzare i flussi informativi, rispondere alle esigenze del lavoro ibrido, semplificare i processi, ma senza stravolgere l’infrastruttura IT. PA Digitale si distingue per la sua verticalizzazione sui processi della pubblica amministrazione, ma la sua competenza rappresenta un valore anche per i settori privati regolamentati e document-intensive, con soluzioni che aiutano a digitalizzare in modo sicuro, trasparente e compliant. Ricoh propone una visione end-to-end: dal dispositivo al workflow, dalla sicurezza ai servizi gestiti. Il suo modello “Document as a Service” punta a semplificare la governance documentale di grandi aziende, realtà multisede o multinazionali, con l’obiettivo di offrire un ecosistema completo e integrato, in grado di evolversi con le esigenze del business.
DRIVER E DINAMICHE DI MERCATO
Il mercato del printing come pilastro per l’efficienza, la trasparenza e la competitività. Dalla flessione congiunturale del 2024 a un futuro di crescita guidata dall’intelligenza artificiale e dalla sostenibilità. Tra dematerializzazione, governance del dato e nuovi modelli di lavoro, la gestione intelligente dei contenuti diventa strategica per professionisti, PMI, grandi aziende e PA. Il documento è un dato strutturato, non più un semplice file da archiviare. L’adozione di soluzioni ECM (Enterprise Content Management) e CSC (Content Sharing and Collaboration) evolve verso modelli intelligenti e integrati, capaci di sfruttare metadati, ricerca semantica e AI per classificare, categorizzare e rendere accessibili grandi volumi di informazioni. I contenuti diventano servizi e la gestione documentale evolve da funzione amministrativa a leva strategica.
Nel 2023, IDC ha fatto convergere le aree ECM e CSC in un unico mercato funzionale (Content Services Applications). Secondo gli analisti, questo mercato in Europa occidentale è destinato a crescere a un ritmo robusto di +9% all’anno tra il 2022 e il 2027. A spingere questa accelerazione non è solo la necessità di efficienza: è un cambiamento culturale che ridefinisce la relazione tra documento, informazione e processo. In Italia, il baricentro del mercato si sposta verso modelli as a Service. PMI e grandi aziende rappresentano oggi il 71,5% della domanda, segno di una maturazione verticale che coinvolge tanto il mid-market quanto i big player. E se il 2024 segna un momento di assestamento – complice il rallentamento del PIL italiano e lo slittamento degli incentivi legati al PNRR – le prospettive del Printing sono incoraggianti: secondo il Centro Studi ASSOIT, il comparto Office & Consumer raggiungerà un valore di 1,7 miliardi di euro entro il 2026, consolidando un trend di ripresa dopo la contrazione. Il segmento Service & Solution ha invece mantenuto una stabilità significativa, con una crescita costante rispetto agli anni precedenti. La spiegazione? Un’evoluzione strutturale, più che congiunturale. Non si stampa meno perché si lavora di meno. Si stampa meglio, quando serve, e si gestiscono digitalmente le informazioni che un tempo richiedevano chilometri di carta.
Ma a cambiare non è solo la scala: è la natura stessa della stampa. La stampa obbligatoria – quella legata a compliance, amministrazione e archiviazione – sta progressivamente lasciando il passo alla stampa strategica: output di alta qualità, destinati a comunicazione, marketing e customer experience. Anche la PA – che custodisce un patrimonio informativo essenziale per la trasparenza e l’efficienza dell’azione amministrativa – sta vivendo una profonda trasformazione: l’archivio cartaceo cede il passo all’ecosistema documentale digitale, ridefinendo il concetto di documento, con l’AgID che detta le linee guida su formazione, gestione e conservazione. La sfida? Passare da una gestione a silos a una visione sistemica del dato, capace di assicurare autenticità, integrità e reperibilità in un contesto normativo sempre più stringente.
NUOVI MODELLI OPERATIVI
Al centro di questa trasformazione si afferma l’AI documentale, vero e proprio abilitatore di nuovi modelli operativi. Dall’automazione dei flussi di lavoro alla classificazione semantica dei contenuti, dalla sicurezza predittiva alla manutenzione dei dispositivi, l’intelligenza artificiale è integrata nei processi content-driven. Non più semplice supporto, ma leva cognitiva dell’intero ecosistema informativo. L’economia delle informazioni si muove su architetture cloud, piattaforme intelligenti e logiche di sostenibilità. L’accessibilità alle informazioni diventa il nucleo del lavoro ibrido, flessibile, interoperabile. E se l’hardware si contrae, sono il software e i servizi a crescere. La gestione documentale non è solo digitale: è anche sostenibile. Dalla progettazione di stampanti e consumabili a basso impatto ambientale alla promozione dell’economia circolare, le aziende stanno integrando nel ciclo di vita dei dispositivi criteri di efficienza energetica, ottimizzazione delle risorse e responsabilità ambientale. L’adozione di materiali originali, la manutenzione predittiva e il cloud printing sono strumenti concreti in questa direzione. Come sottolinea Marcello Acquaviva, presidente di ASSOIT – «nonostante le incertezze macroeconomiche, il settore mostra una straordinaria capacità di adattamento». La combinazione di nuove esigenze di governance documentale e incentivi pubblici per la transizione digitale e green, permetterà di trainare il mercato nei prossimi anni sul terreno della crescita.
APPROCCIO A PIATTAFORMA
Grazie alla potenza dell’AI, i sistemi di gestione documentale possono trasformare il patrimonio informativo in una risorsa strategica, spostando il focus dalla semplice archiviazione all’elaborazione intelligente delle informazioni – come piega Riccardo Zanardini, CTO di ABLE TECH. Nella suite ARXivar sono già previsti moduli di intelligenza artificiale che classificano e catalogano il documento, estraggono le informazioni per l’indicizzazione automatica e ne permettono la ricerca semantica. «I processi documentali, grazie all’AI, sono più agili ed efficienti, interpretando automaticamente tutti quei documenti che in origine non sono stati concepiti per essere gestiti e analizzati da parte dei software, restituendo informazioni preziose che permettono alle aziende di prendere decisioni più consapevoli». Parlando di modalità operative, i vantaggi del cloud sono parecchi – continua Zanardini. «Dal punto di vista tecnico la scalabilità dei servizi e la resilienza, dal lato economico l’ottimizzazione delle risorse e conseguente risparmio sui costi. ARXivar è disponibile sia on-prem che SaaS dove è Able Tech stessa a erogare il servizio. Indipendentemente dalla modalità, la standardizzazione delle API e i numerosi connettori da applicazioni terze – ERP, CRM e sistemi informativi – permettono ai nostri clienti di integrare la suite nei propri workflow, a prescindere che risieda nella intranet o nel cloud». Nell’ultimo anno, Able Tech ha inoltre messo a disposizione dei clienti on-prem un processo di migrazione al cloud che li accompagna nello spostamento dell’istanza ARXivar verso un tenant cloud, garantendo così al cliente l’adozione del cloud senza impatto nell’operatività aziendale. «Il nuovo modulo ARXivar consente ai clienti di operare in modalità ibrida, lasciando l’intera suite in cloud e connettendo in sicurezza i sistemi informativi e hardware tramite agenti, senza modifiche significative all’architettura dei sistemi software».
SEMPLICITÀ IN SICUREZZA
Per molte aziende il tema degli attacchi informatici è un’area di crescente sensibilità, soprattutto perché il numero di endpoint connessi in modalità IoT sale costantemente. «In quanto endpoint critici, i dispositivi che compongono il parco stampanti di un’azienda devono necessariamente far parte di una strategia globale di sicurezza delle informazioni aziendali» – spiega Lorenzo Matteoni, senior manager marketing di Brother Italia. «Le aziende devono assicurarsi che tutti i dispositivi di stampa collegati in rete siano protetti a livello di dispositivo, documento e utente. Per questo è consigliabile rivolgersi a fornitori che comprendano i rischi interni ed esterni e ottimizzino i flussi documentali. I fornitori di servizi di stampa gestita come Brother dovrebbero essere il primo interlocutore, poiché sono in grado di fornire consulenza in materia di protezione dei dispositivi. L’emergere di servizi avanzati di sicurezza di stampa mira a migliorare la resilienza contro i tentativi di hackeraggio, rilevare tempestivamente le minacce, monitorare continuamente l’infrastruttura di stampa e migliorare le politiche di sicurezza e consapevolezza degli utenti».
Brother adotta una strategia globale di sicurezza delle informazioni che garantisce un accesso sicuro alla rete e ai dispositivi, senza dimenticare il monitoraggio e la gestione dell’intero flusso documentale, grazie alle soluzioni di security printing, crittografia, pull printing e servizi di stampa gestiti. «Inoltre, assicura il controllo delle stampe in uscita mediante la soluzione integrata Secure Function Lock, che permette di assegnare ad ogni utente funzioni di stampa differenziate, attivabili attraverso NFC o PIN» – continua Matteoni. «Per ridurre i rischi legati alla memorizzazione locale dei documenti, molti dispositivi Brother operano senza hard disk interni, eliminando un potenziale punto critico di sicurezza. Nei modelli top di gamma, la protezione è ulteriormente rafforzata grazie al supporto delle tecnologie crittografiche TLS/SSL, che impediscono fughe di informazioni durante la trasmissione dei dati. La maggior parte dei prodotti Brother, infine, consente di bloccare a distanza chiunque acceda al dispositivo tramite la rete, filtrando gli indirizzi IP e sfruttando il controllo dei protocolli, che consente agli amministratori di disattivare i protocolli non necessari senza bloccare completamente l’accesso a tutte le funzioni, come FTP o SMTP».
EQUILIBRIO SMART NEI PROCESSI
Nel report “Print Security Landscape 2024” di Quocirca, Canon si conferma leader globale, grazie a una visione strategica della sicurezza nella stampa. In particolare, è uniFLOW Online – la sua piattaforma cloud per la gestione sicura dei flussi di stampa e scansione – a ricevere i massimi riconoscimenti per la capacità di proteggere in modo integrato dispositivi, documenti e dati. Le nuove regole, da DORA e NIS2 alle linee guida AgID, impongono alle aziende soluzioni sicure e conformi. Canon risponde con un portafoglio tecnologico che integra sicurezza by design, governance dei dati e strumenti proattivi per la prevenzione degli incidenti informatici. «Le nostre soluzioni di stampa, come la gamma imageRUNNER ADVANCE e la piattaforma imageFORCE, offrono sicurezza avanzata in ambienti di lavoro ibridi e cloud. Utilizziamo la piattaforma uniFLOW per gestire centralmente la sicurezza dei dispositivi, garantendo protezione dei dati con autenticazione multifattore, crittografia e monitoraggio continuo delle minacce» – spiega Antonino Migliore, product marketing manager Workspace di Canon Italia. Canon è all’avanguardia anche con la piattaforma imageFORCE, che integra AI e machine learning per offrire prestazioni senza precedenti in termini di sicurezza, affidabilità e qualità di stampa.
«Canon è tra i primi brand nel settore del printing a implementarla in modo significativo nei suoi modelli» – evidenzia Migliore. «L’AI sta ridefinendo le capacità dei dispositivi di stampa, consentendo una gestione più intelligente e automatizzata dei flussi di lavoro, migliorando l’efficienza operativa e riducendo gli errori umani. E questo permette di analizzare grandi volumi di dati per ottimizzare i processi di stampa, prevedere le esigenze di manutenzione e personalizzare le impostazioni in base alle esigenze dell’utente» – continua Migliore. «La piattaforma imageFORCE utilizza algoritmi generati dall’AI per ottimizzare la configurazione della sicurezza dei dispositivi e abilitare la manutenzione predittiva, permettendo di monitorare la salute dei componenti in tempo reale e prevedere potenziali guasti prima che si verifichino. In questo modo, si riducono i tempi di inattività e si migliora la continuità del workflow. L’approccio proattivo riduce i costi di manutenzione, aumentando l’efficienza operativa e la soddisfazione del cliente».
A fianco dell’efficienza operativa, l’altro pilastro della strategia Canon è la sostenibilità ambientale, integrata in ogni fase del ciclo di vita del prodotto. Canon conferma la sua leadership nella sostenibilità: premiata da Quocirca come “Sustainability Leader 2024” e certificata Gold da EcoVadis, entra nel top 5% delle aziende globali per pratiche responsabili. Tra i principali traguardi raggiunti, l’adozione di un packaging eco-sostenibile e il sistema uniFLOW. «Canon adotta diverse strategie per ridurre l’impatto ambientale delle sue soluzioni di stampa e gestione documentale» – spiega Migliore. «La gamma imageRUNNER ADVANCE ES è realizzata fino al 90% con materiali rinnovati. La piattaforma imageFORCE integra tecnologie per migliorare l’efficienza energetica, come il toner a bassa temperatura e l’uso di plastica riciclata».
EFFICIENZA GREEN BY DESIGN
Epson ha inventato e continua a sviluppare senza sosta la tecnologia Heat-Free, che non utilizza calore per l’espulsione dell’inchiostro e quindi presenta consumi energetici ed emissioni di CO2 equivalente di un ordine di grandezza inferiori a quelli delle stampanti laser, che l’azienda ha definitivamente cessato di produrre e vendere a fine 2024 – come spiega Luca Motta, head of sales Office Print di Epson Italia. Inoltre, grazie al design semplificato con meno componenti da sostituire, i prodotti generano meno rifiuti e comportano anche un abbattimento dei costi per gli utilizzatori. «Le nostre sacche di inchiostro ad altissima capacità (fino a 100mila copie) portano significativi benefici legati all’ambiente» – continua Motta.
«Le dimensioni nettamente inferiori rispetto alle cartucce di toner riducono non solo la quantità di plastica e altri materiali, ma anche pesi e volumi per la loro movimentazione, stoccaggio e smaltimento. Per i trasporti intercontinentali via nave dei nostri prodotti, abbiamo firmato un accordo con Maersk che utilizza biocarburanti, così ridurre l’impatto legato alla loro movimentazione e smaltimento». La strategia as a Service emerge come una delle più promettenti per fornire soluzioni allineate alle esigenze del mercato e dei clienti finali. «Ovviamente, insieme ai nostri partner certificati» – commenta Motta, perché Epson opera sul mercato esclusivamente tramite il canale indiretto. «In sostanza, intensifichiamo il portafoglio “Print as a Service” con nuove soluzioni certificate non solo dal punto di vista tecnologico, ma anche della sostenibilità. Un vantaggio per i clienti, oltre al classico e ormai scontato passaggio da CapEx a OpEx».
Epson adotta metriche avanzate per calcolare l’impatto delle sue soluzioni di smart printing e gestione documentale. «Se facciamo riferimento alla nostra filiera sostenibile, la metrica rileva quanto la nostra tecnologia impatta sugli indici finanziari delle aziende con cui collaboriamo, un valore sul quale ci confrontiamo con i nostri partner di canale al fine di portare un beneficio concreto e misurabile» – spiega Motta. «Per quanto riguarda i clienti finali, invece, proponiamo metriche che calcolano con precisione l’incidenza della nostra tecnologia su molteplici fattori presi in considerazione dal bilancio di sostenibilità che le aziende devono presentare, tra cui risparmio energetico, riduzione dei materiali di scarto, emissioni di CO2. Tutto questo è possibile grazie all’Optimization report, lo strumento che mettiamo a disposizione dei nostri clienti e che illustra con precisione l’impatto di questo tipo di indici».
AI, CLOUD E GOVERNANCE
Entro un orizzonte temporale di tre-cinque anni, il settore della gestione documentale e dello smart printing sarà plasmato da tre fattori chiave: intelligenza artificiale, cloud e sostenibilità. Questi pilastri non solo guideranno l’innovazione tecnologica, ma ridisegneranno anche i modelli operativi, migliorando l’efficienza, l’accessibilità e l’impatto ambientale delle soluzioni aziendali – come spiega Davide Raggi, product manager Processi Digitali di Konica Minolta. «L’AI migliora l’automazione dei workflow documentali, ottimizzando il time-to-information e semplificando la gestione dei dati. Il cloud consente di gestire i workload in maniera dinamica, assicurando sicurezza, scalabilità e interoperabilità tra ambienti fisici e digitali. Infine, la sostenibilità sta portando il settore verso un modello “zero-waste”, tanto con l’adozione di materiali riciclati, toner rigenerati e soluzioni a basso consumo energetico, quanto con l’adozione di soluzioni di digitalizzazione documentale per ridurre significativamente l’uso della stampa, promuovendo pratiche più efficienti e diminuendo la necessità dell’archiviazione cartacea».
L’AI è sempre più integrata nelle soluzioni di gestione documentale e smart printing di Konica Minolta – aggiunge Luca Dongiovanni, product manager Office Solutions di Konica Minolta. «Grazie alle sue capacità di automazione e analisi predittiva, l’AI semplifica la ricerca dei documenti, automatizza la classificazione e migliora la sicurezza attraverso il rilevamento di anomalie nei flussi documentali. Questo consente alle aziende di lavorare in modo più produttivo, sicuro ed efficiente». In un contesto di crescente adozione del cloud e di ambienti di lavoro ibridi, la sicurezza dei dati è fondamentale – continua Dongiovanni. «Konica Minolta adotta un approccio Zero Trust, basato su autenticazione avanzata e crittografia end-to-end, per proteggere le informazioni in ogni fase del loro ciclo di vita. Inoltre, l’integrazione con Bitdefender offre protezione in tempo reale contro malware e cyber-attacchi, garantendo agli MFP lo stesso livello di sicurezza di altri dispositivi connessi alla rete aziendale, come server e workstation». Le esigenze di digitalizzazione delle imprese private e della PA convergono verso soluzioni integrate e scalabili.
«Da un lato le grandi aziende puntano su flessibilità e cloud, dall’altro la PA richiede elevati standard di sicurezza e compliance normativa» – spiega Davide Raggi. «La NIS2 impone alle organizzazioni di valutare con maggiore attenzione fornitori e tecnologie, assicurando la resilienza delle infrastrutture critiche e la continuità operativa. Konica Minolta offre piattaforme di gestione documentale sicure e conformi, capaci di rispondere a queste esigenze e migliorare la produttività». Il punto è che le aziende sia private che pubbliche necessitano di soluzioni in grado di garantire un’integrazione fluida tra ambienti on-prem e cloud, riducendo l’impatto ambientale.
«La soluzione SAFEQ Cloud centralizza la gestione documentale, eliminando la necessità di server locali e semplificando la gestione della stampa attraverso un’unica piattaforma accessibile ovunque» – spiega Luca Dongiovanni. Sul fronte della sostenibilità, Konica Minolta offre soluzioni che riducono l’impatto ambientale lungo l’intero ciclo di vita del prodotto. «L’uso di toner rigenerati, materiali riciclati e dispositivi a basso consumo energetico permette alle aziende di ridurre il proprio carbon footprint, contribuendo a un’economia più circolare». In questo contesto, anche il modello as a Service si afferma come alternativa evoluta rispetto ai tradizionali sistemi di acquisto – rileva Dongiovanni. «E consente alle imprese di gestire l’intero ecosistema documentale come un servizio con costi certi e pianificabili, scalabilità su misura delle esigenze aziendali e minore pressione sull’infrastruttura IT. A ciò si aggiungono aggiornamenti tecnologici costanti e un modello operativo che migliora l’efficienza e riduce l’impatto ambientale, delineando un nuovo standard nella gestione documentale».
LAVORO IBRIDO IN SICUREZZA
Intelligenza artificiale, cloud e sostenibilità ridefiniscono anche il concetto di workspace, trasformandolo in un ambiente digitale, flessibile e sicuro, in cui dati e documenti sono accessibili e gestibili in modo efficiente. «Grazie all’apprendimento automatico e all’elaborazione del linguaggio naturale, l’AI consente di estrarre informazioni chiave dai documenti e automatizzare i flussi di lavoro, riducendo il time-to-information» – spiega Andrea Contarini, solutions lead e marketing director di Kyocera Document Solutions Italia. «Per esempio, l’AI può essere utilizzata per classificare automaticamente i documenti, rilevare anomalie e generare report personalizzati, estraendo informazioni utili per il decision-making e la collaborazione». La sicurezza dei dati è una priorità assoluta in un contesto di crescente adozione del cloud e di ambienti di lavoro ibridi. Kyocera risponde a questa sfida offrendo strategie di sicurezza a più livelli, che includono la crittografia dei dati, l’autenticazione a più fattori e la gestione delle identità e degli accessi. «Inoltre, le nostre soluzioni garantiscono la conformità alle normative sulla privacy e la protezione da minacce informatiche in continuo aumento» – continua Contarini.
«La domanda di soluzioni per la gestione documentale è in crescita in tutti i segmenti di mercato, dalle grandi aziende alle PMI. Le imprese cercano soluzioni che consentano di automatizzare i processi, migliorare la collaborazione e ridurre i costi. Nella PA, dove siamo attivi da molti anni, l’attenzione è rivolta in particolare alla digitalizzazione dei documenti e alla semplificazione dei processi amministrativi. Grazie alla sua capacità di garantire l’integrità e l’immutabilità dei dati, la blockchain avrà un ruolo importante nella gestione documentale sicura». Le crescenti pressioni normative e di mercato legate agli obiettivi ESG trasformano la sostenibilità in leva strategica per l’efficienza e la competitività aziendale. Kyocera integra questa dimensione attraverso sistemi di stampa ad alta efficienza energetica, componenti a lunga durata e soluzioni documentali orientate all’ottimizzazione dei workflow. Il modello si completa con pratiche avanzate di riduzione dei rifiuti e riciclo, in linea con i principi dell’economia circolare, e con l’adozione di strumenti come PrintReleaf, che permette la compensazione automatizzata dell’uso di carta e delle emissioni di CO2 tramite iniziative di riforestazione e sviluppo di energia rinnovabile.
LA CONFORMITÀ COME LEVA
L’integrazione di piattaforme digitali avanzate per l’interoperabilità, la compliance normativa e la protezione dei dati rappresentano le direttrici per garantire efficienza, trasparenza e continuità operativa nei flussi documentali della PA. La gestione documentale rappresenta un asset strategico per migliorare i servizi e modernizzare l’interazione tra Stato e cittadini. «Alla transizione digitale contribuiscono in modo significativo l’attuazione del Piano Triennale per l’Informatica nella PA promosso dall’Agenzia per l’Italia Digitale, l’adozione del modello cloud first, l’attivazione di servizi online e l’integrazione con le piattaforme nazionali come PagoPA per i pagamenti digitali, SPID e CIE per l’identità digitale, l’app IO per la comunicazione con i cittadini, SEND per lo scambio elettronico di documenti e la PDND per l’interoperabilità dei dati» – spiega Chiara Grapelli, Area Osservatorio Normativo e responsabile del sistema di conservazione digitale a norma di PA Digitale Spa.
Nel quadro normativo di riferimento, che va dalla semplificazione del rapporto tra PA e imprese alle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, le PA sono chiamate ad adeguare i propri sistemi per assicurare la validità giuridica dei documenti e il rispetto degli obblighi amministrativi, giuridici e archivistici. «Questo implica – spiega Grapelli – la corretta gestione dei documenti sin dalla loro creazione, l’organizzazione efficace dei flussi e delle aggregazioni documentali, il rispetto delle misure di sicurezza ICT, la protezione dei dati personali in linea con il GDPR e, in ultimo, il trasferimento in sistemi di conservazione a norma per garantirne autenticità e integrità nel tempo». Nel rispondere alle disposizioni di legge – evidenzia Chiara Grapelli – «la gestione documentale smart consente di ottimizzare i processi interni, migliorare la comunicazione e offrire servizi pubblici più trasparenti e accessibili, realizzando quella Pubblica Amministrazione più efficiente e vicina ai cittadini che è il primo obiettivo della digitalizzazione».
In questo panorama – «l’ambiente di lavoro si sposta da un modello fisico a uno “digitale distribuito”, che troverà sempre più applicazione perché garantisce uno spazio aperto, con accesso da remoto sicuro, in cui l’automazione dei flussi di lavoro favorisce la collaborazione tra gli utenti e una gestione di processi e attività più fluida ed efficace». Inevitabile, il rimando all’intelligenza artificiale, che applicata alla gestione documentale, rappresenta una grande opportunità per automatizzare attività ripetitive e migliorare i processi decisionali basati sui dati. Un passo decisivo in questa direzione – rileva Chiara Grapelli – che non può prescindere dall’integrazione attenta e robusta della sicurezza. «Lo sviluppo dovrà essere accompagnato da adeguate misure di cybersecurity, per garantire l’affidabilità e la protezione delle informazioni, in conformità con le normative europee e nazionali di prossima definizione».
WORKFLOW A IMPATTO ZERO
Se l’automazione dei flussi di lavoro, l’attenzione alla sostenibilità e l’integrazione con il cloud ibrido rappresentano i driver del settore, il minimo comune denominatore è l’intelligenza artificiale, che contribuisce a ottimizzare i processi, migliorando l’efficienza della manutenzione predittiva dei dispositivi di stampa – come spiega Valentina Magi, direttrice marketing di Ricoh Italia. «Tecnologie come il machine learning consentono, infatti, una gestione intelligente dei documenti e dei workflow, migliorando proattività ed efficienza. Queste innovazioni stanno trasformando il printing in un elemento centrale del digital workplace. La stampa diventa così una risorsa strategica, non più vista come un’attività a sé stante, ma come un processo integrato».
I dispositivi multifunzione Ricoh diventano veri e propri hub per ambienti di lavoro digitali, ottimizzando la gestione dei workflow, la collaborazione tra team e contribuendo alla creazione di un workplace più sostenibile ed efficiente. «In qualità di Workplace Integrator – continua Valentina Magi – Ricoh è in grado di connettere ambienti fisici e virtuali, con un approccio che garantisce alle persone un’esperienza produttiva e soddisfacente, offrendo un accesso immediato, centralizzato e sicuro alle informazioni, da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi luogo». Da anni, Ricoh è in prima linea nel promuovere un approccio sostenibile, adottando modelli di economia circolare e sviluppando soluzioni di stampa progettate per ridurre al minimo l’impatto ambientale. «Questo impegno si traduce in un percorso integrato che mira a coniugare innovazione tecnologica e responsabilità ecologica, consolidando la posizione dell’azienda come leader nella sostenibilità nel settore» – spiega Valentina Magi. «Innanzitutto, promuoviamo l’efficienza energetica dei nostri dispositivi, grazie a funzionalità e servizi, come Ricoh Green Mode, che ottimizzano il consumo di energia durante l’uso e in modalità standby. Ovviamente, è inevitabile che resti un impatto residuo ed è per questo che Ricoh ha sviluppato il servizio Carbon Balanced: in collaborazione con autorevoli partner internazionali, realizziamo progetti green per neutralizzare le emissioni di CO2 dell’intero ciclo di vita del prodotto, con dati quantificati da EcoLeaf e certificati secondo la norma ISO 14025, garantiti da una verifica indipendente».
L’impegno di Ricoh si distingue per la sinergia tra l’attenzione ambientale dell’azienda e la costruzione di una cultura della sostenibilità condivisa con i clienti – sottolinea Valentina Magi. «Oltre a guidare l’innovazione tecnologica, vogliamo promuovere il cambiamento verso un futuro sostenibile, concentrandoci non solo sulle nostre pratiche ambientali, ma anche coinvolgendo attivamente i nostri clienti mediante un approccio data-driven, per cui l’impatto delle scelte e delle soluzioni è sempre chiaramente misurabile per un miglioramento costante nel tempo».
